【正文】 、綱領(lǐng)等。第二條 本制度所指的行政事務(wù)管理包括：《規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法》、《公文使用管理規(guī)定》、《儀容儀表管理規(guī)定》、《出差管理規(guī)定》、《圖書、報(bào)刊、信函等資料管理規(guī)定》、《物品管理規(guī)定》、《印章管理規(guī)定》、《文印管理規(guī)定》、《會(huì)議管理規(guī)定》、《車輛使用管理規(guī)定》、《鑰匙管理規(guī)定》、《檔案管理規(guī)定》、《保密管理規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定》、《固定電話使用管理規(guī)定》、《員工考勤制度》、《信息報(bào)告管理辦法》、《對(duì)外宣傳及公共關(guān)系管理辦法》等規(guī)定。 在禁止吸煙的地方吸煙，發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。 下班前關(guān)好本辦公區(qū)域內(nèi)的門窗、空調(diào)、電腦及其他設(shè)備，隨手關(guān)燈。（特殊情況需行政總監(jiān)批準(zhǔn)，并報(bào)行政部備案）。 厲行節(jié)約，減少浪費(fèi)。 握手時(shí)應(yīng)主動(dòng)熱情，不卑不亢。 鄰座沒人時(shí)，請(qǐng)代接電話，有事請(qǐng)寫留言條，并及時(shí)轉(zhuǎn)告。 衣冠不整（不整齊、不整潔）。避免穿與西裝對(duì)比鮮明的白色襪子。 出席重要場(chǎng)合要符合著裝要求，大方文雅得體。 本規(guī)范適用于公司全體員工。 男員工請(qǐng)不要留長(zhǎng)指甲，發(fā)不過耳，不留胡須。 皮鞋：以黑色、深色的皮鞋為最佳。 夏季女士著裝應(yīng)以莊重、大方、得體的職業(yè)套裝為主；可穿襯衫、短袖襯衫、針織開衫或裙子；有領(lǐng)有袖的連衣裙配長(zhǎng)襪；如穿無袖連衣裙，應(yīng)外套長(zhǎng)袖或短袖的上衣。員工在日常的接打電話中要給對(duì)方以良好的形象，更好地表現(xiàn)公司員工的文化修養(yǎng)及素質(zhì)，也使外界對(duì)公司的辦事效率，管理水平等方面留下良好印象。 站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平穩(wěn)不得拖拉散漫。 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。 下班離開辦公室前，請(qǐng)關(guān)閉機(jī)器電源（包括電腦），收好所有資料和文件，最后離開者請(qǐng)關(guān)閉電燈、門、窗、空調(diào)等。 請(qǐng)不要讓客人在沒有任何員工的陪同下在辦公區(qū)內(nèi)走動(dòng)。 對(duì)違反規(guī)定的人員，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人警告、公司通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰、降薪、辭退直至開除的處罰。 罰款以現(xiàn)金的形式當(dāng)場(chǎng)繳納。第二章 規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法第六條 為規(guī)范公司制度管理，特制定本辦法。第九條 公司制度由公司組織研議擬定，報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過，提請(qǐng)公司董事長(zhǎng)審批并下發(fā)。第三章 公文使用管理規(guī)定第十七條 股東會(huì)及董事會(huì)文件、公司管理文件等公文，是傳達(dá)公司決策、XXX化妝品有限公司行政管理制度管理、指令、報(bào)告經(jīng)營(yíng)情況、與外部聯(lián)系或商洽工作的重要工具。第二十二條 發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印發(fā)、歸檔、銷毀等。，一級(jí)標(biāo)題用小三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用小三號(hào)仿宋加粗。對(duì)公司以外的單位發(fā)業(yè)務(wù)聯(lián)系函，蓋章后由主辦部門送至相關(guān)單位，并辦理好簽收手續(xù),將對(duì)方簽收的原件在5個(gè)工作日內(nèi)交綜合管理部存檔。第二十六條 個(gè)人儀容儀表及著裝要求一、員工個(gè)人形象應(yīng)保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女員工妝容應(yīng)以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場(chǎng)合。第二十八條 出差超出預(yù)定時(shí)間，須報(bào)經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延長(zhǎng)出差期限的,須及時(shí)報(bào)經(jīng)出差審批人同意并在出差結(jié)束后提交相關(guān)證明至綜合管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準(zhǔn)，超出預(yù)定出差期間的費(fèi)用不予報(bào)銷。以公司名義購(gòu)買的書籍需到綜合部辦理出入庫(kù)，并蓋公章后才能借出。第三十五條 報(bào)紙?jiān)陂営[后，請(qǐng)務(wù)必歸回原位；過期的報(bào)紙由綜合部統(tǒng)一回收管理。（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和員工個(gè)人所需辦公用品： ：打印紙、傳真紙、復(fù)寫紙、紙杯、杯托、茶葉、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。文員負(fù)責(zé)制作當(dāng)月常用辦公用品補(bǔ)充采購(gòu)計(jì)劃表，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，于每月5日前完成當(dāng)月采購(gòu)工作，并辦理入庫(kù)手續(xù)。第四十條 物品的保管一、公司的物品由綜合部進(jìn)行登記造冊(cè)（見附件9），集中保管；單價(jià)物品價(jià)值超過500元的，還應(yīng)配備圖像資料。七、公共場(chǎng)所所需辦公用品由文員按上月用量標(biāo)準(zhǔn)按月進(jìn)行分配，領(lǐng)用人可依據(jù)當(dāng)月用量進(jìn)行合理調(diào)整。未經(jīng)許可，嚴(yán)禁私自搬離。第四十四條 印章的保管一、公章、合同專用章由法定代表人保管。第四十六條 印章的使用一、公章、合同章、業(yè)務(wù)印章的審批：（一）重要文件：簽署合同（協(xié)議）使用公司印章必須填寫《合同審批表》（見附件15）及蓋合同審批章，根據(jù)審批程序報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后方可蓋章；重要正式發(fā)文必須按照公文管理規(guī)定審批程序（見公文管理規(guī)定）審批完畢方可蓋章；重要業(yè)務(wù)文件可由經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)營(yíng)班子分管領(lǐng)導(dǎo)在《XXX化妝品年有限公司用印審批表》（見附件16）簽批方可蓋章。如因業(yè)務(wù)需要暫不能留存原件的，辦理完畢之后必須在5個(gè)工作日內(nèi)交綜合部存檔。（四）印章借出后，臨時(shí)保管責(zé)任人應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行詳細(xì)記錄，并在印章歸還的同時(shí)補(bǔ)充填寫《印章借出審批表》中的“用印文件記錄”項(xiàng)目。第五十一條 文印承辦人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截XXX化妝品有限公司行政管理制度留任何文件。（二）公司經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議主要包括經(jīng)營(yíng)班子會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、全面預(yù)算會(huì)、運(yùn)營(yíng)分析會(huì)（會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議）、項(xiàng)目研討會(huì)、總結(jié)考評(píng)會(huì)、業(yè)務(wù)專題會(huì)等。會(huì)議由主辦部門組織落實(shí)，綜合部提供協(xié)助。組織會(huì)議部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在《會(huì)議室使用審批單》中注明。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)、及時(shí)整理、規(guī)范格式和文字，按分級(jí)管理要求分發(fā)、存檔、上報(bào)（也可通過電子郵件傳遞）。四、涉及到秘密事項(xiàng)的會(huì)議與會(huì)人員負(fù)有保密義務(wù)，記錄員應(yīng)在保密地方XXX化妝品有限公司行政管理制度整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。第十一章 車輛派車管理規(guī)定第六十一條 為公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供良好的服務(wù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，保證安全運(yùn)行、合理派車、特制定本辦法。實(shí)際返回時(shí)間為車輛返回公司后，由綜合部時(shí)填寫并存檔。第七十條 離職時(shí)應(yīng)將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關(guān)登記。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個(gè)工作日內(nèi)報(bào)公司綜合部存檔備案。：、季、發(fā)展計(jì)劃； ； ； ； XXXXXX化妝品有限公司行政管理制度。第七十五條 檔案的保管期限分為永久、定期兩種。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚。四、檔案遺失處理：各部門人員必須妥善保管好檔案（包括電子版）。四、屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限。書面形式的密件，應(yīng)在封面（或者首頁(yè)）的左上角標(biāo)明密級(jí)和保密期限；地圖、圖紙、圖表則在其標(biāo)題之后或者下方標(biāo)明密級(jí)和保密期限。三、非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄公司保密文件。十一、在無線、有線通信中傳遞公司秘密的，必須采取保密措施。十七、各部門和個(gè)人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室、網(wǎng)絡(luò)新聞組上發(fā)布、談?wù)摵蛡鞑ス久孛苄畔ⅰ５诎耸臈l 硬件管理一、公司辦公類固定資產(chǎn)由綜合部門統(tǒng)一管理，使用人負(fù)責(zé)保管。第八十五條 軟件管理一、計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)權(quán)歸公司所有，由計(jì)算機(jī)管理員根據(jù)工作需要統(tǒng)一安裝。對(duì)外來文件及移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)先殺毒后使用，以確保計(jì)算機(jī)的安全。第八十八條 監(jiān)督執(zhí)行一、違反規(guī)定將計(jì)算機(jī)或其附件的部分或全部自行拆卸、添加、移動(dòng)、撤換，每發(fā)現(xiàn)一次罰款100元。接聽外線電話時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為“您好，美炫風(fēng)公司”。二、因公司安排的特殊活動(dòng)，需增加話費(fèi)時(shí)，由部門寫出書面申請(qǐng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按審批標(biāo)準(zhǔn)核報(bào)。第九十八條 公司的考勤區(qū)間為每月的1號(hào)31日(或30日)。第一百條 公司綜合部負(fù)責(zé)管理日?？记诩翱记诮y(tǒng)計(jì)工作，并須于每月3日前（遇節(jié)假日順延）將上月公司的考勤情況匯總后，填寫考勤匯總表。請(qǐng)假天數(shù)在3個(gè)工作日（含）以內(nèi)的，應(yīng)提前1個(gè)工作日請(qǐng)假；請(qǐng)假天數(shù)在4個(gè)工作日（含）以上的，應(yīng)提前3天請(qǐng)假。四、除事假外的其他假期,部門簽意見以后須經(jīng)綜合部核實(shí),才能上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。XXX化妝品有限公司行政管理制度第十八章 信息報(bào)告管理辦法第一百零四條 總則一、為規(guī)范公司的內(nèi)部信息溝通，形成高效的信息溝通機(jī)制從而降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)提高管理效率，特制定本管理辦法。（一）報(bào)告責(zé)任人必須按規(guī)定及時(shí)報(bào)告各類重大事項(xiàng)信息，因故來不及報(bào)送詳細(xì)情況的，可先進(jìn)行初報(bào)，然后根據(jù)事態(tài)進(jìn)展和處理情況，隨時(shí)進(jìn)行續(xù)報(bào)。XXX化妝品有限公司行政管理制度（四）各類新聞媒體上涉及到的有關(guān)企業(yè)的重大負(fù)面報(bào)道，發(fā)現(xiàn)2小時(shí)內(nèi)報(bào)告。第一百一十條 對(duì)外新聞宣傳一、公司對(duì)外新聞宣傳工作統(tǒng)一由營(yíng)銷部負(fù)責(zé)，包括選擇媒體、撰稿、組稿以及接待安排新聞媒體來公司所進(jìn)行的采訪活動(dòng)；各部門協(xié)助配合。通訊員要認(rèn)真履行職責(zé)，及時(shí)采寫本企業(yè)、本部門所發(fā)生的新聞事件，并報(bào)送公司綜合部，通過報(bào)刊、宣傳欄、網(wǎng)站等多種形式及時(shí)反映企業(yè)各方面發(fā)展情況。二、公司舉辦重要的公關(guān)活動(dòng)，由公司綜合部、營(yíng)銷管理部共同制定具體方案并報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后組織實(shí)施。第五條檔案的借閱與索?。骸⒏笨偨?jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。(六)庫(kù)房管理第十七條庫(kù)房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡。第二十五條報(bào)刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。第三十條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。 女員工上班提倡畫淡妝，要體現(xiàn)清潔健康的形象，飾物的佩帶應(yīng)得當(dāng)，不得濃妝艷抹，不用香味濃烈的香水。 襪子：顏色應(yīng)以深色、單色為宜，最好是黑色。 如果沒有接待任務(wù)、正式會(huì)議等，每周五工作時(shí)間可著便裝；要求為： 男士：建議上衣為帶領(lǐng)的T恤衫或休閑外套，不要透明或上面有字；下衣為單色休閑長(zhǎng)褲；鞋為便裝皮鞋， 女士：建議上衣為帶領(lǐng)的T恤衫或休閑外套，不要透明或上面有字；下裝為單色休閑長(zhǎng)褲/裙；鞋為便裝鞋、運(yùn)動(dòng)鞋。 基本要求 在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話； 。 衣冠不整（不整齊、不整潔）。避免穿與西裝對(duì)比鮮明的白色襪子。 出席重要場(chǎng)合要符合著裝要求，大方文雅得體。 本規(guī)范適用于公司全體員工。第二十六條任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)。第十九條物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。第十三條各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交電腦部打印，按價(jià)計(jì)費(fèi)。第一百一十三條 附則一、本管理制度由公司綜合部制定并負(fù)責(zé)解釋。八、公司綜合部可根據(jù)實(shí)際情況不定期組織通訊員隊(duì)伍培訓(xùn)工作，不斷提高廣大通訊員善于捕捉信息的能力和撰寫新聞等題材稿件的水平。三、對(duì)外宣傳新聞稿必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，方可定稿。第一百零七條 紀(jì)律與考核一、各部門負(fù)責(zé)人是第一責(zé)任人，要高度重視信息報(bào)告工作，尤其是重大信息的及時(shí)報(bào)告。對(duì)突發(fā)重大事件和事故等應(yīng)急報(bào)告要特事特辦，急事急辦，不得延誤處理。第一百零五條 工作職責(zé)界定一、各部門信息報(bào)告工作職責(zé)和權(quán)限劃分如下：（一）公司綜合部負(fù)責(zé)公司內(nèi)的信息報(bào)告管理工作： ；，重大新聞事件要求于事件發(fā)生后48小時(shí)內(nèi)發(fā)布。五、加班管理（一）視為加班情況確認(rèn)：各部門員工因臨時(shí)工作任務(wù)或緊急事務(wù)須在休息時(shí)間安排上班的，須填寫《加班申請(qǐng)/確認(rèn)表》（見附件25）報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)營(yíng)班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可安排值班，且必須在加班后5個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人再次簽字確認(rèn)后交綜合部備案。二、病、事假期限。綜合部根據(jù)本制度審核考勤意見，并于每月8日前（遇節(jié)假日順延）將工資發(fā)放表交到財(cái)務(wù)管理部。以下情況分別處理：一、因故不能正常打卡者，包括上班時(shí)間外出辦事不能打卡的員工，向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)得到口頭（或書面）批準(zhǔn)后，必須當(dāng)天（最遲不超過次日下午18：00）到綜合部人事專員處說明事由，并補(bǔ)辦或補(bǔ)交有關(guān)手續(xù)證明；出差人員出差前將領(lǐng)導(dǎo)批示好的《出差申請(qǐng)審批單》交到綜合部登記出差，由于時(shí)間緊急出差前未來得及交審批單到綜合部的，可延緩在出差回來后次日上班（最遲不超過當(dāng)日上班下午18：00）將審批單交到綜合部。綜合部每月要查清電話異常情況。通話完畢，一般應(yīng)由打進(jìn)電話者和職務(wù)高者或長(zhǎng)者先掛斷。二、擅自刪除、增加、修改計(jì)算機(jī)內(nèi)的軟件，發(fā)現(xiàn)一次罰款100元。使用者應(yīng)妥善保管密碼，嚴(yán)禁將計(jì)算機(jī)密碼透露給其他人員。計(jì)算機(jī)因工作需要安裝其它軟件須經(jīng)計(jì)算機(jī)管理員同意。二、計(jì)算機(jī)管理員應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)（及附件）型號(hào)、使用者及領(lǐng)用時(shí)間等有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行詳盡、準(zhǔn)確的登記。十九、所有需要銷毀的密級(jí)文件，必須使用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀。十三、機(jī)密件原則上不能在文檔室以外的地方放臵過夜。五、收發(fā)、傳遞和外出攜帶保密文件，由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。公司確定密級(jí)、變更密級(jí)或者決定解密，應(yīng)當(dāng)由責(zé)任部門提出具體XXX化妝品有限公司行政管理制度意見報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。保密期限屆滿，自行解密。如查找無果，公司將根據(jù)產(chǎn)生后果的輕重予以批評(píng)，責(zé)任人負(fù)責(zé)或協(xié)助補(bǔ)辦和承擔(dān)補(bǔ)辦過程中發(fā)生的一切費(fèi)用。四、員工離職前，必須歸還借出的檔案，檔案列入離職移交物品范圍。二、定期保管的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)，公司進(jìn)行工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)有考察利用價(jià)值的材料。三、綜合部對(duì)所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時(shí)間、項(xiàng)目、性質(zhì)等逐一排列，用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒保存。第七十四條 檔案的整理一、綜合部每年年初必須對(duì)上一的檔案資料進(jìn)行全面整理建檔。第七十二條 檔案管理的范圍：一、公司各種行政文件；二、公司各種會(huì)議記錄；三、股東會(huì)議的有關(guān)文件；四、各部門的工作報(bào)告；五、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員外出考察、參加各種業(yè)務(wù)活動(dòng)所收集的有關(guān)資料；六、各種信息情報(bào)資料；七、公司各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；八、公司法律訴訟資料；九、公司人事資料；十、公司對(duì)外宣傳的相片、影音材料等； XXX化妝品有限公司行政管理制度十一、公司的所有合同（協(xié)議）等資料；十二、公司的采購(gòu)檔案資料。第十二章 鑰匙管理規(guī)定第六十七條 公司所有鑰匙由綜合部指定專人負(fù)責(zé)管理、配制，對(duì)公司所有原始鑰匙必須留一把加以編號(hào)、存檔，以便復(fù)制。第六十三條為降低辦公成本，綜合部要嚴(yán)格按照用車范圍派車。六、會(huì)議中手