【正文】 ”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨(dú)成段。提稱詞多用于以書面語言寫成的信函中。 公務(wù)信函的格式與私人信函大致相同。對于廣大基層公務(wù)員而言，信函在實(shí)際工作中扮演著舉足輕重的角色。承辦時應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃、妥善安排。登記的基本要求是準(zhǔn)確、詳實(shí)。要積極做好保密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國家利益受損。三是要簡化辦文程序。所謂辦理公文要準(zhǔn)確，是指辦理公文的每個環(huán)節(jié)都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊 ，辦理的形式和方法要力求規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。 ，應(yīng)被視為正式公文而依照執(zhí)行。上級機(jī)關(guān)如有必要越級向下行文時，亦應(yīng)同時抄送受文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。下行文即上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，一般可分為逐級行文、多級行文、直到基層行文這三種。上行文即下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)呈遞的公文，一般可分為逐級行文、多級行文和越級行文三種。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。 。 另外，公文紙一般采用 16開型（ 260mm185mm）于公文左側(cè)裝訂。秘密等級標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。文尾包括如下三個部分。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱， 寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。 其二，正文。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。國務(wù)院規(guī)定的 12類 13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。 公文禮儀，即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)范和慣例。通過互行公文，上級機(jī)關(guān)可傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，下級機(jī)關(guān)則可遵照執(zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 3 頁 共 29 頁 批復(fù) 適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。 議案 適用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)?？偠灾鶎庸珓?wù)員對語言文字的 “內(nèi)容美 ”與 “形式美 ”應(yīng)給予同等重視。在平日運(yùn)用語言文字時，基層公務(wù)員必須對其多加要求，恪守成規(guī)。所謂語言禮儀規(guī)范，指的就是基層公務(wù)員運(yùn)用語言文字不能不遵守的一些成規(guī)。 公文禮儀 公文，即相對私人文書而言的公務(wù)文書的簡稱。 決定 適用于對重大活動或事項(xiàng)作出安排。 函 適用于互不隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。 第三，公文具有教育和宣傳的作用。我國公文禮儀的基礎(chǔ)，即國務(wù)院辦公廳重新頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說明，切勿使之前后矛盾。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。 其一，文頭。正文包括以下七部分內(nèi)容。上行文只有一個主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個主送機(jī)關(guān)，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。 一是主題詞。 三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時間。 二是緊急程度。按慣 例，開頭應(yīng)為 35mm，地腳應(yīng)為 25mm，訂口應(yīng)為 22mm，翻口應(yīng)為 25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有 25行 20列。公文的語言要 求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語句段落要通順，數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。冗長的 公文不僅會讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。由于下級機(jī)關(guān)要對自己的直接上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，因此逐級行文最為普遍。下行文的文種較多，有命令、決定、指示 、公告、通告、通知、通報、批復(fù)、會議記要等 9種。 ，應(yīng)根據(jù) 內(nèi)容寫明主報機(jī)關(guān)和抄報機(jī)關(guān)，由主報機(jī)關(guān)答復(fù)請示的問題。如不另外行文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)在報刊上發(fā)表 該文時加以注明。 。要盡量減少公文辦理所需的手續(xù)和環(huán)節(jié)，防止因環(huán)節(jié)復(fù)雜、程序繁多而導(dǎo)致的效率低下。 為了確保公文的安全，各級領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要端正態(tài)度，充分認(rèn)識公文安全的重要性；要經(jīng)常性開展公務(wù)員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基層公務(wù)員的素質(zhì)和能力。 、批辦。要分清來文的主次緩急，有步驟有計(jì)劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。因此，每一位基層公務(wù)員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規(guī)范。具體而言，可分為箋文格式和封 文格式兩方面。使用提稱詞應(yīng)注意使之與稱謂配合使用。 。 。書寫時應(yīng)字斟句酌，具體對象具體對待。 一般而言，日期應(yīng)具體到年月日，有時可只寫月日。 （二）封文格式 封文，即寫在信封上的書信內(nèi)容。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應(yīng)寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應(yīng)寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。 二是封文字體。為便于郵局作業(yè)，寄信人務(wù)必要使用帶有郵政編碼的標(biāo)準(zhǔn)信封。公務(wù)信函在發(fā)出后能否及時無誤地送到預(yù)定對象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。為盡早消除對方的擔(dān)憂之 情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對方信函已收到，然后再及時復(fù)函。即使幫不了忙，也應(yīng)盡早答復(fù)，并致以歉意。 。每一種特定公函都有相應(yīng)的寫作規(guī)范和使用要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)予以 嚴(yán)格遵守。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。在對方取得突出成績時，或在對方遇到困難、遭到不幸時，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵、安慰和同情。文字簡練，篇幅須短小。 樣式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應(yīng)用紅紙或特制的請柬填寫。條據(jù)禮儀的總體要求，就是要根據(jù)不同的類別遵守相應(yīng)的寫作和使用規(guī)范，在說明事實(shí)、維護(hù)己 方利益的同時對收據(jù)者表示謙恭友好、不卑不亢的態(tài)度。各類各據(jù)的組成部分 須齊全，不可有所疏漏。相應(yīng)地，條據(jù)的語言也應(yīng)簡潔明了。 （三）立據(jù)用具 基層公務(wù)員在立據(jù)時為確保條據(jù)的有效性，應(yīng)選擇整潔耐用的工具。要將各類條據(jù)分門別類保管，存放條據(jù)之處要固定而安全，以便日后查閱。借條又叫借據(jù)，是指在借到個人或公家的錢物時所寫的條據(jù)。欠條實(shí)質(zhì)是借條的一種特殊形式。 歸還錢物時，如果被借方不在場，而由他人出面代為收下時，代收者應(yīng)出據(jù)收條。發(fā)條不同于發(fā)票。 說明性條據(jù)主要有請假條、留言條、托事條、便函等四類。 。由于托事條的目的往往是有求于人，因此在撰寫時務(wù)必要委婉用語、禮貌用語。 名片禮儀 名片是我國古代文明的產(chǎn)物?；鶎庸?務(wù)員在不同的場合，根據(jù)不同的需要，面對不同的交往對象時，應(yīng)當(dāng)使用不同的名片。 社交名片只用于社交場合，通常與公務(wù)無關(guān)，因此一般不 印有工作單位以及行政職務(wù)，以示 “公私有別 ”。所不同的是，夫婦名片同時印有夫婦兩人的姓名?？梢姽珓?wù)名片有著很強(qiáng)的公務(wù)性規(guī)范。但后面兩項(xiàng)內(nèi)容，尤其學(xué)術(shù)頭銜往往可有可無。 （四）集體名片 集體名片，實(shí)際是公務(wù)名片的一個變種，它通常是指某一政府 部門，尤其是那些對外交往較為頻繁的政府部門，其主要成員集體對外使用的名片。目前我國通行的名片規(guī)格為 9cm，而在國際上較為流行的名片規(guī)格則為 10cm6cm。 （二）色彩圖案 基層公務(wù)員所訂制的名片宜選用單一色彩的紙張，并且以米白、米黃、淺藍(lán)、淺灰等莊重樸實(shí)的色彩為佳。漢字與少數(shù)民族文字或外語同時印刷時，應(yīng)將漢字印于一面，而將少數(shù)民族文字或某種外文印于另一面。沒有必要在名片的一面印上名言警句。 （一）常規(guī)用途 。大多名片都有一定的聯(lián)絡(luò)方式印在其上。如果是本人親自遞交或托人帶給他人，要用鉛筆書寫；如果采用郵寄方式，則應(yīng)用鋼筆書寫。具體做法是：在自己名片的左下角寫上 “.”，然后在后面附上被介紹人的名片，并由被介紹人交給對方，或直接郵寄給對方。因此交換名片務(wù)必要遵守一定之規(guī)。 三是放置到位。 二是把握時機(jī)。 四是先打招呼。 （三）接受名片 接受他人名片時，主要應(yīng)當(dāng)作好以下幾點(diǎn)： 一是態(tài)度謙和。 四是有來有往。即用含蓄的語言暗示對方。如確有必要這么做，則需注意分寸。沒有名片，名片用完了或者忘了帶名片時，應(yīng)向?qū)Ψ阶鞒龊侠斫忉尣⒅乱郧敢?，切莫毫無反應(yīng)。至少也要用右手，而不得使用左手。既可先作一下自我介紹，也可以說聲 “對不起，請稍候 ”、 “可否交換一下名片 ”之類的提示語。發(fā)送名片一般應(yīng)選擇初識之際或分別之時，不宜過早或過遲。切不可隨便放在錢包、褲袋之內(nèi)。名片的攜帶應(yīng)注意以下三點(diǎn)。 。 。 。這樣不僅能向?qū)Ψ矫鞔_ 身份，而且還可以節(jié)省時間，強(qiáng)化效果。 （四）印法 、費(fèi)用 基層公務(wù)員所使用的名片最好不要隨意自行制作，也不要采用復(fù)印、影印、油印等方式制作。 以漢字印制名片時，一般采用楷體或仿宋體，盡量不要采用行書、草書、篆書等不易認(rèn)的字體；以外文（主要采用英文）印制名片時，一般采用黑體字，在涉外交往中使用的名 片亦可采用羅馬體，但很少用草體。也不宜采用紅色、紫色、綠色、黑色、金色、銀色的紙張制作名片。如果參與的公務(wù)活動多為涉外性質(zhì)，則可采用后一種規(guī)格。 使用集體名片不僅可以節(jié)省費(fèi)用，而且還有助于維護(hù)和宣傳集體。 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 23 頁 共 29 頁 三是聯(lián)絡(luò)方式。 一是具體歸屬。 夫婦名片較多地運(yùn)用于兩人聯(lián)名贈送禮品或投寄問候信函的場合。必要時，可以不印任何聯(lián)絡(luò)方式，而僅留姓名一項(xiàng)內(nèi)容。一般而言，社交名片為個人名片?？梢?，名片的前身即我國古代所用的 “謁 ”、 “剌 ”。托事 條往往由他人代為轉(zhuǎn)變。留言條可托他人代交，也可置于交往對象易見之處。請假條是指因病、因事而不能上班或不能按時上班，或者不能參加某項(xiàng)預(yù)定活動時撰寫的用以說明原因的條據(jù)。而發(fā)票則是由國家稅務(wù)部門統(tǒng)一印制的，有嚴(yán)格的規(guī)范樣式。若被借方在場，則只需交還給借方借條，而不必出據(jù)收條。有時，在借用了錢物之后補(bǔ)寫的用作憑證的條據(jù)亦可稱為欠條。 若 是向個人借錢借物時所寫的條據(jù)，借方可只寫一張借條；若是向公家借錢借物，借方須寫兩張借條，借方和公家各保留一份。 二、具體的規(guī)范 條據(jù)可分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性 條據(jù)，而這兩大類條據(jù)又可根據(jù)功能的不同再細(xì)分為各類條據(jù)。條據(jù)的用紙應(yīng)當(dāng)整潔、干凈、耐折、耐存，污損、折皺、不易書寫、不易保存的紙張不宜用作立據(jù)。切勿拖沓冗長，也不可過分簡單而致使表述不清。條據(jù)最后還要寫明立據(jù)的詳細(xì)日期。各類條據(jù)既有著各不相同的具體規(guī)則，也有許多大致相同，需要共同遵守的基本要求。 條據(jù)禮儀 條據(jù)，即人們在工作與生活中為證明或說明某種事由而留給他人的便條。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。慰問函的構(gòu)成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內(nèi)容有所區(qū)別。上級寫給下級的可寫希望、要求；寫給會議的，則可用 “祝大會圓滿成功 ”等話語。 。根據(jù)