【正文】 例如，向尊長索要名片時(shí)可說： “請(qǐng)問今后如何向您請(qǐng)教？ ”向平輩或晚輩表達(dá)此意時(shí)可說： “請(qǐng)問今后怎樣與您聯(lián)絡(luò)？ ” 面對(duì)他人的索取，基層公務(wù)員不應(yīng)直接加以拒絕。接受了他人的名片后，一般應(yīng)當(dāng)即刻回給對(duì)方一枚自己的名片。基層公務(wù)員接受他人名片時(shí)，不論有多忙，都要暫停手中一切事情，并起身站立相迎，面含微笑，雙手接過名片。遞上名片前，應(yīng)當(dāng)先向接受名片者打個(gè)招呼，令對(duì)方有所準(zhǔn)備。發(fā)送名片要掌握適宜時(shí)機(jī)，只有在確有必要時(shí)發(fā)送名片，才會(huì)令名片發(fā)揮功效。名片應(yīng)統(tǒng)一置于名片夾、公文包或上衣口袋之內(nèi)，在辦公室時(shí)還可放于名片架或辦公桌內(nèi)。 （一）攜帶名片 基層公 務(wù)員參加正式的交際活動(dòng)之前，都應(yīng)隨身攜帶自己的名片，以備交往之用。在把名片交給被介紹人之后，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)先用電話告訴對(duì)方：有人將拿著自己的名片去見對(duì)方，否則就會(huì)使對(duì)方有點(diǎn)摸不著頭腦，而被介紹者也會(huì)因?yàn)閷?duì)方?jīng)]接到任何通知而感到尷尬。書寫時(shí)多采用法文縮略語，較常見的法文縮略語及其對(duì)應(yīng)含義如下： . 意為 “注意 ” . 意為 “謹(jǐn)唁 ”，憑吊、追悼時(shí)用； . 意為 “祝賀 ”，慶祝節(jié)日時(shí)用； . 意為 “備忘 ”，提請(qǐng)對(duì)方注意某事時(shí)使用； . 意為 “謹(jǐn)謝 ”，接受禮物、款待、祝詞之后，或者收到別人慶祝、吊唁之類名片后使用； . 意為 “介紹 ”，向?qū)Ψ浇榻B某人時(shí)用； . 意為 “辭行 ”，調(diào)離、離任時(shí)，向同事告別時(shí)使用； . 意為 “慰問 ”，問候病人時(shí)用； . 意為 “新年愉快 ” 名片代替信函使用時(shí)，往往有不同的使用方法和注意事項(xiàng)，以下舉例說明。利用他人在名片上提供的聯(lián)絡(luò)方式，即可與對(duì)方取得并保持聯(lián)系，促進(jìn)交往。初次與交往對(duì)象見面時(shí)，除了必要的口頭自我介紹外，還可以名片作為輔助的介紹工具。兩面的內(nèi)容相同時(shí)，不可使其一為橫式，一為豎式。不要在同一面上混合使用不同文字，一張名片上不宜使用兩種以上文字。切勿選用過多過雜的色彩，讓人眼花繚亂，妨礙信息的接收。在一般情況下，基層公務(wù)員應(yīng)以前一種標(biāo)準(zhǔn)訂制名片。 集體名片在基本內(nèi)容構(gòu)成上與其他公務(wù)名片沒有任何區(qū)別，其特殊之處在于在名片上列出某一集體的每一位主要成員的具體稱呼，并按職務(wù)高低自上而下依次排列。名片上所列的行政職務(wù)一般不宜多于兩個(gè)，且應(yīng)與同一名片上的 具體歸屬相對(duì)應(yīng)。 一枚標(biāo) 準(zhǔn)的公務(wù)名片，按慣例應(yīng)由具體歸屬、本人稱呼、聯(lián)絡(luò)方式等三項(xiàng)基本內(nèi)容構(gòu)成。一般而言，兩人姓名印刷成一行，而不宜印成上下兩行。 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 22 頁 共 29 頁 如果本人不喜歡被外界打擾，則可根據(jù)具體情況對(duì)自己的聯(lián)絡(luò)方式的內(nèi)容有所刪減，例如可刪去住宅電話一項(xiàng)。 （一）社交名片 社交名片，亦稱私用名片，指的是基層公務(wù)員在工作之余，以私人身份在社交場合進(jìn)行交際應(yīng)酬時(shí)所使用的名片。據(jù)清代學(xué)者趙翼在其著作《該余叢考》中記載： “古人通名，本用削本書字，漢時(shí)謂之謁，漢末謂之剌，漢以后則雖用紙，而仍相沿曰剌 ”。托事條雖無需標(biāo)題，但仍應(yīng)詳實(shí)說明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。留言條是指在專程拜訪他人時(shí)因 故未能與其見面，或是不能久候他人而先行離去時(shí)撰寫的，向?qū)Ψ秸f明并道清事由的條據(jù)。 。發(fā) 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 20 頁 共 29 頁 條往往限于零擔(dān)小賣的小額貨款或單位內(nèi)部發(fā)放錢物，僅是一種收付錢物的簡單憑證。此類收條亦被稱為 “代收條 ”。如果借方在歸還所借錢物時(shí)，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應(yīng)立下欠條。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢物后，由立據(jù)者收回或當(dāng)場銷毀。事情辦完之后需要銷毀條據(jù)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)地當(dāng)著收據(jù)者的面予以銷毀。 對(duì)于條據(jù)寫作時(shí)所用的紙筆，雖不必過于挑剔，但也須有所選擇。能清楚表述條據(jù)內(nèi)容的最簡語言是最適宜的語言。在署名時(shí)應(yīng)由立據(jù)者親筆簽上自己的真實(shí)姓名，必要時(shí)應(yīng)在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負(fù)責(zé)。 基層公務(wù)員日常接觸的條據(jù)可按用途和目的的不同劃分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性條據(jù)兩大類。所用語言應(yīng)懇切、熱誠，文字須準(zhǔn)確、簡練、文雅。 （三）邀請(qǐng)函 邀請(qǐng)函又叫請(qǐng)柬，也稱請(qǐng)?zhí)?，是單位、團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人員出席隆重的會(huì)議、典禮，參加某些重大活動(dòng)時(shí)發(fā)出的禮儀性書信。 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 16 頁 共 29 頁 。三是發(fā)函者的希望和祝愿。 （一）祝賀函 祝賀函簡稱賀信，即在對(duì)方取得重大成績、有了喜慶之事時(shí)向?qū)Ψ奖硎咀ＹR的信函。對(duì)于那些沒有保存價(jià)值的信函，基層公務(wù)員可予以定期銷毀。要表現(xiàn)出坦誠的態(tài)度，以便早讓對(duì)方另做安排。 復(fù)函時(shí)除對(duì)對(duì)方的提議、要求作詳實(shí)答復(fù)外，還應(yīng)告之所收到的是何時(shí)所發(fā)的信函，我方又是何時(shí)收到的。因此，基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后，務(wù)必要以適當(dāng)?shù)姆绞接枰约皶r(shí)回復(fù)，以示對(duì)對(duì)方的尊重。書寫要清晰工整，一字一格。封文字體的書寫，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。信封右下角一般只注明寫信者姓名，不必寫其地址。書寫的具體順序應(yīng)是姓名、地址、郵編、國名。國內(nèi)郵寄信函、國際郵寄信函與托人代轉(zhuǎn)的信函，其封文有著不同的具體格式內(nèi)容。日期可寫于署名之后，只空一格；亦可另起一行，寫于署名的正下方。 祝詞的書寫格式要求較嚴(yán)。祝詞即寫信者在箋文結(jié)尾向收信者所表達(dá)的祝 愿、欽敬、勉慰之語。正文是書信的主體部分，是 寫信者敘述的正事所在。例如對(duì)尊長應(yīng)用 “尊鑒 ”，對(duì)平輩應(yīng)用 “惠鑒 ”，對(duì)晚輩應(yīng)用“青鑒 ”，對(duì)女性應(yīng)用 “涉鑒 ”，等等。 （一）箋文格式 箋文，即寫于信箋上的書信內(nèi)容。 盡管公務(wù)信函和私人信函都屬于信函的一種，但由于適用范圍和使用目的大相徑庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。一般而言，特急件應(yīng)隨收隨辦，當(dāng)時(shí)或當(dāng)天辦結(jié)；急件也應(yīng)隨收隨辦；限時(shí)處理的公文當(dāng)以規(guī)定時(shí)間為限，不得拖延；其他一般公文也應(yīng)盡快辦理。擬辦即基層公務(wù)員在收到來文后提出初步的辦理方案或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。 （二）收文程序 收到公文后，基層公務(wù)員一定要按程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理。 。為提高辦事效率，基層公務(wù)員辦理公文時(shí)務(wù)必要及時(shí)，要避免因公文誤期而影響工作。 ，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量、投送范圍。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。 （二）行文規(guī)則 各級(jí)機(jī)關(guān)之間互相行文時(shí)，務(wù)必要遵守如下一些規(guī)則。只有在特殊情況下才可采用多級(jí)行文和越級(jí)行文的方式。簡明扼要是公文寫作的一項(xiàng)基本要求。例如，根據(jù)新頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫法就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守我國 1987年 2月 1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。特殊公文，如 “布告 ”、 “通告 ”等用紙大小可視實(shí)際需求而定。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。即公文的印制單位和時(shí)間，書寫于同一行。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。 三是正文。 一是公文標(biāo)題。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號(hào)。 正如南朝劉勰在《文心雕龍 。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個(gè)方面對(duì)公文禮儀進(jìn)行具體闡述。國家行政機(jī)關(guān)可通過公文進(jìn)行自上而下的宣傳，以達(dá)到教育、啟示、動(dòng)員、釋疑解惑、說明的作用。 會(huì)議紀(jì)要 適用于傳達(dá)會(huì)議情況和會(huì)議精神。 指示 適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，就是各級(jí)公務(wù)員在公務(wù)活動(dòng)中所使用的書面文字材料。 具體而言，語言禮儀規(guī)范實(shí)際上體現(xiàn)于兩個(gè)相互關(guān)聯(lián)的不同方面。 俗話說： “言為心聲 ”， “字如其人 ”。完全忽略了形式，語言文字的 “內(nèi)容美 ”便無從談起。 命令 適用于依照有關(guān)法規(guī)發(fā)布重要行政 法規(guī)和規(guī)章，采取重大強(qiáng)制性行政措施，獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適應(yīng)的決定等。 請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 第二，公文具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用。 正是因?yàn)楣脑趪倚姓ぷ髦邪缪葜绱酥匾慕巧?，使得遵行公文禮儀成為基層公務(wù)員的一項(xiàng)基本職責(zé)。公文的觀點(diǎn)和內(nèi)容必須符合國家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。 。公文講究格式，是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。年號(hào)應(yīng)由 “〔〕 ”括注，而不能使用 “（） ”。 二是主送機(jī)關(guān)。 五是發(fā)文機(jī)關(guān)。 其三，文尾。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。按公文的機(jī)密性質(zhì)， 公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。一般而言，要做到準(zhǔn)確、樸實(shí)、簡明。 。 。 。如有特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示，則應(yīng)抄報(bào)所越機(jī)關(guān)。各部門若對(duì)某一問題未形成一致意見，均不得擅自向下行文。 。公務(wù)人員要盡量縮短公文的傳遞、留辦時(shí)間，促進(jìn)公文高效運(yùn)轉(zhuǎn)，避免在公文傳遞過程中浪費(fèi)不必要的時(shí)間。二是指要確保公文政治上的安全，嚴(yán)守國家機(jī)密。收文登記時(shí)字跡要清晰工整，平件、密件要明確區(qū)分，急緩程度要嚴(yán)格分清。承辦即基層公務(wù)員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，對(duì)公文的具體執(zhí)行辦理。在人際交往中，信函是一種應(yīng)用極為廣泛的書面交流形式。沒有完整而準(zhǔn)確的信函格式，信函就像是散了架的機(jī)器，沒有任何功效和意義。 稱呼之 前，可加一些適當(dāng)?shù)男稳菰~，如 “尊敬的 ”、 “敬愛的 ”等；稱呼之后亦可加一些適當(dāng)?shù)奶岱Q詞。 公務(wù)信函的啟詞應(yīng)力求篇幅簡短，不可過于啰嗦。語言的樸實(shí)是基層公務(wù)員 “人民公仆 ”形象的內(nèi)在要求；語言的優(yōu)雅則不僅體現(xiàn)著一個(gè)人的修養(yǎng)，而且也體現(xiàn)著對(duì)交往 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 12 頁 共 29 頁 對(duì)象的尊重。二是問候祝福語，即出于禮貌而對(duì)收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。署名應(yīng)位于祝詞之后另起一行的右方。附言力求簡潔，無需另用信箋。信封的右下方，應(yīng)寫清寄信者的地址、姓名（有時(shí)可只寫姓氏）以及郵編。信封左上角可視具體情況寫上 “專送 ”、 “面交 ”等字樣。直式信封以中間印有紅色長方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。 “先生 ”、 “同志 ”或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的，但切勿采用表示親友、輩分關(guān)系的稱呼，如 “姥爺 ”、 “四叔 ”等。 二、回復(fù)與管理 對(duì)于公務(wù)信函的發(fā)送者而言，重要的是信函的撰寫；而對(duì)于公務(wù)信函的接收者而 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 14 頁 共 29 頁 言，重要的則在于信函的回復(fù)和管理。公務(wù)信函的回復(fù)應(yīng)遵循 “