王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(完整版)
【正文】 電 子文 件 管理系統(tǒng) 究 竟 要 “ 干什 么 ” 和 “ 怎 樣 干 ” ?！?《 電 子文件管理系 統(tǒng) 建 設(shè) 指 南 》 （ GB/T319142023） 。電 子文件管理系 統(tǒng) 的開 發(fā) ， 不 單 是 一個(gè)軟 件開 發(fā) 的 問題 ，也是 對(duì) 檔案 工 作者 關(guān) 于電 子 文 件（檔案） 知 識(shí) 全面 檢驗(yàn) 的一個(gè) 過程， 電 子文件管理系 統(tǒng) 研 發(fā) 水 平的 高 低，很 大程 度上取決于檔案工作者 的 電 子 文 件管 理 、數(shù) 字檔案管理的能力和 水 平 及與 其 他職 能 部 門 協(xié)調(diào) 溝通能力。一、 電 子文件管理系統(tǒng) 及其開 發(fā)綜 述 電 子文件管 理 系 統(tǒng)（ ERMS） 的概 念 與特 點(diǎn)電 子文件管 理 系 統(tǒng) （ Electronic Records Management System）是包括所有 與 電 子 文 件 管 理有關(guān) 的 技 術(shù) 、 管 理、法 律 、 標(biāo) 準(zhǔn) 、 人 員等 相 關(guān)因素 在 內(nèi)，以 保 證電 子 文 件的行 政 有效 性 和 法律 證 據(jù) 性，保 證 電 子文 件 的科學(xué) 管理和 高 效 利用 為 目 的信息 管 理系 統(tǒng) 。● 《文 書類電 子文件元數(shù)據(jù) 方 案》 （ DA/T462023）；● 《 電 子文件管理 暫 行 辦 法 》 （ 中 辦 國(guó) 辦廳 字〔 2023〕 39 號(hào) ）。 確 認(rèn) 系 統(tǒng) 功 能需 求 分析 的 承擔(dān) 者 — — 檔案管理 部 門制定系 統(tǒng)總 體目 標(biāo) 與功能⑴ 明 確 電 子文件 管 理系 統(tǒng) 的 總 體目 標(biāo) 及其與 其 他 技 術(shù) 系 統(tǒng) 的關(guān) 系系 統(tǒng) 需 求分析 首 先需要 明 確 電 子 文 件管理 系 統(tǒng) 要達(dá)到 的 總 體 目 標(biāo) 和具 備 的基本功能，從而 讓 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員 了解 系 統(tǒng) 研 發(fā) 的 檔案管 理 人 員 在 進(jìn) 行系 統(tǒng) 需求 分析時(shí)須 在系 統(tǒng) 目 標(biāo) 中 說 明 電 子文 件 管理系 統(tǒng) 與本 單 位 辦 公 、 管理 、 設(shè)計(jì) 及 其生 產(chǎn) 管理系 統(tǒng) 的 依存 關(guān) 系， 即 確定 電子文件 管理系 統(tǒng) 的 實(shí)現(xiàn) 方 式。流 程 的 設(shè) 計(jì) 既要 考 慮 本 單 位電 子文件的流 轉(zhuǎn)規(guī) 律 、工 作 需要 、 利用 特 點(diǎn)， 也要符合 電 子文件 管理的基本 理 論 和基本原 則 。比如 電 子文件的采集與 積 累 ， 需 求 分析 要 說 明 哪些 電 子文件可以由系 統(tǒng) 自 動(dòng) 實(shí) 現(xiàn) ， 哪 些 文 件 則 需 要人工 積 累， 積 累 的模式 是 采用文 件 夾還 是 數(shù) 據(jù) 庫(kù)， 在 電 子文件采集 時(shí) 需要同步捕 獲 元數(shù) 據(jù) 。包 括 歸 檔范 圍 、 歸 檔 文 件 類 型 及數(shù) 據(jù) 格式 、 分 類 方 案、保 管期 限與 處 置表 、 元 數(shù) 據(jù) 捕 獲 及 管理 方案 等 內(nèi) 容。（ 5）元數(shù)據(jù)捕 獲 、配置 及 管理方案 元數(shù)據(jù)既 是 ERMS 重要的管理 對(duì) 象 ， 又 是 ERMS 管理文件的 基 本 工具 。 這 是一件非常復(fù) 雜 而且 風(fēng)險(xiǎn) 很 大的 工 作。系 統(tǒng)實(shí) 施的步 驟（ 1） 系 統(tǒng) 更 換 與文 件 （ 數(shù) 據(jù) ） 遷 移直 接替 換 與 遷 移 、 并 行 替 換 、 實(shí) 驗(yàn) 替 換 、 階段性替 換（ 2） 貫 徹實(shí) 施 與 適 應(yīng) 變 革（ 3） 培 訓(xùn)（四 ）通 報(bào) 實(shí) 施 情 況七、電 子 文件 管 理系 統(tǒng) 的 評(píng)價(jià)在系 統(tǒng)實(shí) 施的 過 程中和最 后，必 須對(duì) 系 統(tǒng)進(jìn) 行系 統(tǒng) 、 全面的 評(píng) 價(jià)工作。 ERMS 應(yīng) 支持使用 元 數(shù) 據(jù)來(lái) 描 述文 件 ，以 支持自 動(dòng) 管 理程 序 ，并 維 護(hù)電 子 文件 的 真 實(shí)、 完整、可用 和安 全 。（ 1） 歸 檔范 圍 （ 歸 檔文件清 單 ） 業(yè)務(wù)系 統(tǒng) 中需要 歸 檔的文件列表，可配置在 業(yè)務(wù) 系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 自 動(dòng) 依據(jù)文件題 名及 文件性 質(zhì)對(duì) 文件 進(jìn) 行 篩查 。 又如 在 電 子 文
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