會(huì)議管理之會(huì)務(wù)接待流程(員工培訓(xùn)用)(完整版)
【正文】 — 流程圖 會(huì)前籌備工作 2 3 1 會(huì) 中服務(wù)工作 會(huì)后落實(shí)工作 會(huì)前籌備 確定會(huì)議主題、議題 確定 會(huì)議名稱 確定 會(huì)議規(guī)格 確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 負(fù)責(zé)人分工 確定參會(huì)人員名單 選擇會(huì)議地點(diǎn) 安排會(huì)議議程、日程 確定會(huì)議預(yù)算 會(huì)議特殊工具及設(shè)備 會(huì)議通知 準(zhǔn)備會(huì)議材料 安排住行食 布置會(huì)場(chǎng) 會(huì)場(chǎng)檢查 會(huì)前籌備 會(huì)議的目的 本公司的實(shí)際情況 會(huì)議成本及產(chǎn)出 確定會(huì)議主題及議題 會(huì)前籌備 主會(huì)方單位名稱 內(nèi)容 會(huì)議類 型 會(huì)議名 稱 確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議規(guī)格、規(guī)模 會(huì)議規(guī)模：大、中、小型 會(huì)議規(guī)格：高、中、一般 會(huì)前籌備 參會(huì)人員是否能出席 會(huì)議內(nèi)容是否能討論完成 季節(jié)、天氣、交通因素（如旅行淡旺季、學(xué)生假期、汛期？） 工作時(shí)段及特點(diǎn)（財(cái)務(wù)結(jié)算、休假） 確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期 會(huì)前籌備 確定會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 主辦方 承辦方 合作供應(yīng)商 會(huì)前籌備 確定會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 會(huì)務(wù)組 接待組 禮儀迎賓 會(huì)場(chǎng)服務(wù) 交通車隊(duì) 秘書后勤組 文書 設(shè)備道具 宣傳組 攝影、攝像 后期報(bào)導(dǎo) 安全保衛(wèi) 節(jié)目組或活動(dòng)組 會(huì)前籌備 分工 總負(fù)責(zé)人 會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人 接待人（對(duì)來賓） 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 主持人 對(duì)內(nèi) 交通 食宿 會(huì)場(chǎng) 資料 會(huì)前籌備 確定參會(huì)人員名單 出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。 要討論什么？得到什么重要結(jié)果？ 什么時(shí)候討論、討論多少時(shí)間？會(huì)期幾天？ 會(huì)前籌備 會(huì)議議程及日程 30分鐘 =可以忍耐 60分鐘 =開始煩躁不安 90分鐘 =開始頭暈?zāi)X漲（需要休息，去洗手間，茶歇等） 議程 日程 先考查還是先開會(huì)？ 是否會(huì)后安排旅游或其他項(xiàng)目？ 安排在周幾適合？ 會(huì)前籌備 會(huì)議預(yù)算 投入成本 產(chǎn)出效益 ? 誰(shuí)出錢？ ? 能出多少錢？是否超預(yù)算？ ? 是否需要提前申請(qǐng)預(yù)算？ 主辦方 ? 為達(dá)到開會(huì)的目的，需要最少投入多少？什么檔次？宣傳要求？ 規(guī)格 ? 固定成本：會(huì)議室、設(shè)備、講師 ? 可變成本：?jiǎn)蝹€(gè)人員的交通食宿、如何分?jǐn)?、列支? 人數(shù) 會(huì)前籌備 會(huì)議特殊工具及設(shè)備 設(shè)計(jì)展版、獎(jiǎng)杯、特殊儀器、旅行車、專業(yè)音響、攝影、照明器材等是否需要提前預(yù)定？ 會(huì)議通知 會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、 議題、溫馨提示及要求等。 預(yù)留房間及隨行人員安排。車輛安排。 會(huì)中服務(wù) 會(huì)議記錄技巧 ? 觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論 必記 ? 發(fā)言人、時(shí)間、概要做記號(hào) ? 聽錄音補(bǔ)齊或請(qǐng)發(fā)言人重復(fù) 漏記？ ? 與會(huì)者提的意見、建議，要記人名 記名 ? 修訂后需要與會(huì)人員、領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn) ? 確認(rèn)后不能再改動(dòng) 定稿 會(huì)議接待的流程 — 流程圖 會(huì)前籌備工作 2 3 1 會(huì) 中服務(wù)工作 會(huì)后落實(shí)工作 會(huì)后落實(shí) 安排人員離會(huì) 分發(fā)
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