會議管理之會務(wù)接待流程(員工培訓(xùn)用)(完整版)
【正文】 — 流程圖 會前籌備工作 2 3 1 會 中服務(wù)工作 會后落實工作 會前籌備 確定會議主題、議題 確定 會議名稱 確定 會議規(guī)格 確定會議時間、會期 明確會議組織機構(gòu) 負(fù)責(zé)人分工 確定參會人員名單 選擇會議地點 安排會議議程、日程 確定會議預(yù)算 會議特殊工具及設(shè)備 會議通知 準(zhǔn)備會議材料 安排住行食 布置會場 會場檢查 會前籌備 會議的目的 本公司的實際情況 會議成本及產(chǎn)出 確定會議主題及議題 會前籌備 主會方單位名稱 內(nèi)容 會議類 型 會議名 稱 確定會議名稱 確定會議規(guī)格、規(guī)模 會議規(guī)模：大、中、小型 會議規(guī)格：高、中、一般 會前籌備 參會人員是否能出席 會議內(nèi)容是否能討論完成 季節(jié)、天氣、交通因素（如旅行淡旺季、學(xué)生假期、汛期？） 工作時段及特點（財務(wù)結(jié)算、休假） 確定會議時間、會期 會前籌備 確定會議組織機構(gòu) 主辦方 承辦方 合作供應(yīng)商 會前籌備 確定會議組織機構(gòu) 會務(wù)組 接待組 禮儀迎賓 會場服務(wù) 交通車隊 秘書后勤組 文書 設(shè)備道具 宣傳組 攝影、攝像 后期報導(dǎo) 安全保衛(wèi) 節(jié)目組或活動組 會前籌備 分工 總負(fù)責(zé)人 會務(wù)負(fù)責(zé)人 接待人（對來賓） 財務(wù)負(fù)責(zé)人 主持人 對內(nèi) 交通 食宿 會場 資料 會前籌備 確定參會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。 要討論什么？得到什么重要結(jié)果？ 什么時候討論、討論多少時間？會期幾天？ 會前籌備 會議議程及日程 30分鐘 =可以忍耐 60分鐘 =開始煩躁不安 90分鐘 =開始頭暈?zāi)X漲（需要休息，去洗手間，茶歇等） 議程 日程 先考查還是先開會？ 是否會后安排旅游或其他項目？ 安排在周幾適合？ 會前籌備 會議預(yù)算 投入成本 產(chǎn)出效益 ? 誰出錢？ ? 能出多少錢？是否超預(yù)算？ ? 是否需要提前申請預(yù)算？ 主辦方 ? 為達到開會的目的，需要最少投入多少？什么檔次？宣傳要求？ 規(guī)格 ? 固定成本：會議室、設(shè)備、講師 ? 可變成本：單個人員的交通食宿、如何分?jǐn)?、列支? 人數(shù) 會前籌備 會議特殊工具及設(shè)備 設(shè)計展版、獎杯、特殊儀器、旅行車、專業(yè)音響、攝影、照明器材等是否需要提前預(yù)定？ 會議通知 會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、 議題、溫馨提示及要求等。 預(yù)留房間及隨行人員安排。車輛安排。 會中服務(wù) 會議記錄技巧 ? 觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論 必記 ? 發(fā)言人、時間、概要做記號 ? 聽錄音補齊或請發(fā)言人重復(fù) 漏記？ ? 與會者提的意見、建議，要記人名 記名 ? 修訂后需要與會人員、領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn) ? 確認(rèn)后不能再改動 定稿 會議接待的流程 — 流程圖 會前籌備工作 2 3 1 會 中服務(wù)工作 會后落實工作 會后落實 安排人員離會 分發(fā)
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