【正文】 各位”等（三）要求實事求是：既不要脫離自己的職責(zé)范圍和工作目標(biāo)；不能寫成流水帳；正確、適當(dāng)，不能故意夸大或縮?。蝗秉c和不足的地方也要說夠、說充分。措辭要嚴謹周密，注意標(biāo)點要準(zhǔn)確。通過投標(biāo)者之間的優(yōu)勝劣汰實現(xiàn)資產(chǎn)的優(yōu)化組合，從而提高工作效率，增強社會效益。而它的條款一經(jīng)寫入投標(biāo)書中，就具備了嚴格意義上的法律約束力，投標(biāo)人應(yīng)完全按照其擬定的各項經(jīng)濟指標(biāo)進行工作。例如，投標(biāo)者不重視寫好“標(biāo)函”，則就會在“標(biāo)函”中不能全面反映本公司的“身價”，不能充分表述本公司的業(yè)績，甚至將獲得的重要獎項（省優(yōu)、市優(yōu)、魯班獎等），承建的大型重要項目等在“標(biāo)函”中沒有詳細說明，從而不能完全表達本公司對此招標(biāo)項目的重視程度和誠意。（二） 要求催辦中發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報要填寫催辦記錄單（三） 工作程序確定催辦的范圍確定催辦方法進行催辦（四） 注意事項對領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的、緊急文書要重點催辦　　　　　　　　　　　　　　　　第三節(jié) 文檔管理 　　　　　　　　　　　 ●檔案利用●檔案參考材料的編寫●電子檔案的管理一、 檔案利用（一） 含義檔案利用是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。它改變了檔案原來的形式，屬于三次文獻。 企業(yè)史志2003/11（A）出具檔案證明 （B）檔案檢索（C）制發(fā)檔案復(fù)制本 （D）印發(fā)目錄]1檔案借出使用時，（　?。?yīng)用文書的概念與制發(fā)程序；商務(wù)文書——處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書。2005/5(A)擬辦 (B)審核(C)簽發(fā) (D)批辦答案：一、填空 行政公文、商務(wù)文書、事務(wù)文書 13二、簡答：草擬——審核——簽發(fā)——復(fù)核——繕印——用印——發(fā)文登記——分發(fā)見書P2三、選擇2C　　　　　　　　　　　　　　　　第二節(jié) 應(yīng)用文書的格式　　　　　　　　　　　一、 通用公文的格式指公文的外觀樣式，即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。如001至999“②”表示　秘密等級和保密期限秘密公文的秘密等級共有三級：“絕密”、“機密”、“秘密”。 版頭這一格式項目需要特別注意的問題還有： **發(fā)文機關(guān)名稱必須使用全稱或規(guī)范化簡稱，不得出現(xiàn)所指不明或容易誤解的情況。年份加六角括號，例如：〔1999〕。 序號是機關(guān)發(fā)文的流水號，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是1號，以后依次順排即可。機關(guān)名稱后的“文件”二字居縱向中央。密級標(biāo)注在公文首頁版心右上角第一行。一般每面排22行，每行排28個字。二、文書的制發(fā)過程（一）通用公文的制發(fā)程序草擬——審核——簽發(fā)——復(fù)核——繕印——用印——發(fā)文登記——分發(fā)（二）事務(wù)文書、商務(wù)文書的制度發(fā)程序事務(wù)文書、商務(wù)文書各有多種下屬文書，其內(nèi)容、體式、功能各不相同，因此，沒有行政文書那么嚴格的、縝密的制發(fā)程序。應(yīng)用文書的要素；2005/6(A)跟蹤卡 (B)問卷(C)文檔日志 (D)文摘11公司檔案室在進行檔案服務(wù)時，應(yīng)考慮到（　?。n案資料的需求。 科技手冊 大事記 分析利用需求夠針對不同工作人員提供服務(wù)1) 滿足計劃決策人員對檔案的需求——主要服務(wù)對象性質(zhì)與范圍概括性、綜合性強的高層次信息；可信度高內(nèi)容政策性文件和分析論證材料。在制作投標(biāo)書的時候，有一些項目很細小，也很容易做，但稍一粗心大意，就會影響全局，導(dǎo)致全盤皆輸。而且不可以簡寫。一定要以招標(biāo)單位所提出的各頂要求為依據(jù)，展示自己的實力優(yōu)勢。只要把所要講的內(nèi)容簡要介紹、突出重點即可。 特點內(nèi)容針對性強；語言平易通俗交流具有互動性 分類 注意事項（1） 口齒清晰、吐詞準(zhǔn)確、注意語調(diào)的抑揚頓挫是講話者應(yīng)具備的基本條件（2） 內(nèi)容具有針對性（3） 觀點鮮明，主題明確。 綜合性總結(jié) 專題性總結(jié)（二） 要求 必須以黨的路線方針政策為依據(jù)，或單位的規(guī)章制度為指導(dǎo) 堅持實事求是 總結(jié)出有規(guī)律性的東西 分清主次，突出重點 語言簡明、準(zhǔn)確（三） 總結(jié)的結(jié)構(gòu)與寫法結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部 標(biāo)題 正文結(jié)構(gòu)：前言+主體+結(jié)尾前言：概括介紹基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績主體：成績和經(jīng)驗、存在的問題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等。所謂有辦法、有措施就是對完成計劃須動員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑等心中有數(shù)。安排是短期內(nèi)要做的，且范圍不大、內(nèi)容單一、布置具體的一類計劃。例《學(xué)校爭創(chuàng)文明校園的打算》。綱要和規(guī)劃相同，它們都是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)戰(zhàn)略方針，為實現(xiàn)總體目標(biāo)對某個地區(qū)或某一事項作出長遠部署。有的調(diào)查報告還要提出對策措施，供有關(guān)決策者參考。如:《消費者眼中的海峽都市報 棗海峽都市報讀者群研究報告》。經(jīng)研究，擬錄用高校碩士畢業(yè)生4人。諸葛芮，男，35歲，2000年進入第二分公司，現(xiàn)為第二分公司五對司機。為此，市政府決定對化工廠給予通報表揚，并獎給錦旗一面，獎金元。附件：培訓(xùn)中心先進事跡企劃部先進事跡銷售部先進事跡第四分公司先進事跡 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　京城公司二○○二年一月十日分析：“①”表示　標(biāo)題：發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種例文一事由＋文種如例文二“②”表示主送機關(guān)應(yīng)寫主送機關(guān)，且應(yīng)為下級機關(guān)。比較項目公告通告相異發(fā)文機關(guān)國家權(quán)力機關(guān)、行政系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，級別較高各級行政機關(guān)、有關(guān)部門，不受級別的限制內(nèi)容的重要性重要事項或法定事項應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項告知范圍向國內(nèi)外公布在一定范圍內(nèi)針對某一方面的問題寫作要求一般采用篇段合一語氣平和，采用條文式相同行政機關(guān)特有的文種；都可以通過新聞媒介或廣為張貼的方法加以公布二、 示例分析與寫作提示例文一結(jié)構(gòu)：標(biāo)題＋正文＋落款＋成文日期　　　　　　　　　　北京市公安局公安交通管理局①關(guān)于對108國道部分路段采取交通管理措施的通告二○○四年第16號?、跒榱吮Ｕ?08國道的交通安全暢通，根據(jù)《中華人民共和國交通安全法》的有關(guān)規(guī)定，決定從2004年9月29日起，對108國道部分路段采取以下交通管理措施：一、108國道進京方向晝夜禁止20噸（含）以上貨運機動車通行；二、108國道出京方向晝夜禁止5噸（含）以上貨運機動車通行。(A)簡介 (B)剪報 (C)目錄 (D)文摘信息開發(fā)的主要形式（1）剪報（2）索引（3）目錄編制（4）文獻（5）信息資料冊（6）簡訊（7）調(diào)查報告信息編寫的類型（1）動態(tài)型信息（2）建議型信息（3）經(jīng)驗型信息（4）問題型信息（5）預(yù)測型信息信息開發(fā)的要求：注重調(diào)查研究，通過各種渠道全面、及時獲取信息，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，運用信息開發(fā)技巧，加強對信息的加工，綜合分析，提煉和根據(jù)，開發(fā)出特色，利用價值大，可信度高的信息。規(guī)則型計劃 制定工作計劃的方法（1）根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項項列出所要完成的傷務(wù)（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序百行數(shù)字編號標(biāo)記出任務(wù)完成的時間前后順序（4）列出完成每一項任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息（5）明確完成每一項任務(wù)的各個階段指標(biāo)和估算的時間要求（6）指明每一項任務(wù)的負責(zé)部門或承擔(dān)人以及負責(zé)人（7）從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應(yīng)何時完成（8）明確工作進展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報告（9）明確工作進展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理計劃的內(nèi)容和要求行動計劃是用于管理時間和工作任務(wù)的文件。通過這次事件，我認為應(yīng)加強對員工進行緊急情況的預(yù)防措施和對措施的教育。需要找出問題比較突出的流程評價：確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)分析：尋找所存在問題和差距的原因改進：提出可行的改進方案實施：實施改進方案，并對結(jié)果進行監(jiān)控（三）注意事項工作流程應(yīng)不受組織性質(zhì)或功能性結(jié)構(gòu)的束縛流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人負責(zé)流程要與其他流程及客戶需求相結(jié)合各流程應(yīng)相互獨立，又在整體上嚴密不漏流程本身要有不斷改善的空間和彈性復(fù)檢的次數(shù)越少越理想（四）相關(guān)鏈接工作流程分析改進的基本步驟：我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）應(yīng)在何處（改進的目標(biāo)）如何到達該處（改進的方法）二、處理突發(fā)事件（一）相關(guān)知識突發(fā)事伯的種類突發(fā)事件是指發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來危險，需要立即采取應(yīng)對措施，盡力控制的。準(zhǔn)備工作（1）了解背景資料：對方的背景資料，可能提出的問題，及習(xí)俗禁忌、禮儀特征等。女士優(yōu)先一、 會議籌備方案的擬訂(一) 、會議籌備方案的內(nèi)容 確定會議的主題與議題 確定會議的名稱 確定會議的議程 確定會議的時間和地點 確定會議所需設(shè)備和工具能滿足會議的需要 確定會議文件的范圍并做好文件的印制或復(fù)印工作 確定會議與會代表的組成 確定會議經(jīng)費預(yù)算 確定會議住宿和餐飲安排 確定會議的籌備機構(gòu)(二) 、會議籌備方案的作用 確保會議的周密組織 確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位 確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行(三) 、電話會議及視頻會議的知識 電話會議1) 電話會議交流信息的特點A. 方便靈活，準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速，電子通信會議中花費最少的B. 缺少身體語言，難以進行互動交流，缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 適用于分公司不遠、規(guī)模不大的企業(yè)2) 電話會議信息工作的要求A. 準(zhǔn)確發(fā)出開會信息B. 認真分發(fā)會議書面信息材料C. 合理安排會場信息傳輸設(shè)備D. 按時接通電話E. 通報出席情況F. 做好會議記錄 視頻會議1) 視頻會議的特點A. 實現(xiàn)聲音和圖像同時傳送B. 打破空間的限制C. 節(jié)省時間、費用D. 交流效果較好E. 局限：初始準(zhǔn)備時間較長、初始投入成本較高，互動效果差，交流不夠廣泛2) 視頻會議信息工作的要求A. 發(fā)出開會信息B. 分發(fā)文件信息資料C. 布置會場D. 設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備E. 做好會議信息準(zhǔn)備F. 采用先集中后分散的形式G. 匯總情況信息(四) 、遠程會議籌備方案的特點 節(jié)省時間和金錢、可以做永久記錄、交流更加直接與簡短 籌備會議方案時與先與電信公司溝通，包括會議的日期、起止時間、參會人數(shù)等 會議資料寄給與會人員，以便使他們有時間準(zhǔn)備會議討論 專人負責(zé)遠程會議設(shè)備(五) 、會務(wù)機構(gòu)分工的要求 根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍 會務(wù)機構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人 加強協(xié)調(diào)、定期溝通(六) 、工作程序 組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領(lǐng)導(dǎo)審核方案二、 檢查會務(wù)的籌備情況(一) 、會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容 會議準(zhǔn)備是否充分 會議期間能否排除各種干擾 環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備 文件材料的準(zhǔn)備情況 會場布置情況的檢查 會議保衛(wèi)工作的檢查1) 確保會場內(nèi)所有設(shè)備線路、運轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠2) 確保會場內(nèi)消防設(shè)施齊全有效3) 確保會場的防竊聽裝置靈敏高效4) 確保會場的防盜設(shè)施處于運行狀態(tài)5) 檢查進出會場人員的身份，盡量不須與會議無關(guān)人士進入會場 檢查的其他內(nèi)容1) 頒獎大會——獎品、頒獎順序2) 選舉會議——票箱、投票、計票3) 現(xiàn)場會——參觀現(xiàn)場、參觀順序、線路4) 攝影座次(二) 、會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式 書面形式 口頭形式 協(xié)調(diào)會形式(三) 、會務(wù)籌備情況檢查的方法 聽取會議籌備人員的匯報 會前現(xiàn)場檢查1) 確保所有事項都條理清晰2) 注意氣味3) 設(shè)立入場登記臺4) 佩戴徽章、名牌5) 準(zhǔn)備接待休息室6) 安排接待、服務(wù)人員(四) 、工作程序 開會檢查的程序1) 自我檢查，將檢查結(jié)果上報領(lǐng)導(dǎo)小組2) 領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過協(xié)調(diào)確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知3) 召開籌備檢查協(xié)調(diào)會，聽取匯報，現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調(diào)的問題4) 匯報會后以電話、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實 現(xiàn)場檢查的程序1) 制定現(xiàn)場檢查路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關(guān)籌備部門2) 將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總3) 按既定的檢查路線和項目注意現(xiàn)場核對，對達到和未達到預(yù)期要求的準(zhǔn)備項目要有明確記錄4) 對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，以電話、文件或會議等形式及時通報給相關(guān)籌備部門予以糾正(五) 、注意事項 會務(wù)籌備情況檢查的匯報材料1) 匯報材料實現(xiàn)要認真核實，根據(jù)會議籌備方案的預(yù)先設(shè)計進行比較和檢查2) 突出問題，提出對策，注重實效3) 有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過于籠統(tǒng) 對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正1) 先對問題的性質(zhì)和范圍進行分析，確定問題對會議質(zhì)量的影響程度2) 找出問題產(chǎn)生的原因，尋找解決問題的方法3) 在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備4) 責(zé)任到人，抓緊落實，并及時將糾偏的結(jié)果進行通報三、 審核會議文件(一) 、會議文件的類型 有關(guān)會議立項方面的文件 有關(guān)會議籌備工作的文件 有關(guān)會議內(nèi)容的文件 有關(guān)會議宣傳報道的文件 有關(guān)會議管理與服務(wù)方面的文件 不同載體的信息材料 各種形式的文件材料1) 指導(dǎo)文書2) 主題文書3) 程序文書4) 參考文書5) 管理文書6) 成果文書7) 宣傳、傳達文書