【正文】 一、 通用公文的格式指公文的外觀樣式，即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識(shí)的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。（二）通用公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則眉首1) 公文份數(shù)序號(hào)2) 秘密等級(jí)和保密期限3) 緊急程度4) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)5) 發(fā)文字號(hào)6) 簽發(fā)人（會(huì)簽人）7) 紅色反線 　　①00001　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　?、跈C(jī)密★一年　③ 特 急?、芪募?⑤〔2006〕號(hào) 眉首分析：“①”表示　公文份數(shù)序號(hào)行政公文要求“絕密”“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號(hào)，黨的機(jī)關(guān)公文要求凡秘密公文都要標(biāo)明份號(hào)。如001至999“②”表示　秘密等級(jí)和保密期限秘密公文的秘密等級(jí)共有三級(jí)：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。如“機(jī) 密”“③”表示 不是事關(guān)重大、需要緊急辦理的公文，不得標(biāo)注此項(xiàng)。 版頭這一格式項(xiàng)目需要特別注意的問題還有： **發(fā)文機(jī)關(guān)名稱必須使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不得出現(xiàn)所指不明或容易誤解的情況?！阿荨北硎尽“l(fā)文字號(hào)有固定的模式：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字＋年份(發(fā)文年度)＋序號(hào)(發(fā)文順序號(hào)) 機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的極度簡(jiǎn)縮，但還能識(shí)別出是哪一個(gè)機(jī)關(guān)。年份加六角括號(hào)，例如：〔1999〕。 發(fā)文字號(hào)之下4MM處印一條與。 序號(hào)是機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號(hào)，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是1號(hào)，以后依次順排即可。陜西省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“陜政字”，四川省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“川府”，根據(jù)代字可以看出發(fā)文的是什么機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)名稱后的“文件”二字居縱向中央。“④”表示　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成，也可以只有機(jī)關(guān)名稱不加“文件”二字。密級(jí)標(biāo)注在公文首頁(yè)版心右上角第一行。 份號(hào)的位置在公文首頁(yè)版心的左上角第1行。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。二、簡(jiǎn)答通用公文發(fā)文辦理的一般程序。二、文書的制發(fā)過程（一）通用公文的制發(fā)程序草擬——審核——簽發(fā)——復(fù)核——繕印——用印——發(fā)文登記——分發(fā)（二）事務(wù)文書、商務(wù)文書的制度發(fā)程序事務(wù)文書、商務(wù)文書各有多種下屬文書，其內(nèi)容、體式、功能各不相同，因此，沒有行政文書那么嚴(yán)格的、縝密的制發(fā)程序。主要有13種公文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要、事務(wù)文書——處理日常事務(wù)所使用的文書。應(yīng)用文書的要素；2003年8月（A） 突出一定時(shí)期的中心工作，重大事件和要事（B） 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖來確定（C） 突出活動(dòng)本身（D） 立足本企業(yè)性質(zhì)、任務(wù)和職能　11依據(jù)一定題目和所存檔案來編寫檔案參考資料的種類有（　?。?005/6(A)跟蹤卡 (B)問卷(C)文檔日志 (D)文摘11公司檔案室在進(jìn)行檔案服務(wù)時(shí)，應(yīng)考慮到（　　）對(duì)檔案資料的需求。2003年11月（A）利用檔案 （B）檔案提供利用 （C）檔案咨詢 （D）檔案辦理10為妥善保護(hù)檔案，并緩解供需矛盾，在開展檔案利用工作時(shí)間可采用（　　）的形式。 科技手冊(cè) 科技成果簡(jiǎn)介 大事記 范圍 利用需求穩(wěn)定，表現(xiàn)為對(duì)某一個(gè)或多個(gè)主題的檔案信息的需求形式更傾向于原始材料，要求提供關(guān)于某一專題的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息時(shí)間相對(duì)寬松4) 滿足工程科技人員對(duì)檔案的需求 性質(zhì)提供針對(duì)性強(qiáng)和內(nèi)容具體的信息。 分析利用需求夠針對(duì)不同工作人員提供服務(wù)1) 滿足計(jì)劃決策人員對(duì)檔案的需求——主要服務(wù)對(duì)象性質(zhì)與范圍概括性、綜合性強(qiáng)的高層次信息；可信度高內(nèi)容政策性文件和分析論證材料。（二） 要求熟悉有關(guān)的政策合規(guī)定；熟悉本單位各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定擬辦意見要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況擬辦意見力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔（三） 工作程序明確擬辦范圍閱讀文書內(nèi)容提出擬辦意見（四） 注意事項(xiàng)擬辦意見要明確具體應(yīng)寫明對(duì)文書進(jìn)行閱示的領(lǐng)導(dǎo)或文書承辦部門寫清楚承辦的時(shí)限和要求寫明發(fā)送范圍和閱讀范圍三、 文書的承辦（一） 含義是指按照文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示、結(jié)合工作的實(shí)際情況，具體處理文件的工作。在制作投標(biāo)書的時(shí)候，有一些項(xiàng)目很細(xì)小，也很容易做，但稍一粗心大意，就會(huì)影響全局，導(dǎo)致全盤皆輸?！皹?biāo)函”、“項(xiàng)目實(shí)施方案”、“技術(shù)措施”、“售后服務(wù)承諾”等都是投標(biāo)書的重要部分，也是體現(xiàn)投標(biāo)者是否具有竟?fàn)帉?shí)力的具體表現(xiàn)。而且不可以簡(jiǎn)寫。法律約束力。一定要以招標(biāo)單位所提出的各頂要求為依據(jù)，展示自己的實(shí)力優(yōu)勢(shì)。投標(biāo)書（一） 概念投標(biāo)書又稱“標(biāo)函”，是投標(biāo)人為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人的要求，具體地向招標(biāo)人提出訂立合同的建議，是提供給招標(biāo)人的備選方案的文本。只要把所要講的內(nèi)容簡(jiǎn)要介紹、突出重點(diǎn)即可。因此在從事這一文體寫作時(shí)，內(nèi)容要具備較強(qiáng)的邏輯性，要有條有理，有依有據(jù)。 特點(diǎn)內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)；語(yǔ)言平易通俗交流具有互動(dòng)性 分類 注意事項(xiàng)（1） 口齒清晰、吐詞準(zhǔn)確、注意語(yǔ)調(diào)的抑揚(yáng)頓挫是講話者應(yīng)具備的基本條件（2） 內(nèi)容具有針對(duì)性（3） 觀點(diǎn)鮮明，主題明確。 特點(diǎn)第一， 個(gè)人性第二， 真實(shí)性第三， 通俗性（二）結(jié)構(gòu) 標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期標(biāo)題　有四種寫法：一是只寫“述職報(bào)告”四個(gè)字；二是“ＸＸ年任ＸＸ職務(wù)期間的工作匯報(bào)”的公文寫法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（職務(wù)）ＸＸ會(huì)議上的匯報(bào)（或報(bào)告）”的寫法；四是新聞標(biāo)題式的寫法。 綜合性總結(jié) 專題性總結(jié)（二） 要求 必須以黨的路線方針政策為依據(jù)，或單位的規(guī)章制度為指導(dǎo) 堅(jiān)持實(shí)事求是 總結(jié)出有規(guī)律性的東西 分清主次，突出重點(diǎn) 語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確（三） 總結(jié)的結(jié)構(gòu)與寫法結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部 標(biāo)題 正文結(jié)構(gòu)：前言+主體+結(jié)尾前言：概括介紹基本情況，交代背景，點(diǎn)明主旨或說明成績(jī)主體：成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)、存在的問題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等。工作有先后、主次、緩急之分，進(jìn)程又有一定的階段性，為此在計(jì)劃中針對(duì)具體情況應(yīng)事先規(guī)劃好操作的步驟、各項(xiàng)工作的完成時(shí)限及責(zé)任人。所謂有辦法、有措施就是對(duì)完成計(jì)劃須動(dòng)員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑等心中有數(shù)。首先要明確指出總目標(biāo)和基本任務(wù)，隨后應(yīng)根據(jù)實(shí)際內(nèi)容進(jìn)一步詳細(xì)、具體地寫出任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量指標(biāo)。安排是短期內(nèi)要做的，且范圍不大、內(nèi)容單一、布置具體的一類計(jì)劃。方案一般適合專項(xiàng)工作，其實(shí)施往往須經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)。例《學(xué)校爭(zhēng)創(chuàng)文明校園的打算》。相對(duì)來講，其適用時(shí)限較長(zhǎng)。綱要和規(guī)劃相同，它們都是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)戰(zhàn)略方針，為實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)對(duì)某個(gè)地區(qū)或某一事項(xiàng)作出長(zhǎng)遠(yuǎn)部署。因此，撰寫調(diào)查報(bào)告語(yǔ)言要力求簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確、通俗易懂。有的調(diào)查報(bào)告還要提出對(duì)策措施，供有關(guān)決策者參考。第三，介紹調(diào)查研究的方法。如:《消費(fèi)者眼中的海峽都市報(bào) 棗海峽都市報(bào)讀者群研究報(bào)告》。例文二注意事項(xiàng)： 準(zhǔn)確選擇文種 把握用語(yǔ)分寸事務(wù)文書的寫作一、 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告（一）概念和特點(diǎn)對(duì)市場(chǎng)調(diào)查所獲得的信息資料進(jìn)行整理，得出結(jié)論，提出合理建議的書面報(bào)告。經(jīng)研究，擬錄用高校碩士畢業(yè)生4人。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　鴻雁建筑有限公司注意事項(xiàng)： 不可用“文種”作標(biāo)題 慎用“決定 請(qǐng)批、批答函一、 含義它是請(qǐng)批函與批答函的合稱，是不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)合答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。諸葛芮，男，35歲，2000年進(jìn)入第二分公司，現(xiàn)為第二分公司五對(duì)司機(jī)。著眼于工作部署，對(duì)下級(jí)具有較強(qiáng)的行政約束力。為此，市政府決定對(duì)化工廠給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，并獎(jiǎng)給錦旗一面，獎(jiǎng)金元。⑤市政府⑥1999年1月17日分析：“①”表示　標(biāo)題不規(guī)范：應(yīng)由事由＋文種構(gòu)成“②”表示 標(biāo)點(diǎn)不對(duì)，改為逗號(hào)。附件：培訓(xùn)中心先進(jìn)事跡企劃部先進(jìn)事跡銷售部先進(jìn)事跡第四分公司先進(jìn)事跡 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　京城公司二○○二年一月十日分析：“①”表示　標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種例文一事由＋文種如例文二“②”表示主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫主送機(jī)關(guān)，且應(yīng)為下級(jí)機(jī)關(guān)。（二） 性質(zhì) 通報(bào)屬于獎(jiǎng)勵(lì)與告誡性公文這不同于通知 屬于傳達(dá)和知曉性公文通知——告知，但是傳達(dá)“要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)”，通報(bào)則是傳達(dá)“重要精神或者情況” 發(fā)布范圍，往往是在一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部使用。比較項(xiàng)目公告通告相異發(fā)文機(jī)關(guān)國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)、行政系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，級(jí)別較高各級(jí)行政機(jī)關(guān)、有關(guān)部門，不受級(jí)別的限制內(nèi)容的重要性重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)告知范圍向國(guó)內(nèi)外公布在一定范圍內(nèi)針對(duì)某一方面的問題寫作要求一般采用篇段合一語(yǔ)氣平和，采用條文式相同行政機(jī)關(guān)特有的文種；都可以通過新聞媒介或廣為張貼的方法加以公布二、 示例分析與寫作提示例文一結(jié)構(gòu)：標(biāo)題＋正文＋落款＋成文日期　　　　　　　　　　北京市公安局公安交通管理局①關(guān)于對(duì)108國(guó)道部分路段采取交通管理措施的通告二○○四年第16號(hào)?、跒榱吮Ｕ?08國(guó)道的交通安全暢通，根據(jù)《中華人民共和國(guó)交通安全法》的有關(guān)規(guī)定，決定從2004年9月29日起，對(duì)108國(guó)道部分路段采取以下交通管理措施：一、108國(guó)道進(jìn)京方向晝夜禁止20噸（含）以上貨運(yùn)機(jī)動(dòng)車通行；二、108國(guó)道出京方向晝夜禁止5噸（含）以上貨運(yùn)機(jī)動(dòng)車通行。信息利用的要求（1）遵守信息法則（2）維護(hù)信息安全（3）最大限度滿足信息需求（4）注意對(duì)日常信息的積累（二）工作程序熟悉信息的內(nèi)容確定利用需求確定信息利用服務(wù)的途徑（1）信息檢索服務(wù)（2）信息加工服務(wù)（3）定題查詢服務(wù)（4）信息咨詢服務(wù)（5）網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)獲取信息提供信息（三）注意事項(xiàng)跟蹤卡和文檔日志記錄信息借閱情況三、信息的反饋（一）相關(guān)知識(shí)信息反饋的目的信息反饋的特點(diǎn)（1）針對(duì)性（2）及時(shí)性（3）連續(xù)性信息反饋的形式（1）正反饋與負(fù)反饋（2）縱向反饋和橫向反饋（3）前反饋和后反饋信息反饋的要求（1）準(zhǔn)確真實(shí)（2）盡量縮短信息反饋時(shí)間（3）要廣泛全面，多信源，多通道反饋（二）工作程序明確目標(biāo)選擇信息反饋的方法獲取反饋信息加工分析反饋信息傳遞反饋信息利用反饋信息（三）注意事項(xiàng)及時(shí)了解各方面的反映報(bào)喜也要報(bào)憂　第三章 文書擬寫與處理　　　　　　　　　 本章知識(shí)體系提要：第一節(jié)：文書的擬寫第二節(jié)：收發(fā)文的處理第三節(jié)：文檔管理公務(wù)文書的寫作通告一、 基本概念的了解（一） 含義是公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)該遵守或者應(yīng)該周知的事項(xiàng)的公文。(A)簡(jiǎn)介 (B)剪報(bào) (C)目錄 (D)文摘信息開發(fā)的主要形式（1）剪報(bào)（2）索引（3）目錄編制（4）文獻(xiàn)（5）信息資料冊(cè)（6）簡(jiǎn)訊（7）調(diào)查報(bào)告信息編寫的類型（1）動(dòng)態(tài)型信息（2）建議型信息（3）經(jīng)驗(yàn)型信息（4）問題型信息（5）預(yù)測(cè)型信息信息開發(fā)的要求：注重調(diào)查研究，通過各種渠道全面、及時(shí)獲取信息，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，運(yùn)用信息開發(fā)技巧，加強(qiáng)對(duì)信息的加工，綜合分析，提煉和根據(jù)，開發(fā)出特色，利用價(jià)值大，可信度高的信息。零基預(yù)算方法：以零為基數(shù)編制的預(yù)算。規(guī)則型計(jì)劃 制定工作計(jì)劃的方法（1）根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項(xiàng)項(xiàng)列出所要完成的傷務(wù)（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序百行數(shù)字編號(hào)標(biāo)記出任務(wù)完成的時(shí)間前后順序（4）列出完成每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息（5）明確完成每一項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求（6）指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人（7）從最終完成的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)何時(shí)完成（8）明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問題向誰(shuí)報(bào)告（9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理計(jì)劃的內(nèi)容和要求行動(dòng)計(jì)劃是用于管理時(shí)間和工作任務(wù)的文件。政策型計(jì)劃通過這次事件，我認(rèn)為應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工進(jìn)行緊急情況的預(yù)防措施和對(duì)措施的教育。(A)證明人姓名 (B)法人姓名(C)上司姓名 (D)記錄人姓名工傷情況報(bào)告表記錄受傷人的信息，傷情和處理情況。需要找出問題比較突出的流程評(píng)價(jià)：確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)分析：尋找所存在問題和差距的原因改進(jìn)：提出可行的改進(jìn)方案實(shí)施：實(shí)施改進(jìn)方案，并對(duì)結(jié)果進(jìn)行監(jiān)控（三）注意事項(xiàng)工作流程應(yīng)不受組織性質(zhì)或功能性結(jié)構(gòu)的束縛流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人負(fù)責(zé)流程要與其他流程及客戶需求相結(jié)合各流程應(yīng)相互獨(dú)立，又在整體上嚴(yán)密不漏流程本身要有不斷改善的空間和彈性復(fù)檢的次數(shù)越少越理想（四）相關(guān)鏈接工作流程分析改進(jìn)的基本步驟：我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）應(yīng)在何處（改進(jìn)的目標(biāo)）如何到達(dá)該處（改進(jìn)的方法）二、處理突發(fā)事件（一）相關(guān)知識(shí)突發(fā)事伯的種類突發(fā)事件是指發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制的。同時(shí)主方應(yīng)先于客方對(duì)達(dá)會(huì)場(chǎng)，并在客方到時(shí)迎接；會(huì)見、會(huì)談送別客人四、涉外宴請(qǐng)的常識(shí)（一）相關(guān)知識(shí)涉外宴請(qǐng)的原則：（1）宴請(qǐng)的環(huán)境十分重要，要選取雅致、安靜的地方（2）點(diǎn)菜要考慮外賓的宗教信仰的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別（3）菜肴要有特色，可以精致、豐盛。準(zhǔn)備工