【正文】 的電視機(jī)等潑水05年5月實(shí)務(wù)題：高葉： 前幾日，前臺(tái)秘書發(fā)現(xiàn)在公共接待區(qū)有一無人認(rèn)領(lǐng)的可疑提包，造成前臺(tái)工作人員的一場虛驚。(A)開展本行業(yè)業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn) (B)制定緊急應(yīng)對工作程序(C)保護(hù)現(xiàn)場并等待有關(guān)人員處理 (D)實(shí)施緊急情況模擬演練三、完成督促檢查工作（一）相關(guān)知識(shí)督查工作的內(nèi)容與特點(diǎn)督查工作的內(nèi)容：（1）上級領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司批示進(jìn)行督促的事項(xiàng)（2）上級直屬單位的重要工作部署與重要會(huì)議精神的貫徹落實(shí)（3）本單位的中心工作，重要會(huì)議及文件決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況（4）新聞媒體和重要客戶對本單位的批證建議的答復(fù)與處理情況（5）人大代表，政協(xié)委員以及職代會(huì)，股東會(huì)的議案，提案和建議的辦理情況（6）下級單位請示事項(xiàng)的答復(fù)與辦理情況，及基層請求上級機(jī)關(guān)幫助解決的問題的處理（7）在日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解的，提議列入專項(xiàng)督促，并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重要事項(xiàng)秘書督促工作的特點(diǎn)：（1）復(fù)雜性（2）原則性（3）時(shí)限性（4）權(quán)威性督查工作的原則與方法督查工作的原則：（1）實(shí)事求是的原則（2）主動(dòng)性原則（3）分層次落實(shí)原則（4）時(shí)效性原則（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則督查工作的方法：（1）書面督查（2）電話督查（3）專項(xiàng)督查（4）會(huì)議督查（5）調(diào)研督查（二）工作程序交辦轉(zhuǎn)辦承辦催辦檢查辦理辦結(jié)回告審核立卷歸檔（三）注意事項(xiàng)查辦，催辦技巧（1）與信息工作相結(jié)合（2）與調(diào)查研究工作相結(jié)合（3）堅(jiān)持歸口辦理，分級負(fù)責(zé)（4）堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度督查工作的注意事項(xiàng)（1）實(shí)事求是（2）授權(quán)督查（3）辦實(shí)事（4）謙虛謹(jǐn)慎四、制定工作計(jì)劃（一）相關(guān)知識(shí)辦公室工作計(jì)劃的種類（1）按照時(shí)間序列：長期，中期，短期（2）按幅度和范圍：目標(biāo)型計(jì)劃（二）工作程序調(diào)查本單位在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)確定同一任務(wù)的不同承辦周期確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期六、對辦公室工作地行評估（一）相關(guān)知識(shí)辦公室工作評估的意義（1）提高了管理工作效率（2）明確了組織機(jī)構(gòu)的建制（3）促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任（4）有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作工作質(zhì)量評估的要求（1）目標(biāo)會(huì)具有多樣性，要注意不要主要目標(biāo)過多（2）確定適合自己的目標(biāo)是否較容易的，注意相互支持和連接（二）工作程序辦公室工作目標(biāo)管理過程（1）建立一套完整的目標(biāo)體系（2）制定目標(biāo)（3）組織實(shí)施（4）檢查和評估辦公室工作量化管理（1）優(yōu)化勞動(dòng)組合（2）定員定編（3）工作定額（4）定量考核辦公室工作評估（1）數(shù)量目標(biāo)評估（2）質(zhì)量目標(biāo)評估　　　　　　　　　　　　　　　第四節(jié) 辦公用品管理　　　　　　　　　　 　一、辦公用品與設(shè)備的采購程序（一）相關(guān)知識(shí)獲得設(shè)備使用權(quán)的方式（1）購買（2）租用政府采購概述（二） 工作程序提出購買申請審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi)招標(biāo)，選擇供應(yīng)商簽訂貨合同貨物入庫支付貨款（三）注意事項(xiàng)在自己職權(quán)范圍內(nèi)，依程序進(jìn)行購置按采購程序與供應(yīng)方確定購貨內(nèi)容，總費(fèi)用，交貨和售后服務(wù)等，形成整套購買文件仔細(xì)檢查如發(fā)現(xiàn)不對，馬上聯(lián)系做好相關(guān)的文件與單據(jù)保管二、采購預(yù)算方案的制定（一）相關(guān)知識(shí)采購預(yù)算方案的制定原則：真實(shí)性重點(diǎn)性目標(biāo)性經(jīng)濟(jì)合理性（二）工作程序確定預(yù)算的核算基數(shù)進(jìn)行市場調(diào)研確定采購產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格編寫預(yù)算方案（三）注意事項(xiàng)編制預(yù)算方案一定要進(jìn)行調(diào)查研究，一定要實(shí)事求是，不虛報(bào)價(jià)格不要一味的追求購買高檔的辦公用品或設(shè)備要購置的辦公用品或設(shè)備必須與當(dāng)前或預(yù)期所必需的事先要安排好要購置的設(shè)備所放置的位置慎重選擇供應(yīng)商，對其各方面做全面的比較要征求各方面的意見，方案要切實(shí)可行（四）相關(guān)鏈接預(yù)算的方法：傳統(tǒng)的預(yù)算方法：承襲上年度的經(jīng)費(fèi)，再加上一定比例的變動(dòng)。辦公資源檔案和運(yùn)行記錄是進(jìn)行辦公資源管理的核心（二）工作程序了解本單位所有辦公資源的基本情況對單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對不同資源進(jìn)行分類管理對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況（1）設(shè)備的購買信息（2）設(shè)備的保修信息（3）設(shè)備的維護(hù)合同（4）設(shè)備的操作指南（5）設(shè)備的基本信息（6）所有設(shè)備的情況列表（7）設(shè)備的日志記錄和故障登記定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析（1）是否因管理不明而導(dǎo)致不必要的流失（2）使用率如何？是否達(dá)到最大收益（3）運(yùn)行維護(hù)狀態(tài)如何？是否有足夠的備件（4）是否需要保養(yǎng)維護(hù)，下一次維護(hù)應(yīng)是什么時(shí)候（5）資源的購置計(jì)劃如何？是否超出預(yù)算（三）注意事項(xiàng)必須對單位所有的辦公資源進(jìn)行建檔，明確每一項(xiàng)資源所在的位置，在需要的時(shí)候能夠迅速找到它們要注意及時(shí)更新記錄，辦公資源的變動(dòng)情況要記錄在案要注意按規(guī)定清退辦公用品，員工離開本單位，應(yīng)退回領(lǐng)用的辦公用品辦公用品的領(lǐng)用，更換要依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行公司的員工流動(dòng)影響著辦公用品的調(diào)配和使用，應(yīng)隨時(shí)掌握員工的信息　　　　　　　　　　　　　　　　第五節(jié) 信息管理　　　　　　　　　　　　　一、信息的開發(fā)（一）相關(guān)知識(shí)信息開發(fā)的特性信息開發(fā)是對信息進(jìn)行全面挖掘，綜合分析，概括提煉，以獲得高層次信息的過程住處開發(fā)具有多次性、共享性、可存儲(chǔ)性等特點(diǎn)信息開發(fā)的類型一次信息開發(fā)：將無序信息轉(zhuǎn)化為有序信息，如剪報(bào)、外文文獻(xiàn)編譯等二次信息開發(fā)：對一次信息開發(fā)進(jìn)行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對信息進(jìn)行概括了解三次信息開發(fā)：是在一次、二次信息基礎(chǔ)之上，通過分析概括而形成更深層次的信息05年5月下列屬于一次信息的是( )。具有周期性，經(jīng)常征性，廣泛性和實(shí)效性的特點(diǎn)。如《**市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照年檢的通告》（三） 與公告的區(qū)別 通報(bào)一、 相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)（一） 概念通報(bào)——是表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況的公文?！?002年是公司發(fā)展史上具有重大意義的一年，各部門要與時(shí)俱進(jìn)，扎實(shí)工作，以優(yōu)異成績完成2002年的工作計(jì)劃。③成為市第一個(gè)安全生產(chǎn)年企業(yè)，為此，④政府決定對化工廠通報(bào)表彰。應(yīng)補(bǔ)上號(hào)召和要求改寫稿為：　　　　　　關(guān)于對市化工廠實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)年的表彰通報(bào)市化工廠采取有力措施，切實(shí)貫徹《安全生產(chǎn)條例》，建立安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制，1998年實(shí)現(xiàn)全年生產(chǎn)無事故，成為我市第一個(gè)安全生產(chǎn)年優(yōu)秀企業(yè)。特點(diǎn)：決策性制約性（二）類型指揮性決定——對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排的決定。附件：1. 《北京市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)質(zhì)量工作若干問題的決定》（京政發(fā)〔2002〕2號(hào)）?、芨粡?qiáng)公司二○○二年五月六日分析：“①”表示　發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種 例文一事由＋文種 如《關(guān)于環(huán)境保護(hù)工作的決定》“②”表示 主送機(jī)關(guān)　如果是下級機(jī)關(guān)，可以免寫“③”表示　正文　發(fā)文緣由＋決定事項(xiàng)＋要求“④”表示 成文日期的三種寫法：　　　　　鴻雁建筑有限公司關(guān)于給予諸葛芮行政處分的決定（二○○六年一月十五日公司辦公會(huì)議通過）為嚴(yán)明公司紀(jì)律，懲治玩忽職守行為，公司決定對發(fā)生在安順工地的事件進(jìn)行查處。希望公司全體職工引以為戒，振奮精神，嚴(yán)守紀(jì)律，做好各項(xiàng)本職工作。標(biāo)題： 機(jī)關(guān)＋事由＋文種 事由＋文種《關(guān)于擬錄用高校碩士畢業(yè)生的函》 發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋去（復(fù)）函機(jī)關(guān)＋文種市衛(wèi)生局關(guān)于擬錄用高校碩士畢業(yè)生的函市人事局：根據(jù)市委組織部、市人事局《關(guān)于2001年市級機(jī)關(guān)錄用應(yīng)屆高校碩士畢業(yè)生的通知》精神，我們對擬錄用到我局機(jī)關(guān)工作的高校碩士畢業(yè)生按規(guī)定程序進(jìn)行了考試、審查。正文發(fā)文緣由＋函事項(xiàng)＋尾語緣由——說明發(fā)函的原因、根據(jù)或背景事項(xiàng)——要求主送機(jī)關(guān)協(xié)辦的事項(xiàng)，或要求解決的問題尾語——“請審查批準(zhǔn)”、“當(dāng)否，請審批”“特此函復(fù)”《市居民住宅消費(fèi)需求調(diào)查報(bào)告》有的調(diào)查報(bào)告還采用正、副標(biāo)題形式，一般正標(biāo)題表達(dá)調(diào)查的主題，副標(biāo)題則具體表明調(diào)查的單位和問題。第二，調(diào)查對象和調(diào)查內(nèi)容，包括調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)、對象、范圍、調(diào)查要點(diǎn)及所要解答的問題。（3）正文（主體部分）包括三個(gè)部分：A． 情況部分B． 預(yù)測部分C． 建議部分（4）尾部主要是形成市場調(diào)查的基本結(jié)論，也就是對市場調(diào)查的結(jié)果作一個(gè)小結(jié)。事實(shí)求是調(diào)查報(bào)告的語言要簡明、準(zhǔn)確、易懂調(diào)查報(bào)告是給人看的， 無論是廠長、經(jīng)理， 還是其他一般的讀者，他們大多不喜歡冗長、乏味、呆板的語言，也不精通調(diào)查的專業(yè)術(shù)語。例：《市城市建設(shè)總體規(guī)劃》。設(shè)想是一種粗線條的、初步的、預(yù)備性的非正式計(jì)劃。相對設(shè)想，它的內(nèi)容范圍不大且考慮近期要做的。方案從目的、要求、方式、方法、進(jìn)度等都部署具體周密，有很強(qiáng)可操作性的計(jì)劃。例：《公司關(guān)于下屬企業(yè)19年扭虧增盈全面提高經(jīng)濟(jì)效益的意見》。1) 前言2) 主體目標(biāo)與任務(wù)。以什么方法，用什么措施確保完成任務(wù)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，這是有關(guān)計(jì)劃可操作性的關(guān)鍵一環(huán)。時(shí)限與步驟。我們接下來介紹：綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。述職報(bào)告（一） 概念與特點(diǎn) 概念 指各級領(lǐng)導(dǎo)干部及管理工作人員,向上級管理機(jī)關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書面報(bào)告。突出特點(diǎn)語言簡潔講話稿一、 基本概念 含義是講話者在公共場合就某一問題發(fā)表自己的見解或闡明某種事理而事先寫成的文稿。它不但是一種“廣告”，而且也是有一定的法律效應(yīng)后的文件。 ，但在寫作時(shí)，切忌長篇大論啰哩啰嗦。要求措辭誠懇語氣平和，盡量避免帶上個(gè)人主觀色彩。（二） 特點(diǎn)最突出的一個(gè)特征就是它的針對性。招標(biāo)單位只能選擇其一，充分展示自己的實(shí)力和優(yōu)勢，才能在競爭中脫穎而出。（三） 結(jié)構(gòu)和寫法標(biāo)題+正文+尾部 標(biāo)題由“投標(biāo)項(xiàng)目名稱+文種”或“投標(biāo)單位名稱+文種”構(gòu)成 正文送達(dá)單位+引言+主體+結(jié)尾（1） 送達(dá)單位——頂格寫（2） 引言——說明投標(biāo)的依據(jù)、目的和指導(dǎo)思想（3） 主體——提出目標(biāo)、要求，介紹投標(biāo)企業(yè)的現(xiàn)狀，明確投標(biāo)期限及投標(biāo)形式，擬訂標(biāo)的，填寫標(biāo)單等（4） 結(jié)尾寫明投標(biāo)單位的名稱、地址、電話號(hào)碼和傳真等。三、“重要部分”莫忽視。四、“細(xì)小項(xiàng)目”莫大意。（三） 工作程序 明確審核范圍 確定是否需要行文 審核文書內(nèi)容 檢查文字表達(dá) 檢查文件體式 檢查文書在處理程序上是否妥善完備二、 文書的擬辦（一） 含義是對文件的辦理提出初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)參考。檔案利用工作可以去分為：提供檔案利用 AND 利用檔案提供檔案利用——針對管理人員而言，指檔案管理部門和人員以所藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，向前來咨詢的人提供服務(wù)利用檔案——針對利用者，利用者以借閱、復(fù)制、摘錄等形式使用檔案的活動(dòng)（二） 工作程序 熟悉庫藏包括：檔案內(nèi)容、成分及存放位置，明確單位檔案的形成、整理狀況及利用價(jià)值。2) 滿足基層管理者對檔案的需求 性質(zhì)具體、詳盡、實(shí)用的信息內(nèi)容信息的專業(yè)性較強(qiáng)范圍單位內(nèi)部信息3) 滿足科研人員對檔案的需求單位內(nèi)部科研人員，一般從事的是應(yīng)用技術(shù)的研究，也有少數(shù)開展基礎(chǔ)研究。（二） 要求 在獲取豐富的檔案材料的基礎(chǔ)上，選擇準(zhǔn)確、典型的材料； 編寫要真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意其保密性 問題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝練，概括性強(qiáng)（三） 工作程序 確定編寫檔案參考資料的種類幾種常見的檔案參考資料的編寫 會(huì)議簡介 科技圖冊(二) 特點(diǎn)1) 非人工識(shí)讀性2) 對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性3) 信息的可變性4) 信息與載體的可分離性5) 信息的可共享性6) 多種信息載體的集成性(三) 種類按照電子檔案的存在形式劃分按照電子檔案的功能劃分(四) 要求真實(shí)性完整性可讀性（五）工作程序電子檔案的收集累積電子檔案的歸檔電子檔案的保管電子檔案的利用a) 電子閱覽室b) 復(fù)制c) 出借d) 在線利用11公司銷售人員到辦公室借閱上一年度產(chǎn)品銷售統(tǒng)計(jì)表，其活動(dòng)屬于（　?。?004/6（A）要履行審批手續(xù)　　　　　　　　?。˙）要及時(shí)摘錄（C）復(fù)制份數(shù)不能過多　　　　　　　?。―）應(yīng)要求按期歸還9信息利用中通常使用( )記錄信息借閱狀況。2003年8月（A）信息簡報(bào)　　　　　　　　　　　　　（B）企業(yè)手冊（C）文件匯集　　　　　　　　　　　　?。―）企業(yè)年鑒1編寫大事記時(shí)，選擇和確定大事要注意的因素是（　?。?。應(yīng)用文書的格式；又稱“通用公文”。主要包括：意想書、定貨單、商品說明書、市場調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同、可行性研究報(bào)告。 行政公文有____種。（一）通用公文用紙和印裝規(guī)格（ 要求字目閃動(dòng)） 采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙 公文頁面與版心尺寸 文字符號(hào)從左至右橫寫、橫排。 每一份公文的份號(hào)都不一樣，這在秘密公文的管理過程中有重要意義。 如無保密內(nèi)容，不得標(biāo)注此項(xiàng)，以免給工作增添麻煩。 緊急程度的標(biāo)注一般也在首頁右上角第2行，跟秘密等級上下排列，居秘密等級下方。 **幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，屬于行政公文的，要把參與發(fā)文的機(jī)關(guān)都排上，主辦機(jī)關(guān)排列在前，其它機(jī)關(guān)依次在下方整齊對應(yīng)排列。如：“國發(fā)”是國務(wù)院的機(jī)關(guān)代字；“中發(fā)”是中共中央的機(jī)關(guān)代字；“國辦發(fā)”是國務(wù)院辦公廳的機(jī)關(guān)代字。不得用圓括號(hào)或