【正文】 作（1）了解背景資料：對方的背景資料，可能提出的問題，及習俗禁忌、禮儀特征等。按禮賓次序排列座次，名次、出場次序二、安排涉外迎送儀式（一）相關知識涉外迎送禮儀的要求迎賓禮儀：在涉外活動中，當我方身為東道主時，為操作、落實迎賓活動而應當遵守的外事接待禮儀（1）發(fā)出邀請：明確邀請的規(guī)格，由東道國先發(fā)出邀請，采用書面的形式。女士優(yōu)先不卑不亢一、 會議籌備方案的擬訂(一) 、會議籌備方案的內容 確定會議的主題與議題 確定會議的名稱 確定會議的議程 確定會議的時間和地點 確定會議所需設備和工具能滿足會議的需要 確定會議文件的范圍并做好文件的印制或復印工作 確定會議與會代表的組成 確定會議經費預算 確定會議住宿和餐飲安排 確定會議的籌備機構(二) 、會議籌備方案的作用 確保會議的周密組織 確保會議服務質量和溝通協(xié)調到位 確保領導的意圖得以貫徹執(zhí)行(三) 、電話會議及視頻會議的知識 電話會議1) 電話會議交流信息的特點A. 方便靈活，準備時間短，回復迅速，電子通信會議中花費最少的B. 缺少身體語言，難以進行互動交流，缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 適用于分公司不遠、規(guī)模不大的企業(yè)2) 電話會議信息工作的要求A. 準確發(fā)出開會信息B. 認真分發(fā)會議書面信息材料C. 合理安排會場信息傳輸設備D. 按時接通電話E. 通報出席情況F. 做好會議記錄 視頻會議1) 視頻會議的特點A. 實現(xiàn)聲音和圖像同時傳送B. 打破空間的限制C. 節(jié)省時間、費用D. 交流效果較好E. 局限：初始準備時間較長、初始投入成本較高，互動效果差，交流不夠廣泛2) 視頻會議信息工作的要求A. 發(fā)出開會信息B. 分發(fā)文件信息資料C. 布置會場D. 設置與檢查會場信息傳輸設備E. 做好會議信息準備F. 采用先集中后分散的形式G. 匯總情況信息(四) 、遠程會議籌備方案的特點 節(jié)省時間和金錢、可以做永久記錄、交流更加直接與簡短 籌備會議方案時與先與電信公司溝通，包括會議的日期、起止時間、參會人數(shù)等 會議資料寄給與會人員，以便使他們有時間準備會議討論 專人負責遠程會議設備(五) 、會務機構分工的要求 根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍 會務機構要分工明確、責任到人 加強協(xié)調、定期溝通(六) 、工作程序 組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領導審核方案二、 檢查會務的籌備情況(一) 、會務籌備情況檢查的主要內容 會議準備是否充分 會議期間能否排除各種干擾 環(huán)境條件與用品準備 文件材料的準備情況 會場布置情況的檢查 會議保衛(wèi)工作的檢查1) 確保會場內所有設備線路、運轉及操作規(guī)范的安全可靠2) 確保會場內消防設施齊全有效3) 確保會場的防竊聽裝置靈敏高效4) 確保會場的防盜設施處于運行狀態(tài)5) 檢查進出會場人員的身份，盡量不須與會議無關人士進入會場 檢查的其他內容1) 頒獎大會——獎品、頒獎順序2) 選舉會議——票箱、投票、計票3) 現(xiàn)場會——參觀現(xiàn)場、參觀順序、線路4) 攝影座次(二) 、會務籌備情況檢查結果的形式 書面形式 口頭形式 協(xié)調會形式(三) 、會務籌備情況檢查的方法 聽取會議籌備人員的匯報 會前現(xiàn)場檢查1) 確保所有事項都條理清晰2) 注意氣味3) 設立入場登記臺4) 佩戴徽章、名牌5) 準備接待休息室6) 安排接待、服務人員(四) 、工作程序 開會檢查的程序1) 自我檢查，將檢查結果上報領導小組2) 領導小組經過協(xié)調確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調會通知3) 召開籌備檢查協(xié)調會，聽取匯報，現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調的問題4) 匯報會后以電話、現(xiàn)場指導等方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實 現(xiàn)場檢查的程序1) 制定現(xiàn)場檢查路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關籌備部門2) 將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總3) 按既定的檢查路線和項目注意現(xiàn)場核對，對達到和未達到預期要求的準備項目要有明確記錄4) 對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，以電話、文件或會議等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正(五) 、注意事項 會務籌備情況檢查的匯報材料1) 匯報材料實現(xiàn)要認真核實，根據(jù)會議籌備方案的預先設計進行比較和檢查2) 突出問題，提出對策，注重實效3) 有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過于籠統(tǒng) 對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正1) 先對問題的性質和范圍進行分析，確定問題對會議質量的影響程度2) 找出問題產生的原因，尋找解決問題的方法3) 在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備4) 責任到人，抓緊落實，并及時將糾偏的結果進行通報三、 審核會議文件(一) 、會議文件的類型 有關會議立項方面的文件 有關會議籌備工作的文件 有關會議內容的文件 有關會議宣傳報道的文件 有關會議管理與服務方面的文件 不同載體的信息材料 各種形式的文件材料1) 指導文書2) 主題文書3) 程序文書4) 參考文書5) 管理文書6) 成果文書7) 宣傳、傳達文書(二) 、會議文件審核的內容 準確性和完整性 具體內容1) 審核會議文件與會議主題的關系2) 審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內容3) 審核會議文件內容事先是否經過調查研究，是否與實際相符4) 提交會議討論的文件設計有關單位和部門事先是否進行了會商，廣泛征求了意見，并取得了一致的意見。學習內容：擬定各種會議的籌備方案、檢查會務的籌備情況、審核會議文件、與領導溝通會議的有關事宜和擬定會議的應急方案。 樹立自信心，確信自己能對任何沖突產生積極的影響 消除交流障礙 強調問題 使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極的批評和建議(二) 、工作程序 了解議題和議程 準時宣布開會 有效引導議題二、 監(jiān)督會議經費的使用(一) 、會議經費的類型 與會人員交費1) 會員及非會員交費2) 陪同人員交費與會人員交費=預期的與會人員人數(shù)*交費額+預期陪同人數(shù)*交費額交費折扣額 參展商交費 聯(lián)合主辦者交費 廣告、贊助和捐助 公司分配 其他收入項目1) 錄音、錄像帶和出版物2) 旅行、餐飲(二) 、會議經費使用的主要方面 文件資料費 郵電通訊費 會議設備和用品費 會議場所租用費 會議辦公費 會議宣傳交際費 會議住宿補貼費 會議伙食補貼 會議交通費 其他開支(三) 、會議經費使用的監(jiān)督方法 報告和會議 授權與自我控制 質量 損益平衡表 比率分析 審核時要逐項細審(四) 、工作程序 申請經費 主管領導審批 財務部審批 財務人員提取現(xiàn)金或填寫支票 經費支出 審核會議經費支出三、 處理會中突發(fā)事件(一) 、會中突發(fā)事件的類型 人員問題 健康與安全問題 行為問題(二) 、處理會中突發(fā)事件的方法 處理人員問題——替代者，修改議程 處理健康與安全問題——專門的安全小組 處理行為問題——加強審核與溝通，提前做好準備(三) 、工作程序 向領導報告 啟動會議應急方案 實施應急方案 必要事項公共應急機構請求支援 善后工作(四) 、注意事項 處理會議突發(fā)事件的責任分工1) 有綜合管理、統(tǒng)籌安排的意識2) 增強責任意識，做到有備無患，事先做好應對突發(fā)事件的備用方案3) 加強崗位責任制建立嚴格值班制度 突發(fā)事件與規(guī)章制度1) 應急方案的定期檢查制度2) 突發(fā)事件的第一時間報告制度3) 各種應急設施的檢查維護制度4) 值班工作責任到人制度　　　　　　　　　　　　　　　　第三節(jié) 會后落實 　　　　　　　　　　　 學習目標：了解及時總結會議籌備、組織及服務工作；評估會議工作效率和質量等項工作；掌握會議總結的方式、內容，建立會議評估體系的意義和方法等項基本要求，實現(xiàn)有效的會晤管理學習內容：會后會議總結及評估一、 會議總結工作的內容和要求(一) 、會議總結的目的 檢查會議目標的實現(xiàn)情況 檢查各個小組的分工執(zhí)行情況 將員工自我總結和集體總結相結合，找出不足，明確未來工作的借鑒之處，改進會議的組織服務工作 獎懲相關人員，妥善解決會議的遺留問題(二) 、會議總結的方法與要求 會議總結的方法1) 座談會2) 表彰會3) 書面總結 會議總結的要求1) 根據(jù)崗位責任制和工作任務書的內容逐條對照檢查2) 切實回顧和檢查會議工作中好的方面和存在的問題，認真總結經驗教訓3) 有理有據(jù)，實事求是，突出重點，有所側重4) 總結一分為二，以激勵為主5) 總結出簡單易行的辦會程序和制度，使會議工作科學化、程序化和制度化(三) 、工作程序 對會議征詢意見，擬就工作總結稿 向領導報告會議結論 總結定稿 印發(fā) 歸檔 組織全體工作人員進行總結二、 會議評估工作的內容和要求(一) 、會議評估工作的內容 有效會議的要素 清晰的目標 適當?shù)臅r間 合適的地點 恰當?shù)男问?緊湊的議程 準確的信息傳遞 周密的前期準備 精心挑選的參會人員 參會人員得當?shù)谋憩F(xiàn) 領導人員良好的控制能力1 合理的內容安排 影響會議效率的主要因素1) 會議的必要性2) 會議前期準備工作的質量3) 會議責任分工4) 其他原因A. 會議多、長、大、高B. 會議指出超標，浪費驚人C. 會議準備不充分，質量不高D. 組織者組織不當(二) 、會議評估的標準 目標 會議時間評估 與會人員參與會議的狀態(tài)與收獲，對會議的滿意程度與理由，提出改進的意見或建議 會議服務評估 會議實際費用支出、會議成本評估 再度召開同樣會議是繼續(xù)推進與維持的事項(三) 、會議評估工作的方法和要求 對會議管理工作的總體評估 對主持人的評估 對會議工作人員的評估 設計會議評估表需考慮的要素(四) 、會議效果評估表格的設計方法 表格長度 填寫的難易程度 所問的問題 問卷的方式 分析數(shù)據(jù)的方式(五) 、會議效果評估的表格數(shù)據(jù)分析 數(shù)據(jù)類型1) 數(shù)量數(shù)據(jù)2) 質量數(shù)據(jù) 顯示數(shù)據(jù) 分析要點1) 根據(jù)活動類型和分析目的來獲得分析數(shù)據(jù)的結論2) 可用來給舉辦類似會議活動提供直截了當?shù)男畔?) 數(shù)據(jù)來源應包含代表的真實數(shù)據(jù)的反饋和會議有關工作人員的回答4) 從模棱兩可的回答中得出結論5) 分析報告須遞交給主管領導6) 分析內容應總結到報告中，統(tǒng)計數(shù)據(jù)和分析結果作為附錄附加在后面(六) 、工作程序 分析影響會議效果的主要因素 設計會議效果評估表 匯總評估結果(七) 、注意事項——會議結束后應避免的事項 欠缺會議記錄 對決議落實不力 不對會議的成敗得失進行總結 不解散已完成任務的委員會或工作小組 與會人員對會議感到不滿第二章　事務管理　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　第一節(jié) 接待一、確定涉外禮賓次序（一）相關知識涉外接待的原則與要求尊重個人提前通知有關各方：不論以何種方式排列，均應事先與外國來賓進行溝通協(xié)商，一般在發(fā)邀請信的時候就應注明禮賓次序的排列方法。通知對方有關事項：主方將會見的時間、地點、本方出席人、具體安排及有事事宜通知對方。迎接客人：主方應準確掌握會見、會談的時間、地點和雙方參加人員的名單。不同辦公模式的特點（二）注意事項辦公模式的選擇要慎重在新的辦公模式實施前，要建立一套與之適應的管理措施二、合理進行辦公室布局（一）相關知識辦公室的布局種類：開放式和封閉式合理進行辦公室布局的作用：（1）形成有效率的工作流程（2）有利于員工的工作分配（3）有利于工作順利完成不同辦公室布局的設計要求（1）空間的使用（2）開放式與封閉式辦公室（二）工作程序分析不同部門業(yè)務特點對于辦公條件的要求設計平面圖選擇辦公家具、設施和裝飾采光、溫度和通風（三）注意事項職工的人數(shù)購買或租用的面積機構的建制和辦公空間的分類組織經營的性質或內容部門間的工作聯(lián)系辦公室的間隔方式應符合工作的需要和保密的需要走廊樓梯通道的寬窄和暢通符合安全需要，并安排好公用區(qū)域辦公室要根據(jù)組織的發(fā)展變化，在設計上更講究靈活性　　　　　　　　　　　　　第三節(jié) 辦公室日常事務管理　　　　　　　　　 一、改進辦公室日常事務工作（一）相關知識改進辦公室日常事務工作流程的基本思路：重新安排修改替換合并精簡（二）工作程序定義：定義一個需要加以分析和改進的流程。05年5月：《事故情況記錄表》中應包括( )等。處理突發(fā)事件的工作流程（1）及時發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護好現(xiàn)場（2）查找問題的原因（3）成立臨時指揮中心（4）控制源頭，斧底抽薪（5）召開新聞發(fā)布會（三）注意事項一定要將供電電源切斷后再滅火如遇電視著火，要更加小心電視機或冒出白煙，應馬上拔掉插頭，應找專業(yè)人員檢查后才可再用切勿向失火