【正文】 同有關(guān)的來(lái)往信函、電話記錄、傳真、票據(jù)、圖表、音像資料及雙方變更或解除合同的協(xié)議等。（二）股份公司財(cái)務(wù)專用章和法人代表名章；子公司財(cái)務(wù)專用章和法人代表名章由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理。子公司的公章、法人代表簽名章，最 終經(jīng) 其總經(jīng)理批準(zhǔn)后使用。，應(yīng)特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)批準(zhǔn)人同意，辦理用印登記后，由監(jiān)印人陪同才能帶出用印( 用后立即歸還)。（二）公司Ⅰ、Ⅱ、 Ⅲ級(jí)檔案的管理由綜合管理部負(fù)責(zé)。、中心、子公司在一項(xiàng)工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將部門(mén)、機(jī)構(gòu)或個(gè)人手中的有保存利用價(jià)值的各類(lèi)資料原件整理，并按密級(jí)進(jìn)行分類(lèi)集中交綜合管理部存檔。 、美觀，密級(jí)劃分準(zhǔn)確、分類(lèi)清楚。 ，科學(xué)的采集、輸入、輸出信息，為公司決策提供信息資料。涉及公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料和重要技術(shù)資料（技術(shù)配方、源程序等電子文檔），須經(jīng)股份公司總裁批準(zhǔn)。，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)對(duì)該檔案進(jìn)行檢查，方予核收注銷(xiāo)。附件 1：檔案資料歸檔范圍檔案資料歸檔范圍19 / 104編號(hào) 檔案名稱 歸檔時(shí)間保管期限密級(jí)A 行政管理A1股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議通知、記錄、紀(jì)要、決議等文件每年五月 永久 ⅠA2 辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議記錄 、決定等文件 每年五月 15 年 ⅡA3 房地產(chǎn)、各種資質(zhì)等權(quán)屬證書(shū) 、區(qū)域變化、征用土地等文件材料 即時(shí) 永久 ⅠA4 工商、稅務(wù)等政府部門(mén)企業(yè)登 記、 變更、年檢等資料證書(shū) 即時(shí) 永久 ⅠA5 政府部門(mén)頒發(fā)的各種榮譽(yù)證書(shū)、文件 即時(shí) 永久 ⅡA6 政府機(jī)關(guān)、重要客戶領(lǐng)導(dǎo)考察企 業(yè)的題詞、講話、攝影等文字聲像材料 即時(shí) 15 年 ⅡA7公司及部門(mén)發(fā)放的文件、公司 崗位工作職責(zé)、規(guī)章制度、工作條例等管理標(biāo)準(zhǔn)即時(shí) 15 年 ⅢA8 政府及有關(guān)部門(mén)來(lái)文、通知、公函等 即時(shí) 10 年 ⅢA9 公司對(duì)外合作、合資協(xié)議、合同 即時(shí) 永久 ⅡA10 公司歷史沿革大事記及其他行政文件 即時(shí) 永久 ⅢB 人事管理B1 員工名冊(cè)、黨員名冊(cè) 年底 永久 ⅡB2 員工招聘登記表、考試記錄及考察 報(bào)告、培訓(xùn)資料 即時(shí) 15 年 ⅡB3 公司干部任免文件、決定 即時(shí) 15 年 ⅡB4員工聘用合同及定級(jí)、調(diào)資、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、處罰、辭退、退休等文件材料、保險(xiǎn)、勞動(dòng)、工資、福利文件即時(shí) 15 年 ⅡB5 其他人事檔案 即時(shí) 15 年 ⅡC 財(cái)務(wù)管理C1 各種會(huì)計(jì)憑證 每年五月 永久 ⅠC2 各種會(huì)計(jì)帳簿 每年五月 永久 ⅠC3 財(cái)務(wù)月度、年度報(bào)告 每年五月 永久 ⅠC4 會(huì)計(jì)資料保管、銷(xiāo)毀清冊(cè) 每年五月 永久 ⅢC5 其他會(huì)計(jì)檔案 每年五月 永久 ⅠD 營(yíng)銷(xiāo)管理20 / 104D1 客戶檔案、定點(diǎn)供應(yīng)商檔案及其服 務(wù)工作資料 每年三月 永久 ⅢD2 產(chǎn)品樣品、樣卡及樣卡領(lǐng)用臺(tái) 帳 每年三月 5 年 ⅢD3 設(shè)計(jì)登記表、設(shè)計(jì)圖案、文件 每年三月 5 年 ⅡD4 產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品技術(shù)要求（客 戶）等文件 每年三月 5 年 ⅡD5 重要銷(xiāo)售、供銷(xiāo)合同及商務(wù)公函 每年三月 5 年 ⅡD6市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料、市場(chǎng)策劃方案 每年三月 15 年 ⅡD7 部門(mén)業(yè)務(wù)工作大綱、指南、規(guī)范 每年三月 15 年 ⅡD8 其他營(yíng)銷(xiāo)檔案 每年三月 15 年 ⅡE 工程項(xiàng)目E1 項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究、任務(wù)書(shū)及批復(fù) 即時(shí) 永久 ⅡE2 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告 即時(shí) 永久 ⅡE3 技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)的文件 即時(shí) 永久 ⅡE4工程管理文件（征用土地批準(zhǔn)文件、紅線圖、拆遷補(bǔ)償協(xié)議，發(fā)包合同協(xié)議招標(biāo)文件、租賃文件，環(huán)保三同時(shí)、消防等文件、水、電供應(yīng)協(xié)議）即時(shí) 永久 ⅡE5施工文件：土建施工文件（開(kāi)工報(bào)告、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更材料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄）即時(shí) 永久 ⅡE6 設(shè)備、管線安裝施工文件 即時(shí) 永久 ⅢE7 電氣、儀表安裝施工文件 即時(shí) 永久 ⅢE8竣工文件（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、土建、水電、消防、裝璜、空調(diào)、竣工圖、質(zhì)量 評(píng)審材料、驗(yàn)收會(huì)議文件）即時(shí) 永久 ⅡE9涉外文件（詢價(jià)、報(bào)價(jià)、招投標(biāo)文件、合同、談判協(xié)議、議定書(shū)、談判記錄、外商提供及收集的材料、設(shè)備 開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、商檢及索賠材料）即時(shí) 永久 ⅡE 10 其他工程檔案 即時(shí) 永久 ⅡF 設(shè)備管理F1 自制設(shè)備F11 技術(shù)任務(wù)書(shū)、申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù) 即時(shí) 20 年 ⅢF12 技術(shù)、經(jīng)濟(jì)可行性分析報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅢF13 技術(shù)調(diào)查報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF14 設(shè)計(jì)及研制計(jì)劃、方案 即時(shí) 20 年 Ⅱ21 / 104F15 預(yù)算材料 即時(shí) 20 年 ⅡF16 全套設(shè)計(jì)圖樣 即時(shí) 20 年 ⅡF17 設(shè)備組裝、調(diào)試、試運(yùn)行記錄和檢測(cè)報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF18 技術(shù)攻關(guān)記錄、成果、修改通知單 即時(shí) 20 年 ⅡF19 安裝使用說(shuō)明書(shū) 即時(shí) 20 年 ⅢF110 設(shè)備安裝竣工圖樣、調(diào)試、試運(yùn)行記錄、安裝總結(jié)、驗(yàn)收材料 即時(shí) 20 年 ⅡF111 預(yù)算書(shū)決算書(shū) 即時(shí) 20 年 ⅢF112 設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程 即時(shí) 20 年 ⅢF113 設(shè)備事故分析及處理結(jié)果材料 即時(shí) 20 年 ⅢF114 設(shè)備大修、維修、改造的計(jì)劃、記錄、修改通知單 即時(shí) 10 年 ⅢF115 設(shè)備報(bào)廢鑒定書(shū)、申請(qǐng)報(bào)廢報(bào) 告、批復(fù)處理結(jié)果 即時(shí) 20 年 ⅢF2 外購(gòu)設(shè)備（國(guó)內(nèi)）F21 申請(qǐng)外購(gòu)設(shè)備計(jì)劃、報(bào)告及審 批材料 即時(shí) 永久 ⅢF22 技術(shù)經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF23 外購(gòu)合同、協(xié)議書(shū) 即時(shí) 20 年 ⅡF24 設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、照片 即時(shí) 20 年 ⅢF25 隨機(jī)圖樣及文件材料 即時(shí) 20 年 ⅢF26 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時(shí) 20 年 ⅢF27 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車(chē)記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等 即時(shí) 20 年 ⅢF28 設(shè)備運(yùn)行記錄及重大事故分析處理材料 即時(shí) 10 年 ⅢF29 設(shè)備大修計(jì)劃及維修、改造記錄 即時(shí) 10 年 ⅢF210 報(bào)廢鑒定書(shū)、申請(qǐng)報(bào)廢報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時(shí) 20 年 ⅢF3 引進(jìn)設(shè)備（國(guó)外）F31 申請(qǐng)外購(gòu)設(shè)備計(jì)劃、報(bào)告及審 批材料 即時(shí) 20 年 ⅡF32 技術(shù)經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告，出國(guó)考察及 選型報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF33 與外商談判、洽談?dòng)涗?、備忘錄、紀(jì)要、合同協(xié)議及來(lái)往信函等 即時(shí) 20 年 ⅡF34 外商歷次報(bào)價(jià)單 即時(shí) 20 年 ⅡF35 進(jìn)關(guān)材料及商檢部門(mén)檢驗(yàn)材料 即時(shí) 20 年 ⅡF36 設(shè)備開(kāi)箱記錄、照片、錄像等 即時(shí) 20 年 ⅢF37 隨機(jī)全套圖樣及文件材料 即時(shí) 20 年 ⅡF38 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車(chē)記錄、總結(jié)、竣 即時(shí) 20 年 Ⅱ22 / 104工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等F39 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時(shí) 20 年 ⅢF310 出國(guó)培訓(xùn)人員的筆記本 即時(shí) 20 年 ⅡF311 設(shè)備運(yùn)行記錄及重要事故分析處理材料 即時(shí) 10 年 ⅢF312 設(shè)備大修、維修、改造計(jì)劃、記錄、修改通知 即時(shí) 10 年 ⅢF313 設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)書(shū)、鑒定書(shū)、報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時(shí) 20 年 ⅢF4 其他設(shè)備檔案 即時(shí) 20 年 ⅢG 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)G1 產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG2 國(guó)際產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG3 國(guó)家產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG4 行業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG5 企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG6 原輔材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG7 供應(yīng)商提供的原輔材料技術(shù)資料 即時(shí) 永久 ⅢG8 其他標(biāo)準(zhǔn)檔案 即時(shí) 永久 ⅢH 生產(chǎn)工藝H1 生產(chǎn)技術(shù)操作規(guī)程 即時(shí) 永久 ⅢH2 各類(lèi)產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程 即時(shí) 永久 ⅢH3 通用工藝技術(shù)規(guī)范 即時(shí) 永久 ⅢH4 具體工藝技術(shù)規(guī)范 即時(shí) 永久 ⅢH5 配方技術(shù)資料 即時(shí) 永久 ⅠH6 其他工藝檔案 即時(shí) 永久 ⅢI 研究開(kāi)發(fā)I1研發(fā)立項(xiàng)通知書(shū)、設(shè)計(jì)說(shuō)明、使用說(shuō)明、測(cè)試分析報(bào)告、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)總結(jié)、鑒定材料即時(shí) 永久 ⅡI2 各種軟件開(kāi)發(fā)的源程序、電路 圖等 即時(shí) 永久 ⅠI3 各種專利技術(shù)資料 即時(shí) 永久 ⅡI4 其他研發(fā)檔案 即時(shí) 永久 ⅡJ 雜志J1 各種技術(shù)專刊 每年三月 5 年 ⅢK 其他檔案資料 每年三月 5 年 Ⅲ附件 2：檔案資料借閱單 年 月 日23 / 104借閱部門(mén)/中心/子公司 經(jīng) 手 人借閱檔案資料檔案類(lèi)別 密級(jí) □Ⅰ 級(jí) □Ⅱ級(jí) □ Ⅲ級(jí) 借閱期限 自 年 月 日至 年 月 日用 途部門(mén)/中心/子公司：負(fù)責(zé)人 綜合管理部負(fù)責(zé)人：分管綜合管理部副總裁： 總裁附件 3：檔案資料移交清單 年 月 日24 / 104日期 資 料 名 稱 資料形成日期 資料頁(yè)數(shù) 移交人 接收人 備注公 文 管 理 制 度25 / 104一、權(quán)責(zé)（一）股份公司公文的起草、收發(fā)、用印、 傳遞、處理、督辦及管理等工作由綜合管理部負(fù)責(zé)。除上述請(qǐng)示類(lèi)的公文，呈報(bào)人應(yīng)填寫(xiě)《江蘇恒寶股份有限公司發(fā)文稿紙》（附件 6）。子公司不能直接對(duì)外發(fā)文，所發(fā)文件涉及到其他部門(mén)、中心、子公司業(yè)務(wù)的，由綜合管理部轉(zhuǎn)發(fā)。公文閱后應(yīng)簽名并于當(dāng)日將公文交還綜合管理部。（五）公文管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，公文未經(jīng)許可不得翻27 / 104印、轉(zhuǎn)發(fā)。三、一般性的工作聯(lián)系用公司統(tǒng)一的傳真格式（見(jiàn)附件 4）。6 各級(jí)標(biāo)題左起均空 2 個(gè)字。各級(jí)標(biāo)題左起均空 2 個(gè)字。34 / 10435 / 104附件 5:江蘇恒寶股份有限公司請(qǐng)示請(qǐng) 字[年度] 第 號(hào)公司領(lǐng)導(dǎo)批示：標(biāo)題：被請(qǐng)示人：請(qǐng)示內(nèi)容：附件：呈報(bào)部門(mén)/中心/子公司：經(jīng)辦人： 校對(duì)： 經(jīng)理部門(mén)/中心/子公司負(fù)責(zé)人： 36 / 104附件 6:江蘇恒寶股份有限公司 發(fā) 文 稿 紙核稿:簽發(fā): 會(huì)簽:主辦單位和擬稿人:事由: 附件:發(fā)送部門(mén):打字或繕寫(xiě):校對(duì):發(fā)文 字第 號(hào) 年 月 日封發(fā)37 / 104附件 7:發(fā) 文 登 記 簿日 期 編 號(hào) 主 題 行文部門(mén) 發(fā)送單位 簽 收 備 注38 / 104附件 8:收 文 登 記 簿日 期 編 號(hào) 主 題 行文部門(mén) 送交人 審批意見(jiàn) 備 注39 / 104辦 公 設(shè) 備 管 理 制 度一、權(quán)責(zé)（一）辦公設(shè)備的購(gòu)置、計(jì)劃、登記管理、 維護(hù)保養(yǎng)、清查由綜合管理部負(fù)責(zé)?！掇k公設(shè)備登記卡》（附件 1）進(jìn)行領(lǐng)用登記。（三）辦公設(shè)備的使用（1）對(duì)外正常業(yè)務(wù)的傳真均使用公司規(guī)定的統(tǒng)一格式。（5）復(fù)印機(jī)應(yīng)由使用部門(mén)分別使用，無(wú)特殊情況不得混用。（8）凡違反上述規(guī)定，造成事故者，視情節(jié)予以通報(bào)批評(píng)或經(jīng)濟(jì)處罰。（二）各部門(mén)、中心、子公司申報(bào)的辦公用品計(jì)劃匯總、購(gòu)置、領(lǐng)用管理由綜合管理部負(fù)責(zé)。委托采購(gòu)部門(mén)購(gòu)買(mǎi)的，需由綜合管理部下采購(gòu)任務(wù)單。計(jì)劃外辦公用品不得領(lǐng)用。二、內(nèi)容（一）綜合管理部聯(lián)系至少兩家以上保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，會(huì)同計(jì)劃財(cái)務(wù)部和相關(guān)管理部門(mén)與其進(jìn)行商務(wù)交流，了解和掌握險(xiǎn)種、險(xiǎn)率和其他相關(guān)政策。（三）公司各部門(mén)、中心、子公司使用車(chē)輛的維修、加油、證照、規(guī)費(fèi)、保險(xiǎn)等事 項(xiàng)實(shí)行屬地集中管理。、計(jì)劃財(cái)務(wù)部進(jìn)行車(chē)輛選型、詢價(jià)、商務(wù)談 判、 簽訂合同，購(gòu)置車(chē)輛。責(zé)。，由各內(nèi)部車(chē)輛管理機(jī)構(gòu)報(bào)綜合管理部備案。 25 日截止的車(chē)輛單車(chē)當(dāng)月每百公里油耗實(shí)績(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行定額完成情況的分析、考核。（3）股份公司部門(mén)、中心、子公司經(jīng)理以上管理人員公務(wù)需要以及營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)商務(wù)談判在市區(qū)用車(chē)，可由調(diào)度部門(mén)直接派車(chē)，長(zhǎng)途用車(chē)經(jīng)分管調(diào)度部門(mén)的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由調(diào)度部門(mén)派車(chē)。出外時(shí)， 駕駛員應(yīng) 在調(diào)度單上登記出車(chē)時(shí)間、回公司時(shí)間、里程表數(shù)，作為相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的審核依據(jù)。、綠化養(yǎng)護(hù)等工作由后勤部門(mén)擬定維修計(jì)劃和預(yù)算， 經(jīng)股份公司總裁批準(zhǔn)后組織實(shí)施。（五）環(huán)境衛(wèi)生管理。、宿舍管理要衛(wèi)生、整潔， 責(zé)任到人。二、內(nèi)容（一）概述根據(jù)歸口范圍內(nèi)接待的來(lái)賓身份和接待的重要性，具體接待工作按下列標(biāo)準(zhǔn)分級(jí)：1.Ⅰ級(jí)，重要定點(diǎn)客戶單位領(lǐng)導(dǎo)，政府局級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)。Ⅰ級(jí)：62 / 104：公司主要領(lǐng)導(dǎo)參加陪同。：一級(jí)、二級(jí)。三、本規(guī)定解釋權(quán)歸綜合管理部63 / 104附件 1：恒寶公司接待申請(qǐng)表來(lái)客單位 本公司 天數(shù)： 餐別 早餐 中餐 晚餐最高職務(wù)住宿安排 其 他 天數(shù)： 時(shí)間姓 名 人數(shù) 男： 女： 人數(shù)人 數(shù) 標(biāo)準(zhǔn)到公司時(shí)間 地點(diǎn)是否用接待室 是 否不 住 宿 的 客 人 中午 是 否 用