【正文】 同有關(guān)的來往信函、電話記錄、傳真、票據(jù)、圖表、音像資料及雙方變更或解除合同的協(xié)議等。（二）股份公司財務(wù)專用章和法人代表名章；子公司財務(wù)專用章和法人代表名章由計劃財務(wù)部負責(zé)管理。子公司的公章、法人代表簽名章，最 終經(jīng) 其總經(jīng)理批準(zhǔn)后使用。，應(yīng)特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)批準(zhǔn)人同意，辦理用印登記后，由監(jiān)印人陪同才能帶出用印( 用后立即歸還)。（二）公司Ⅰ、Ⅱ、 Ⅲ級檔案的管理由綜合管理部負責(zé)。、中心、子公司在一項工作結(jié)束后一個月內(nèi)，應(yīng)將部門、機構(gòu)或個人手中的有保存利用價值的各類資料原件整理，并按密級進行分類集中交綜合管理部存檔。 、美觀，密級劃分準(zhǔn)確、分類清楚。 ，科學(xué)的采集、輸入、輸出信息，為公司決策提供信息資料。涉及公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料和重要技術(shù)資料（技術(shù)配方、源程序等電子文檔），須經(jīng)股份公司總裁批準(zhǔn)。，歸還時檔案管理人員應(yīng)對該檔案進行檢查，方予核收注銷。附件 1：檔案資料歸檔范圍檔案資料歸檔范圍19 / 104編號 檔案名稱 歸檔時間保管期限密級A 行政管理A1股東大會、董事會、監(jiān)事會會議通知、記錄、紀要、決議等文件每年五月 永久 ⅠA2 辦公會議、中層干部會議記錄 、決定等文件 每年五月 15 年 ⅡA3 房地產(chǎn)、各種資質(zhì)等權(quán)屬證書 、區(qū)域變化、征用土地等文件材料 即時 永久 ⅠA4 工商、稅務(wù)等政府部門企業(yè)登 記、 變更、年檢等資料證書 即時 永久 ⅠA5 政府部門頒發(fā)的各種榮譽證書、文件 即時 永久 ⅡA6 政府機關(guān)、重要客戶領(lǐng)導(dǎo)考察企 業(yè)的題詞、講話、攝影等文字聲像材料 即時 15 年 ⅡA7公司及部門發(fā)放的文件、公司 崗位工作職責(zé)、規(guī)章制度、工作條例等管理標(biāo)準(zhǔn)即時 15 年 ⅢA8 政府及有關(guān)部門來文、通知、公函等 即時 10 年 ⅢA9 公司對外合作、合資協(xié)議、合同 即時 永久 ⅡA10 公司歷史沿革大事記及其他行政文件 即時 永久 ⅢB 人事管理B1 員工名冊、黨員名冊 年底 永久 ⅡB2 員工招聘登記表、考試記錄及考察 報告、培訓(xùn)資料 即時 15 年 ⅡB3 公司干部任免文件、決定 即時 15 年 ⅡB4員工聘用合同及定級、調(diào)資、考核、獎勵、處分、處罰、辭退、退休等文件材料、保險、勞動、工資、福利文件即時 15 年 ⅡB5 其他人事檔案 即時 15 年 ⅡC 財務(wù)管理C1 各種會計憑證 每年五月 永久 ⅠC2 各種會計帳簿 每年五月 永久 ⅠC3 財務(wù)月度、年度報告 每年五月 永久 ⅠC4 會計資料保管、銷毀清冊 每年五月 永久 ⅢC5 其他會計檔案 每年五月 永久 ⅠD 營銷管理20 / 104D1 客戶檔案、定點供應(yīng)商檔案及其服 務(wù)工作資料 每年三月 永久 ⅢD2 產(chǎn)品樣品、樣卡及樣卡領(lǐng)用臺 帳 每年三月 5 年 ⅢD3 設(shè)計登記表、設(shè)計圖案、文件 每年三月 5 年 ⅡD4 產(chǎn)品檢測報告、產(chǎn)品技術(shù)要求（客 戶）等文件 每年三月 5 年 ⅡD5 重要銷售、供銷合同及商務(wù)公函 每年三月 5 年 ⅡD6市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料、市場策劃方案 每年三月 15 年 ⅡD7 部門業(yè)務(wù)工作大綱、指南、規(guī)范 每年三月 15 年 ⅡD8 其他營銷檔案 每年三月 15 年 ⅡE 工程項目E1 項目建議書、可行性研究、任務(wù)書及批復(fù) 即時 永久 ⅡE2 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告 即時 永久 ⅡE3 技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、規(guī)劃設(shè)計的文件 即時 永久 ⅡE4工程管理文件（征用土地批準(zhǔn)文件、紅線圖、拆遷補償協(xié)議，發(fā)包合同協(xié)議招標(biāo)文件、租賃文件，環(huán)保三同時、消防等文件、水、電供應(yīng)協(xié)議）即時 永久 ⅡE5施工文件：土建施工文件（開工報告、技術(shù)交底、圖紙會審紀要、設(shè)計變更材料、隱蔽工程驗收記錄）即時 永久 ⅡE6 設(shè)備、管線安裝施工文件 即時 永久 ⅢE7 電氣、儀表安裝施工文件 即時 永久 ⅢE8竣工文件（驗收報告、土建、水電、消防、裝璜、空調(diào)、竣工圖、質(zhì)量 評審材料、驗收會議文件）即時 永久 ⅡE9涉外文件（詢價、報價、招投標(biāo)文件、合同、談判協(xié)議、議定書、談判記錄、外商提供及收集的材料、設(shè)備 開箱檢驗記錄、商檢及索賠材料）即時 永久 ⅡE 10 其他工程檔案 即時 永久 ⅡF 設(shè)備管理F1 自制設(shè)備F11 技術(shù)任務(wù)書、申請報告、批復(fù) 即時 20 年 ⅢF12 技術(shù)、經(jīng)濟可行性分析報告 即時 20 年 ⅢF13 技術(shù)調(diào)查報告 即時 20 年 ⅡF14 設(shè)計及研制計劃、方案 即時 20 年 Ⅱ21 / 104F15 預(yù)算材料 即時 20 年 ⅡF16 全套設(shè)計圖樣 即時 20 年 ⅡF17 設(shè)備組裝、調(diào)試、試運行記錄和檢測報告 即時 20 年 ⅡF18 技術(shù)攻關(guān)記錄、成果、修改通知單 即時 20 年 ⅡF19 安裝使用說明書 即時 20 年 ⅢF110 設(shè)備安裝竣工圖樣、調(diào)試、試運行記錄、安裝總結(jié)、驗收材料 即時 20 年 ⅡF111 預(yù)算書決算書 即時 20 年 ⅢF112 設(shè)備操作規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程 即時 20 年 ⅢF113 設(shè)備事故分析及處理結(jié)果材料 即時 20 年 ⅢF114 設(shè)備大修、維修、改造的計劃、記錄、修改通知單 即時 10 年 ⅢF115 設(shè)備報廢鑒定書、申請報廢報 告、批復(fù)處理結(jié)果 即時 20 年 ⅢF2 外購設(shè)備（國內(nèi)）F21 申請外購設(shè)備計劃、報告及審 批材料 即時 永久 ⅢF22 技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告 即時 20 年 ⅡF23 外購合同、協(xié)議書 即時 20 年 ⅡF24 設(shè)備開箱驗收記錄、照片 即時 20 年 ⅢF25 隨機圖樣及文件材料 即時 20 年 ⅢF26 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時 20 年 ⅢF27 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測驗收報告等 即時 20 年 ⅢF28 設(shè)備運行記錄及重大事故分析處理材料 即時 10 年 ⅢF29 設(shè)備大修計劃及維修、改造記錄 即時 10 年 ⅢF210 報廢鑒定書、申請報廢報告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時 20 年 ⅢF3 引進設(shè)備（國外）F31 申請外購設(shè)備計劃、報告及審 批材料 即時 20 年 ⅡF32 技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告，出國考察及 選型報告 即時 20 年 ⅡF33 與外商談判、洽談記錄、備忘錄、紀要、合同協(xié)議及來往信函等 即時 20 年 ⅡF34 外商歷次報價單 即時 20 年 ⅡF35 進關(guān)材料及商檢部門檢驗材料 即時 20 年 ⅡF36 設(shè)備開箱記錄、照片、錄像等 即時 20 年 ⅢF37 隨機全套圖樣及文件材料 即時 20 年 ⅡF38 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣 即時 20 年 Ⅱ22 / 104工圖樣、檢測驗收報告等F39 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時 20 年 ⅢF310 出國培訓(xùn)人員的筆記本 即時 20 年 ⅡF311 設(shè)備運行記錄及重要事故分析處理材料 即時 10 年 ⅢF312 設(shè)備大修、維修、改造計劃、記錄、修改通知 即時 10 年 ⅢF313 設(shè)備報廢申請書、鑒定書、報告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時 20 年 ⅢF4 其他設(shè)備檔案 即時 20 年 ⅢG 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)G1 產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 即時 永久 ⅢG2 國際產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時 永久 ⅢG3 國家產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時 永久 ⅢG4 行業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時 永久 ⅢG5 企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時 永久 ⅢG6 原輔材料驗收標(biāo)準(zhǔn) 即時 永久 ⅢG7 供應(yīng)商提供的原輔材料技術(shù)資料 即時 永久 ⅢG8 其他標(biāo)準(zhǔn)檔案 即時 永久 ⅢH 生產(chǎn)工藝H1 生產(chǎn)技術(shù)操作規(guī)程 即時 永久 ⅢH2 各類產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程 即時 永久 ⅢH3 通用工藝技術(shù)規(guī)范 即時 永久 ⅢH4 具體工藝技術(shù)規(guī)范 即時 永久 ⅢH5 配方技術(shù)資料 即時 永久 ⅠH6 其他工藝檔案 即時 永久 ⅢI 研究開發(fā)I1研發(fā)立項通知書、設(shè)計說明、使用說明、測試分析報告、項目開發(fā)總結(jié)、鑒定材料即時 永久 ⅡI2 各種軟件開發(fā)的源程序、電路 圖等 即時 永久 ⅠI3 各種專利技術(shù)資料 即時 永久 ⅡI4 其他研發(fā)檔案 即時 永久 ⅡJ 雜志J1 各種技術(shù)專刊 每年三月 5 年 ⅢK 其他檔案資料 每年三月 5 年 Ⅲ附件 2：檔案資料借閱單 年 月 日23 / 104借閱部門/中心/子公司 經(jīng) 手 人借閱檔案資料檔案類別 密級 □Ⅰ 級 □Ⅱ級 □ Ⅲ級 借閱期限 自 年 月 日至 年 月 日用 途部門/中心/子公司：負責(zé)人 綜合管理部負責(zé)人：分管綜合管理部副總裁： 總裁附件 3：檔案資料移交清單 年 月 日24 / 104日期 資 料 名 稱 資料形成日期 資料頁數(shù) 移交人 接收人 備注公 文 管 理 制 度25 / 104一、權(quán)責(zé)（一）股份公司公文的起草、收發(fā)、用印、 傳遞、處理、督辦及管理等工作由綜合管理部負責(zé)。除上述請示類的公文，呈報人應(yīng)填寫《江蘇恒寶股份有限公司發(fā)文稿紙》（附件 6）。子公司不能直接對外發(fā)文，所發(fā)文件涉及到其他部門、中心、子公司業(yè)務(wù)的，由綜合管理部轉(zhuǎn)發(fā)。公文閱后應(yīng)簽名并于當(dāng)日將公文交還綜合管理部。（五）公文管理工作必須嚴格執(zhí)行保密制度，公文未經(jīng)許可不得翻27 / 104印、轉(zhuǎn)發(fā)。三、一般性的工作聯(lián)系用公司統(tǒng)一的傳真格式（見附件 4）。6 各級標(biāo)題左起均空 2 個字。各級標(biāo)題左起均空 2 個字。34 / 10435 / 104附件 5:江蘇恒寶股份有限公司請示請 字[年度] 第 號公司領(lǐng)導(dǎo)批示：標(biāo)題：被請示人：請示內(nèi)容：附件：呈報部門/中心/子公司：經(jīng)辦人： 校對： 經(jīng)理部門/中心/子公司負責(zé)人： 36 / 104附件 6:江蘇恒寶股份有限公司 發(fā) 文 稿 紙核稿:簽發(fā): 會簽:主辦單位和擬稿人:事由: 附件:發(fā)送部門:打字或繕寫:校對:發(fā)文 字第 號 年 月 日封發(fā)37 / 104附件 7:發(fā) 文 登 記 簿日 期 編 號 主 題 行文部門 發(fā)送單位 簽 收 備 注38 / 104附件 8:收 文 登 記 簿日 期 編 號 主 題 行文部門 送交人 審批意見 備 注39 / 104辦 公 設(shè) 備 管 理 制 度一、權(quán)責(zé)（一）辦公設(shè)備的購置、計劃、登記管理、 維護保養(yǎng)、清查由綜合管理部負責(zé)?！掇k公設(shè)備登記卡》（附件 1）進行領(lǐng)用登記。（三）辦公設(shè)備的使用（1）對外正常業(yè)務(wù)的傳真均使用公司規(guī)定的統(tǒng)一格式。（5）復(fù)印機應(yīng)由使用部門分別使用，無特殊情況不得混用。（8）凡違反上述規(guī)定，造成事故者，視情節(jié)予以通報批評或經(jīng)濟處罰。（二）各部門、中心、子公司申報的辦公用品計劃匯總、購置、領(lǐng)用管理由綜合管理部負責(zé)。委托采購部門購買的，需由綜合管理部下采購任務(wù)單。計劃外辦公用品不得領(lǐng)用。二、內(nèi)容（一）綜合管理部聯(lián)系至少兩家以上保險機構(gòu)，會同計劃財務(wù)部和相關(guān)管理部門與其進行商務(wù)交流，了解和掌握險種、險率和其他相關(guān)政策。（三）公司各部門、中心、子公司使用車輛的維修、加油、證照、規(guī)費、保險等事 項實行屬地集中管理。、計劃財務(wù)部進行車輛選型、詢價、商務(wù)談 判、 簽訂合同，購置車輛。責(zé)。，由各內(nèi)部車輛管理機構(gòu)報綜合管理部備案。 25 日截止的車輛單車當(dāng)月每百公里油耗實績進行統(tǒng)計，進行定額完成情況的分析、考核。（3）股份公司部門、中心、子公司經(jīng)理以上管理人員公務(wù)需要以及營銷部門商務(wù)談判在市區(qū)用車，可由調(diào)度部門直接派車，長途用車經(jīng)分管調(diào)度部門的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由調(diào)度部門派車。出外時， 駕駛員應(yīng) 在調(diào)度單上登記出車時間、回公司時間、里程表數(shù)，作為相關(guān)費用報銷的審核依據(jù)。、綠化養(yǎng)護等工作由后勤部門擬定維修計劃和預(yù)算， 經(jīng)股份公司總裁批準(zhǔn)后組織實施。（五）環(huán)境衛(wèi)生管理。、宿舍管理要衛(wèi)生、整潔， 責(zé)任到人。二、內(nèi)容（一）概述根據(jù)歸口范圍內(nèi)接待的來賓身份和接待的重要性，具體接待工作按下列標(biāo)準(zhǔn)分級：1.Ⅰ級，重要定點客戶單位領(lǐng)導(dǎo)，政府局級以上領(lǐng)導(dǎo)。Ⅰ級：62 / 104：公司主要領(lǐng)導(dǎo)參加陪同。：一級、二級。三、本規(guī)定解釋權(quán)歸綜合管理部63 / 104附件 1：恒寶公司接待申請表來客單位 本公司 天數(shù)： 餐別 早餐 中餐 晚餐最高職務(wù)住宿安排 其 他 天數(shù)： 時間姓 名 人數(shù) 男： 女： 人數(shù)人 數(shù) 標(biāo)準(zhǔn)到公司時間 地點是否用接待室 是 否不 住 宿 的 客 人 中午 是 否 用