【正文】 構嚴謹、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標點正確、篇幅力求簡短。 （四）公文內容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合《公司公文寫作規(guī)范》的規(guī)定。 第十五條 紙質公文的制發(fā) （一）文印、校對 公司發(fā)文由辦公室負責文印，由主辦部門負責校對。 用印數與文件份數應相符。 （二）各部門或個人收到的主送公司的正式公文及上級單位或領導的批示，應及時送辦公室。 （五）重要公文和有 一定時限的公文，辦公室要催辦，主辦部門經理也要及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。 （二）歸檔電子文件的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關軟件、其他說 中國最大的管理資源中心 第 9 頁 共 111 頁 明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。 （三）決定 對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位或個人，變更或撤銷下級單位不適當的決定事項，用“決定”。 第三章 公文語言 第三條 公文語言要嚴謹周密、簡明精練、莊重得體。 （四）期請用語 即表示發(fā)文者的某種期望和要求的用語。一般使用“懇請”、“切盼”、“請批示”、“請回復”等。 第四章 公文格式 第三條 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、校對、打印份數、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。聯(lián)合行文，只標明主辦單位的發(fā)文字號。 標題在文頭反線下空 2行，用 2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 （十 三）成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。 （十八）印發(fā)單位和印發(fā)時間在最下行，用 3號仿宋體字。 第七條 “報告”中不得夾帶請示事項。 第十五條 人名、地點、數字、引文要準確。 第十九條 公文中應使用國家法定計量單位。 （ 2）部門經理核簽。 第四條 簽報的標題用 3 號宋體字。 第七條 傳真程序 （ 1）擬稿人按公司規(guī)定統(tǒng)一格式撰寫傳真。對于緊急、需審閱或答復的傳真應標注其上，以告之收件方。 第十三條 工作聯(lián)系單由各部門文書留存，年底按檔案管理要求送交辦公室統(tǒng)一歸檔。 （三）“ 科技發(fā)展有限公司合同專用章”，僅限《合同書》及正式《買賣合同》業(yè)務專用。 第七條 開具公司介紹信以及其他一般事務性文函由辦公室經理簽字后方可用印。 第十三條 禁止在空白憑證、表格和紙張上加蓋印章。 附件：用印申請單 中國最大的管理資源中心 第 35 頁 共 111 頁 附件： 科 技發(fā)展有限公司用印申請單 年 月 日 申請部門 經辦人 部門負責 人 用印事由或文件標題 用印種類 用印數 用章人 公司章 合同章 領導批示 （簽字） 部門用印申請單 年 月 日 申請部門 經辦人 用印事由或 文件標題 用印數 部 門 章 枚 使用部門 經理簽字 合同專用章（ ） 枚 中國最大的管理資源中心 第 36 頁 共 111 頁 枚 中國最大的管理資源中心 第 37 頁 共 111 頁 電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 1 范 圍 本標準規(guī)定了在公司活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。 元數據：描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。 對在網絡系統(tǒng)中處于流轉狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。 對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。 電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子文件一同保存， 中國最大的管理資源中心 第 40 頁 共 111 頁 永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。 物理歸檔 凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。 對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體同時存有相應的機讀目錄。 移交與接收的檢驗 文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術環(huán)境進行檢驗，合格率達到 100%時方可進行交 接。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 對磁性載體上的歸檔電子文件夾，應每 4 年轉存一次。 利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規(guī)定范圍之內。 屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。 檔案保管部門應定期 將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》（見附件 4）。 c) 存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交接收檢驗登記表》（見附件 3）的相應欄目。 中國最大的管理資源中心 第 42 頁 共 111 頁 6 歸檔電子文件的整理 歸檔電子文件的整理按“歸檔文件整理規(guī)則”規(guī)定的要求進行。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。 中國最大的管理資源中心 第 41 頁 共 111 頁 歸檔時間 邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規(guī)定定期完成。 電子文件類別代碼： T— 文本文件； I— 圖像文件； G— 圖形文件； V— 影像文件； A— 聲音文件； O— 超媒體鏈結文件； P— 程序文件 ； D— 數據文件。 對有用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。文字型電子文件以 XML、 RTF、 TXT 為通用格式。具體見 。 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。 3 電子文件的真實性、完整性和有效性保證 真實性：對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。 電子文件：在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。 第十五條 經領導簽字后的“ 用印申請單”，由印章管理部門留存，并按年度歸檔。 第九條 常規(guī)計劃、報表等用印，按授權范圍由部門經理審核，總經理簽字后方可用印。 第三章 使用權限和程序 第四條 使用公司印章，應遵循“先審批，后用印”的原則。 第十五條 本辦法自發(fā)布之日起實行。 第四章 工作聯(lián)系單 第十條 工作聯(lián)系單是區(qū)別于公函的一種公文，公函按正式文件制發(fā)，工作聯(lián)系單用公司信紙打印。 （ 3）按公司《關于收發(fā)傳真文件的管理辦法》要求 ,進行傳真收取及發(fā)送管理。主送名稱后標全角冒號。 （ 4）由辦公室文書根據領導分工，呈送公司主管領導閱批。 第二十一條 本規(guī)范自發(fā)布之日實行。引用公文，應先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號。 第九條 擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，凡部門之間未對有關問題協(xié)商一致，一律不得各自向上或向 下行文。 （十九）公文用紙一律采用國際化標準 A4型（ 210mm 297mm），單面印刷，左側裝訂。 （十四）成文日期右空 4字；加蓋印章應上距正文 2mm— 4mm，端正、居中下壓成文時間。標題下空 1行，左側頂格用 3號仿宋體字標識，回行 時仍頂格；最后一個主送單位名稱后標全角冒號。 （五）常用主送單位對照表 主送單位 指向單位 公司所屬各部門 公司所有部門 （六）上行文件應標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。用 3號黑體字頂格標識在版心右上角第 1行，兩字之間空 1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用 3號黑體字頂格標識在版心右 上角第 1行，秘密等級和保密期限之間用★隔開。 （八）結尾用語 大體分為兩種情況：一是一般性結尾用語，如“為要”、“為盼”、“為荷”等；二是為某種公文文種所特有，如“特 此通知”、“現予以公布” 中國最大的管理資源中心 第 15 頁 共 111 頁 等。 （五）表態(tài)用語 即表明發(fā)文者態(tài)度的用語。 第四條 公 文寫作常用規(guī)范性用語 （一）稱謂用語 即指代發(fā)文者和受文者名稱的用語。 （五）通報 傳達重要精神或情況，表彰先進，批評錯誤，用“通報”。銷毀保密公文應當到指定場所由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 第四章 公文歸檔 第二十一條 公文辦理完畢后，各部門應當根據公司檔案管理有關規(guī)定，及時進行整理、歸檔。 中國最大的管理資源中心 第 8 頁 共 111 頁 第二十條 擬辦、批辦、承辦 （一）公司收文由辦公室經理根據文件內容提