【正文】 機關的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機關的文秘工作不再是“萬精油”、“大雜燴”，而是一門綜合性很強的專業(yè)。為此《辦法》第八條規(guī)定“各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作”。簽發(fā)時要認真審改，確定簽發(fā)權限，防止越位越權。這主要是指行政機關的負責人要充分認識到公文處理工作在機關工作中的地位和作用，公文處理既是行政機關管理社會事務、調(diào)控經(jīng)濟運行手段的重要載體，也是機關工作內(nèi)容的重要組成部分。”　　三是從制度上保證了壓縮文件數(shù)量。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定要另行制定。人類社會已經(jīng)開始進入知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟全球化的趨勢日益增強，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動速度明顯加快。　　“第八章公文管理”，這是《辦法》增設的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關公文復制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條?！　　暗谖逭掳l(fā)文辦理”，是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的1章，共6條。增加了“行文應當確有必要，注重效用?！　　暗谌鹿母袷健保黾恿?條：“第十一條公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。　?。ǘ┙Y構和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補充。直到1981年2月，國務院辦公廳制發(fā)了第一個較為系統(tǒng)的《國家行政機關公文處理暫行辦法》；1987年2月，國務院辦公廳又修訂公布了《國家行政機關公文處理辦法》，1993年再次對這個“辦法”修訂后發(fā)布。行文要確有必要，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文件分發(fā)范圍。　　行政機關公文處理的原則和基本要求主要是：　　1．政治性。國家行政機關是國家權力的執(zhí)行機關，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。這是我國國家行政機關公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學化的一個重要標志。認真實施《辦法》，對于國家行政機關提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展順利進行是十分重要的。行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。行政機關公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。準確即指公文制作過程中的實事要準確無誤，制定的政策規(guī)定要有針對性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準確無誤。到2000年8月，國務院發(fā)布了《國家行政機關公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實踐和不斷修改完善，可以說這個《辦法》已經(jīng)比較成熟?！掇k法》》共9章57條，比國辦《辦法》7章45條增加了2章 12條?！惫?條，對原各條內(nèi)容進行了修改。” 1條，共11條。在發(fā)文程序中新增了“復核”環(huán)節(jié)；對草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：“（三）公文的文種應當根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。增加了“第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。在我國隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，國民經(jīng)濟和社會發(fā)展管理勢必要與國際接軌。適應政府職能轉(zhuǎn)變的需要，《辦法》加大了協(xié)商力度。這些年來我們一直在強調(diào)減少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決“文山”問題，但收效甚微。作為行政機關的負責人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。在審批來文時“對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期。新時期行政機關公文處理人員隊伍建設，要堅持以政治可靠、作風過硬、業(yè)務精通、工作扎實為目標，著力突出三個方面：　　一是提高政治素質(zhì)。對文秘工作人員在知識結構上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的“文人”、“文字匠”。當然，知識的海洋是浩瀚的，一個人的精力和生命都是有限的，學海無涯，學無止境。第二講　公文種類國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領導機關批準的；頒布決定，即公布或批準的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論?！　?yōu)秀事跡部分是構成嘉獎令的依據(jù)和基礎，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡?！　Q定是領導機關發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導作用的下行文。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認識，增強執(zhí)行決定的自覺性。如按《商標法》規(guī)定的注冊商標公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。二要體現(xiàn)方針政策。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。先進事跡的意義和先進經(jīng)驗，是通報的主旨。有的除批評錯誤、宣布處分外，側重于分析情況，總結教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。前一類就是呈報上級的專題工作總結，它不需要答復，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。正文包括答復依據(jù)、答復事項兩部分，寫法比較自由。　　第三種是請求批轉(zhuǎn)的。　　第二，要一文一事為宜，切忌把不相關聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復，影響工作。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關于重要事項或重大問題的批復，往往有明顯的法規(guī)作用。有時以有關法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復問題時，應寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文?！　∈?、函函：“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。結束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復函的“特此復函”、“此復”等。　　十三、會議紀要會議紀要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。　　第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等?！　∽珜憰h紀要應注意：　　第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要寫好紀要必須做好處理材料的工作。新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等?！　??！　?．發(fā)文機關標識。聯(lián)合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。指公文的主要受理機關，書寫時應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，后標全角冒號和名稱。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“Ｏ”）。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。上行文的“請示”文種中，應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關?！　∷?、其他　　1．格式中的幾個用線?！　?．當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決?！　。?）裝訂要求。用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行處?！保ā掇k法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。豈不知這樣的文件到上級機關，文秘部門就有責任按“廢紙”處理，根本到不了領導同志手中。要向某一個機關行文，必須搞清楚和行文機關是上下級關系、下上級關系、平行關系。　?。ǘ﹪栏褡袷叵拗茥l件。”（《辦法》第十七條）　　3．“屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理?！　。ㄒ唬安块T之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文?！　　皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。“報告”一般是在事后，即在某項工作任務完成之后，或上級機關明確要求答復有關問題時制發(fā)。這次《辦法》還增加了“意見”這個新的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。在擬制文稿中要嚴格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴掌握，領導同志要帶頭執(zhí)行?！　∫?、草擬公文公文處理辦法》第二十五條關于草擬公文應當做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述?！豆奶幚磙k法》還特別強調(diào)“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明”。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務性是機關文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領導意圖。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認真學習，認真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴肅性。為了解決這一問題，在擬制公文中應該注意以下幾點：　?。ㄒ唬┓采婕捌渌块T的事項，擬文部門要主動與有關部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。是否確需行文，行文方式是否恰當。草擬公文單位的負責人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責公文處理的領導進行審核；與公文涉及工作有關的領導和分管副秘書長（副主任）進行復審。　　五、公文復核、登記　?。ㄒ唬┕膹秃耸枪恼接≈魄拔拿夭块T進行的最后一次復審?！　。ǘ┌l(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。有領導人簽字并確認符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關印章。在一般機關，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關文件、下級機關文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關商洽問題和需要答復的文件、上級機關如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記?！　《?、審核工作是收文辦理的關鍵　　《國家行政機關公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核?！倍瓏鴦赵恨k公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意。對重要公文應當先送機關分管業(yè)務負責人批示，再按批示意見辦理。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。需要說明的是，處理意見或處理結果是代表一定的機關和部門的，決不能以個人名義答復問題。第七講　公文歸檔　　　新發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第七章，專門就公文歸檔問題作了規(guī)定。新《辦法》與 1993年頒布的《辦法》第六章相比，內(nèi)容上除了把公文銷毀內(nèi)容歸入第八章“公文管理”而外，其他方面并無大的改變。催辦工作一般由負責文件處理工作的秘書人員承擔，也可以配備專職的催辦人員。第三，在仔細研究來文內(nèi)容、要求和領導批辦意見的基礎上，認真辦理。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。緊急公文，應當明確辦理時限。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標準，要及時退回文件呈報部門并說明理由。因此，在收文時要嚴格把握，按照國務院《辦法》執(zhí)行?！弊龊脤徍税殃P工作既有利于糾正來文機關行文的錯誤，嚴格公文的有關處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。第六講　收文辦理收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關秘書工作的重要組成部分。　　七、發(fā)文的分送　　分送是指從發(fā)文機關到收文機關的運行過程。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。　　發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標題、發(fā)文范圍、主題詞等。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)?！　∷摹⒐暮灠l(fā)　　關于公文的簽發(fā)權限，《公文處理辦法》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)”。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關部門的相關規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關要求等?！　。ㄈ┙?jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方的主要負責人會簽后，報請上級機關協(xié)調(diào)或裁決。提出“取得一致意見后方可行文”?！　　豆奶幚磙k法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定”，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應當認真貫徹執(zhí)行?！　。ǘ┮J真領會機關領導的意圖。一是使用文種不當；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準確。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機關的工作作風、工作效率和工作水平。上級機關在收到不同文種的上行文時，辦理的方式也不同。三是正文中的結束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閱知?！掇k法》在第二章“公文文種”中明確規(guī)定了“請示”與“報告”的作用?！保ā掇k法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。　　4．“向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。”（《辦法》第十五條）　　2．“部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。明確了這一點就便于確定文種。制發(fā)平行文件，要注意明確職權，防止推諉扯皮，搞公文旅行。堅持這一點，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的“文山”問題，使領導機關和領導同志有更多的時間深入基層，議