【正文】 人力資源管理系統(tǒng)使用教程（下）軟件服務(wù)社2012年11月30日 目 錄1 第四階段：人事合同管理 3 與合同相關(guān)的概念及說明 3 主控系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)置 3 人事合同類別管理 3 信息字典維護——合同解除原因 5 合同簽訂 5 合同終止 7 無合同人員查詢 8 臨期合同查詢 9 合同綜合查詢 102 第五階段：招聘管理 11 招聘管理流程 11 有關(guān)人員的授權(quán) 11 簡歷錄入 12 簡歷維護 13 簡歷查閱處理 14 面試預(yù)約 16 應(yīng)聘面試 17 招聘查詢分析 17 附：關(guān)于簡歷狀態(tài) 183 第六階段：帶薪休假管理 20 帶薪休假權(quán)益計劃設(shè)置 20 帶薪休假權(quán)益計劃設(shè)置 20 帶薪休假權(quán)益計劃的查詢與修改 22 帶薪休假權(quán)益批量設(shè)置 23 帶薪休假權(quán)益記錄維護 23 帶薪休假登記 26 請假登記 26 查詢 28 相關(guān)查詢 29 帶薪休假權(quán)益記錄查詢 29 即將過期的帶薪休假權(quán)益記錄 30 帶薪休假查詢 314 其它功能簡介 32 系統(tǒng)管理功能 32 定時任務(wù)管理 32 自定義查詢管理 32 外協(xié)人員管理 335 總結(jié)：怎樣盡快用好HR系統(tǒng) 341 第四階段：人事合同管理HR系統(tǒng)的合同管理模塊管理的是“企業(yè)”與“員工個人”所簽訂的各種合同，并不局限于勞動合同。在本系統(tǒng)中不使用“有效”這個概念，合同狀態(tài)只有“未終止、已終止”。系統(tǒng)中預(yù)置了下列常用的合同類別：合同類別勞動合同（01）勞務(wù)協(xié)議（05）保密協(xié)議（10）培訓(xùn)協(xié)議（20）崗位協(xié)議（30）可以在此基礎(chǔ)上補充或修改。*上級類別：當(dāng)前顯示的是點“新增”按鈕前選擇的上級。當(dāng)指定狀態(tài)為“全部”或“停用”時，可以查出“停用”的合同類別?？梢愿鶕?jù)需要補充調(diào)整。這樣可以便于提示操作人員確定該員工是否還要簽合同。4) 有效期自：要求指定日期。說明：在“合同簽訂”功能中，可以將每個員工的“合同文件”以附件形式添加到員工的信息中，其中包括了具體的內(nèi)容，因此可以每個人各不相同。2. 關(guān)于“合同過期”與“合同終止”：合同過期（即當(dāng)前日期大于“有效期至”）后，合同并不是自動終止，而是需要人工確認(rèn)（即執(zhí)行“合同終止”功能）后才終止。如果選擇“因解除終止”，系統(tǒng)還要求指定“合同解除原因”（缺省為空，必須指定）。操作方法如下：執(zhí)行本功能時，系統(tǒng)會自動查出所有無合同的人員。本功能只查詢在職人員。2) 自定義查詢：用于指定要查詢哪些員工的合同。 招聘管理流程 有關(guān)人員的授權(quán)招聘管理工作涉及人力資源部的招聘主管和公司負(fù)責(zé)面試的人員。他們可以查出本人數(shù)據(jù)權(quán)限內(nèi)的簡歷，并進行處理（如通知人事預(yù)約、直接錄用、直接淘汰……）。出生日期：要求必填。具有招聘管理功能的使用權(quán)限、且“應(yīng)聘崗位”在其數(shù)據(jù)權(quán)限內(nèi)的用戶，可以查看、處理到這個應(yīng)聘者的信息。執(zhí)行本功能時，系統(tǒng)直接列出了最近一個月錄入的、本人數(shù)據(jù)權(quán)限內(nèi)的所有應(yīng)聘者的信息，顯示下列信息：姓名、應(yīng)聘部門、應(yīng)聘職務(wù)、性別、學(xué)歷、出生日期、聯(lián)系電話、錄入日期、狀態(tài)也可以指定下列查詢條件，查出需要的簡歷：姓名： 應(yīng)聘部門：可以按部門查找應(yīng)聘者簡歷，這是一種常用的方法。待定候選：用于查閱“候選人才庫”中的簡歷?？梢渣c擊清空這個值。學(xué)歷：性別：錄入日期：可以查詢某段時間內(nèi)錄入的簡歷。注意，這里的“大于、小于、大于或等于、小于或等于”是指編號的大小。人事招聘主管在“面試預(yù)約”功能中指定為“預(yù)約成功”后，這個管理人員可以在“應(yīng)聘面試”功能中查看到這個應(yīng)聘者的信息，并可以在面試后填寫“面試結(jié)果”。此時，這個簡歷的狀態(tài)成為“已淘汰”。執(zhí)行本功能時，系統(tǒng)直接列出了在“簡歷查閱”功能中被指定為“通知人事預(yù)約”的應(yīng)聘者信息：姓名、應(yīng)聘部門、應(yīng)聘崗位、性別、學(xué)歷、出生日期、聯(lián)系電話、預(yù)約時間、預(yù)約人人事招聘主管先與對方預(yù)約，然后，點擊“預(yù)約”按鈕填寫預(yù)約結(jié)果：1. 如果預(yù)約成功：錄入預(yù)約時間（必填）、面試地點（可填），點擊“確認(rèn)并提交” 即可。執(zhí)行本功能時，系統(tǒng)直接列出了本人已預(yù)約面試的人員，包括二種：1. 本人在“簡歷查閱”功能中處理時直接指定為“已預(yù)約面試”的人員。應(yīng)聘職務(wù)：可以按職務(wù)查找應(yīng)聘者簡歷（應(yīng)聘者的職務(wù)是根據(jù)簡歷錄入時的應(yīng)聘崗位確定的），這是一種常用的方法。已預(yù)約成功：用于查閱已預(yù)約成功的人員的簡歷（包括管理人員在“簡歷查閱”功能中直接指定為“已預(yù)約面試的”，以及管理人員在“簡歷查閱”功能中指定為“通知人事預(yù)約”后人事招聘主管“預(yù)約成功”的）。因為有的人數(shù)據(jù)權(quán)限較大，如總經(jīng)理的數(shù)據(jù)權(quán)限包括所有崗位，但查看簡歷時可能只想看某個崗位等級以上的。6. 已錄用：指的是已被錄用的人員的簡歷（包括管理人員在“簡歷查閱”功能中指定為“直接錄用”的，以及管理人員在“應(yīng)聘面試”功能中填寫“面試結(jié)果”時指定為“錄用”的）?？梢赃M行下列操作： 帶薪休假權(quán)益計劃設(shè)置點擊“新增”，并填寫下列信息：編號：要求指定這個帶薪休假權(quán)益計劃的編號，必須是數(shù)字，不能許重復(fù)。一般不常用。也可以指定為此前或此后的某個日期。崗位等級：崗位序列：所屬部門：部門類別：職務(wù)：職務(wù)類別：入職日期：在第一次實施帶薪假時，可能會用到這個條件。可以點擊“修改”，查看詳細(xì)信息，并進行修改。有效期（月）：要求必填，要求大于0。缺省為“全部”。類別：即帶薪休假類別，可以是人工設(shè)置、加班轉(zhuǎn)調(diào)休、計劃設(shè)置。而“作廢”的帶薪休假權(quán)益記錄在登記時不能引用。姓名：在這里指定要請假的員工，只可以選擇以本人的崗位作為考勤主管崗位的人員進行請假登記，因此彈出窗口中只列出了這些人員。只有“剩余天數(shù)”大于0的帶薪休假權(quán)益記錄才可以選擇。填寫完畢后，點擊“提交”，即可形成一條帶薪休假的請假記錄。缺省是“全部”，也可以指定為“未銷假”，這樣可以查看本人登記的請假有哪些還沒有銷假，以便及時處理。帶薪休假類型：可以選擇“人工設(shè)置、加班轉(zhuǎn)調(diào)休、計劃設(shè)置”。類別：即帶薪休假類別，可以是人工設(shè)置、加班轉(zhuǎn)調(diào)休、計劃設(shè)置點擊“查看”，會在彈出窗口中顯示出這條帶薪休假權(quán)益記錄的詳細(xì)信息，包括已登記的休假記錄。 帶薪休假查詢本功能用于查詢指定期間的帶薪休假請假記錄。選擇部門時，表示要查詢這個部門中的人員的帶薪休假請假記錄；選擇考勤主管時，表示要查詢以這個崗位為考勤主管崗位的人員的帶薪休假請假記錄，即用于查看某個考勤主管負(fù)責(zé)的人員的帶薪休假請假情況；指定查詢條件后，點擊“查詢”，即可查出符合條件的帶薪休假請假記錄：可以再點擊“查看”按鈕，查看這個帶薪休假請假記錄的詳細(xì)信息?？梢圆榭催@個功能的“說明”，了解設(shè)置方式?？梢赃M行下列操作：1. 設(shè)置可使用的查詢條件：點擊“修改”，左邊顯示出所有已建好的、在用的組，選擇需要的組，然后點擊“保存”，那么這個功能的自定義查詢中，將采用這些選定的組作為查詢條件。本功能只需要由系統(tǒng)管理人員使用。 外協(xié)人員管理外協(xié)人員指的是在本單位工作，但人事關(guān)系不在本單位管理的人員。2. HR系統(tǒng)涉及較多的管理流程，很多工作需要較嚴(yán)格的流程才能完成；3. HR系統(tǒng)有很高的信息安全要求，因此需要對系統(tǒng)中的權(quán)限管理有非常清楚的了解；4. 對企業(yè)管理水平要求較高，需要有規(guī)范的人力資源管理習(xí)慣。再把HR系統(tǒng)中的員工信息管理包括入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)配、離職管理部分用好；對考勤、薪資、福利管理全面了解后，再正式啟用考勤薪酬業(yè)務(wù)；然后，再根據(jù)管理需要，進行帶薪休假管理。另外，那樣需要維護更多崗位的功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限，增加了系統(tǒng)管理本身的工作量。因此，前期應(yīng)盡可能簡化，而且HR系統(tǒng)本身就可以讓工作變得更簡單、高效。這二個模塊的使用與是否啟用考勤薪酬業(yè)務(wù)無關(guān)。要想盡快用好HR系統(tǒng)，建議關(guān)注以下幾個方面：1. 深入了解主控系統(tǒng)的管理。外協(xié)人員本身并不屬于本單位的員工，因此傳統(tǒng)的HR系統(tǒng)并不需要管理這些人員。這個組就可以在“頁面管理”功能中指定到有關(guān)功能中使用。點擊“模板”，在彈出窗口中，再點擊“新增”，錄入新建的模板的名稱，并可以寫一個說明，再定義好有關(guān)查詢條件和排序方式，確認(rèn)無誤后點擊“保存”，即可建好一個新的系統(tǒng)模板。特別說明：如非有極特殊的需要、而且對HR系統(tǒng)及人力資源管理工作都非常熟悉，那么不要對本功能中的設(shè)置進行修改，以免引發(fā)一些間接導(dǎo)致的權(quán)限問題，比如，如果在某些功能中添加了“薪資等級”這樣的查詢條件，就會導(dǎo)致用戶能按薪資等級查詢，這樣就可能導(dǎo)致薪資保密方面的問題。 系統(tǒng)管理功能系統(tǒng)中有一些用于系統(tǒng)管理的功能，如定時任務(wù)管理、自定義查詢管理。這是為了便于管理人員進行檢查。執(zhí)行本功能時，系統(tǒng)缺省顯示為：將于N天內(nèi)過期的帶薪休假權(quán)益記錄N缺省為30點擊“查詢”，可以列出本人數(shù)據(jù)權(quán)限內(nèi)的人員存在的、將于N天內(nèi)過期且未休天數(shù)大于0的帶薪休假權(quán)益記錄（還可以利用“自定義查詢”的條件，查找符合條件的人員）：姓名、工號、部門、職務(wù)、休假權(quán)益天數(shù)、未休天數(shù)、有效期自、有效期至、類別、設(shè)置人、設(shè)置時間、操作其中：休假權(quán)益天數(shù)：指這個帶薪權(quán)益休假記錄中設(shè)置的天數(shù)。加班轉(zhuǎn)調(diào)休：指的是在加班登記功能中用“轉(zhuǎn)調(diào)休”方式生成的帶薪休假權(quán)益記錄。還可以點“刪除”（無論是否銷假，均可以刪除）?？梢渣c擊“查看”，顯示詳細(xì)信息：然后點擊“銷假”并確認(rèn)。不允許超過剩余天數(shù)。可休的權(quán)益記錄：輸入了“開始日期”后，還必須選擇要休的是哪一條“帶薪休假權(quán)益記錄”中的帶薪假，而且實際休假的開始日期必須在這條帶薪休假權(quán)益記錄的有效期內(nèi)（但對“結(jié)束日期”不控制）。指定人員，并填寫帶薪休假權(quán)益天數(shù)、有效期自、有效期（月），點擊“提交”后，即可為這個人設(shè)置好一條帶薪休假權(quán)益記錄。如：2） 作廢：可以點擊執(zhí)行“作廢”。加班轉(zhuǎn)調(diào)休：指的是在加班登記功能中用“轉(zhuǎn)調(diào)休”方式生成的帶薪休假權(quán)益記錄。 帶薪休假權(quán)益記錄維護本功能用于查詢員工的帶薪休假權(quán)益記錄，并可以執(zhí)行“作廢”（無論是否過期），“作廢”的帶薪休假權(quán)益記錄在“帶薪休假登記”功能中不能再引用。