溝通管理-系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理(完整版)
【正文】 目信息傳送提供基礎(chǔ) ? 工具：電話機(jī)、傳真機(jī)、電子郵件、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、視頻會(huì)議 ? 技術(shù)：指導(dǎo)方法、文檔模板、會(huì)議程序，解決問(wèn)題方法，沖突處理、協(xié)商機(jī)制 ? 原則：開(kāi)放式的對(duì)話環(huán)境 ? ⑶、使用項(xiàng)目溝通模板 ? ⑷、把握項(xiàng)目溝通基本原則 ? ①溝通內(nèi)外有別 ? ②非正式溝通有利于關(guān)系融洽 ? ③采用對(duì)方能接受的溝通風(fēng)格 ? ④溝通升級(jí)原則 如何改進(jìn)項(xiàng)目的溝通 √ ? 溝通四步驟： ? 第一步，和對(duì)方溝通； ? 第二步，和對(duì)方上級(jí)溝通； ? 第三步，和自己上級(jí)溝通； ? 第四步，自己的上級(jí)和對(duì)方上級(jí)溝通 ? ⑸、發(fā)展更好的溝通技能 ? ⑹、認(rèn)識(shí)和把握人際溝通風(fēng)格 ? ⑺、進(jìn)行良好的沖突管理 ? 解決沖突的五種策略：① 問(wèn)題解決；② 妥協(xié)；③ 圓滑；④ 強(qiáng)迫；⑤ 撤退 ? ⑻、召開(kāi)高效會(huì)議 溝通定律 ? 用別人喜歡被對(duì)待的方式對(duì)待他們 ? 求大同，存小異，營(yíng)造雙贏 有效溝通的特征 ? 準(zhǔn)確。 ?我們需要什么樣的信息？ ?我們了解了多少信息？ ?如何獲取信息？ ?損失了什么信息？ 紅色思考帽 ? 暗示憤怒、狂暴和情感?？偫ê徒Y(jié)論。 ?項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)？ ?遇到技術(shù)難題怎么辦？ 黃色思考帽 ? 正面的東西，代表樂(lè)觀，尋求利益、價(jià)值觀和可能性。保證信息傳遞方式易于接收。由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)干系人管理。詳細(xì)的描述報(bào)告中可能包括： ? 項(xiàng)目進(jìn)展和調(diào)整情況 ? 項(xiàng)目完成情況 ? 項(xiàng)目總投入、資金到位情況 ? 資金實(shí)際支出情況 ? 主要效益情況 ? 財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況 ? 各職能團(tuán)隊(duì)的績(jī)效 ? 存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施 ? 預(yù)測(cè) /變更請(qǐng)求 /其他說(shuō)明問(wèn)題 形成績(jī)效報(bào)告的主要步驟 √ ? 1 收集依據(jù)材料 ?清單；調(diào)查問(wèn)卷； ? 2 項(xiàng)目績(jī)效評(píng)審 狀態(tài)評(píng)審會(huì)議 √ （ status review meeting） ? 是績(jī)效評(píng)估重要工具。 ? 進(jìn)展報(bào)告 (progress reporting)描述項(xiàng)目小組已完成的工作。 ? 注意使用項(xiàng)目?jī)?nèi)部網(wǎng)站和郵件系統(tǒng)。 ? 正式（報(bào)告、備忘錄、簡(jiǎn)報(bào)）和非正式（電子郵件、即興討論）溝通； ? 垂直（上下級(jí)之間）和水平（同級(jí)之間）溝通。 ? 類型： ? 書面的和口頭的，耳聽(tīng)的和口講的。所建議的溝通系統(tǒng)與項(xiàng)目參與者的經(jīng)驗(yàn)和專長(zhǎng)是否匹配？是否需要大量的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)？ ? 4）項(xiàng)目的持續(xù)時(shí)間。有 10 個(gè)干系人的項(xiàng)目，就有10(101)/2=45 條潛在溝通渠道。根據(jù)干系人的職權(quán)（權(quán)力）大小以及主動(dòng)參與（影響）項(xiàng)目的程度進(jìn)行分組； ? ○ 影響 /作用方格。通過(guò)干系人分析，識(shí)別出干系人的利益、期望和影響，并把它們與項(xiàng)目的目的聯(lián)系起來(lái)。 溝通 √ ? 為了設(shè)定的目標(biāo) , 把信息 , 思想 , 情感在個(gè)人或群體之間傳遞 , 并達(dá)成協(xié)議的過(guò)程 。 ? 項(xiàng)目干系人管理 溝通模型 √ 溝通模型 √ ? 該溝通模型的關(guān)鍵組件包括 ?編碼 Encode； 信息 Message； 媒介 Medium；干擾 Noise； 解碼 Decode； ? 確認(rèn)收訖指接收方表示收到信息，但并不一定表示同意； ? 回應(yīng)，即接收方已經(jīng)將信息解碼、理解了信息并就信息做出回復(fù)； 阻礙有效溝通的因素 √ ? 溝通雙方的物理距離； ? 溝通的環(huán)境因素； ? 缺乏清晰的溝通渠道； ? 復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)； ? 復(fù)雜的技術(shù)術(shù)語(yǔ)； ? 有害的態(tài)度； 團(tuán)隊(duì)內(nèi)溝通的步驟 ? 步驟一、事前準(zhǔn)備 ? 步驟二、確認(rèn)需求 ? 步驟三、闡述觀點(diǎn) ? 步驟四、處理異議 ? 步驟五、達(dá)成協(xié)議 ? 步驟六、共同實(shí)施 本章要點(diǎn) ? 項(xiàng)目溝通管理的重要性 ? 溝通計(jì)劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績(jī)效報(bào)告 ? 項(xiàng)目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項(xiàng)目需求溝通 溝通計(jì)劃 (munication plan) √ ? 溝通計(jì)劃包括決定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求：誰(shuí)需要什么信息；什么時(shí)候需要；怎么獲得。在干系人很多的情況下，就必須對(duì)關(guān)鍵干系人進(jìn)行排序，以便有效分配精力，來(lái)了解和管理關(guān)鍵干系人的期望。是項(xiàng)目干系人信息需求的匯總。 影響項(xiàng)目的溝通技術(shù)因素 √ ? 1）信息需求的緊迫性。溝通技巧用來(lái)交換信息。項(xiàng)目組內(nèi)外溝通有別。 ? 口頭語(yǔ)言和非口頭語(yǔ)言（音調(diào)變化、身體語(yǔ)言）溝通。收集所有基準(zhǔn)數(shù)據(jù)并向項(xiàng)目干系人提供項(xiàng)目績(jī)效信息。 績(jī)效報(bào)告內(nèi)容 √ ? 績(jī)效報(bào)告需要向每個(gè)受眾適度地提供信息。 ? 通用格式包括條形圖（也稱為甘特圖）， S曲線、矩形圖和表格。信息傳遞正確無(wú)誤； ? 及時(shí)。讓思考者加入感情、直覺(jué)和情緒之類的東西。 6頂思考帽的價(jià)值 ? 是建設(shè)性、創(chuàng)新性的思維管理工具； ? 克服情緒感染，剔除思維的無(wú)助和混亂； ? 使不同的想法和觀點(diǎn)更容易綜合； ? 避免自負(fù)和片面性； 6頂思考帽的作用 ? 培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員協(xié)作思考的習(xí)慣； ? 減少討論中的對(duì)抗性； ? 創(chuàng)造動(dòng)態(tài)、積極的環(huán)境爭(zhēng)取人們參與； ? 多角度看問(wèn)題； 本章要點(diǎn) ? 項(xiàng)目溝通管理的重要性 ? 溝通計(jì)劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績(jī)效報(bào)告
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