公司檔案室管理制度(完整版)
【正文】 、歸檔要求 (1)政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報建人員取得后 3 日內(nèi)移交檔案室；銷支取得派出所出具的門牌號文件后 3 日內(nèi)移交人事行政專員。 跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一 年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。 檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照 公司 管理 規(guī)定 執(zhí)行。、 總則 為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度 。 三 、 檔案分類 （一） 檔案 質(zhì)量 檔案 封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用 碳素鋼筆或 中性 筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 檔案 文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。 (2)工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設(shè)計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成之日起七日內(nèi)移交 給 專員 保管 。 （ 3）公司組織或參與的重大外事活動。 四 、 歸檔及保存年限 （一） 歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一 個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》 。 五 、 檔案 日常 管理 （一）、查閱 查閱的授權(quán)范圍 （ 1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。 檔案的歸還 （ 1）借出的檔案原件，人事行政專員應(yīng)定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。 （五）銷毀 目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。 、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié) 時為止。 （ 3）每年 7 月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。 檔案意外損毀的處理 檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，檔案專員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。 歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。 每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。在進行補救工作的同時，經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。 檔案的存放 檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。 （六） 檔案的保管 檔案的保管期限 人事行政專員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。 、正式銷毀前檔案專員應(yīng)再次進行核對；銷毀時應(yīng)有檔案專員和監(jiān)銷人同時在場；銷毀后檔案專員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。 其他規(guī)定 會計檔案原則上不借出。 （ 3）普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。定期按文件材料的保持價值分為 1 年， 5 年， 10 年。 （ 5）與其他 檔案有密切聯(lián)系 (如表彰、總結(jié)大會 )。 (4)招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交 給專 門負(fù)責(zé)人，專門負(fù)責(zé)人 存入檔案室一份，在另一
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