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正文內(nèi)容

某物業(yè)管理公司貫標文件-行政部工作手冊(完整版)

2024-10-30 03:33上一頁面

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【正文】 管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示 ;公告、通告(布告);通知;通報;請示;批復(fù);函;會議紀要;計劃;總結(jié)。 職責 總經(jīng)理負責所有發(fā)文審批。 合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。 行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理復(fù)印審批程序后,由部門負責人保管一份復(fù)印件。 經(jīng)簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。 合同的制定 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款: a) 標的; b) 數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容); c) 價款或酬金; d) 履約期限、地點方式及其他履約條件; e) 合同終止條件; f) 違約責任; g) 專用合同約定的其他必要條款。 程序要點 合同管理的范圍:包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。 c) 經(jīng)行政部主管復(fù)核同意后報總經(jīng)理審批,總經(jīng)理審批同意的按正常手續(xù)辦理(申請人第一次申請經(jīng)總經(jīng)理批準的,以后的申請無須再報總經(jīng)理審批);總經(jīng)理不同意的不予辦理。 行政部主管負責名片、工作證、圖書管理工作的監(jiān)督。 記錄 《公 章印模登記表》。 相關(guān)部門提出廢止印章意見書。 損壞、丟失處理。 借用。 財務(wù)部主管負責財務(wù)專用章的管理并承擔管理責任。 批準后由綜合部對外聯(lián)系制作。用圖形和符號進行的標識,圖形和符號應(yīng)符合相關(guān)的標準或通用法則。 c) 重點設(shè)備如電梯用標識牌標識出其位置及使用注意要點。 a) 各類房屋用樓號、單元號、樓層號、房間號標牌予以識別。 a) 公司機關(guān)和各管理處及下屬各部門的大門設(shè)置有醒目的門牌和指引牌。 程序要點 服務(wù)標識的使用、設(shè)置范圍。 《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》 。 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責,值班保安人員應(yīng)定時巡查以下重要部位,并做 好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》: a) 消防設(shè)施、配電房; b) 領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室; c) 水源、空調(diào)的關(guān)閉情況; d) 加班情況。 a) 行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味; b) 各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。 —— 每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。 b) 除經(jīng)理批準的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。 傳真機:傳真機一般情況下保持 24 小時開機。 f) 打印出的文稿應(yīng)進行校對。 e) 財務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。 辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。 辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。 《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》。 行政部文員考評扣分細則。 行政部主管除應(yīng)嚴格按以上的標準作業(yè)規(guī)程進行工作外,還需嚴格遵守公司其他相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程的要求。 職責 行政部主管負責依照本規(guī)程進行行政部員工的周檢、月檢工作。 認真傾聽對方的電話事由,若需傳呼他人,應(yīng)請對方稍等,然后輕輕擱下電話,去傳呼他人(或轉(zhuǎn)給當事人,如果當事人不在,應(yīng)告訴來電人) ;如對方有事相告或相求時,應(yīng)將對方要求逐條記錄在《工作日記》內(nèi),并盡量詳細回答。 c) 顧客進人電梯后再進電梯,面向電梯門,按“關(guān)門”鈕。 道謝語:謝謝、非常感謝。 舉止行為: a) 不得隨地吐痰,亂扔果皮、紙屑; b) 上班時間不得吃零食,玩弄個人小物品; c) 在顧客面前不吸煙、掏鼻孔、掏耳朵、痰癢,不得脫鞋、卷褲腳衣袖、不得伸懶腰、哼小調(diào)、打哈欠; d) 在走廊、過道、電梯或活動場所與顧客相遇時,應(yīng)主動致意,禮讓顧客先行; e) 在指引方向時,應(yīng)將手臂伸直,手指并攏,手掌向上,自然伸向需指引的方向,并注意對方是否已看清目標; f) 談話時,手勢不宜過多,幅度不宜過大。任何員工在工作時如果發(fā)現(xiàn)業(yè)主走近,均應(yīng)停下手頭工作用微笑眼光詢問業(yè)主是否有事尋求幫助。 女士應(yīng)淡妝打扮,不得濃妝艷抹,避免使用味道濃烈的化妝品、香水,不得佩戴款式夸張的首飾。 頭發(fā)。 程序要點 總則 a) 各部門主管每天至少巡視一次所屬部門員工的著裝及儀容儀表情況,并將檢查結(jié)果作為員工績效考評的依據(jù)之一。 記錄 相關(guān)支持文件 各崗位 工作標準作業(yè)規(guī)程。 各部門應(yīng)當定期和不定期組織各種內(nèi)部培訓(xùn)和參加公司相關(guān)知識、技能培訓(xùn),詳見各部門《培訓(xùn)標準作業(yè)規(guī)程》。 a) 檢查可以采用抽檢的方式,部門主管每天至少應(yīng)有一次以上是全面檢查;副經(jīng)理每月至少應(yīng)有一次以上的全面檢查。如果牽扯到與其他部 門的業(yè)務(wù)支持,可邀請其他部門有關(guān)人員列席參加。 f) 年度(半年度 )工作總結(jié)的內(nèi)容要求包括: —— 計劃目標的逐項完成情況、完成數(shù)據(jù); —— 主要工作措施的實施情況; —— 員工的績效考評結(jié)果; —— 費用成本支出情況; —— 存在問題和下一步工作打算; —— 附錄各種原始證據(jù)。 c) 月度工作計劃的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾部分: —— 月度工作目標; —— 主要工作實施說明; —— 工作計劃完成時間表; —— 費用預(yù)算。 程序要點 工作職責:詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程。 行政部駕駛員任職條件 遵守國家的法律、法規(guī);遵守職業(yè)道德和交通規(guī)則;不酗酒。 具備大專以上學(xué)歷,從事文化宣傳工作 3 年以上,會電腦操作;年齡50 歲以下;身體健康、精力充沛。 3.崗位任職 條件 行政部主管任職條件 遵守國家的法律、法規(guī),遵守職業(yè)道德;有較強的事業(yè)心,克己奉公。 負責統(tǒng)一辦理公司車輛的有關(guān)證照、年審等手續(xù)。 負責對企業(yè)、企業(yè)形象標識系統(tǒng)進行策劃、實施。 負責統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料。 負責或協(xié)助、組織、策劃公司的有關(guān)活動,含公共關(guān)系的公關(guān)活動。 負責控制公司各項行政費用的開支。某物業(yè)管理公司貫標文件 行政部工作手冊 重慶加州城市花園物業(yè)管理有限責任公司 行政部工作手冊 文件編號 CSHY/QW/XZ2020 版 本 A/0 頁 次 PAGE 50 / NUMPAGES 62 11. 加州城市花園物業(yè)管理有限公司 行政部職責機構(gòu)圖 2.崗位職責 行政部職責 負責公司各類文件、規(guī)章制度、計劃、總結(jié)的制定與草擬及打印工作。 負責提供相關(guān)資料及數(shù)據(jù),配合財務(wù)的成本核算。 負責公司機密文件資料及信息的保密工作。 負責辦公設(shè)備的管理,包括電話機、傳真機、復(fù)印機、電腦、打印機等設(shè)備。 協(xié)助行政部主管安排公司各類會議工作,作好會議記錄,并按要求編寫會議紀要或決議。 擬訂公司車輛維護、保養(yǎng)計劃,經(jīng)行政部主任審核,總經(jīng)理審批后,到公司指 定的維修廠維修保養(yǎng)并驗收。 熟悉物業(yè)管理知識和國家相關(guān)法律法規(guī)及公司的質(zhì)量方針目標;熟悉行政管理業(yè)務(wù) ,并具有一定的行政管理工作經(jīng)驗,具備較強的公關(guān)能力和處理公司法律事務(wù)的能力。 有良好的內(nèi)外 溝通和協(xié)調(diào)能力。 有駕駛證( B 照),從事駕駛員工作 2 年以上;具備高中學(xué)歷;處事靈活、原則性強;年齡 45 歲;身體健康,精力充沛。 工作計劃的制定。 工作總結(jié)。 日常工作組織、布置、實施。會議應(yīng)當包含以下主要內(nèi)容: —— 有書面通知; —— 有相關(guān)人員的主要發(fā)言摘要; —— 有結(jié)果。 b) 檢查的原則工作應(yīng)突出重點,不能流于形式,以下工作須重點檢查: —— 重點部位、重要工作要重點、重復(fù)檢查; —— 在會議上 列出來的問題要重點檢查; —— 對工作的執(zhí)行結(jié)果要重點檢查。 記錄/管理。 《績效考評管理標準作業(yè)規(guī)程》。 儀容儀表。 a) 女士前 發(fā)不遮眼,不梳奇異發(fā)型。 每天上班前應(yīng)注意檢查自己的儀表。 b) 耐心認真處理每一項服務(wù)工作。 語言。 應(yīng)答語:是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒關(guān)系、這是我應(yīng)該做的。關(guān)閉電梯時,應(yīng)防止梯門夾到他人的衣服、物品。 中途若遇急事需要暫時中斷與對方通話時,應(yīng)先征得對方同意,并表示感謝;繼續(xù)通話時,須向?qū)Ψ街虑浮? 程序要點 行政部員工的工作標準。 績效考評評分結(jié)構(gòu)。 崗位工作效果考評扣分細則:每次檢查發(fā)現(xiàn)達不到《合同管理標準作業(yè)規(guī)程》、 《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》、《名片、圖書、工作證管理標準作業(yè)規(guī)程 》、《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》、《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》、《辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程》、每次檢查每發(fā)現(xiàn)一項一般違規(guī)作業(yè),扣減對應(yīng)評分項目 1— 2 分;嚴重違反作業(yè)規(guī)程操作,每發(fā)現(xiàn)一項扣減對應(yīng)評分項目 3— 5 分;引起不良后果的,視情況扣減對應(yīng)評分項目 6— 20 分。 公司所有相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程。 程序要點 物品擺放。 常用辦公設(shè)備的使用。 打印機。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進行打印。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。 c) 公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。 g) 電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。 綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負責,各崗位人員監(jiān)督管理。 記錄 《打?。瘡?fù)印審批表》。 《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。 凡在物業(yè)管理服務(wù)工作中容易引起識別錯誤或不方便住戶生活不便于物業(yè)管理工作進行的地方均應(yīng)設(shè)置和使用服務(wù)標識。門牌要求制作精美、標識出公司或部門名稱、結(jié)實耐用;指引牌要求精美雅致、清晰指引出方向或位置、結(jié)實耐用。 b) 整個小區(qū)的街道 公司替顧客(住戶)保管的產(chǎn)品均用標簽、標牌標明其貯存場所以免混淆。 便于實施。 記錄于行政部每月的工作小結(jié)中。 管理處主任負責管理處印章用印的審批并承擔審批責任。 部門提出書面借章申請。 印章丟失后,必須立即書面寫出報告,部門主管審核確認后,報行政部登記。 總經(jīng)理審批。 《借用公章登記表》。 行政部文員負責名片、圖書的日常管理工作。 d) 行政部組織印刷: —— 行政部選擇名片印制單位; —— 按照公司名片的統(tǒng)一規(guī)格,注明申請人的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容,通知名片印制單位印刷了傳真或電話通知); —— 要求名片印制單位制版后報行政部確認方可印刷; —— 行政部文員取回印刷好的名片后,通知申請人領(lǐng)用。 對外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類: a) 開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同; b) 投標 書; c) 對外租賃合同; d) 公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理; e) 顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務(wù)的合同; f) 公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同; g) 其他對外提供服務(wù)的合同。 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。 所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。 合同的變更與廢止。 部門經(jīng)理負責本部門文件的擬制與審核。
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