【正文】 管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、指令；決定（決議）；指示 ；公告、通告（布告）；通知；通報；請示；批復(fù)；函；會議紀要；計劃；總結(jié)。 職責 總經(jīng)理負責所有發(fā)文審批。 合同履約完畢，對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。 行政部歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報財務(wù)部存檔一份，部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的，按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理復(fù)印審批程序后，由部門負責人保管一份復(fù)印件。 經(jīng)簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。 合同的制定 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定，其內(nèi)容包括以下條款： a) 標的； b) 數(shù)量和質(zhì)量（或工作內(nèi)容）； c) 價款或酬金； d) 履約期限、地點方式及其他履約條件； e) 合同終止條件； f) 違約責任； g) 專用合同約定的其他必要條款。 程序要點 合同管理的范圍：包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。 c） 經(jīng)行政部主管復(fù)核同意后報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批同意的按正常手續(xù)辦理（申請人第一次申請經(jīng)總經(jīng)理批準的，以后的申請無須再報總經(jīng)理審批）；總經(jīng)理不同意的不予辦理。 行政部主管負責名片、工作證、圖書管理工作的監(jiān)督。 記錄 《公 章印模登記表》。 相關(guān)部門提出廢止印章意見書。 損壞、丟失處理。 借用。 財務(wù)部主管負責財務(wù)專用章的管理并承擔管理責任。 批準后由綜合部對外聯(lián)系制作。用圖形和符號進行的標識，圖形和符號應(yīng)符合相關(guān)的標準或通用法則。 c) 重點設(shè)備如電梯用標識牌標識出其位置及使用注意要點。 a) 各類房屋用樓號、單元號、樓層號、房間號標牌予以識別。 a) 公司機關(guān)和各管理處及下屬各部門的大門設(shè)置有醒目的門牌和指引牌。 程序要點 服務(wù)標識的使用、設(shè)置范圍。 《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》 。 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責，值班保安人員應(yīng)定時巡查以下重要部位，并做 好相應(yīng)的記錄，詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》： a) 消防設(shè)施、配電房； b) 領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室； c) 水源、空調(diào)的關(guān)閉情況； d) 加班情況。 a) 行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無異味； b) 各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。 —— 每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。 b) 除經(jīng)理批準的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門／人均需辦理審批手續(xù)，并在行政部接待處登記后，方可操作。 傳真機：傳真機一般情況下保持 24 小時開機。 f) 打印出的文稿應(yīng)進行校對。 e) 財務(wù)、行政人事等專用電腦，電腦管理員須設(shè)置密碼。 辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。 辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。 《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》。 行政部文員考評扣分細則。 行政部主管除應(yīng)嚴格按以上的標準作業(yè)規(guī)程進行工作外，還需嚴格遵守公司其他相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程的要求。 職責 行政部主管負責依照本規(guī)程進行行政部員工的周檢、月檢工作。 認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應(yīng)請對方稍等，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人（或轉(zhuǎn)給當事人，如果當事人不在，應(yīng)告訴來電人） ；如對方有事相告或相求時，應(yīng)將對方要求逐條記錄在《工作日記》內(nèi)，并盡量詳細回答。 c) 顧客進人電梯后再進電梯，面向電梯門，按“關(guān)門”鈕。 道謝語：謝謝、非常感謝。 舉止行為： a) 不得隨地吐痰，亂扔果皮、紙屑； b) 上班時間不得吃零食，玩弄個人小物品； c) 在顧客面前不吸煙、掏鼻孔、掏耳朵、痰癢，不得脫鞋、卷褲腳衣袖、不得伸懶腰、哼小調(diào)、打哈欠； d) 在走廊、過道、電梯或活動場所與顧客相遇時，應(yīng)主動致意，禮讓顧客先行； e) 在指引方向時，應(yīng)將手臂伸直，手指并攏，手掌向上，自然伸向需指引的方向，并注意對方是否已看清目標； f) 談話時，手勢不宜過多，幅度不宜過大。任何員工在工作時如果發(fā)現(xiàn)業(yè)主走近，均應(yīng)停下手頭工作用微笑眼光詢問業(yè)主是否有事尋求幫助。 女士應(yīng)淡妝打扮，不得濃妝艷抹，避免使用味道濃烈的化妝品、香水，不得佩戴款式夸張的首飾。 頭發(fā)。 程序要點 總則 a) 各部門主管每天至少巡視一次所屬部門員工的著裝及儀容儀表情況，并將檢查結(jié)果作為員工績效考評的依據(jù)之一。 記錄 相關(guān)支持文件 各崗位 工作標準作業(yè)規(guī)程。 各部門應(yīng)當定期和不定期組織各種內(nèi)部培訓(xùn)和參加公司相關(guān)知識、技能培訓(xùn)，詳見各部門《培訓(xùn)標準作業(yè)規(guī)程》。 a) 檢查可以采用抽檢的方式，部門主管每天至少應(yīng)有一次以上是全面檢查；副經(jīng)理每月至少應(yīng)有一次以上的全面檢查。如果牽扯到與其他部 門的業(yè)務(wù)支持，可邀請其他部門有關(guān)人員列席參加。 f) 年度（半年度 ）工作總結(jié)的內(nèi)容要求包括： —— 計劃目標的逐項完成情況、完成數(shù)據(jù)； —— 主要工作措施的實施情況； —— 員工的績效考評結(jié)果； —— 費用成本支出情況； —— 存在問題和下一步工作打算； —— 附錄各種原始證據(jù)。 c) 月度工作計劃的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾部分： —— 月度工作目標； —— 主要工作實施說明； —— 工作計劃完成時間表； —— 費用預(yù)算。 程序要點 工作職責：詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程。 行政部駕駛員任職條件 遵守國家的法律、法規(guī)；遵守職業(yè)道德和交通規(guī)則；不酗酒。 具備大專以上學(xué)歷，從事文化宣傳工作 3 年以上，會電腦操作；年齡50 歲以下；身體健康、精力充沛。 3．崗位任職 條件 行政部主管任職條件 遵守國家的法律、法規(guī)，遵守職業(yè)道德；有較強的事業(yè)心，克己奉公。 負責統(tǒng)一辦理公司車輛的有關(guān)證照、年審等手續(xù)。 負責對企業(yè)、企業(yè)形象標識系統(tǒng)進行策劃、實施。 負責統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料。 負責或協(xié)助、組織、策劃公司的有關(guān)活動，含公共關(guān)系的公關(guān)活動。 負責控制公司各項行政費用的開支。某物業(yè)管理公司貫標文件 行政部工作手冊 重慶加州城市花園物業(yè)管理有限責任公司 行政部工作手冊 文件編號 CSHY/QW/XZ2020 版 本 A/0 頁 次 PAGE 50 / NUMPAGES 62 11. 加州城市花園物業(yè)管理有限公司 行政部職責機構(gòu)圖 2．崗位職責 行政部職責 負責公司各類文件、規(guī)章制度、計劃、總結(jié)的制定與草擬及打印工作。 負責提供相關(guān)資料及數(shù)據(jù)，配合財務(wù)的成本核算。 負責公司機密文件資料及信息的保密工作。 負責辦公設(shè)備的管理，包括電話機、傳真機、復(fù)印機、電腦、打印機等設(shè)備。 協(xié)助行政部主管安排公司各類會議工作，作好會議記錄，并按要求編寫會議紀要或決議。 擬訂公司車輛維護、保養(yǎng)計劃，經(jīng)行政部主任審核，總經(jīng)理審批后，到公司指 定的維修廠維修保養(yǎng)并驗收。 熟悉物業(yè)管理知識和國家相關(guān)法律法規(guī)及公司的質(zhì)量方針目標；熟悉行政管理業(yè)務(wù) ,并具有一定的行政管理工作經(jīng)驗，具備較強的公關(guān)能力和處理公司法律事務(wù)的能力。 有良好的內(nèi)外 溝通和協(xié)調(diào)能力。 有駕駛證（ B 照），從事駕駛員工作 2 年以上；具備高中學(xué)歷；處事靈活、原則性強；年齡 45 歲；身體健康，精力充沛。 工作計劃的制定。 工作總結(jié)。 日常工作組織、布置、實施。會議應(yīng)當包含以下主要內(nèi)容： —— 有書面通知； —— 有相關(guān)人員的主要發(fā)言摘要； —— 有結(jié)果。 b) 檢查的原則工作應(yīng)突出重點，不能流于形式，以下工作須重點檢查： —— 重點部位、重要工作要重點、重復(fù)檢查； —— 在會議上 列出來的問題要重點檢查； —— 對工作的執(zhí)行結(jié)果要重點檢查。 記錄／管理。 《績效考評管理標準作業(yè)規(guī)程》。 儀容儀表。 a) 女士前 發(fā)不遮眼，不梳奇異發(fā)型。 每天上班前應(yīng)注意檢查自己的儀表。 b) 耐心認真處理每一項服務(wù)工作。 語言。 應(yīng)答語：是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒關(guān)系、這是我應(yīng)該做的。關(guān)閉電梯時，應(yīng)防止梯門夾到他人的衣服、物品。 中途若遇急事需要暫時中斷與對方通話時，應(yīng)先征得對方同意，并表示感謝；繼續(xù)通話時，須向?qū)Ψ街虑浮? 程序要點 行政部員工的工作標準。 績效考評評分結(jié)構(gòu)。 崗位工作效果考評扣分細則：每次檢查發(fā)現(xiàn)達不到《合同管理標準作業(yè)規(guī)程》、 《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》、《名片、圖書、工作證管理標準作業(yè)規(guī)程 》、《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》、《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》、《辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程》、每次檢查每發(fā)現(xiàn)一項一般違規(guī)作業(yè)，扣減對應(yīng)評分項目 1— 2 分；嚴重違反作業(yè)規(guī)程操作，每發(fā)現(xiàn)一項扣減對應(yīng)評分項目 3— 5 分；引起不良后果的，視情況扣減對應(yīng)評分項目 6— 20 分。 公司所有相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程。 程序要點 物品擺放。 常用辦公設(shè)備的使用。 打印機。一般情況下由發(fā)稿部門／人校對，然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進行打印。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。 c) 公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。 g) 電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。 綠化：辦公區(qū)綠化由保潔組負責，各崗位人員監(jiān)督管理。 記錄 《打?。瘡?fù)印審批表》。 《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。 凡在物業(yè)管理服務(wù)工作中容易引起識別錯誤或不方便住戶生活不便于物業(yè)管理工作進行的地方均應(yīng)設(shè)置和使用服務(wù)標識。門牌要求制作精美、標識出公司或部門名稱、結(jié)實耐用；指引牌要求精美雅致、清晰指引出方向或位置、結(jié)實耐用。 b) 整個小區(qū)的街道 公司替顧客（住戶）保管的產(chǎn)品均用標簽、標牌標明其貯存場所以免混淆。 便于實施。 記錄于行政部每月的工作小結(jié)中。 管理處主任負責管理處印章用印的審批并承擔審批責任。 部門提出書面借章申請。 印章丟失后，必須立即書面寫出報告，部門主管審核確認后，報行政部登記。 總經(jīng)理審批。 《借用公章登記表》。 行政部文員負責名片、圖書的日常管理工作。 d) 行政部組織印刷： —— 行政部選擇名片印制單位； —— 按照公司名片的統(tǒng)一規(guī)格，注明申請人的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容，通知名片印制單位印刷了傳真或電話通知）； —— 要求名片印制單位制版后報行政部確認方可印刷； —— 行政部文員取回印刷好的名片后，通知申請人領(lǐng)用。 對外提供服務(wù)的合同，包括以下幾類： a) 開發(fā)／建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同； b) 投標 書； c) 對外租賃合同； d) 公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理； e) 顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務(wù)的合同； f) 公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同； g) 其他對外提供服務(wù)的合同。 各種合同若有合同范本，可依照合同范本填寫或修改各項條款。 所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。合同執(zhí)行完畢后，須將合同返還歸檔。 合同的變更與廢止。 部門經(jīng)理負責本部門文件的擬制與審核。