【正文】 管理處工作流程圖 肆 信息溝通、信息反饋渠道及時間 一 、公司信息管理工程主要特色 ◆ 公司實現(xiàn)電腦網(wǎng)絡(luò)化管理。 ◆ 協(xié)助委托方組織對管理工作的抽驗，檢查，審查管理效果。本公司自成立以來，一貫重視檔案資料的建立與管理工作。 ? 針對不同的建材采用不同清潔方法（如石材、金屬、塑膠等） 提高建筑美觀 保護建材壽命 注重環(huán)境衛(wèi)生 ? 針對不同的場所采用不同的清潔方法 (洗手間、辦公區(qū)、走廊、停車場等） ? 針對清潔分類采用不同的清潔方法（日常清潔、定期清潔、特種清潔等） ? 針對用途不同采用不同的清潔方法 公司之保潔原則 ? 要求物業(yè)清潔區(qū)域內(nèi)任何部位必須干凈整潔，無衛(wèi)生死角 ? 關(guān)切的服務(wù)，給人以溫馨的感覺 ? 垃圾及時清理，免除空氣的污染 ? 最大程度減少對辦公秩序和環(huán)境的影響，為物業(yè)使用人提供最大便利。 ? 科學(xué)澆灌 ： 根據(jù)盆栽植物特點， 設(shè)計科學(xué)的澆水、排水管理方法。 ? 人員流量較多的業(yè)務(wù)區(qū)域注意保持整潔。 設(shè)備管理范圍 ◆ 供配電系 統(tǒng) ◆ 給排水系統(tǒng) ◆ 消防系統(tǒng) ◆ 電梯、空調(diào)系統(tǒng) ◆ 閉路監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng) ◆ 維修工具及設(shè)備 ◆ 其它公用設(shè)施：包括溝、渠、池井、各類管線、標(biāo)牌、標(biāo)識牌、公共通道、公共信箱、避雷系統(tǒng)等。 ◆ 大修 ：屬徹底性修理，對設(shè)備全部解體，全面檢查、試驗、 探傷、調(diào)試，更換全部不合格零部件或附屬裝置。 ◆ 空調(diào)系統(tǒng)的中、大修安排于非使用季節(jié)進行，平時定期檢查、清潔和保養(yǎng)。 ◆ 管理處有權(quán)對房屋使用進行正確地督導(dǎo)和建議。 ◆ 根據(jù)物業(yè)的建筑設(shè)計、建筑施工、建材選用、裝修材料等特點，制定物業(yè)的年代改善計劃，保持物業(yè)面貌常新。 建立消防制度 ： 建立周密完善的消防疏散圖、防火責(zé)任制，制定消防作戰(zhàn)方案、救護措施、定期檢查各類消防設(shè)施，明確防火檔案制度及消防員職責(zé)，并定期邀請消防專業(yè)人員進行專題培訓(xùn)和定期進行消防模擬演習(xí)， 每年至少進行一次消防模擬演習(xí)，以做到防患于未然。 ◆ 完善各類防火標(biāo)識，和 各類消防設(shè)施的使用說明標(biāo)識。 三 房屋管理及維修養(yǎng)護 1． 房屋圖紙檔案、資料齊全、管理完善。 9． 房屋零修及時率達 100%，零修合格率達100%，落實維修回訪制度和回訪記錄。 3． 配電室管理嚴格按國家標(biāo)準(zhǔn)操作運行。 四 設(shè)備管理 （四）電梯系統(tǒng) 1． 電梯按規(guī)定時間運行，安全設(shè)施齊全有效，通風(fēng)、照明及其它附屬設(shè)施完好。 2． 設(shè)備閥門、管道無跑、冒、滴、漏。 2． 環(huán)衛(wèi)設(shè)施齊備，設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾清運 點（站）等保潔設(shè)施。 2． 配備專職檔案管理人，完善各項管理制度，對所有 檔案嚴格集中管理。 保 安 員 退伍不超過一年的軍人，具有較強的軍事、身體素質(zhì)；外表形象良好，高中以上文化并參加過市級以上的保安機構(gòu)培訓(xùn)且獲得上崗證書；有本城市戶口的人作經(jīng)濟擔(dān)保，年齡 27 歲以下。 文件八 . 管理總體目標(biāo) 湖濱廣場 是目前南寧市的較為高檔的綜合樓，地理位置優(yōu)越、風(fēng)景秀麗優(yōu)美、人杰地靈、占據(jù)南寧三橋樞紐交結(jié)處，四通八達的交通網(wǎng)絡(luò)，穩(wěn)據(jù)地利優(yōu)勢。我公司鄭重承諾，若因我公司管理責(zé)任，未達到規(guī)定的管理目標(biāo)，業(yè)主委員會可與我公司取消管理委托合同，決無異議。因此在管理上也應(yīng)達到與之相匹配的物業(yè)管理水平。 主 管 具有豐富的保潔管理和物業(yè)管理經(jīng)驗、品德優(yōu) 良、強烈的服務(wù)意識和責(zé)任心，年齡 30～ 40 歲。 4． 采用電腦資料、文字資料、磁記錄資料、圖表圖片資料等多種形式的文檔儲存方式管理檔案資料。 4． 無亂設(shè)攤點、廣告牌、亂貼、亂畫等現(xiàn)象。 4． 高壓水泵、水池、水箱有嚴密的管理措施，供水計量及收費嚴格執(zhí)行有關(guān)部門規(guī)定，無不合理計量及亂收費現(xiàn)象，限水、停水能預(yù)先通知各部分物業(yè)使用人。 3． 轎廂、井道保持清潔。在市政停電的情況下，保證發(fā)電機在 5 分鐘內(nèi)運轉(zhuǎn)供電。 2． 制定設(shè)備安全運行、崗位責(zé)任制、定期巡回檢查測試及監(jiān)督、維修保養(yǎng)、運行記錄管理制度和操作規(guī)程，并嚴格執(zhí)行。 3． 建立物業(yè)管理檔案，所在區(qū)域、樓層清晰，隨時可查。 ◆ 制定合理可行的滅火程序和疏散計劃。 ◆ 各個環(huán)節(jié)嚴格遵照國家有關(guān)規(guī)定和公司質(zhì)量保證體系文件之要求。大型標(biāo)志 48小時內(nèi)修復(fù)。 ◆ 根據(jù) 湖濱廣場 物業(yè)之特點，制定嚴格的零修、中修、大修、翻修綜合維修的管理及施工制度，保證維修質(zhì)量。 ◆ 各類機房、設(shè)備房屬安全和消防重點，嚴禁無關(guān)人員進入。 ◆ 建立設(shè)備的管理檔案和各類重要設(shè)備的技術(shù)檔案。 ◆ 設(shè)備主管 ： 負責(zé)設(shè)備保養(yǎng)維修工作的組織、安排和實施， 建立設(shè)備臺帳，解決技術(shù)難題。 ? 洗手間是最易忽略卻最能反映物業(yè)形象的地方，保潔員將每 半小時進行一次清理，為使用人創(chuàng)造舒適便利之環(huán)境。 ? 低溫預(yù)防 ： 特別注意植物的 冬季保暖 ，制定周詳?shù)姆赖蜏毓芾碛媱潯? ? 根據(jù)營區(qū)人員、地理、整體環(huán)境等因素進行科學(xué)養(yǎng)護。 一、需建立的檔案、資料分類檢索 需湖濱廣場項目提供的資料 產(chǎn)權(quán)資料 A．項目批準(zhǔn)文件 B．用地批準(zhǔn)文件 C．建筑執(zhí)照 D．拆遷安置資料 技術(shù)資料 A．規(guī)劃圖 B．竣工圖 ◆ 總平面圖 ◆ 單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖 ◆ 消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖 C．地質(zhì)勘測報告 D. 開、竣工報告 E．圖紙會審記錄 F．工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄） G．隱蔽工程驗收簽證 H．沉降觀察記錄 I． 竣工驗收證明書 J．鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書 K．新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書 L．水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書 M．砂漿、混凝土試塊試壓報告 N．供水的試壓報告 O．綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料 P．其他技術(shù)資料 管理處需建立的資料 1． 物業(yè)資料 A．各物業(yè)基本資料 B．各物業(yè)功能分區(qū)資料 C．各物業(yè)設(shè)備資料 2． 業(yè)主資料 A．業(yè)主公約 B．辦公及居住人員名冊 C．各住宅單位居住人員資料 3． 日常管理資料 A．保潔管理記錄 ◆ 日常巡查記錄 ◆ 綠化消殺記錄 ◆ 水箱清洗記錄 ◆ 二次供水化驗單 B．車輛管理檔案 ◆ 車輛詳細資料 ◆ 地下車庫使用公約 ◆ 車輛出入及停放記錄 C．裝修管理檔案 ◆ 裝修通知書（附圖紙） ◆ 裝修工程隊安全責(zé)任書 ◆ 臨時施工人員登記表 ◆ 施工單位營業(yè)執(zhí)照 D．維修服務(wù)檔案 ◆ 維修服務(wù)登記表 ◆ 內(nèi)部服務(wù)協(xié)議書 ◆ 維修服務(wù)回訪記錄 E．收費管理檔案 ◆ 月收費明細表及匯總表 ◆ 每季度管理費收支公布單 ◆ 管理處與外單位簽訂的各類合同 F．設(shè)備管理檔案 ◆ 各類公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄 ◆ 各項機電設(shè)備保養(yǎng)維修及運行記錄 ◆ 設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄 ◆ 設(shè)備檢查記錄 G．社區(qū)文化檔案 ◆ 各項活動計劃及實施記錄 ◆ 圖片及錄像 ◆ 新聞媒介報道剪集 ◆ 業(yè)主反饋意見及各項建議 H．業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計 記錄 I．服務(wù)質(zhì)量回訪記錄 J．業(yè)主投訴及處理記錄 K．員工管理檔案 ◆ 員工個人詳細資料 ◆ 員工業(yè)績考核記錄 ◆ 員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄 L．培訓(xùn)檔案 ◆ 各項培訓(xùn)計劃及實施記錄 ◆ 培訓(xùn)結(jié)果考核及跟查記錄 ◆ 軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄 M．行政文件 ◆ 政府部門文件 ◆ 物業(yè)公司文件 ◆ 管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件 二、檔案、資料管理辦法 檔案、資料建立及管理運作流程示意圖 檔案資料管理運作流程圖 物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容及 最終達到效 果 湖濱廣場 提供的資料 借閱文件 管理處 檔案管理室 管理處 建立的資料 作廢文件 張貼文件 復(fù)印文件 壹 物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)計劃 一、 保潔與綠化管理 保潔與綠化管理范圍 ◆ 保潔與綠化管理工作將在湖濱廣場授權(quán)之區(qū)域內(nèi)作業(yè)。 ◆ 不吝惜對處理業(yè)主投訴所花費的時間和金錢。