【正文】 貨 款時，采購部核算員應(yīng)對照合同 、收貨清單 等仔細復核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復付款。 (二 ) 庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時 將 入庫單或 收貨 清單報送采購部 (單店由店管部審核后送采購部 )和財務(wù)部，采購部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的 入庫單或收貨 清單 分別建立應(yīng)付帳款臺帳。待收到貨物后，采購人員再辦理正式入庫手續(xù)，交由庫管員管理。 濟公沙鍋項目組 第 10 頁 （三） 交貨時一般物品由庫管員 (或收貨人 )根據(jù) 采購清單 負責 數(shù)量的驗收 ，質(zhì)檢員負責品質(zhì)驗收； 特殊物品由 質(zhì)檢員 負責組織 使用單位、 技術(shù)中心等業(yè)務(wù)部門或?qū)＜疫M行 品質(zhì)驗收，庫管員 (或收貨人 )僅負責數(shù)量驗收 。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進行采購時，經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批后，可委托業(yè)務(wù)部門進行采購，但應(yīng)嚴格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 第十八條 采購價格核準： (一 ) 招標采購物品的價格由評標小 組決定。臺帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運雜費用，并有綜合分析說明和比價依據(jù)。 2. 工程裝修項目中需公司采購的材料、關(guān)鍵設(shè)備等； 濟公沙鍋項目組 第 7 頁 3. 一年內(nèi)可在同一供應(yīng)商處累計采購金額超過 5 萬元的某類物品。如確屬急需物品，應(yīng)填寫緊急采購申請表，由部門負責人審批后，由公司營運副總核準后才能列入采購范圍。審核內(nèi)容包括采購申請 各欄填寫是否清楚， 是否符合項目合同內(nèi)容、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負責人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。 （二） 月度采購計劃是在對年度采購計劃進行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況、下月度 需求預(yù)測 、市場行情 制訂當月的采購計劃，該計劃也是制訂月度資金計劃的主要依據(jù)之一。 第七條 各部門主要職責： (需根據(jù)重新確定的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整 ) （一） 需求單位：負責根據(jù)經(jīng)營需求填寫需求計劃或采購申請和相應(yīng)的價格建議；參與供應(yīng)商的甄選； 負責質(zhì)量不合格采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的評審并提出處理方案， 負責將采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的其它問題及有關(guān)信息及時反饋給采購部。采購部擁有對手冊的解釋權(quán)。除非特別說明，采購物品與外協(xié)加工產(chǎn)品統(tǒng)稱為采購 物品 。 第五條 手冊的更新 年度內(nèi)內(nèi)容調(diào)整以補充文件形式發(fā)布，補充文件要求進行編號管理，發(fā)放范圍及發(fā)放回收管理與手冊管理相同。 濟公沙鍋項目組 第 3 頁 第三章 采購計劃 第八條 采購計劃制訂的依據(jù) 采購計劃應(yīng)根據(jù)經(jīng)營計劃、由店管部匯總的各店日常經(jīng)營需求計劃、各部門的采購申請、年度預(yù)算、庫存情況、公司資金供應(yīng)情況等確定，對經(jīng)營急需物品，應(yīng)優(yōu)先考慮。 (八 ) 以上各類物品如在年度預(yù)算外或超過年度預(yù)算，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批。 (四 ) 對于在采購計劃內(nèi)無法于需用日期辦妥的采購申請單，必須及時通知濟公沙鍋項目組 第 5 頁 請購部門。不在定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，需采用招標采購或比價采購。 (三 ) 采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商在接到詢價資料后至少７天內(nèi)以書信 、電子郵件 或傳真形式反饋其報價意向（若供應(yīng)商拒絕報價，則應(yīng)將詢價資料退還給公司），若詢價資料寄出后供應(yīng)商沒有任何答復，采購人員應(yīng)打電話或電子郵件與供應(yīng)商聯(lián)系，問清情況 （ 如收到詢價資料與否？ ） 。多輪談判的過程中如果需要，可要求供應(yīng)商用以成本細分的方式再次報價。 濟公沙鍋項目組 第 9 頁 第十九條 訂購 (一 ) 供應(yīng)商及采購價格確定后，由采購部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。 第二十條 交貨及驗收 （一） 訂購后采購員應(yīng)及時將訂購單 或采購合同 交由信息員保管，信息員據(jù)此編制采購 日 報表 及采購清單 ， 采 購日報分別 送店管部、經(jīng)營辦、財務(wù)部作內(nèi)部管理信息， 采購清單送收貨單位作為驗收依據(jù) 。入庫單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫房 （收貨人） （第二聯(lián)于月底財務(wù)稽核時送交財務(wù)處）， 第 三聯(lián) 采購部核算員留存，第四聯(lián) 報銷時 送交財務(wù)部會計進行財務(wù)處理 。 (二 ) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負責聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。采購部不得自 行保存資金，應(yīng)于支付款項時 向財務(wù)部支取借款，即借即付。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時將配送清單報送 財務(wù)部 ，財務(wù)部 根據(jù)該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工 制作 成本等 )在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。 3. 自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員組成，估算出較為準確的底價資料。 3. “安全庫存量”， 應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟損失。 （二） 采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量， “供應(yīng)商調(diào)查表 ”每年復查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容。 （三） 若申請免做潛在供應(yīng)商評審，采購員需遞交“潛在供應(yīng)商情況調(diào)查表”和書面的免審依據(jù)，報主管副總審批。 （四） 采購物品在使用過程中發(fā)生