【正文】 MRPII系統(tǒng)）自動(dòng)生成的，一種是通過手工進(jìn)行集中。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 可以集中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)物料的采購(gòu)，確定經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量和最佳的采購(gòu)時(shí)間。 參與部門 采購(gòu)部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 合同需求書： 合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。 – 與供應(yīng)商初步協(xié)商： 在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。 特殊采購(gòu)合同： 針對(duì)的情況，在一般的標(biāo)準(zhǔn)合同文本中加入特殊的時(shí)間、進(jìn)度、服務(wù)等條款。 采用新的供應(yīng)商資質(zhì)管理辦法能夠建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商挑選和評(píng)價(jià)程序，能夠形成供應(yīng)商的評(píng)價(jià)的數(shù)量化方法和標(biāo)準(zhǔn)，能夠形成完整的供應(yīng)商檔案。 更新供應(yīng)商名單： 將評(píng)審確定的供應(yīng)商加入供應(yīng)商名單中。 參與部門 采購(gòu)部 \生產(chǎn)部 主要文檔說明 主要文檔： 供應(yīng)商信息： 用于記錄供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價(jià)格范圍、折扣折讓等信息，作為評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)。 12 新老業(yè)務(wù)流程對(duì)比 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 ? 目前的采購(gòu)政策管理尚未形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程。 – 制定報(bào)價(jià)評(píng)審制度： 針對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，公司應(yīng)該針對(duì)不同的物料制定不同的評(píng)審制度，確保能夠采購(gòu)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的產(chǎn)品。采購(gòu)政策是一個(gè)公司在一定時(shí)期內(nèi)的采購(gòu)教科書和指導(dǎo)文件。 9 制定采購(gòu)政策流程 確 定 主 要 物 料 的 分類 管 理 政 策建 立 標(biāo) 準(zhǔn) 采 購(gòu) 訂 單批 準(zhǔn) 制 度建 立 例 外 采 購(gòu) 管 理制 度確 定 總 成 本 的 計(jì) 算模 型確 定 定 額 采 購(gòu) 政 策P 0 1 0 制定 采 購(gòu)戰(zhàn) 略P 0 4 0 供應(yīng) 商 資質(zhì) 管 理P 0 5 0 采購(gòu) 合 同及 詢 價(jià)管 理( 主 要物 料 )P 0 6 0 采購(gòu) 合 同及 詢 價(jià)管 理( 非 主要 物料 )P 0 8 0 采購(gòu) 物 料和 服 務(wù)制 定 供 應(yīng) 商 資 質(zhì) 評(píng)估 與 審 查 制 度例 外 采 購(gòu) 管 理 制 度制 定 報(bào) 價(jià) 評(píng) 審 制 度采 購(gòu) 授 權(quán) 管 理 制 度制 定 爭(zhēng) 端 解 決 流 程確 定 采 購(gòu) 訂 單 管 理政 策確 定 維 護(hù) 與 更 新 政策制 定 標(biāo) 準(zhǔn) 合 同 規(guī) 范相 關(guān) 法 律 文 件 和 服務(wù)費(fèi) 用 歸 結(jié) 和 分 配 表采 購(gòu) 管 理 政 策采 購(gòu) 流 程采 購(gòu) 政 策 管 理編 號(hào) : P 0 3 010 制定采購(gòu)政策 輸入流程 P 010制定采購(gòu)戰(zhàn)略 輸出 流程 P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 \P050采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（主要物料） P060采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（非主要物料） \P080采購(gòu)物料和服務(wù) 目的 確定和更新采購(gòu)政策，用以執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，指導(dǎo)供應(yīng)商選擇和評(píng)價(jià)活動(dòng)。對(duì)于關(guān)鍵件的備選供應(yīng)商，同樣應(yīng)該嚴(yán)格滿足對(duì)物料的各種要求。 ? 采購(gòu)計(jì)劃： 采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)該確定在一定時(shí)期內(nèi)（半年或者一個(gè)季度）應(yīng)該采購(gòu)的數(shù)量、價(jià)格范圍、供應(yīng)商和侯選供應(yīng)商、交貨要求等等。這個(gè)規(guī)劃并不是一成不變的，它要根據(jù)市場(chǎng)、內(nèi)部環(huán)境等各種因素進(jìn)行調(diào)整。 4 制定采購(gòu)戰(zhàn)略主要活動(dòng)描述 主要活動(dòng)： 確定長(zhǎng)期客戶需求： 根據(jù)公司中長(zhǎng)期的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、戰(zhàn)略成本分析和市場(chǎng)預(yù)測(cè)，確定公司產(chǎn)品的長(zhǎng)期市場(chǎng)需求和發(fā)展變化的趨勢(shì)。采購(gòu)戰(zhàn)略主要包括：組織、人員、質(zhì)量、技術(shù)、風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)、行業(yè)趨勢(shì)、價(jià)格變化等等。這個(gè)活動(dòng)還要將經(jīng)營(yíng)預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)換為對(duì)采購(gòu)和供應(yīng)的要求，例如對(duì)化工原材料和生產(chǎn)設(shè)備的需求，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的技術(shù)要求，對(duì)存儲(chǔ)能力的要求等等。通過制定半年、一年或者兩年的采購(gòu)計(jì)劃來實(shí)現(xiàn)采購(gòu)戰(zhàn)略中的目標(biāo)。采購(gòu)計(jì)劃制定應(yīng)該包括：對(duì)不同類型物料的計(jì)劃、市場(chǎng)變化對(duì)采購(gòu)物料的影響、采購(gòu)的優(yōu)先級(jí)、選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)和確定長(zhǎng)期的供應(yīng)商名單等活動(dòng)。 – 確定合適的采購(gòu)組織： 根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和采購(gòu)目標(biāo)的要求，確定適合的采購(gòu)組織完成采購(gòu)活動(dòng)。 ? 例外采購(gòu)管理制度： 針對(duì)例外采購(gòu)管理制度，應(yīng)該著重描述例外采購(gòu)的界定方法，審批的流程和審批的權(quán)限?；ぴ牧鲜侵富ぶ髁虾洼o料，技術(shù)物料是指?jìng)淦穫浼C(jī)電儀表、閥門等生產(chǎn)設(shè)備中使用的物料。 – 建立例外采購(gòu)管理制度： 在公司運(yùn)營(yíng)過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)緊急和特殊的情況，針對(duì)這種情況發(fā)生的采購(gòu)，應(yīng)該具有應(yīng)急的辦法，參照這種辦法能夠盡快滿足生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)的需要。供應(yīng)商資質(zhì)管理還包括確定資質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)、確定衡量業(yè)績(jī)的方法、與供應(yīng)商的溝通等等。 供應(yīng)商名單： 記錄所有的供應(yīng)商的基本資料，包括供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方式等等。 執(zhí)行階段性的供應(yīng)商評(píng)定分級(jí)： 根據(jù)供應(yīng)商的履約情況和交付貨物的情況以及供應(yīng)商的歷史記錄，進(jìn)行階段性的分級(jí)評(píng)定。對(duì)于生產(chǎn)中需要的主要化工原材料、儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該盡量采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)管理流程。 – 確定物料要求： 針對(duì)一次招標(biāo)中的所有物料，應(yīng)該明確其質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、交付時(shí)間等等。如果是標(biāo)準(zhǔn)化的物料，可以采用無特殊和附加條款的合同。通過各種途徑把需求進(jìn)行匯總集中，根據(jù)采購(gòu)策略確定采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)批量和采購(gòu)的最佳時(shí)間。該采購(gòu)需求書用于指導(dǎo)以后的采購(gòu)活動(dòng)。根據(jù)管理辦法的規(guī)定，執(zhí)行相應(yīng)的程序進(jìn)行逐級(jí)審批過程。在采購(gòu)時(shí)可以使用采購(gòu)信用卡，一定金額或者一定時(shí)間進(jìn)行集中支付處理。 30 流程主要活動(dòng)描述 監(jiān)督采購(gòu)合同執(zhí)行： 對(duì)于采購(gòu)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督（尤其是特殊采購(gòu)，要求時(shí)間比較嚴(yán)格的物料）是采購(gòu)活動(dòng)中非常重要的工作。 流程主要活動(dòng)描述 31 管理代管存貨（ P100） P 0 1 0 制定 采 購(gòu)戰(zhàn) 略L 1 3 0 管理 代 管物 料確 定 供 應(yīng) 商 / 物 料代 管 的 數(shù) 據(jù)簽 定 代 管 物 料 合 同 需 要 補(bǔ) 充 庫(kù) 存 ? 建 立 補(bǔ) 充 庫(kù) 存 訂 單收 到 貨 物 并 進(jìn) 入 庫(kù)存使 用 代 管 物 料 時(shí) 標(biāo)明 供 應(yīng) 商為 支 付 貨 款 計(jì) 算 代管 物 料 的 使 用 量L 1 3 0 管理 代 管物 料P 1 5 0 支付 貨 款Y e sN o補(bǔ) 充 庫(kù) 存 訂 單采 購(gòu) 流 程管 理 代 管 存 貨編 號(hào) : P 1 0 032 管理代管存貨流程說明 輸入流程 P010制定采購(gòu)戰(zhàn)略 L130管理代管物料 輸出流程 P150支付貨款 L130管理代管物料 目的 管理供應(yīng)商的代管貨物 內(nèi)容說明 主要管理供應(yīng)商在本地設(shè)庫(kù)、和采購(gòu)代管等活動(dòng) 參與部門 采購(gòu)部 物流部 主要文檔說明 補(bǔ)充庫(kù)存訂單： 針對(duì)不同的代管物料，設(shè)定其安全庫(kù)存水平和最低庫(kù)存水平，當(dāng)庫(kù)存水平低于最低庫(kù)存時(shí)，應(yīng)該產(chǎn)生庫(kù)存補(bǔ)充訂單。 通過采購(gòu)代管物料管理，可以有效地節(jié)省采購(gòu)資金，并且能夠滿足生產(chǎn)的時(shí)間要求。 按照實(shí)際數(shù)量收貨： 在采購(gòu)過程中經(jīng)常發(fā)生數(shù)量差異的現(xiàn)象，尤其是化工原材料，其實(shí)際收到的數(shù)量和訂單或者提貨單中的數(shù)量往往不一致，應(yīng)該針對(duì)此種情況制定可以接受的數(shù)量差異范圍。 分配測(cè)試優(yōu)先級(jí)： 質(zhì)量檢驗(yàn)往往需要進(jìn)行多項(xiàng)測(cè)試，而質(zhì)量檢驗(yàn)部門的人員和設(shè)備還同時(shí)承擔(dān)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)任務(wù)，因此應(yīng)該根據(jù)物料的特點(diǎn)，分配測(cè)試的優(yōu)先級(jí)別。 降低標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)書： 標(biāo)準(zhǔn)化的申請(qǐng)文件，用于降低標(biāo)準(zhǔn)（讓步接受）接收物料。 確定最佳的付款時(shí)間 ：根據(jù)供應(yīng)商提供的信用額度、公司的付款政策、采購(gòu)交付時(shí)間的要求和采購(gòu)價(jià)格等因素確定最佳的付款時(shí)間。 提出降低標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)： 在物料不能符合原有標(biāo)準(zhǔn)的情況下，可以申請(qǐng)降低標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行接收和使用。 分配測(cè)試優(yōu)先級(jí)： 質(zhì)量檢驗(yàn)往往需要進(jìn)行多項(xiàng)測(cè)試，而質(zhì)量檢驗(yàn)部門的人員和設(shè)備還同時(shí)承擔(dān)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)任務(wù)，因此應(yīng)該根據(jù)物料的特點(diǎn)，分配測(cè)試的優(yōu)先級(jí)別。 檢驗(yàn)記錄單： 記錄檢驗(yàn)的結(jié)果，如果必要應(yīng)該注明質(zhì)量檢驗(yàn)部門的意見和建議。 36 受到原材料主要活動(dòng)描述 核對(duì)收到貨物和提單： 核對(duì)收到的貨物和提單中的數(shù)量規(guī)格是否一致。 建立補(bǔ)充庫(kù)存訂單： 由生產(chǎn)商或者供應(yīng)商產(chǎn)生補(bǔ)充庫(kù)存訂單，補(bǔ)充庫(kù)存水平。 確定修正方案： 確定修正方案主要是針對(duì)出現(xiàn)的問題提出解決的方法，主要的解決方法是：降低價(jià)格、要求供應(yīng)商給予一定的補(bǔ)償、降低質(zhì)量要求、延長(zhǎng)交貨時(shí)間等等。 參與 部門 采購(gòu)部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 采購(gòu)問題管理規(guī)定： 是針對(duì)采購(gòu)過程中發(fā)生的所有問題和解決辦法的參考信息列表。 確認(rèn)函： 用于確認(rèn)收到和處理問題的文件。 采購(gòu)需求書： 經(jīng)過審批后確定的采購(gòu)需求，可以據(jù)此制作采購(gòu)訂單。 簽訂特殊條款： 根據(jù)物料的特性和要求，需要簽訂進(jìn)度協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等附加的條款。本流程主要適用于那些標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)的、重復(fù)性物料的采購(gòu)活動(dòng)。 – 管理招標(biāo)過程： 從編制標(biāo)書到評(píng)標(biāo)、開標(biāo)是一個(gè)非常程序化的過程，可以結(jié)合本身的情況采取自己管理和聘用專門的招投標(biāo)公司進(jìn)行管理。 物料招標(biāo)書： 標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)書文件，用于公司所有采購(gòu)中的招標(biāo)活動(dòng)。 的老流程 的新流程 供應(yīng)商的管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，沒有指標(biāo)化的供應(yīng)商評(píng)審方法。 通知供應(yīng)商： 以書面形式通知供應(yīng)商。對(duì)于研發(fā)和技改以及生產(chǎn)中使用的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等則可以根據(jù)一定的金額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行本流程進(jìn)行規(guī)范采購(gòu)管理。 – 確定總成本的計(jì)算模型： 與財(cái)務(wù)部門一起確定采購(gòu)的總成本，并且按照一定的模型計(jì)算各個(gè)部分的費(fèi)用。公司應(yīng)該制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程來解決出現(xiàn)的爭(zhēng)端。該手冊(cè)能夠?qū)π聠T工進(jìn)行培訓(xùn)，能夠使其快速熟悉并進(jìn)入崗位。在實(shí)施過程中，應(yīng)該通過采購(gòu)年度預(yù)算進(jìn)行控制和考核，確保采購(gòu)計(jì)劃的有效性。 – 確定關(guān)鍵件的備選計(jì)劃： 首先確定哪些原材料和備件是生產(chǎn)過程中最重要的，然后確定其首選供應(yīng)商和備選供應(yīng)商。 ? 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)： 建立和調(diào)整崗位職責(zé)時(shí)應(yīng)該著重考慮采購(gòu)的組織形式、人員的崗位設(shè)置、崗位的職責(zé)描述、與其他部門協(xié)調(diào)工作的方法和程序以及關(guān)鍵的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)等等。 ? 公司應(yīng)該制定 3到 5年的中長(zhǎng)期采購(gòu)規(guī)劃來指導(dǎo)采購(gòu)工作。 中長(zhǎng)期采購(gòu)戰(zhàn)略： 這是本流程形成的最終文件，作為對(duì)整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的綱要，應(yīng)該主要包括的內(nèi)容有：采購(gòu)的目標(biāo)要求、質(zhì)量（質(zhì)量與成本）、數(shù)量、采購(gòu)方式（集中式或者分散式、長(zhǎng)期的或者短期的、主動(dòng)或者被動(dòng)）、采購(gòu)的人員與組織、采購(gòu)時(shí)機(jī)的確定原則、采購(gòu)價(jià)格的原則、采購(gòu)的區(qū)域和供應(yīng)商選擇等等。 參與部門 采購(gòu)部 \生產(chǎn)部 \市場(chǎng)部 主 要 文 檔 說 明 主要文檔： 公司戰(zhàn)略計(jì)劃： 公司長(zhǎng)期發(fā)展的