物業(yè)管理檔案的建立與管理教材-文庫吧在線文庫
【正文】 資料 ? 在業(yè)主入伙，進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料 ? 在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等以及其他相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化 ? 通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息 資料的整理和分類 ? 資料整理要求 ? 根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類 ? 根據(jù)文件、檔案連貫性整理和分類 資料整理要求： ? 收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè)，做到條理清晰、分類合理、便于檢索 根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類 ? 辦公室 —— 上級(jí)文件、內(nèi)部發(fā)文、計(jì)劃總結(jié) …… ? 工程部 —— 工程圖紙、設(shè)備檔案、承包合同 …… ? 服務(wù)部 —— 租賃合同、顧客投訴、業(yè)主檔案 …… ? 財(cái)務(wù)部 —— 各類帳冊(cè)、發(fā)票存根、預(yù)算報(bào)告 …… ? 保安部 —— 巡查記錄、緊急事件、車輛檔案 …… 按文件、檔案連貫性分類 ?實(shí)際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴(yán)格區(qū)分，另外歸檔時(shí)可照顧到從文件到檔案的連貫性，進(jìn)行分類（見表 221） 表 221 ? 產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料 ? 住（用）戶檔案 ? 裝修檔案 ? 維修資料 ? 治安交通管理資料 ? 設(shè)備設(shè)施管理資料（包括消防） ? 綠化清潔資料 ? 社會(huì)文化資料 ? 員工管理資料 ? 業(yè)主反饋 ? 行政文件資料 ? 業(yè)主管理委員會(huì)資料 圖 —— 指在實(shí)地查丈的基礎(chǔ)上，對(duì)照 1:500房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖 檔 —— 指在管理活動(dòng)過程中形成的各種文字資料，由于其數(shù)量大、種類多，因此 成為物業(yè)檔案的主要成分 卡 —— 指根據(jù)管理工作需要而制作的目錄卡、保養(yǎng)卡等，特點(diǎn)： 內(nèi)容濃縮、檢索方便 冊(cè) —— 指為了提高管理
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