【正文】 →財(cái)務(wù)經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→資金部審核→法務(wù) 主管 審核→ 董事長(zhǎng)審批 確保文書表述無誤， 且能達(dá)到發(fā)文目標(biāo)，文書送達(dá)對(duì)方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對(duì)方有權(quán)簽字人簽收 (或以特快專遞形式送達(dá)，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中注明函告的關(guān)鍵內(nèi)容 )，以確保證據(jù)效力 3．其他文書 (OA 系統(tǒng)中“ 對(duì)外文書審批流程 ” )：發(fā)文 →部門經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)審核 (如不涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容，則 可跳過 ) →總經(jīng)理審核 (如同屬多個(gè)項(xiàng)目或不屬任一項(xiàng)目，則可跳過 )→法務(wù)審核→ 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 其 他 1．在合同簽訂及履行過程中，按要求落實(shí)每份合同的各責(zé)任人，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任人。 ① 合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合同，扣 分； ② 合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果不一致，每處扣 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，每處扣 分； ④ 合同條 款因表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每處扣 分；因表述的差錯(cuò)而造成公司損失的每 2 萬元扣 1 分 特殊合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 特殊合同批準(zhǔn)流程 ” )部門 /項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》及合同文本 →董事長(zhǎng)批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)合同文本 確保合同內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 ① 招標(biāo)文件或 報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實(shí)際履行過程中的各項(xiàng)成果驗(yàn)收和收付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作，確保合同標(biāo)的達(dá)到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，收付款項(xiàng)無差錯(cuò) ，實(shí)現(xiàn)合同目的。 合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽(yù)和綜合能力的評(píng)估、明確標(biāo)的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價(jià)款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯(cuò)而給合同履行或救濟(jì)造成困難。 合同簽訂 招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程 1．目標(biāo)執(zhí)行 (考核價(jià)格 )批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中各類“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部要求執(zhí)行 ) 確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時(shí)間以及對(duì)客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少 一項(xiàng)扣 分 (其他具體要求由質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部實(shí)施考評(píng) ) 2．招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程” )主辦部門或法務(wù)部起草招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )→ 技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 招標(biāo)文件批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程” ) → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 項(xiàng)目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 執(zhí)行董事審批 確保招標(biāo)文件 /報(bào)價(jià)信息內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 價(jià)格批準(zhǔn)流程 1．目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書 ” (具體流程按質(zhì)量部要求執(zhí)行 ) 確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時(shí)間以及對(duì)客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項(xiàng)扣 分 2．考核價(jià)格批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 考核價(jià)格批準(zhǔn)書 ” (按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財(cái)務(wù)部要求 由財(cái)務(wù)實(shí)施具體考評(píng) 3．執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書 ” (按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財(cái)務(wù)部要求 4．合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián)“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書”、“考核價(jià)格批準(zhǔn)書”和“執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書” )：主辦部門或法務(wù)部起草合同 → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 項(xiàng)目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 董事會(huì)審核 (具體審批權(quán)限請(qǐng)查閱《合同審批權(quán)限一覽表》 ) 確保合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式符合目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 對(duì)外文書 1．廣告文書 (OA 系統(tǒng)中“ 廣告 發(fā)布內(nèi)容 批 準(zhǔn) 流程 ” )：發(fā)文 →策劃部經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核→分管副總審核→ 董事長(zhǎng)審批 須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關(guān)法律法規(guī) ① 若適用流程有誤或未達(dá)到前述要求的，每次扣 分； ② 因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每 2萬元扣 1 分。 二、合同履行計(jì)劃上報(bào)流程 1．需求部門于每月的 25 日前上報(bào)下月合同履行計(jì)劃 (詳見附表 3)； 2．需求 部門負(fù)責(zé)人審核； 3．子公司負(fù)責(zé)人審核； 4．法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及資產(chǎn)采購(gòu)部備案。其中，設(shè)計(jì)合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人，房產(chǎn)材料、設(shè)備采購(gòu)合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專項(xiàng)技術(shù)人員或工程部 專項(xiàng)技術(shù)人員；工程承包合同的技術(shù)責(zé)任人為房產(chǎn)工程部所派負(fù)責(zé)人； 營(yíng)銷策劃類合同的技術(shù)責(zé)任人為營(yíng)銷策劃部指定的本部門專業(yè)人員。如若違反，則違反人員按照已簽訂的“重要崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任書”及公司的考評(píng)制度承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 ★ 合同批準(zhǔn)的權(quán)限 詳見本篇第三章內(nèi)容 。 三、特殊合同批準(zhǔn)流程 所謂特殊合同是指需與 政府職能部門推薦客戶或公司董事會(huì)指定客戶簽訂的合同，凡各部門、子公司需簽訂該類合同的，均可適用本流程。 (二 ) 砂石銷售合同簽訂流程 砂石銷售合同必須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見附件 24，砂石銷售合同的格式文本由航 運(yùn)公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無誤后方可加蓋公章。 六、 大型房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門 /項(xiàng)目指定人員提交合同文本； 2．技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審核，確保合同中所涉技術(shù)條款與項(xiàng)目實(shí)際相符； 3． 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確 保合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； 4．項(xiàng)目總經(jīng)理審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求； 5．法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確； 6．董事長(zhǎng)審批； 7．蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致； 8．存檔。 例如： 20xx 年 11 月， **有限公司共簽訂了 10 份合同，則第三份合同的編號(hào)為：YHSY20xx1103。 二 、系統(tǒng)命名規(guī)則 為了規(guī)范 OA 系統(tǒng)中合同簽訂各環(huán)節(jié)流程的命名，以便今后查尋，特明確規(guī)則如下： 1．命名必須完整簡(jiǎn)要，且能體現(xiàn)整個(gè)流程的關(guān)鍵性內(nèi)容，杜絕出 現(xiàn)“詞不達(dá)意”或“題不對(duì)文”等現(xiàn)象。 2．合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段 (1) 部門行政助理在 1 個(gè)工作時(shí)內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，將每項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容作為一項(xiàng)事務(wù)錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與對(duì)應(yīng)的各項(xiàng)成果驗(yàn)收事務(wù)相關(guān)聯(lián)，然后分別通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。 一、質(zhì)量控制 1．合同履行過程中，部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人必須共同就對(duì)方所提供的各項(xiàng)階段性成果或合同履行過程中的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，并按各類成果驗(yàn)收單的驗(yàn)收內(nèi)容、流程及權(quán)限進(jìn)行驗(yàn)收，確保對(duì)方所提交的最終成果滿足我方要求。 三、付款控制 1．合同主責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人及相關(guān)人員可以通過管理系統(tǒng)及時(shí)查詢每筆付款是否到達(dá)應(yīng)付時(shí)間，付款條件是否具備； 2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到付款時(shí)間，但對(duì)方相應(yīng)的義務(wù)仍未履行完畢的，參照本章第一條第 2款執(zhí)行。 一、 法務(wù)類 對(duì)外文書類型 類 型 文書 及格式 適用格式 及流程 備 注 催告型文書 1． 要求履行某項(xiàng) 義務(wù)的函告 ，一般采用工作聯(lián)系函格式 (附件 6)；付款通知采用付款通知單格式(附件 7) 付款通知適用 OA 系統(tǒng)中“ 付款通知批準(zhǔn)流程 ”； 其他適用 OA 系統(tǒng)中“ 對(duì)外文書審批流程 ” 該類文書主要指在在合同約定的條件成就或某項(xiàng)義務(wù)即將屆期或已經(jīng)屆期（逾期）的情況下，為了達(dá)到以下目的而發(fā)送的文書： ① 明確某項(xiàng)義務(wù)的具體履行要求； ② 提醒對(duì)方按約定履行某項(xiàng)義務(wù)； ③ 告知對(duì)方已違約并要求限期整改； ④ 告知對(duì)方已違約并按約終止合同；等等。 二、 非法務(wù)類對(duì)外文書類型 非法務(wù)類對(duì)外文書類型主要包括 行政類文書 (因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政 府部門作出的請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等 、技術(shù)類文書 等 )、 技術(shù)類文書 (工程、設(shè)計(jì)等 方面的純技術(shù)內(nèi)容的文書 )及 其他普通文書 等。對(duì)外文書的原件必須及時(shí)存檔 (復(fù)印件在訴訟中將失去證據(jù)效力 )，發(fā)往對(duì)方的文書必須有對(duì)方有權(quán)簽字人簽收的回執(zhí) (工作聯(lián)系函及催款通知單的回執(zhí)詳見附件 8，其他文書類型的回執(zhí)詳見附件 9，或直接在需存檔的一份文書原件下簽收 )，若對(duì)方拒絕簽收，則可以 EMS 形式送達(dá)，但須重點(diǎn)提出的是， 必須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中寫明文書的關(guān)鍵內(nèi)容提要 (文書中涉及要求對(duì)方履行具體義務(wù)、支付相應(yīng)款的，必須在“內(nèi)件品名”中注明義務(wù)內(nèi)容、具體金額及相應(yīng)的期限 )，回執(zhí)和郵件詳情單必須與文書的原件一起交檔案室存檔 (無有效回執(zhí)的原件亦會(huì)在訴訟或仲裁中失去證據(jù)效力 )。 簽訂合同的單位無實(shí)際履約能力或信用程度不夠的，扣 分；因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 2．合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件必須及時(shí)存檔。 違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣 分及以上不等。 ① 若實(shí)際審核期限過長(zhǎng)影響工 作進(jìn)展的，每逾期一天扣 分； ② 因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 合同履行 按合同管理制度的《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》要求完成所有合同收付款內(nèi)容的書面審核及系統(tǒng)審批，確保 收付款項(xiàng)待內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。 本考評(píng)表中的扣分分值僅針對(duì)年度考評(píng)扣分 (累計(jì) )， 月度考評(píng)扣分的分值在該基礎(chǔ)上乘以 10 倍。 若實(shí)際審核期限過長(zhǎng)影響工作進(jìn)展的，每逾期一天扣 分；因此造成公司損失的， 每 2 萬元扣 1 分。 附表 2 部門 年 月份合同簽訂計(jì)劃表 序號(hào) 合同名稱 所屬項(xiàng)目 目標(biāo)執(zhí)行 (及考核價(jià)格 )批準(zhǔn)完成時(shí)間 執(zhí)行招標(biāo)報(bào)價(jià)流程 執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)流程 執(zhí)行特批流程 招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)書 )批準(zhǔn)完成時(shí)間 客戶批準(zhǔn) 完成 時(shí)間 中標(biāo)單位批準(zhǔn) 完成時(shí)間 合同批準(zhǔn) 完成時(shí)間 執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)完成時(shí)間 合同批準(zhǔn)完成時(shí)間 合同批準(zhǔn) 完成時(shí)間 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 說明： 1．本表由各職能部門經(jīng)理指定人員在年度合同簽訂計(jì)劃的基礎(chǔ)上制作，經(jīng)各職能部門經(jīng)理審核、子公司負(fù)責(zé)人確認(rèn)后于每月 25 日前分別報(bào)資產(chǎn)采購(gòu) 部以及法務(wù)部備案。 附表 4 特殊合同簽訂申請(qǐng)表 申請(qǐng)部門 /項(xiàng)目 主責(zé)任人 合同名稱 客戶名稱 合同主要內(nèi)容 質(zhì)量條款： 1．應(yīng)明確所有應(yīng)約束對(duì)方客戶的內(nèi)容； 2．應(yīng)明確描述目標(biāo)的成果構(gòu)成 (數(shù)量 )與成果品質(zhì)； 3．目標(biāo)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。逾期上報(bào)計(jì)劃的，每逾期一天，月度扣 1 分，年度扣 分； 上報(bào)計(jì)劃不完整的，每少一項(xiàng)，月度扣 1 分，年度扣 分；計(jì)劃的簽訂時(shí)間與項(xiàng)目進(jìn)度不符而被調(diào)整的，每出現(xiàn)一次，年度扣 1 分，月度扣 分 。法務(wù)部負(fù)責(zé)人的合同考評(píng)由董事長(zhǎng)指定人員實(shí)施考評(píng)。 ① 逾期完成合同跟蹤內(nèi)容審核的，每逾期一天扣 分； ② 合同跟蹤內(nèi)容與合同約定不符而未指正的，每次扣 分。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。本表由法務(wù)部實(shí)施考評(píng)。 ① 經(jīng)審核后招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )仍存在不符合招標(biāo) /報(bào)價(jià)要求的問題或合同內(nèi)容不符合評(píng)標(biāo)結(jié)果而被下步審核人指正的，每處扣 分； ② 因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 未實(shí)現(xiàn)合同目的或因彌補(bǔ)或救濟(jì)措施不及時(shí)而造成公司損失的，每 2萬元扣 1分。 5．確保我方合同用章規(guī)范，在合同文本提交證章管理員蓋章前，須確保所有內(nèi)容均已填寫完整，附件均已齊備；同時(shí)督促合同對(duì)方規(guī)范用章。 合同簽訂 1．確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項(xiàng)要求，包括成果構(gòu)成 (數(shù)量 )、成果品質(zhì)、目標(biāo)完成時(shí)間以及對(duì)客戶的約束要求等表述完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項(xiàng)扣 分 2．確保招標(biāo)文件 /報(bào)價(jià)信息內(nèi)容