流程優(yōu)化與再造講義-文庫吧在線文庫
【正文】 誤的方法有： ? 信封上留一個塑料窗口顯示姓名和地址。 ? 確保計算機的電源接線板不在礙事的地方，以便你不會不小心關(guān)上它造成文件或數(shù)據(jù)丟失 ? 選擇沒有斷開鍵的電話。 22 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除 ? 清除 缺陷、故障與返工 ：業(yè)務(wù)流程 目標應該設(shè)定在所有的事都一次做好，避免 解決 遺留問題的人工成本、物料成本、時間耽擱以及機會成本。 ? 盡量少 地使用首字母組合詞。 ? 簡化報告、記錄和信函：使他們更短，更直接，使用更好的格式，更具可讀性來簡化。甚至可以讓那些需要得到流程產(chǎn)出的人自己執(zhí)行流程。把提供者視為供應商。 30 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 均衡 ? 消除 復雜流程和 流程 瓶頸 。 31 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 均衡 ? 減少干擾 ： 關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程 和流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 應該獲得優(yōu)先 保護 。 32 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 機械化、自動化或升級 自動化 在下面這些作業(yè)更有優(yōu)勢 ： ? 數(shù)據(jù)采集 —— 在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中手工的信息收集和統(tǒng)計的活動成本是相當大的，它分布在每一個業(yè)務(wù)流程里。 ? 提供了廣闊的設(shè)計空間和新視角。流程、 組織、 人員 、技術(shù) 和 KPI都要經(jīng)過多次 審視 。 對增值大的流程定為核心流程； ? 第三步。但我們建議在第一階段，管理基礎(chǔ)好的公司把關(guān)鍵流程的數(shù)量限制在 30個以內(nèi)，管理基礎(chǔ)一般的公司則減半。利用 80/20原理，最終確定核心流程。 37 五 .業(yè)務(wù)流程再造與優(yōu)化過程中部分關(guān)鍵環(huán)節(jié) －－ 判斷核心流程 ? 核心流程指對滿足顧客需要和提升企業(yè)業(yè)績有直接作用的流程。 要回答下述基本問題： 5W1H ? 誰（ Who） 是我們的主要顧客，誰（哪些團隊）應該在組織中安排？ ? 什么（ what） 是我們 必須 滿足的需求 和可以考慮的期望 ？ 什么是主要 需求？ 什么是次要需求？ ? 為什么（ why） 我們 要 滿足這些需求 和期望 ？ ? 何處（ where） 需要我們提供滿足需求的服務(wù)？ 客戶倉庫 ， 銷售終端 ，還是另的地方？ ? 何時（ when） 需要我們滿足這些需求？ 及時性與反應速度的重要性？ ? 如何（ how） 實現(xiàn)上述各項任務(wù)？需要什么流程？ 怎樣管理 這些流程？需要哪些 技術(shù) 手段 ？ 35 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 業(yè)務(wù)流程再造 (BPR)的流程設(shè)計四個步驟 ? 步驟 1 從高層次理解現(xiàn)有流程 這里沒有必要像 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化 方式下那樣了解所有細節(jié)，但是必須找出所有核心 的關(guān)鍵 流程。 擁有適當?shù)能浖?，就可以隨時作出設(shè)定的分析報告。 ? 改善時間控制 ：每類相關(guān)工作都應規(guī)定截止 時間?；乇?，改變路徑，繞過這個步驟； 3。另一種是各獨立單位從事不同的工作，而這些工作最終必須組合到一起。雖然團隊可能仍然保留一定的向職能部門報告的關(guān)系，例如銷售部或 技術(shù)部，但是他們是結(jié)合一體執(zhí)行一個流程日常運作的組織。 案例：朱元璋與 8000字奏折 27 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 整合 ? 整合 工作 —— 有時把幾項工作合而為一是可能的。 簡化 程序 ： 是否可以通過合并職責減少處理程序？負責業(yè)務(wù)作業(yè)的人是否可以評估產(chǎn)出以確保它是無差錯的？一個電話是否可以取代把一份文件寄到另一棟樓的需要？處理過的文件清單是否可以替代 發(fā) 出去的文件的副本？ 案例 1，案例 5 26 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 簡化 ? 簡化 流 信息 流 、物流、資金流是否重復和 /或無條理？ ? 簡化 技術(shù) —— 保證技術(shù)適合于所執(zhí)行的任務(wù)是絕對必要的。 如政府各部門的相互獨立的衛(wèi)生檢查 23 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除 ? 清除 官僚主義 官僚主義的表現(xiàn)： ? 不必要的協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、審核、審批。 流程出現(xiàn)閉環(huán)一般是由某些環(huán)節(jié)未能履行責任而導致的 流程內(nèi)循環(huán) ，比如一批產(chǎn)品需降價處理，但決策環(huán)節(jié)不敢拍板，而要求努力推銷；推銷不動，但決策者仍要求再繼續(xù)努力，這就是一個閉環(huán)。 ? 將機密信息打在每頁已事先用大細體的字印上“請不要復印”的紙上。 ? 我們對完成工作感到壓力于是走了導致錯誤的捷徑。 17 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 完善 － 合理設(shè)置里程碑 /門禁 流程中的里程碑 /門禁主要是指關(guān)鍵決策評審點 ? 門禁設(shè)置合理可極大減少資源投入的浪費。注意流程圖中一定要對各個步驟進行編號，以便在流程說明中對號入座。 ? 流程說明書一般有下列內(nèi)容： 1. 范圍：說明該流程從哪里開始，到哪里結(jié)束。如果不能順利量化，可以近似評估，如果近似評估也很困難時，可以暫時忽略。 10 增值評估的步驟如下： ? 1． 對每一項作業(yè)，逐一考察它是對形成流程產(chǎn)出必不可少的嗎？如果是，它可能是增值作業(yè)。 ? 案例 1 8 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 ? 價值是從最終的消費者或業(yè)務(wù)流程的角度來定義的。 ? 需要注意的是，靈活性會提高顧客滿意的比例和程度，但有可能和效率發(fā)生沖突。 ? 業(yè)務(wù)流程的顧客就是流程產(chǎn)出的接受者，下一個流程環(huán)節(jié)的工作者就是上一個流程環(huán)節(jié)的直接顧客，其它間接接受或使用了某一流程環(huán)節(jié)結(jié)果的人是間接顧客，層層遞推，每一個中間環(huán)節(jié)的人既是下環(huán)節(jié)
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