【正文】 房 態(tài) 流 轉(zhuǎn)圖 ： OO/OS OO/OS ↑ ↑↓ VC ─→ OC ─→ OD ─→ OC ─→ VD ─→ VC 帳號 帳號 是客人 帳單 的 計 算機代 號 ， 它 由系 統(tǒng) 自 動產(chǎn) 生。但是建 議學(xué)員 掌握更 換 工 號 的快捷 鍵 ： F12。建立杭州西軟公司的檔案，登記一個該公司客人。 對每臺電腦進行編號，方便課堂管理。 “課程重點”中的內(nèi)容培訓(xùn)師在授課過程中需要重點講解。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 1 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。案例可做為課堂練習(xí)題給員工操做。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 3 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 密 碼 ：可以是 數(shù) 字或字母， 輸 入 時 要注意字母的大小 寫 的 區(qū)別 。 操作日志 在其他菜 單 中， 單擊 “操作日志”，可以 查 看指定操作 員 的指定日期的操作 記錄 。 帳號 命名 規(guī)則 如下： 帳號 名 第 1 位 2－ 6 位 7－ 10 位 舉 例 散客 amp。 〖查詢條 件 〗 單擊 ，操作者可以 輸 入 過濾條 件， 查 看指定 條 件的 報 表。 用于恢 復(fù)報 表到原 樣 。 在查詢菜單中，單擊“當(dāng)前賓客列表”，或者使用快捷鍵 F3，打開當(dāng)前賓客列表。在列表的最下面一行，取消“在住”，選擇“預(yù)訂”的復(fù)選框，則列表顯示所有預(yù)訂客人信息；若同時選 擇“預(yù)訂”和“在住”，則列表內(nèi)同時顯示預(yù)訂及在住狀態(tài)的客人信息。案例 2：查找杭州西軟公司當(dāng)前有哪些客人在住。 b) 當(dāng)鼠標停留在 — 在住的房間時，系統(tǒng)會自動顯示該房間客人的簡單信息。在數(shù)字處，選擇相應(yīng)的數(shù)字，房態(tài)圖上就相應(yīng)的顯示幾天內(nèi)的分過房間的預(yù)訂，比如選擇“ 2”，房態(tài)圖上就將顯示兩天內(nèi)預(yù)訂分過房的房號。 （ 6） 熟悉實時房態(tài)表 2。 （ 2） 設(shè)置好預(yù)訂、在住、離店、臨時掛帳等各種狀態(tài)的賓客信息，每種狀態(tài)至少設(shè)置好一個賓客。 b) 單擊“確定”打開 Rate Query 窗口。要求如下： a) 明天到，預(yù)住一天。 b) 在“賓客”項中輸入客人姓名，回車，系統(tǒng)自動與檔案匹配，若有查詢結(jié)果，表示該客人可能有檔案（若有多個同名同姓的客人，通過證件號碼、生日等條件判斷正確的檔案），核對正確后，單擊“確定”，賓客處顯示該客人檔案號。輸入到達日期、預(yù)住天數(shù)、房數(shù)和所需房類。 注意：在“公司”、“旅行社”、“訂房中心”中若未匹配到客史，請核對是否將協(xié)議單位輸錯類別項，比如將訂房中心的名稱輸在“公司”項中，系統(tǒng)將無法匹配到該訂房中心的檔案。（前提是三家單位選擇不同的房價碼） （ 5） Rate Query 窗口介紹 在“房價查詢條件輸入”窗口輸入客人的預(yù)訂條件后，單擊確定打開“ Rate Query”窗口，該窗口將顯示符合預(yù)訂條件的客房可用數(shù)字及相關(guān)房價。強調(diào)整個酒店的姓名輸入規(guī)范要統(tǒng)一，字母大小寫要統(tǒng)一。 排房要求 如果預(yù)訂時客人對客房特征有特殊要求，比如對客房朝向或者是否禁煙有要求，可以在“排房要求”中選擇相關(guān)特征，在分房時系統(tǒng)將根據(jù)客房特征條件自動過濾房號。單擊房杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 預(yù)訂類型 根據(jù)預(yù)訂情況，修改此項目。 在“附加信息”標簽頁，需要說明的主要是以下項目： 加床 如果預(yù)訂中要求加床，可以在“加床”項輸入加床的數(shù)量，在其后面的“單價”項里輸入加床的單價。 案例 1：在前面做好的一個李明＃的預(yù)訂中，補充如下信息： a) 該客人是一個 VIP 客人。要求對住店客人房價保密。設(shè)置成黑名單后，當(dāng)客人做預(yù)訂或入住時系統(tǒng)將會有黑名單客人的提醒。當(dāng)客人再次入住時，系統(tǒng)將會有提醒，避免該問題再次發(fā)生。 預(yù)訂信息 該標簽頁可以查詢客人當(dāng)前所有的訂房信息，包括當(dāng)前預(yù)訂、在住、取消、 No show 等信息。 檔案查詢 在客戶檔案列表窗口， 有兩種方法可以進行檔案的查詢。 檔案合并 若由于多方面原因，導(dǎo)致一個賓客有多個檔案，為了方便檔案的管理及保證統(tǒng)計分析的準確性，可以使用“合并”按鈕將多個檔案合并為一個。在預(yù) 訂信息列表主要包含以下信息： 1） 預(yù)訂賓客列表中的賓客分類 在預(yù)訂賓客列表的窗口上方有四個標簽頁，系統(tǒng)中將賓客主要分為散客 amp。 3） 快速查詢 在預(yù)訂信息列表中，最常見的查詢方法是快速查詢，即在列表右上角的“請輸入條件”項中輸入條件進行查詢。 （二）預(yù)訂 2 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 課程內(nèi)容： 預(yù)訂修改 補充信息 預(yù)訂主單上有的項目，可以直接在預(yù)訂單上錄入，存盤后退出即可；預(yù)訂主單上沒有的項目，一般都在 Profile 中，如證件類型、證件號碼等。取消時，原因是必填項，一般要求操作員根據(jù)業(yè)務(wù)實際錄入，保證后期數(shù)據(jù)分析的準確性。 b） 在“理由”項，選擇升級的理由。建議初級操作人員先掌握方法一，等完全理解 X5 檔案的概念之后，再掌握、使用方法二。 （ 2）方法二 操作步驟： a) 在賓客主單中，在“姓名”項中輸入新的姓名，回車，系統(tǒng)彈出提示信息：“創(chuàng)建或查找新的賓客檔案嗎？”，其中“是（ Y）”表示創(chuàng)建或查詢賓客檔案，“否（ N）”表示修改當(dāng)前客人檔案。因此系統(tǒng)里可以設(shè)置鎖定姓名、國籍、喜好等項，若要修改，必須到檔案里改，或者使用更換賓客檔案的方法修改。 如果一個客人預(yù)訂了同種類型的房間多間，并告知酒店每個房間的住客姓名，此時除了要按上例進杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 （ 3） 一個客人預(yù)訂同種類型房間多間、分房。比如可 以根據(jù)客房的所在樓層、客房特征進行過濾房號。 c) 在主單復(fù)制窗口中輸入所要復(fù)制預(yù)訂的抵離日期、房類、房數(shù)等信息。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 18 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。其中第一種情形是最常見的，重點介紹第一個方法。該客人通知該房間還有一個同住客人名字叫王明，所有費用由張軍付。若查詢結(jié)果為空，則表示該客人未曾做過預(yù)訂，不能進行合并現(xiàn)有賓客的操作，需要退出操作。如果房費需要同住的客人平均 分擔(dān)，則可以在“同住 /共享”窗口單擊“平均分”，并且將“主帳”項設(shè)置成每個客人自己的帳戶名稱，在單擊“確認”后，每個客人的賓客主單中顯示各自承擔(dān)的房價，且“ FLAG”顯示為“共享”。 b） 在“名稱”處輸入團隊名稱，確定國籍、語種等信息，這些信息類似散客賓客主單的信息。 g） 一般的團隊是由旅行社或公司來支付房費，成員來支付雜費的，在此情況下，需要在團隊主單的“團體付費”中選擇 需要由旅行社或公司支付的費用項目。 房數(shù) 團隊的房間總數(shù)（如果只在房數(shù)處輸入數(shù)量，而不做預(yù)留操作，并不會真正占 用房類資源） 房價 用于根據(jù)需要輸入團隊的主要房價。 d） 單擊“確定”，預(yù)留成功。 操作步驟： a） 在團隊主單中，單擊 “分房”，打開綜合排房窗口。 T 注意：需要注意區(qū)分團隊主單與成員主單的區(qū)別，團隊主單的 Flag 標記為“團體”，成員主單的 Flag標記為“成員”。 注意： 團體付費定義前后，請比較成 員房間定義帳戶的變化。 b) 系統(tǒng)默認全選所有成員記錄，操作員可以根據(jù)需要，選擇目標記錄。 （ 6） 團隊成員出團與散客入團 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。如果雙擊打開某個成員的房間，進行取消操作，則只取消該成員房間。并通知所有住房型 B 的客人的住店時間改為 1 天。 c) 單擊空白圓圈選中該場會議，如果訂了多個場地，則單擊繼續(xù)選擇其他會議室資源，單擊“預(yù)訂”按鈕，打開“預(yù)訂”窗口。除了可以在會議主單中進行會議室預(yù)訂外，也可以在查詢菜單中的“會議室預(yù)留情況”中進行會議室預(yù)訂。每場會議均按 U 型會議桌布置，要求放投影儀及白板。 課前復(fù)習(xí)：復(fù)習(xí)上節(jié)課內(nèi)容，同時用本節(jié)課的案例建立一些散客的預(yù)訂，方便本節(jié)課演示。若是協(xié)議單 位客人的部分費用由公司支付，可以在“帳戶名稱”處單擊打開下拉列表，選擇公司名稱。入押金簡單帶過即可） （ 2）定義自動轉(zhuǎn)某賓客帳戶 定義自動轉(zhuǎn)某賓客帳戶的功能是在帳務(wù)分類的基礎(chǔ)上進行操作的，系統(tǒng)不僅將帳務(wù)進行分類，而且可以將分類出來的費用自動轉(zhuǎn)到指定的帳戶。 注意：在定義帳戶設(shè)置好后產(chǎn)生的費用，系統(tǒng)將自動做分類。根據(jù)酒店的業(yè)務(wù)分配，可以由預(yù)訂員進行定義帳戶的操作，也可以由接待員或收銀員進行操作。 T 課時： 小時 課程目的：通過本課程，使學(xué)員掌握定義帳戶的設(shè)置、客房可用資源的查詢，了解 WAITLIST 和 TURNAWAY 的功能。 d) 錄入聯(lián)系人、摘要等信息，單擊“確認”，會議室預(yù)留完成。 系統(tǒng)中，每天會議室分三場，上午、下午、 晚上，每個圓圈代表一場會議。 會議團隊預(yù)訂 （ 1） 會議團隊的建立 會議團隊的建立路徑是從預(yù)訂菜單中的“新建會議預(yù)訂”中進行操作，當(dāng)預(yù)訂做好后，產(chǎn)生的帳號是“ M+年月日 +流水號”，其他操作與團隊預(yù)訂一模 一樣，可以以復(fù)習(xí)團隊預(yù)訂的操作進行講解。 b) 旅行社通知取消房型 A 兩間，換成房型 C 兩間，另外增加房型 B 一間。還有一種方法是雙擊打開需要出團的團隊成員主單，在“其他”菜單中，選擇“散團轉(zhuǎn)化”，在單擊“是”后，該成員成為散客。 b) 在賓客信息中，選擇一個客人記錄，在窗口下方輸入該客人姓名、國籍、證件類型、證件號碼等賓客檔案信息。但團隊成員又有其特殊性，同一團隊的各成員間有很多共性，為了更快捷地操作，系統(tǒng)為成員處理設(shè)計了批量信息輸入功能。 通常團體付費的定義是由酒店預(yù)訂員或接待員在預(yù)訂或登記時完成。 d） 預(yù)留拆分好后，即可產(chǎn)生成員主單。 b） 房類、房數(shù)、預(yù)留時間、房價等均可以修改，修改后單擊“存盤”即可。 操作步驟： a） 單擊“預(yù)留”按鈕，打開客房預(yù)留窗口。 團體預(yù)訂主單中主要信息、附加信息的大部分內(nèi)容和散客預(yù)訂單一致，下表列出了團體預(yù)訂主單中需要指出的幾個參考項目，操作員只要了解含義即可。 e） 基本信息錄完后，單擊“存盤”按鈕，系統(tǒng)自動生成團隊帳號（ G＋ 9 位流水號）、預(yù)訂號。團體主單記錄了整個團隊的總體信息，而成員主單則對應(yīng)于各成員的具 體信息。后來接到客人的通知，他們實際只需一間房，兩個客人住同一間房。 b） 在“姓名”中輸入同住客的姓名，單擊“合并現(xiàn)有賓客”，系統(tǒng)將打開帳號查詢窗口，與現(xiàn)有的賓客主單進行匹配。 b） 在“姓名”中輸入同住客的姓名，單擊“新預(yù)訂”，系統(tǒng)自動與檔案匹配，若有查詢結(jié)果，表示該客人可能有檔案（若有多個同名同姓的客人，通過證件號碼、生日等條件判斷正確的檔案），核對正確后 ，單擊“確定”。 課前準備工作：建立上海春秋旅行社的檔案。 e) 單擊“存盤”按鈕，一個預(yù)訂即復(fù)制好。（在分房時分別演示干凈房、臟房的查看方法。 分房有兩種方式：手工、自動。 b) 在賓客主單中，單擊“分房”按鈕，彈出綜合排房窗口，在窗口左上方，選擇需要進行拆分的預(yù)訂記錄，然后單擊“拆分”，系統(tǒng)彈出輸入窗口，根據(jù)需要輸入拆分的數(shù)量。 一個客人預(yù)訂同種類型房間多間 （ 1）一個客人預(yù)訂同種類型房間多間不分房。此操作適合在更換賓客檔案時使用。 操作步驟： a) 在賓客主單的“檔案”菜單中，單擊“更換賓客檔案”打開客戶檔案查找窗口。 Td） 存盤之后，預(yù)訂升級即完成。在賓客主單的“狀態(tài)”菜單中單擊“恢復(fù)”，系統(tǒng)彈出確認窗口，單擊“確認”即可。 b) 雙擊打開目標客人主單，在“狀態(tài)”菜單中選擇“取消”，彈出賓客狀態(tài)更改窗口。 課前準備工作：本節(jié)課需要演示排房功能。 案例：查詢本周起一個星期內(nèi)西軟公司的所有預(yù)訂。 2） 賓客狀態(tài)的切換。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 14 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 檔案停用、刪除和恢復(fù) 如需 作廢或刪除一個檔案，可以在 Profile 窗口單擊“停用” 或“刪除”按鈕，停用后，該檔案的狀態(tài)將從“ I”變成“ O” 或“ X”，不可以再使用。如果需要直接建立一個賓客檔案，或者查詢賓客檔案，則可以在客戶檔案列表窗口進行操作。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 13 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 GUEST INFO 該標簽頁可用于儲存客人的信用卡號、貴賓卡號以及客人的紀念日等信息。系統(tǒng)提供雙地址輸入，可以同時輸入客人的家庭地址和公司地址。 Tc) 該客人在退房時需要通知總經(jīng)理來送別。不管采用什么方法，要求酒店采用統(tǒng)一的操作方法。 備注 對預(yù)訂有什么特別說明可以在備注項中進行輸入。在房價碼設(shè)置時，將設(shè)置與該