【正文】 ● 訓練雇員使用特定的軟件。 使演示達到“ 響亮 /清晰”效果的要點 只要你遵從這本書中所講的有邏輯的、被證明行之有效的方法，就能夠顯著地提高演示的有效性。換句話說，演示者希望演示，一旦成功將給他和聽眾帶來價值。在整個準備過程中，每一個步驟都起著關鍵的作用，因而不能忽視任何一步。本章將明確 地定義這些步驟和它們之間的關系，并列舉它們的應用。 ▲ 你的主管和同事需要一份你工作現(xiàn)狀的報告。讓我們從對演示的預期開始說起。舉例來說，在向高層管理者提出開發(fā)新產(chǎn)品建議時，項目目標是“為公司獲得新的利潤增長點”，然而演示的目標是“獲得開發(fā)新產(chǎn)品的準許”。這樣，從一開始你就可以充分利用你的時演示目標 ▲ 你為什么作這個演示？ ▲ 你希望聽眾的反應是什么？ ▲ 你希望聽眾在演示后做些什么？而不是你要講的內(nèi)容是什么？ 管理資料下載 9 間，去選擇對你有用的演示信息，而不是沖動地、毫無目的地、費力地去讀各種報告、圖表等應該在以后對付的東西。一個包含術語的初步簡介也許會產(chǎn)生更好的效果，因為聽眾對演示主題有了一定了解后，會接受后面技術背景更復雜的演示。這將為他們認可整個建議打下牢固的基礎。 ▲ 聽眾能力的現(xiàn)實性。 獲得高層管理者對新系統(tǒng)的認可和支持，以使： A、 他們批準撥款，以購買和安裝新 的系統(tǒng)。演示者可能希望從演示中得到一些次要的結(jié)果。 當清楚的、明確的和現(xiàn)實的演示目標及項目目標確定后，演示者所有的精力應該集中于如何促使結(jié)果的發(fā)生。而第二步聽眾分析則變換了一個角度，集中于討論聽眾的需要和愿望。 雖然進行聽眾分析通常在演示之前，但演示者必須意識到在演示過程中仍然要進行聽眾分析，并及時對演示進行修正。 聽眾分析表（ AAA）可以分為六 個有機的組成部分，每一個部分都有其特殊的作用： 明確演示目標 。 明確演示對于聽眾精神的影響 。 明確合適的演示信息和演示技術 ?！敝苯影崖?眾的擔憂和敵意說出來，有利于這些矛盾的解決。 如果你不能事先與聽眾進行溝通或者向熟悉他們的人們進行咨詢，你可以在演示之前對聽眾進行調(diào)查。換句話說，演示更加符合目標聽眾的需要和愿望。 管理資料下載 13 練習 依據(jù)聽眾分析表和其他的聽眾相關信息，寫一份簡略的聽眾分析報告，采用前面選定的演示主題。你需要了解他們什么特征？ ● 聽眾與你和你的組織是什么關系？ 顧客 高層管理者 公眾 同事 雇員 供應商 其他（請詳述） ● 你和聽眾的這種關系已經(jīng)維持多久了？ ● 聽眾對于演示內(nèi)容有多大程度的理解？ 技術的 非技術的 很高的 很低的 不知道 ● 聽眾對于演示內(nèi)容的態(tài)度如何？ 渴望的 接受的 中立的 輕微反感 強烈厭惡 不知道 ● 聽眾對于演示內(nèi)容有多了解？ 非常多 一般 有限 不了解 不知道 ● 聽眾對于你所在的組織的態(tài)度是什么？ 非常喜歡 有好感 中立 輕微反感 公開厭惡 不知道 ● 聽眾對于演示主題的態(tài)度是什么？ 管理資料下載 14 非常喜歡 有好感 中立 輕微反感 公開厭惡 不知道 ● 聽眾的地位是什么？ 決策者 影響決策者 不知道 其他 ● 聽眾為什么要參加這個演示？ ● 列出一些演示目標對于聽眾的優(yōu)缺 點。 管理資料下載 15 為什么要準備初步演示方案 ? ▲ 初步演示方案促使演示者仔細考慮所采用的演示內(nèi)容，從選擇演示主題，到使演示中心突出、重點明確的整個過程。如果沒有足夠的時間和強烈的動機去參與演示的準備，你最好不要去做這個演示，而讓位于更合適的人選。這些結(jié)論是你希望聽眾可以通過演示而明曉的。例如，演示者要強調(diào)的中心要點是“盡管有臨時的困難，我們能夠達到預定目標”，可以用幾種不同的方式說明這個觀點。我們寫出了第一次演示的中心要點，并附有支持性事實材料。 ▲ 提出市場預測，詳述未來趨勢。 明確闡述聽眾需要理解的中心要點和概念， 這些要點和概念必須對實現(xiàn)演示的目標起到促進作用。 ▲ 將來幾年的預期費用，如果保持當前的組織結(jié)構。 部門 XYZ 將與 A 公司合作，進行這項工作。 中心要點 4—— （每個部門的領導將負責評 估分析結(jié)果） ▲ 評估活動流程。三個演示初步方案的例子在 這張表后面給出。確認他們是否認同你的支持性事實，征求他們的意見。 中心要點： 項目 XYZ 的進展比計劃慢了 8 周，但通過下列措施，我們能夠把時間趕回來。 中心要點 2—— （當我們采取上述改進措施時，能夠保證成本在預算的范圍之內(nèi)） ● 生產(chǎn)變化產(chǎn)生的具體節(jié)省項目。 聽眾： 高層管理者和部門主管以上的管理者。 ● 過去五年不準確和錯誤的存貨記錄。 ● 使用新系統(tǒng)可獲得的預期年節(jié)省成本。 ● 向財務部門提供正的反饋，幫助財務部門改進其服務。 支持性事實： 中心要點 1 和 2—— （財務部門的職能是幫助一線管理者，減輕其工作的復雜程度；除了日常業(yè)務以外，財務部門還向一線管理者提供其他的許多有用服務。你可以更集中地選擇演示材料，而不是在大量的資料中艱苦跋涉。我們所看到的大多數(shù)演示包含的細節(jié)量過多。回答上述問題是痛苦的，因為你傾向于在演示中包含對于你感興趣和有意義的材料，然而，這些信息對于聽眾沒有任何意義。（依據(jù) 25 頁的完整解釋） 演示的目標或者目的是什么？ 哪些內(nèi)容應該敘述？哪些可以去掉？ 需要多少細節(jié)？ 為了達到演示目的，演示者必須說些什么？ 什么是最好的陳述方法？ 為了達到演示目標 ，你所希望的聽眾的反映是什么？ 哪些信息不包含在演示中，卻可以作為參考資料？ 對選定的演示材料進行“為什么”檢驗。 ▲ 以催人深思的總結(jié)結(jié)束演示，號召聽眾采取合意行動。然而，一個拙劣的開場白雖然可以產(chǎn)生同樣水平的記憶力水平，但是，卻使聽眾對整個演示的質(zhì)量提出質(zhì)疑，從而影響演示的后繼階段。然而，如果你以恰當?shù)目偨Y(jié)提醒聽眾演示將要結(jié)束，記憶力曲線將有一個明顯的上升。如果是由其他人來介紹你，給他足夠的信息，幫助你來建立可信性。 間接陳述。 用與演示主題直接相關的例子或者對比。 引用與演示主題相關的名言，吸引聽眾的注意力。 五年前，我們公司對顧客送貨服務的準確率為 97%，然而，在去年，公司歷史上第一次使送貨準確率降至 90%以下。有一種方法可以治療這一“弊病”，醫(yī)生就是新的存貨控制系統(tǒng)。通常，聽眾要了解中心要點之間的關系，你可以以如下幾種方式安排中心要點： ▲ 問題解決型。在演示中使用例子是非常重要的。以報紙上的介紹哈博望遠鏡的一篇文章為例。以“使用新的存貨控制系統(tǒng)的必要性”為例，一張畫有空運貨車、沉睡的等待裝貨的司機的卡通畫將給聽眾以啟迪，并博他們一笑。為了找到更多的有趣的、有價值的演示材料，至少 30%的閱讀時間應該花在你所專長的領域之外。一旦演示者說“舉個例子”，聽眾會自動振作精神，更加聚精會神地傾聽演示。 引用權威觀點。 要記住的重要一點是，聽眾愿意參與演示，大多數(shù)人 不愿意只是聽講。 另一種結(jié)束演示的有效辦法是在結(jié)尾重復開場白中的要點。（即不要指望聽眾一次就記住所有的東西。 管理資料下載 30 四種給聽眾留下深刻印象的結(jié)尾 激勵聽眾。我們?nèi)绻氤蔀檫@個市場的主導者，現(xiàn)在就應采取更富進取的行動。） 因為結(jié)尾通常是演示的最薄弱環(huán)節(jié)，所以應象演示其他各個部分一樣，花時間予以良好準備。牢記一點，為了增強結(jié)尾的效果，必須采用承諾和信念的形式。 管理資料下載 31 本部分末尾的組織演示材料指南和演示工作表可以幫助你組織演示材料。 組織演示材料指南 開場白 開場白有三個重要作用： 提高聽眾的注意力，使他們傾聽你的演示。 練習 遵從組織演示材料指南和演示工作表，采用已經(jīng)選定的主題，組織你的演示材料。 中心要點。 這些是我不得不講的。與那家公司類似，我已經(jīng)擁有了實現(xiàn)公司目的的技術，我們所需要的是，維持公司競爭力所必需的溝通技巧和相互信任。例如： ● 當系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，采取下列步驟 是非常重要的 …… ● 讓我們來回顧一下使項目變成現(xiàn)實的四個必要步驟 …… 建議聽眾采取合意的行動。所以，結(jié)尾應該有力而且內(nèi)容豐富?！? 任何需要被聽眾所記住的要點，都要在演示中重復三至十遍，可以用同樣的詞句，也可以微有改動。 如何強有力的結(jié)束演示？ 在演示的結(jié)尾，試著采用如下的表達法： ▲ 現(xiàn)在，我們來回顧一下所講過的要點。 ● 請聽眾完成調(diào)查問卷。少量使用統(tǒng)計數(shù)字是很有效的，你應該以盡量簡要地方式來表達它們，并配以清楚的圖形 。“自我暴露”，包括犯愚蠢錯誤的事例，可以展示你的優(yōu)缺點。信息越是最近的，聽眾的印象越深。恰當使用幽默有兩個優(yōu)點：第一，你的放松將感染聽眾，輕松的聽眾更容易接受演示的內(nèi)容。要記住 ，聽眾從演示中獲得了什么要比演示者講述了什么重要得多。 ▲ 時間順序型。因為第一印象對于提高聽眾的注意力方面起著重要作用，所以應該選擇你處理得最有效的開場白的方式。 用小故事、小趣聞引出演示主題，要求它與演 示直接相關，而不僅僅是為了調(diào)節(jié)氣氛。造成這些延誤的一個重要原因是我們已經(jīng)過時的存貨控制系統(tǒng)，它已經(jīng)不能有效地對顧客的需要作出反映。 管理資料下載 27 的存貨控制系統(tǒng)不能保證迅速、準確地送貨給顧客。我們相信，這兩個因素是密切相關的。 我們正處于公司發(fā)展的關鍵時刻，面臨著比以往更激烈的市場競爭。正如前面所述，大多數(shù)聽眾在演示開始階段有很強的好奇心，能否保持這種好奇和興趣很大程度取決于開場白的內(nèi)容，以及如何有效地使他們相信值得耐心地傾聽演示。改變演示的節(jié)奏、講個故事、提供一個插圖或者使聽眾參與演示，可以阻止記憶力水平的下降。 聽眾的記憶力水平如何影響演示的結(jié)構？ 聽眾所記住的演示內(nèi)容將決定演示目標是否實現(xiàn)，因此你要意識 到，在演示后，聽眾對于某些部分的記憶好于其他部分。你已經(jīng)依據(jù)演示初步方案選擇了演示材料；現(xiàn)在你必須把這些材料組織成一個有效的演示，來反映你的能力，傳達你的信念，達到你的目標，實現(xiàn)聽眾的需要。 讓你的同事檢查你對于材料的選擇。確定哪些材料對于聽眾接受中心要點是至關重要的，這些內(nèi)容應該在演示中提及。 演示的目標或者目的是什么？演示是說服性的、解釋性的、指導性的還是簡介性的？是為了激起人們的興趣、檢驗一個想法、提出建議、還是解決問題？（回顧演示初步方案中的演示目標。（避免提及 未能及早發(fā)現(xiàn)問題所帶來的不良影響。 除了日常業(yè)務（支付工資、應收帳款管理、應付帳款管理等等）以外，財務部門還向一線管理者提供其他的許多有用服務。 ● 使用新系統(tǒng)可獲得的預期年節(jié)省生產(chǎn)時間。 中心要點 3—— （客戶對于我們使用新的系統(tǒng)持正面態(tài)度） ● 現(xiàn)有和過去顧客的聲明書。 客戶對于我們使用新的系統(tǒng)持正面態(tài)度。 目標： 產(chǎn)生對于使用新系統(tǒng)必要性的認識。 如果我們作了上述改進，項目將在三周后完成。） 事實性材料 （用來支持中心要點） 中心要點 1 中心要點 2 中心要點 3 管理資料下載 20 中心要點 4 中心要點 5 初步演示方案：例 1 演示標題 ：項目 XYZ 的進展報告 目標： 保證顧客能夠了解項目 XYZ 的最新進展狀況。這些敘述應該以完整的句子出現(xiàn)。 正如我們所見，演示初步方案中所敘述的中心要點本身不一定是事實，但它們必須是依據(jù)事實性材料得到的結(jié)論。 中心要點 2—— （依據(jù)其在這個領域的經(jīng)驗，公司 A 獲得了這份合同） ▲ 選擇 A 公司的原因。 中心要點 4—— （根據(jù)行動指南，每個部門的領導應該就如何降低成本和維持成本提出建議） ▲ 成本必須減少或者維持的領域。 ● 通常不多于五個。牢記以下幾個原則： ● 它們應該能夠回答如下的問題“我為什么要做這次演示？” ● 它們應表述所預期的演示結(jié)果，即可以完成句子“作為這