【正文】 管理資料下載 1 如何準備并進行有效的 演示 管理資料下載 2 第一章 什么是演示？ ………………………………………………… ..6 什么是最常見的演示類型？ ………………………………… ..6 這本書是如何安排的？ ……………………………………… ..7 使演示達到“響亮 /清晰”效果的要點 …………………… 8 第二章 演示準備 ……………………………………………………… 9 演示的步驟 …………………………………………………… 9 一些實例 ……………………………………………………… 9 步驟一 確定你的目標 ……………………………………… 10 步驟 二 分析聽眾 …………………………………………… 13 步驟三 準備演示初步方案 ……………………………… ..16 步驟四 選擇演示材料 …………………………………… ..24 步驟五 組織演示材料 …………………………………… ..27 步驟六 練習(xí)和評估演示 …………………………………… 36 總結(jié)：關(guān)于演示準備的最后思考 …………………………… 41 第三章 使用視覺材料以及支持材料 ………………………………… .42 步驟一 設(shè)計你的視覺材料 ………………………………… .44 步驟二 展示你的演講視 覺材料 …………………………… .55 步驟三 練習(xí)！練習(xí)！再練習(xí)！ ……………………………... 59 第四章 進行演示 ……………………………………………………… .63 交流的本質(zhì)是什么？ …………………………………………… 63 你如何克服演講中的膽怯心理？ ……………………………… 64 什么樣的演講技巧可以幫助你更好的傳達你的信息？ ……… 66 什么樣的語音技巧可以幫助你做演示？ ……………………… 68 你怎樣才可以有效的使用一般的演講工具？ ………………… 71 什么時候以及怎樣處理聽眾的問題？ ………………………… 71 使用演講技巧的寶貴指導(dǎo) …………………………………… ..76 第五章 處理演講的后勤問題 …………………………………………... 77 你的聽眾是否已經(jīng)被通知到了？ ……………………………… .78 房間應(yīng)該怎么布置？ …………………………………………… .78 你的設(shè)備怎么樣？ ……………………………………………… .80 不在場的演 講又是怎么樣的呢 ? ……………………………… ..81 其他的一些需要解決的關(guān)鍵問題是什么？ ……………………… 81 演講后勤工作表單 ……………………………………………… ..82 第六章 結(jié)束語 ………………………………………………………….… ..85 附錄 A 工作表單和指導(dǎo) …………………………………… .… 88 管理資料下載 3 在設(shè)計一項演講技能訓(xùn)練計劃時，你個人偏好、作為指導(dǎo)者的個人經(jīng)驗以及當時的特殊情形都會影響到你設(shè)計計劃的方法。如果遵守下 面的幾點，我們的訓(xùn)練努力將會是成功的。 1. 最佳集團規(guī)模： 12 人到 15 人 。 我們成立了有效率的班級，其中最少的 7 人，最多的 25 人。在后一種情況下，我們使用了另一個指導(dǎo)者來指導(dǎo)分組后的練習(xí)小組。 2. 最佳計劃時間長度： 21 小時到 27 小時 a. 分出兩個小時、三個小時或者是四個小時的部分（三小時是最佳的時間長度）。 b. 一個為期三天的強化討論小組。 c. 將半天制和全天制的部分相結(jié)合。 因為對個人練習(xí)作演示的需要，實際的計劃規(guī)模將直接與參與者數(shù)量相關(guān)。而且，你可以很容易的在一間教室里將計劃的規(guī)模擴充到整個學(xué)期，同時使選題內(nèi)容 加深并組織更多跨時較長的演示練習(xí)。 3．準備練習(xí)。 a. 預(yù)先分配任務(wù)。參與者進入第一階段，此時他們在腦海中有一個演講的主題，對主題有大致的了解。 b. 參與人應(yīng)該當堂寫下他們的演示目的，并加以小組評估。此過程中，你巡視各組，提供幫助。 c. 在你輔導(dǎo)時，每一個參與者，無論在課上或是課后，都應(yīng)該準備好一個最初的計劃，由小組在課內(nèi)進行評估。 d. 如果實際可行或是確有必要，參與者在課上或是課后都應(yīng)該設(shè)計視覺材料，由其他的課堂成員以及作為指導(dǎo)者的你進行評估。 4．參與者練習(xí)演講 a. 每一個參與者都必須 至少做兩個持續(xù)時間為 10 分鐘或者是 15 分鐘的課內(nèi)演講。進行一些小小的變更，時間變長或者是變短，對演講的價值沒有多大的影響。我們的經(jīng)驗表明，個人進行兩次或者是更多的演講練習(xí)比只進行一次演講練習(xí)學(xué)到的東西要多，因為改正演講錯誤的機會增加了。 b. 我們大力提倡將演講練習(xí)的過程錄制下來，以便今后進行回顧，或供指導(dǎo)者 /教練評估，或者演講者自我評估。 c. 如果沒有錄像的條件，如果評估僅限于聲音以及語言信息，錄音也是一種可行的替代方法。 管理資料下載 4 d. 我們建議，指導(dǎo)者要同時準備一個書面的和一個口頭的評估報告，（我們發(fā)現(xiàn)，一個 有效技巧是，參與者輪流扮演一個“評估頭目”的角色，這樣就給每個人以對其他人的演講做出建設(shè)性評估的機會。除了其他參與者的評論之外，你也可以補充上你自己的評論。） 5. 指導(dǎo)方法。 a. 你應(yīng)該是一個角色榜樣，在你正式的主題演示中展示多樣化的視覺材料和其他的輔助手段以及演講方法。 b. 在你進行演講練習(xí)（要在監(jiān)督之下）以前，要完全涵蓋本書中第二章所詳細列示的六個演講步驟。 c. 鼓勵參與者閱讀第三章，《開發(fā)并使用演講的視覺材料以及支持材料》。他們可以自己閱讀，也可以采取有監(jiān)督的單獨討論會的形式。 d. 準備 工作以及相關(guān)練習(xí)完成以后，設(shè)計演示計劃，盡快開始，并在第一部分進行初次任務(wù)分配。 e. 對于演講技巧進行一系列的簡短討論，穿插不同集團練習(xí)演講進度的調(diào)整。 f. 如果時間靈活的話，設(shè)計一對一的訓(xùn)練回顧計劃，參與者可使用練習(xí)中錄制的錄像帶或者是錄音帶進行。 什么是演示？ 所有的人都對演示的含義有一個大概的認識。讓我們把這個術(shù)語定義得更明確些。 演示是一種有邏輯的、緊湊的溝通方式，它準備并陳述一個主題，以產(chǎn)生 良好的溝通效果 。下圖列出了提高演示有效性的幾個重要因素。 ▲ 演示的 準備階段 涉及選擇和整理相關(guān)信息，以滿足演示者和聽眾的需要。通常，演示者和聽眾的需要是非常不同的。當然，演示者的需要被滿足的唯一方式是聽眾認為 他們的 卓有成效的演 示效果 設(shè)計準備階段 中心內(nèi)容滿足演示者和聽眾的需要圖表和支持材料 演示技巧 細節(jié)安排 管理資料下載 5 需要被滿足了。 ▲ 中心內(nèi)容 是演示的核心。為什么？因為技術(shù)信息如果不能滿足聽眾的需要，就只是“ 數(shù)據(jù)灌輸 ”，除了顯示演示者對這個主題的知識之外，毫無用處。 ▲ 圖表、支持材料、演示技巧以及細節(jié)安排 有助于中心內(nèi)容的有效陳述。認識到這些元素的支持性角色是十分重要的。演示者為了展示非同尋常的圖表和噱頭、以特殊方式陳述演示（如現(xiàn)場直播演示）、或者利用非最優(yōu)的演示場所，通 常會損壞了演示的中心內(nèi)容的傳遞。這樣做也許能夠暫時幫助聽眾接受演示。但是從長遠看，演示者面臨不能有效傳遞信息、不能達到演示真正目標的風(fēng)險。 ▲ 良好的效果 是任何演示的最終目標。簡而言之，它的含義是演示者以“響亮而清晰”的方式傳遞了自己的觀點，并被聽眾所接受。 演示者怎樣才能知道是否作了一個有效的演示呢？即使你違背了本書中的一些原則，只要你的聽眾按照你希望的去做了，你就達到了自己的目的。 什么是最常見的演示類型？ 通常有四種不同的演示類型，盡管有時候它們彼此重合。 說服性演示 。在某種程度上，任何 一種演示都是說服性的。做演示時首要的和最重要的任務(wù)是，使你的聽眾知道你在陳述什么內(nèi)容。除此之外，一個說服性的演示可以用來： ● 激起顧客的興趣。使?jié)撛陬櫩蛯δ銓⒁菔镜男庐a(chǎn)品、新服務(wù)、新能力或者新方案感興趣。 ● 提高聽眾對你所代表組織的信心，以及他們對你觀點的信服程度。 ● 向高層管理者說明實施額外的人事、財務(wù)計劃，或者采用新方法的必要性。 ● 向現(xiàn)有客戶推銷新的產(chǎn)品、改進現(xiàn)有產(chǎn)品和服務(wù)，或者改變服務(wù)范圍、籌資、日程安排以及流程等方面的安排。 ● 說服同事、雇員、其他組織的成員接受變化，或者增進雙方的進一步合作。 解釋性 演示 。一個解釋性演示將向聽眾介紹一種新的觀念，向聽眾描述一個新的想法，或者描述一種新的發(fā)展。演示者的首要目標是提供新的信息，或者更新聽眾對于一個問題的理解。因而，這種演示很少涉及細節(jié)問題。它可以用來： ● 使新雇員熟悉所在的組織。 ● 讓組織成員了解開設(shè)一個分支機構(gòu)，將會涉及哪些方面的問題。 ● 為其他部門、公司或者機構(gòu)提供相關(guān)信息。 ● 為職業(yè)協(xié)會、社會組織或者其他關(guān)注公共關(guān)系的組織提供所需信息。 指導(dǎo)性演示 。這種演示的目的是教會別人如何使用某種東西，如一種新的流程或者一種新的儀器。它涉及提高聽眾的學(xué)習(xí)能力，通常需要 提供細節(jié)信息。指導(dǎo)性演示典型的用途是： ● 指導(dǎo)顧客使用特定的流程和儀器。 ● 訓(xùn)練顧客代表，使他們具備指導(dǎo)其雇員使用特定的流程和儀器的能力。 ● 教會你所在組織的其他成員使用特定的流程。 ● 訓(xùn)練雇員使用特定的軟件。 簡介 。簡介通常是使聽眾更新他們已經(jīng)熟悉的知識。依據(jù)目標聽眾的需要和興趣，細節(jié)將會有選擇地被提供。一個簡介可用于： 管理資料下載 6 ● 向顧客代表通報一個特定項目的最新進展情況。 ● 向管理層匯報現(xiàn)有支出與預(yù)算的比較。 ● 詳細描述一個正在實施調(diào)查或者研究項目的工作小組的工作進展情況。 ● 澄清一種特定產(chǎn)品和服務(wù)的變更。 使演示達到“ 響亮 /清晰”效果的要點 只要你遵從這本書中所講的有邏輯的、被證明行之有效的方法，就能夠顯著地提高演示的有效性。這包括： ▲ 理解并熟練運用六步驟的演示準備模型。 ▲ 選擇并發(fā)展符合演示者和聽眾需要的中心內(nèi)容，為產(chǎn)生卓有成效的演示結(jié)果打下良好的基礎(chǔ)。 ▲ 有效運用圖表和其他支持性材料。 ▲ 熟練運用行之有效的演示技術(shù)。 ▲ 注意演示材料的細節(jié)安排。 如果你遵循這種方法，你的演示將變得富有成效，艱苦投資的回報是豐厚的！ 管理資料下載 7 第二章 演示準備 作一個演示與管理任何一項投資沒有明顯的不同。通過投入一定的資源 —— 基本思想、時間 、個人精力等 —— 你希望獲得超過更多的收益。換句話說，演示者希望演示，一旦成功將給他和聽眾帶來價值。本章的核心內(nèi)容是定義什么是演示的滿意效果，以及如何設(shè)計演示以達到演示者的目標。 在演示計劃階段的充分思考，可能使演示者考慮是否有比演示更好的其他溝通方式來達到目的。例如，一封信、一個電話、或者一個技術(shù)公告板就可以達到所追求的溝通效果，因而在這些情況下，無須在作一個正式的演示。 在決定是使用演示而不是其他的方法作為溝通工具時，必須考慮到成本因素，既包括演示本身的成本，又包括演示者、聽眾、其他工作人員的時間成本。這 些成本因素在選擇如何達到溝通目標時必須予以著重考慮。 當你認為一個正式的演示是合適的時候，我們強烈建議你采用六步驟模型來準備演示，這個模型可以把演示分解為可控的單元。這種方法將用更少的時間作一個更簡潔、更清晰、更豐富多彩的演示。在整個準備過程中，每一個步驟都起著關(guān)鍵的作用，因而不能忽視任何一步。 演示的步驟 確定你的目標。 分析聽眾的情況。 準備一個初步的方案。 選擇演示材料。 組織演示材料。 預(yù)先聯(lián)系和評估演示，以作出必要的修正。 在準備演示的過程中，你可能已經(jīng)自發(fā)地遵循了上述步驟中的幾個。本章將明確 地定義這些步驟和它們之間的關(guān)系，并列舉它們的應(yīng)用。把準備過程作為一個有機的整體時，你將獲得最大的收益。 在下一個部分，通過一些實例，我們將依次討論這六個步驟，每個步驟對應(yīng)一個單獨的部分。 一些實例 因為只有通過不懈的練習(xí)，才能掌握一項技能，所以在這一章里，我們?yōu)槊總€步驟都設(shè)計了相關(guān)練習(xí)。（第三章末尾提供了另一組有關(guān)