【正文】 者用他們認為是完美的卡通圖畫來提高聽眾 的興趣。而第二步聽眾分析則變換了一個角度，集中于討論聽眾的需要和愿望。不要給他們額外的評論和解釋。 當清楚的、明確的和現(xiàn)實的演示目標及項目目標確定后，演示者所有的精力應(yīng)該集中于如何促使結(jié)果的發(fā)生。 ▲ 和雇員溝通，以減輕他們因縮減產(chǎn)出帶來的焦慮。演示者可能希望從演示中得到一些次要的結(jié)果。 B、 接受財務(wù)人員合理的和有幫助的指導。 獲得高層管理者對新系統(tǒng)的認可和支持，以使： A、 他們批準撥款，以購買和安裝新 的系統(tǒng)。 例子：我想介紹一下新的存貨控制系統(tǒng)，以使我們的小組成員認識到這將提高我們的工作效率，同時不對他們的工作造成威脅。 ▲ 聽眾能力的現(xiàn)實性。也就是可以完成下列句子：“我希望演示后??能夠發(fā)生”。這將為他們認可整個建議打下牢固的基礎(chǔ)。 ▲ 演示者目標的現(xiàn)實性。一個包含術(shù)語的初步簡介也許會產(chǎn)生更好的效果，因為聽眾對演示主題有了一定了解后，會接受后面技術(shù)背景更復(fù)雜的演示。因為后者將使聽眾不堪重負。這樣，從一開始你就可以充分利用你的時演示目標 ▲ 你為什么作這個演示？ ▲ 你希望聽眾的反應(yīng)是什么？ ▲ 你希望聽眾在演示后做些什么？而不是你要講的內(nèi)容是什么？ 管理資料下載 9 間，去選擇對你有用的演示信息，而不是沖動地、毫無目的地、費力地去讀各種報告、圖表等應(yīng)該在以后對付的東西。然而，演示本身卻不能實現(xiàn)這個長期目標，它只能促進目標的實現(xiàn)。舉例來說，在向高層管理者提出開發(fā)新產(chǎn)品建議時，項目目標是“為公司獲得新的利潤增長點”，然而演示的目標是“獲得開發(fā)新產(chǎn)品的準許”。 演示目標與項目目標有什么區(qū)別？ 人們有一個自然的傾向，即混淆演示中所建議的項目的目標和演示本身的目標。讓我們從對演示的預(yù)期開始說起。 選擇的主題越是可行，練習的價值越大。 ▲ 你的主管和同事需要一份你工作現(xiàn)狀的報告。（第三章末尾提供了另一組有關(guān)如何使用圖表和支持材料的練習。本章將明確 地定義這些步驟和它們之間的關(guān)系，并列舉它們的應(yīng)用。 選擇演示材料。在整個準備過程中，每一個步驟都起著關(guān)鍵的作用，因而不能忽視任何一步。 在決定是使用演示而不是其他的方法作為溝通工具時，必須考慮到成本因素，既包括演示本身的成本，又包括演示者、聽眾、其他工作人員的時間成本。換句話說，演示者希望演示，一旦成功將給他和聽眾帶來價值。 ▲ 熟練運用行之有效的演示技術(shù)。 使演示達到“ 響亮 /清晰”效果的要點 只要你遵從這本書中所講的有邏輯的、被證明行之有效的方法，就能夠顯著地提高演示的有效性。一個簡介可用于： 管理資料下載 6 ● 向顧客代表通報一個特定項目的最新進展情況。 ● 訓練雇員使用特定的軟件。它涉及提高聽眾的學習能力，通常需要 提供細節(jié)信息。 ● 為其他部門、公司或者機構(gòu)提供相關(guān)信息。演示者的首要目標是提供新的信息，或者更新聽眾對于一個問題的理解。 ● 向現(xiàn)有客戶推銷新的產(chǎn)品、改進現(xiàn)有產(chǎn)品和服務(wù)，或者改變服務(wù)范圍、籌資、日程安排以及流程等方面的安排。除此之外，一個說服性的演示可以用來： ● 激起顧客的興趣。 什么是最常見的演示類型？ 通常有四種不同的演示類型，盡管有時候它們彼此重合。但是從長遠看，演示者面臨不能有效傳遞信息、不能達到演示真正目標的風險。 ▲ 圖表、支持材料、演示技巧以及細節(jié)安排 有助于中心內(nèi)容的有效陳述。通常，演示者和聽眾的需要是非常不同的。讓我們把這個術(shù)語定義得更明確些。 d. 準備 工作以及相關(guān)練習完成以后，設(shè)計演示計劃，盡快開始，并在第一部分進行初次任務(wù)分配。 a. 你應(yīng)該是一個角色榜樣，在你正式的主題演示中展示多樣化的視覺材料和其他的輔助手段以及演講方法。 c. 如果沒有錄像的條件，如果評估僅限于聲音以及語言信息，錄音也是一種可行的替代方法。 4．參與者練習演講 a. 每一個參與者都必須 至少做兩個持續(xù)時間為 10 分鐘或者是 15 分鐘的課內(nèi)演講。 b. 參與人應(yīng)該當堂寫下他們的演示目的，并加以小組評估。而且，你可以很容易的在一間教室里將計劃的規(guī)模擴充到整個學期，同時使選題內(nèi)容 加深并組織更多跨時較長的演示練習。 2. 最佳計劃時間長度： 21 小時到 27 小時 a. 分出兩個小時、三個小時或者是四個小時的部分（三小時是最佳的時間長度）。如果遵守下 面的幾點，我們的訓練努力將會是成功的。 1. 最佳集團規(guī)模： 12 人到 15 人 。 b. 一個為期三天的強化討論小組。 3．準備練習。此過程中，你巡視各組，提供幫助。進行一些小小的變更，時間變長或者是變短，對演講的價值沒有多大的影響。 管理資料下載 4 d. 我們建議，指導者要同時準備一個書面的和一個口頭的評估報告，（我們發(fā)現(xiàn)，一個 有效技巧是，參與者輪流扮演一個“評估頭目”的角色，這樣就給每個人以對其他人的演講做出建設(shè)性評估的機會。 b. 在你進行演講練習（要在監(jiān)督之下）以前，要完全涵蓋本書中第二章所詳細列示的六個演講步驟。 e. 對于演講技巧進行一系列的簡短討論，穿插不同集團練習演講進度的調(diào)整。 演示是一種有邏輯的、緊湊的溝通方式，它準備并陳述一個主題，以產(chǎn)生 良好的溝通效果 。當然，演示者的需要被滿足的唯一方式是聽眾認為 他們的 卓有成效的演 示效果 設(shè)計準備階段 中心內(nèi)容滿足演示者和聽眾的需要圖表和支持材料 演示技巧 細節(jié)安排 管理資料下載 5 需要被滿足了。認識到這些元素的支持性角色是十分重要的。 ▲ 良好的效果 是任何演示的最終目標。 說服性演示 。使?jié)撛陬櫩蛯δ銓⒁菔镜男庐a(chǎn)品、新服務(wù)、新能力或者新方案感興趣。 ● 說服同事、雇員、其他組織的成員接受變化，或者增進雙方的進一步合作。因而，這種演示很少涉及細節(jié)問題。 ● 為職業(yè)協(xié)會、社會組織或者其他關(guān)注公共關(guān)系的組織提供所需信息。指導性演示典型的用途是： ● 指導顧客使用特定的流程和儀器。 簡介 。 ● 向管理層匯報現(xiàn)有支出與預(yù)算的比較。這包括： ▲ 理解并熟練運用六步驟的演示準備模型。 ▲ 注意演示材料的細節(jié)安排。本章的核心內(nèi)容是定義什么是演示的滿意效果，以及如何設(shè)計演示以達到演示者的目標。這 些成本因素在選擇如何達到溝通目標時必須予以著重考慮。 演示的步驟 確定你的目標。 組織演示材料。把準備過程作為一個有機的整體時，你將獲得最大的收益。）我們建議你選擇一個演示的主題，用這個主題完成所有的練習。 ▲ 你想要為你的組織招聘一批優(yōu)秀的員工，并向候選人介紹加入你們組織的益處。當選定主題后，應(yīng)當遵循上述六個步驟，促使演示達到“響亮而清晰”的效果 步驟一 確定你的目標 毋庸質(zhì)疑，確定目標是計劃階段的最重要的一步。換句話說，“我希望聽眾有什么反應(yīng)”或者“我希望我的聽眾在演示后做些什么”，就是演示的目的。它們不是一樣的！因為一個是項目目標，另一個是演示目標。勞動部“工作培訓計劃”的項目目標是“為沒有工作的公民提供獲得工作的必要技能培訓”，而演示的目標可能是“開展一個有關(guān)潛在參與者的人口統(tǒng)計特征的研究”或者“為第一階段的工作獲得預(yù)算資金”。因此，演示者必須確定如果演示成功，將可以實現(xiàn)什么目標，而且應(yīng)該把主要的精力集中于此。 演示的結(jié)果的現(xiàn)實性有多大？ 重要的是要 牢記希望從演示中得到的特定結(jié)果，控制好以何種方式、在何時、向誰進行演示的度，演示的結(jié)果應(yīng)該具備下列四點： ▲ 演示范圍的現(xiàn)實性。細致的準備，并將內(nèi)容分為可以理解的單元，這樣的演示更容易被聽眾所接受。 ▲ 聽眾能力的現(xiàn)實性。在特定的條件下，一個面面俱到的行動計劃是很理想的。 合格演示目標的標準 演示的目標應(yīng)該明確，并且符合下列一個或者幾個標準： 演示的目標應(yīng)能回答以下的問題：“我為什么做這個演示？” 例子：這是每月一次的向高層管理者匯報項目 XYZ 最新進展情況的演示。 例子：在演示后，客戶能夠認識到我們 新產(chǎn)品的優(yōu)點，并能夠決定購買它。 ▲ 演示者可實現(xiàn)目標的現(xiàn)實性。 應(yīng)該時刻牢記合格演示目標的標準。 B、 他們給予員工足夠的時間去學習和實施新的系統(tǒng)。 C、 在問題出現(xiàn)之前而不是之后向財務(wù)部門尋求幫助。找到這些目標并牢記它們的重要性，記住，他們不能 被直接地傳達給聽眾。 ▲ 使高層管理者意識到增大對項目 ABC的支持的必要性。換句話說， 演示者將增加他的信息被“響亮而清晰”的傳遞的可能性。如果他們讀完以后，能夠準確地理解你的演示目標，那么你就成功地完成了演示準備階段最重要、也可能是最難的一個部分。演示者需要了解聽眾的知識、態(tài)度、好惡，以促進演示目標的實現(xiàn)。通常，采用這種演示技術(shù)是十分有效的，但是這組政府官員中最重要的人物非常厭惡卡通圖畫，并且由于他的影響力，使其他人也對演示產(chǎn)生不滿，因而演示的目的沒有達到。當然，事先準備越充分，現(xiàn)場對演示的修改越少。當你完成它之后，你將能夠明確聽眾的特征，并使你在整個演示準備過程中把他們牢記在心。也就是重復(fù)第一步所做的工作。 明確聽眾的預(yù)期收益 。演示者可以問自己如下的問題：“我希望我的聽眾在演示后感覺如何？”。 分析特定的聽眾 。 什么信息、技術(shù)或者方法最有可能對聽眾產(chǎn)生正的影響？什么信息、技術(shù)或者方法會使聽眾作出負的反饋？（在演示技術(shù)方面更全面的分析有助于避免 13 頁所述的“卡通畫 失敗”。這樣有助于建立演示者與聽眾之間的聯(lián)系，否則演示者在一開始就失去了與聽眾溝通的可能。一旦演示者把聽眾所關(guān)心的內(nèi)容說出來，聽眾將更容易接受演示。 ▲ 你可以對你聽眾最近所做的工作進行研究。這樣做有利于演示者對演示內(nèi)容的調(diào)整和有效傳達。 聽眾會配合演示者的上述努力，他們會感激演示者對他們需要的考慮。 采用系統(tǒng)的方法分析聽眾，不僅避免了很多問題，而且保證更容易實現(xiàn)演示的目標。 ▲ 研究聽眾所作過的工作。 與同事討論你 的分析報告，確定他們是否認為你的描述是準確的。你希望演示后聽眾做些什么？ 明確聽眾的預(yù)期收益。 優(yōu)點： 缺點： 確定合適的演示信息和技術(shù)。這個方案不是一個演示提綱，而是一個 如何實現(xiàn)演示目標的有邏輯的行動指南。 ▲ 初步演示方案建立一個框架，在此框架下，演示支持人員可以有效地提供備份數(shù)據(jù)、準備演示圖表、在演示過程中提供協(xié)助。如果你要做演示，必須積極地投入到演示的準備過程，至少要參與初步演示方案的擬訂。 怎樣準備初步演示方案？ 在本章結(jié)尾（ 第十八 十九頁）的行動指南可能是本書中最有用的工具了。指南三是演示初步方案的核心，它闡述了聽眾必須理解的主要觀點和概念。它們不僅僅應(yīng)該指明演示 的主題，例如成本、日程、組織功能，而且應(yīng)該明確希望聽眾相信什么。 ▲ 我們能夠在截止日期前完成任務(wù)。 如果演示者希望聽眾記住他的演示要點，要點的個數(shù)不 能超過五個。盡量少用細節(jié)材料，除非演示是指導性的，或者需要向聽眾提供其熟悉領(lǐng)域的具體信息。我們對 于第二次演示也做了同樣的工作。 根據(jù)行動指南，每個部門的領(lǐng)導應(yīng)該就如何降低成本和維持成本提出建議。 初步演示方案指南 初步演示方案可以用來： ▲ 幫助演示者選擇演示材料，明確中心思想，突出重點?！? ● 演示目標應(yīng)包含任何希望達到的次要目標。這些要點應(yīng)該： ● 以結(jié)論的形式表述，最好用完整的句子。 選擇必要的事實證據(jù)來支持演示中心要點，確保它們能夠被聽眾理解。 ▲ 分攤成本增長最快部門的具體成本數(shù)字。 ▲ 希望從各個部門獲得的建議的種類。 每個部門的領(lǐng)導將負責評估分析結(jié)果。 ▲ A 公司的背景材料。 ▲ 需要關(guān)注的要點。 從這個事例中可以看出，初步演示方案在使演示達到“響亮而清晰”的效果中起重要作用，同時，它還能夠促進演示目標的實現(xiàn)。 管理資料下載 18 練習 依據(jù)演示初步方案準備指南，為你已經(jīng)選定的演示主題撰寫一份初步演示方案。 請同事評價你的演示初步方案，尤其注意演示的中心要點。但是，要知道同事的反饋有可能是有 幫助的，但你才是演示內(nèi)容的決定者。 通報出現(xiàn)問題的領(lǐng)域，并解釋正在進行的該進措施。 ● 去掉一個冗余的檢驗過程。 我們能夠保證符合所有的質(zhì)量標準。 中心要點 3—— （如果我們作了上述改進，項目將在三周后完成） ● 項目結(jié)束前的具體時間安排。 獲得上層管理者對于新系統(tǒng)的認同和支持，以使： ● 他們批準必要的撥款，以使新系統(tǒng)