【正文】 要更換服裝，文員應 （ 讓上司自己去家里更換 ） 10 文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是 （ 姓名、部門、地址、國名 ） 10 有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務 （ 發(fā)表意見 ） 10 郵件送到單位所租的信 箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致 （ 事先帶上包袋裝郵件 ） 10 以下哪些接打電話的行為是不正確的 （ 受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊 ） 10 郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素 （ 愛好 ） 1 文員做會議記錄時，可以在會議記錄中 （ 與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 ） 11 以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？ （ 按私人公務標準分揀 ） C 11 傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？ （ 機密文件 ） 11 以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責 （ 制造 ） 11 文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種 （ 已做結案處理的 ） 11 以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。（ ） 7．文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（ ∨ ） 14．文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（ ∨ ） 22．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ∨ ） 30．會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ∨ ） 45．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面， 或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ √ ） 85．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握?！?（ √ ） 94． 無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應首選傳真。 （ ） 104． 文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。 （ √ ） 113． 文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。文員在受意過程中應注意的事項：—— 用心傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實施。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； (7)公司有重大活動的那一天不宜安排約會； (8)地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。通告 ； (4)通知 、通報； (5)議案； (6)報告； (7)請示； (8)批復 :意見； (9)函； (1 0)會議紀要。它不同于工作 上發(fā)生疑難或處理權限問題而提出的請示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報告，或應上級要求而作的匯報。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。 1文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答： 文秘人員所作的報告就是把上司所指示工作的結果，在上司所期 望的期限以前提供給上司。 答： ① .擬稿。 ⑤ .繕印。 ⑨ 分發(fā)。其實，最理想的方法是經(jīng)由態(tài)度和行動去感動或影響別人，但因這種做法要花費很多時間，很不容易，所以，通常也只應用語 言和態(tài)度而產(chǎn)生合理的說服力打動別人。 2． 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。會議上始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱忱的表情，用規(guī)范的語言和抑揚頓挫的響亮聲調(diào)說話，并控制發(fā)言的時間，必要時可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意，也可以在某些時候作一停留，以給聽眾思考的余地。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設一個月工作 30 天、一天工作 8 小時。 30247。 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) (1) 了解清楚德方總經(jīng)理的愛好 ,文化背景 ,性格習慣等 (2) 征求上司意見或同意 ,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物 (3) 比較合適的生日禮物是有中國特色的 ,總經(jīng)理又比較喜歡的物品 (4) 贈送的禮物應去掉包裝上的標價 ,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下 (5) 附上賀卡寫上中國公司的名稱 ,讓上司親自送給德方總經(jīng)理 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？ (P248) 小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi) ,鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放 ,隨印隨鎖 。” 來電者：“ ？” 陳小姐：“對不起，不行的。 文員鄧小姐第一天上班 ，上司讓她負責處理公司的郵件。 (P73) （ 1）不應該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應該當面點清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領單”，特別要寫清楚機要郵件、經(jīng)辦人等項目；如有污損還應該當面指出，以分清責任； （ 2）不應隨意打開所有的信，而應按照一定的標準進行分類，允許拆封的信件應按正確的方式拆封， 并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應的個人和部門； （ 3）對于誤拆的信件，不應看信的內(nèi)容，應馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當面交給對方并道歉； （ 4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊； （ 5）寄至國外的信件，信封的打印應該按國外習慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關照過讓銷售科科長處理。 某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經(jīng)理談談。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好…… 你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對？ (1)不能說 總經(jīng)理外出了 ,有什么事請跟我說吧 ,辦公室人員不能替上司做主； (2)接待來訪者應細心傾聽 ,不應邊看報表邊聽； 3)對提重要建議的來訪者 ,應認真記錄 ,匯報上司； (4)應熱情 ,不能對來訪者冷嘲熱諷； 5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié) ,宣傳政策； (6)應盡快為總經(jīng)理解圍 ,可以請保安或打 110。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。 公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00 到 1l： 00 召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。公司一共有 12位銷售員，事后去問另外 4位，他們說，根本沒有看到 通知。 會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。 (7)租借會議廳應全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設施 ,包括噪音 ,停車場等問題 。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。 案卷二： ； 會議關于調(diào)整系主任的決定； 1憲關于調(diào)整系主任的通知； 標題 :東方學院關于招生工作 ,系主任調(diào)整 ,開學工作的會議紀要 ,決定 ,通知。 問題二 ： 作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？ （ 1） 會議通知缺少主題 (議題 )；時間上缺少從幾點到幾點；請哪些人出席不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上 ,可進行說明解釋；如本人不在 ,應請代收人 (或秘書 )簽字 ,打電話確認是否出席。于是他寫了如下的通知： 會議通知 經(jīng)局領導決定，茲定于 4月 2日上午 9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。(2)如果聯(lián)系不上送貨員 ,向總經(jīng)理匯報 ,請求該如何辦 。而公司沒有放映機?！? 星期四上午 8： 30左右，有 2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。后為上 ,前為下 。 (3)陳的穿著打扮干擾談判 ,影響工作 ,破壞工作場所安靜； (4)陳用手拿茶葉 ,不衛(wèi)生 ,引起客商不滿 ,使得談判一開始就不順利； 5)小沈應該對領導的作風 ,性格有所了解 ,有針對性地彌補領導的不足 .古總經(jīng)理與客商爭執(zhí) ,她應采取補救措施 ,可以將上司借故引開 ,并示意上司忍耐些 ,使談判繼續(xù) ,而不是指責客商； (6)小沈受到上司批評 ,即使是過頭話 ,也應保持冷靜 ,不反駁 ,應理解上司的難處 .找適當?shù)臋C會 ,用適當?shù)姆绞秸f明情況 ,交流思想和感情。 正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能 ?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示； (2)在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地； (3)兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦； (4)如果不能求得諒解時，小曹應向 兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行； (5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問 1． 6 美元一打行不行，我知道你的定價是 ，就說不行的。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者：“是利達公司嗎？” 陳小姐：“是。 11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？ (P223) (1)在贈禮前必須搞清贈禮目的 ,如是為周年慶典 ,生日 ,結婚 ,榮升 ,喬遷 ,或是圣誕節(jié) ,中 秋節(jié)等 (2)還要清楚贈禮對象身份 ,愛好 ,文化背景 ,性格習慣等 。 n+后勤開支 (2)G參加會議人員的 每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10元， (2400247。洗滌煙灰缸 ,茶具等 ,并收拾妥當 ,倒去垃圾 (8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回 (9)關緊門窗并上鎖。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。 2單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定 答： (1).單位印章、套印章； (2).鋼印、領導人簽名章、其他印章認； (3).刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)； (4).另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制； (5).公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用； (6).加蓋公章，是哪一 級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名； (7).將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記； (8).加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒； (9).凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項 ？ 答： 會議記錄事項如下： ① .會議名稱； ② .會議記錄人的姓名、蓋章； ③ 時間（開始和結束時間）； ④ 會議地點； ⑤ .議題； ⑥ .主持人、主席； ⑦ .出席者名單； ⑧ .會議經(jīng)過情形及結論； ⑨ .相關資料； ⑩ .下次會議預定日期。 ⑦ .用印。 ③ .簽發(fā)。有時因上司太忙，不妨預先約好時間； (2).不要弄錯報告對象及順序。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位 (人 )以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦； (5).認真處理。 進言要求： ① .適事，反復思考確實認為合理的事； ② .適時考慮時機，重要的事、緊急的事應立即進言。請說明這一系列過程。 （ 2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流 暢；復雜的報告，內(nèi)容要按 5W2H的原則檢查是否有遺漏。職工 ,群眾直接給機關 ,單位領