【正文】 的會議（包括擬邀請集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)參加的會議）進(jìn)行匯總，并填寫《會議登記表》（一會一表）報集團(tuán)總部人事行政部登記備案。 第六條 會議計劃執(zhí)行 一 、 會議嚴(yán)格按計劃 進(jìn)行， 一般 不得調(diào)整；未列入計劃的會議，原則上不得召開。 二 、 會議通知方式 書面通知：以書面形式將會議信息發(fā)到集團(tuán)各 系統(tǒng) （部門）和 所轄各分公司 。 第八條 重要會議 實(shí)行 標(biāo)準(zhǔn)化 管理 ，詳見附件三“重要會議管理標(biāo)準(zhǔn)化一覽表”。 參會人員不得無故缺席、遲到、早退，違者按照本會議管理辦法進(jìn)行處罰。 第十三條 會議資源管理 一 、 管理：各公司的會議資源由所在公司的人事行政部 門 統(tǒng)一保管和維護(hù)管理，負(fù)責(zé)保證其可用性和完好性。 第十七條 會議遲到、早退、未簽到 、 代 簽到、 未填寫簽到時間者，每 人每 次扣罰 200元。 附件： 《會議執(zhí)行工具》 《 會議分類一覽表 》 《 重要會議管理標(biāo)準(zhǔn)化一覽表 》 《 行政會議管理細(xì)化量化表 》 《 會議管理控制程序指導(dǎo) 》 《 會議座次安排指導(dǎo) 》 附件 1： 會議執(zhí)行工具 會議登記表 登記日期： 編號 申請單位 會議主題 會議需解決 的問題 會議時間及地點(diǎn) 開始時間： 預(yù)計結(jié)束時間： 會議地點(diǎn)： 會議分級 ( )集團(tuán)級 ( )公司級 擬邀領(lǐng)導(dǎo) 參會人員 會務(wù)協(xié) 助人員 會議議程 所需的會議資源和服務(wù) ( )號 會議室 ( )筆記本電腦 ( )投影儀 ( )音響話筒 ( )高清視頻 ( )會場布置（要求： __ _____ _） ( )茶水服務(wù) ( )多媒體調(diào)試服務(wù) ( )其他： ____ _____ _____ （需其他部門協(xié)助事項(xiàng)） 費(fèi)用總預(yù)算 會議簽到表模板 鑫業(yè) 集團(tuán) 公司 會議簽到表 時間： 地點(diǎn)： 主持人： 會議議題： 參會人員： 序號 部 門 職務(wù) 應(yīng)到人員 姓名 簽到 （實(shí)到人員） 簽到時間 備注 遲到： 早退 缺席： 應(yīng)到人數(shù)： 人 實(shí)到人數(shù)： 人 到會率： % 統(tǒng)計人： 會議費(fèi)用預(yù)算表模板 鑫業(yè) 集團(tuán) 公司 會議費(fèi)用預(yù)算表 項(xiàng)目 數(shù)量 費(fèi)用小計 備注 酒店費(fèi)用 房費(fèi) 餐費(fèi) 會議室租賃費(fèi)用 ?? 會務(wù)費(fèi)用 背景或橫幅 鮮花 筆記本 簽字筆 礦泉水 資料復(fù) 印費(fèi) ?? 考察費(fèi)用 門票 飲料 ?? 其他費(fèi)用 市內(nèi)交通費(fèi) 市外交通費(fèi) 通訊費(fèi)用 ?? 總費(fèi)用 經(jīng)辦人： 所屬部門： 部門負(fù)責(zé)人： 分管領(lǐng)導(dǎo)： 總經(jīng)理： 董事長： 會議記錄模板 鑫業(yè) 集團(tuán) 公司會議記錄 會議名稱 會議時間 會議地點(diǎn) 出席人員 缺席人員 會議主持人 記錄人 主 要議題 發(fā)言記錄 會議主持稿模板 鑫業(yè) 集團(tuán) 年度 會 議 主持稿 （主持人 ） 尊敬的 ***： 前言 ：（簡單介紹召開本次會議的目的與主題） ………… 我宣布， 鑫業(yè) 集團(tuán) 20**年度 ***會 現(xiàn)在開始。 集團(tuán)總部全體員工 北京 區(qū)域 公司 員工 代表 異地 公司副 總監(jiān)級 及 以上員工 、 北京 籍員工 外派員工及 家屬 由集團(tuán)管理委員會確定 4 黨員表彰大會 黨委辦公室 黨委辦公室 評選優(yōu)秀黨員 評選優(yōu)秀黨支部 全體黨員代表 每年七月召開一次 5 黨員代表大會 黨委辦公室 黨委辦公室 黨委換屆選舉 全體黨員代表 每五年召開一次 6 集團(tuán) 管理干部述職會 集團(tuán)人事行 政部 集團(tuán)人事行 政部 工作 總結(jié)及規(guī)劃 集團(tuán)總監(jiān)級以上員工、 各公司董事長、總經(jīng) 理 每半年及年度各召開一次 7 總裁協(xié)調(diào)會 總裁辦 總裁秘書 協(xié)調(diào)解決 所轄各分公司 提出的問題； 通報情況。 公司領(lǐng)導(dǎo)及 部門負(fù)責(zé)人 每月 5日前 (每月召開一次 ) 3 公司周工作例 會 各 系統(tǒng) (部門 ) 各 系統(tǒng) (部門 )自行承辦 本 系統(tǒng) (部門 )上周工作總結(jié)、交流； 本周工作的協(xié)調(diào)、布置。 選擇健康、有利于交流的休閑場 所。 選擇健康、有利于交流的休閑場所。 需要舉辦此類會議的部門（或公司） 會議發(fā)起部門 （或公司） 會議內(nèi)容、會議時間、參會人員、舉辦地點(diǎn)等都 由會議發(fā)起單位 或部門自行在會議發(fā)起報批時確定。合影留念 應(yīng)布置有主題詞的背景噴繪和側(cè)條幅 主席臺和主持臺應(yīng)有鮮花、主持臺、發(fā)言席； 參會人員座位布置視其會場大小與參會人員多少確定是否擺放條桌，原則是會場后面不得空出 1/3，人太多也要確保第一排擺放條桌。 集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo) 及 以上領(lǐng)導(dǎo)、外部董事、顧問、外聯(lián)單位人員就座中心位置。 ① 簽到負(fù)責(zé)人應(yīng)合理安排到達(dá)會場的時間，準(zhǔn)備簽到表（模板詳見附件 1），及時組織參會人員簽到，準(zhǔn)確統(tǒng)計會議出席、列席及遲到、早退、缺席人員及人數(shù)。 主持人需引導(dǎo)參會人員在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論。記錄會議的全過程、所有人的發(fā)言 ，包括發(fā)言中的插話。 （ 2）會議紀(jì)要的方法 ①集中概述法。 對可二次利用的文件、物料進(jìn)行回收，控制成本，節(jié)約物資。原則上應(yīng)以工作簡餐為主，餐標(biāo)控制在 30元 /人以內(nèi)。 （ 3）后勤組 、物資組 工作職責(zé)（成員為各公司人事行政部、綜合部人員）：負(fù)責(zé)撰寫主持稿（模板詳見附件 1）、宣誓稿及會議相關(guān)后勤保障工作，負(fù)責(zé)座牌、話筒、音響、茶水、礦泉水、鮮花、簽到表、會議議程表、企業(yè)歌曲歌詞等會議 用品的準(zhǔn)備 、資料制作、準(zhǔn)備；負(fù)責(zé)現(xiàn)場音響、燈光的控制 及其他機(jī)動 工作。 （ 2）布置會場 ① 應(yīng)布置帶有企業(yè) LOGO且符合會議主題內(nèi)容的背景噴繪，基調(diào)以深紅色或深藍(lán)色為主，畫質(zhì)優(yōu)良，風(fēng)格大氣，畫面切忌 花哨。 （ 2） 參會人員簽到原則 ①參會人員應(yīng)提前到達(dá)會場，依據(jù)實(shí)際到達(dá)時間簽到，禁止錯簽、代簽，否則將按制度給予相應(yīng)的處罰。領(lǐng)導(dǎo)上臺講話時，在演講臺上配以礦泉水備用。 （ 4）集團(tuán)黨委書記、監(jiān)事會主席作重要講話（時間控制在 45分鐘）。（音樂曲目詳見附件 3重要會議管理標(biāo)準(zhǔn)化一覽表）。 （ 4）對會議的報道應(yīng)配以照片（原則上以 2－ 3張為宜），并在會后 36個小時之內(nèi)進(jìn)行流程報批，原則上以公司名義召開的大會在集團(tuán) OA平臺發(fā)布，小范圍的會議在各自公司 OA平臺發(fā)布，字?jǐn)?shù)應(yīng)控制在 500－ 900字內(nèi)。 接收對方的視音頻，并檢查視頻和音頻是否運(yùn)行正常。 會議其他管理可參照《 公司例行、常設(shè)等會議會場管理控制程序》中相關(guān)要求辦理。 四、商務(wù)談判會議的座次安排（如圖所示） 圖例 1： A 為客方， B 為主方 (各方人員座次順序安排原則與主席臺座次安排原則相同 ) 圖例 2：（各方人員座 次順序安排原則與圖例 1 相同） 五、宴會座次 宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面， 1 號客人在主陪的右手， 2 號客人在主陪的左手， 3 號客人在副主陪的右手， 4 號客人在副主陪的左手，其他可以隨意 （如圖所示） 。 操作人員必須堅(jiān)守崗位，主會場 高清視頻 系統(tǒng)操作人員應(yīng)根據(jù)會議需要，及時切換會場畫面，了解各分會場的情況。 （三） 外圍設(shè)備檢查 設(shè)備操作人員應(yīng)提前 20分鐘到達(dá)會場，開啟會議室音響設(shè)備、回音消除設(shè)備、投影儀設(shè)備、會議室視頻專用操作機(jī)的等，并檢查是否運(yùn)行正常。 （ 2）對可二次利用的文件、物料進(jìn)行回收，控制成本，節(jié)約物資。 （ 9）會議結(jié)束時，參會人員應(yīng)全體起立，高 聲齊唱合唱歌曲（由男、女各 1人領(lǐng)唱，后備男女領(lǐng)唱各 1名）。要求：領(lǐng)唱人員形象氣質(zhì)佳、音色好；全體員工聲音洪亮，精神飽滿。 （ 2）茶水服務(wù)：主席臺就座領(lǐng)導(dǎo)及各公司董事長、總經(jīng)理應(yīng)配以茶水、礦泉水及熱毛巾，每隔 20分鐘添水一次。 ② 簽到負(fù)責(zé)人應(yīng)提前 30分鐘到達(dá)會場，準(zhǔn)備簽到表（模板詳見附件 1），及時組織參會人員簽到，準(zhǔn)確統(tǒng)計會議出席、列席及遲早退、缺席人員及人數(shù)。 ②會場地點(diǎn)應(yīng)交通方便，若地點(diǎn)偏遠(yuǎn)，應(yīng)安排車輛接送。 工作人員分組及職責(zé) （ 1）秘書 組 工作職責(zé) （ 一般由總裁（總經(jīng)理）秘書牽頭 ） ：負(fù)責(zé)收集公司經(jīng)營運(yùn)作數(shù)據(jù)資料， 擬寫領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿，對各項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，了解整個會務(wù)工作的總體進(jìn)展情況并與主持人、各組組長進(jìn)行溝通。 參會人員應(yīng)著工 作裝或職業(yè)裝。 （ 3）會議紀(jì)要的格式：按照公司公文培訓(xùn)規(guī)定格式進(jìn)行擬寫。 ②會議精神和議定事項(xiàng)。 （ 2）會議記錄的方式 ①詳細(xì)記錄。 （五）會議有效性控制 會議開始，由主持人就議題做一番簡潔的說明，將會議的進(jìn)行順序與時間分配先告知參會人員。 應(yīng)布置帶有企業(yè) LOGO且符合會議主題內(nèi)容的背景橫幅或背景 PPT，橫幅基調(diào)以紅底黃字為主