【正文】 物品采購(gòu)流程 采購(gòu)流程 預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外 是否為 需臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)物品 價(jià)值是否=1000 元 ? 管理處主任審核書(shū)面同意 各管理處行政助理月底匯總各部門(mén)下月資金使用計(jì)劃 (附《請(qǐng)購(gòu)單》 )。 手機(jī)使用管理 CDMA 手機(jī)由新世界公司配于主管級(jí)以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用 CDMA 手機(jī)時(shí)，同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。加入后，手機(jī)號(hào)碼屬員工不變，超出話(huà)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。 員工經(jīng)公司書(shū)面批準(zhǔn)，將獲得公司配發(fā)的手機(jī)及其配件和對(duì)應(yīng)的號(hào)碼，并可以享有定額手機(jī)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。 12 對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定 對(duì)講機(jī)的管理 對(duì)講機(jī)由各管理處各部門(mén)領(lǐng)用保管，遵守“誰(shuí)領(lǐng)用，誰(shuí)保管，誰(shuí)損壞，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，層層落實(shí)。 用對(duì)講機(jī)后必須保持對(duì)講機(jī)處于開(kāi)機(jī)狀態(tài)，并注意及時(shí)更換電池，更換電池時(shí)，必須先關(guān)機(jī)后再更換電池，以保護(hù)和延長(zhǎng)對(duì)講機(jī)使用壽命。 13． 3《工作任務(wù)單》管理制度 《工作任務(wù)單》統(tǒng)一客戶(hù)服務(wù)部前臺(tái)接待助理及客服主管發(fā)單，由工程部主管統(tǒng)一接單，如工程部主管休假，由工程部領(lǐng)班統(tǒng)一接單，發(fā)單內(nèi)容需簡(jiǎn)明清晰，如有與業(yè)主預(yù)約時(shí)間，必須寫(xiě)上預(yù)約好 的時(shí)間。 客服中班助理在當(dāng)天上班前致電相關(guān)業(yè)主回訪《任務(wù)單》完成情況，并將業(yè)主反饋的情況記錄在第一、三聯(lián)單上。 申購(gòu)、入倉(cāng)、登記、借出 申請(qǐng)購(gòu)書(shū)者，先向行政助理查詢(xún)管理處書(shū)籍明細(xì)，搜索所需購(gòu)買(mǎi)的書(shū)籍或類(lèi)似的書(shū)籍是否已備有。 每位員工當(dāng)值時(shí) ,必須穿整齊制服 ,下班后應(yīng)將制服放回更衣柜 ,工作服要整潔 ,鈕扣要扣齊 ,不允許敞開(kāi)外衣 ,非工作需 要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上； 27 制服衣袖 ,衣領(lǐng)不顯露個(gè)人衣物 ,制服外不顯露個(gè)人物品 ,有裝衣袋不裝過(guò)大或過(guò)厚的物品 ,袋內(nèi)物品不外露 。 各管理處行政人員負(fù)責(zé)工衣交收，檢查及費(fèi)用核算工作，并于月底統(tǒng)一洗滌服務(wù)商結(jié)算 換洗周期：（根據(jù)目前各管理處的經(jīng)營(yíng)狀況，暫定以下標(biāo)準(zhǔn)） 適用范圍 夏季 冬季 備注 客服人員 4 次 /月 2 次 /月 保安人員 2 次 /月 1 次 /月 工程人員 1 次 /月 1 次 /月 后勤人員 2 次 /月 1 次 /月 制服的保管 各管理處行政人員 /倉(cāng)管員負(fù)責(zé)制服的進(jìn)出倉(cāng)，保 管工作 員工離職時(shí)，行政人員 /倉(cāng)管員應(yīng)仔細(xì)檢查制服，將破損情況 3 決定回收或折舊報(bào)廢，并將具體情況在員工離職手續(xù)清單上標(biāo)明，如需要折舊或賠償?shù)?，須及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)計(jì)算費(fèi)用。 ． 5 員工外出聯(lián)系業(yè)務(wù)盡可能考慮使用地鐵、公共汽車(chē)等交通工具。 ． 8 公司人員下班后或周末確需用車(chē)的，應(yīng)提前向資源部提出申請(qǐng)，確有急事應(yīng)口頭申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，方可用車(chē)。 員工離職時(shí)，應(yīng)于離職日內(nèi)遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補(bǔ)償費(fèi)或搬家費(fèi)用。 中途若遇急事需暫時(shí)中斷與對(duì)方通話(huà)時(shí)，應(yīng)先征得對(duì)方的同意，并表示感謝，恢復(fù)與對(duì)方通話(huà)時(shí)，切勿忘記向?qū)Ψ街虑浮Ｒ坏┌l(fā)現(xiàn)，將給予書(shū)面警告處分。 ,或撥 0 由總機(jī)為您服務(wù)。對(duì)電話(huà)費(fèi)用有疑 問(wèn)的，應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系電信部門(mén)查明原因，為費(fèi)用結(jié)算提供合理的數(shù)據(jù)資料。 行政助理未按上述的規(guī)定執(zhí)行，手續(xù)不全即幫他 人撥打長(zhǎng)途電話(huà)者，除當(dāng)次電話(huà)費(fèi)由其全額支付外，每發(fā)現(xiàn)一次罰款 50 元。 保持辦公桌的整潔，上班時(shí)電話(huà)機(jī)、文件要擺放整齊，不放置與工作無(wú)關(guān)的東西。 垃圾簍只供臨時(shí)放置紙屑的雜物，食物殘?jiān)?、飯盒、紙杯、茶包、液體物品等請(qǐng)勿放進(jìn)垃圾簍。 員工須注意愛(ài)護(hù)員工證，人為損壞或遺失，除按規(guī)定及時(shí)到行政人事部補(bǔ)辦手續(xù)外，將視實(shí)際情況可能給予一定的紀(jì)律處分。 鑰匙遺失時(shí)，應(yīng)立即向資源部報(bào)告。領(lǐng)用人領(lǐng)用鑰匙后，需在領(lǐng)用單上注明確認(rèn)。 22 其他行政管理規(guī)定 . 員工證 所有員工在入職時(shí)均由物管公司行政人事部簽發(fā)的員工證。位于公共通道上的文件柜面，不許放置任何物品；座位旁的 文件柜面，只許放置整齊的文件夾；圖紙一律放到文件柜內(nèi)。 復(fù)印非對(duì)外的正式文件、或?qū)俟緝?nèi)部的往來(lái)文件，使用雙面的復(fù)印方式、或用二次用紙復(fù)印。各管理處可根據(jù)話(huà)費(fèi)預(yù)算，統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi) IP 電話(huà)卡，由行政人員保管，員工因公需要撥打長(zhǎng)途的，必須在《長(zhǎng)話(huà)登記冊(cè)》上注明對(duì)方號(hào)碼、撥打原因，由部門(mén)主管或管理處主任簽字確認(rèn)，行政助理才予以協(xié)助撥打，并記錄每次時(shí)長(zhǎng)及消費(fèi)額。 32 由各管理處主任根據(jù)實(shí)際情況編制每年度辦公電話(huà)費(fèi)用預(yù)算報(bào)公司審核，并負(fù)責(zé)對(duì)辦公電話(huà)的費(fèi)用支出做出有效控制和監(jiān)督。 總機(jī)人工錄音服務(wù)內(nèi)容統(tǒng)一為“您好， x x 客戶(hù)服務(wù)中心，請(qǐng)撥分機(jī)號(hào)碼，查號(hào)請(qǐng)撥 0。 公司及各管理處的電話(huà)，主要是作為公司員工進(jìn)行內(nèi)外公務(wù)溝通、以及開(kāi)展辦公業(yè)務(wù)之用，在非緊急情況下，不得使用辦公電話(huà)作私人用途。 通話(huà)完畢，應(yīng)說(shuō)：“謝謝，再見(jiàn)！”語(yǔ)氣平和，并在對(duì)方放下電話(huà)后再輕輕放下電話(huà)，任何時(shí)候不得用力擲聽(tīng)筒。 17 宿舍管理制度 因工作及管理需要，管理處為部分員工安排員工宿 舍，統(tǒng)一配備床鋪及必需生活用品，并制定員工住宿及管理規(guī)定如下： 住宿員工需提供個(gè)人資料，到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關(guān)手續(xù)。 29 ． 6 司機(jī)出車(chē)時(shí)應(yīng)向用車(chē)人收回“車(chē)輛使用申請(qǐng)表”，并在工作日志中及時(shí)登記起點(diǎn)至目的地區(qū)段名和行程公里數(shù)，由用車(chē)人簽名確認(rèn)。 ． 3 資源部盡可能安排同線路外出辦事的同事共同用車(chē)。 工鞋之折舊 皮鞋類(lèi)按一年時(shí)間折舊；布鞋類(lèi)按半年時(shí)間折舊； 涉及個(gè)人衛(wèi)生問(wèn)題，員工離職時(shí)一律采用工鞋折舊方法，工鞋不予回收 其他用品之折舊 如女門(mén)童使用的保暖長(zhǎng)襪等，一般按半年時(shí)間折舊，離職時(shí)不予回收，其他如保安精神帶等配飾，一般按一年時(shí)間折舊，或根據(jù)具體情況作出決定。 圖書(shū)處理 指對(duì)原借閱人自己或因轉(zhuǎn)借他人而造成圖書(shū)的人 為損壞、或遺失的情況而作出處理； 借閱人書(shū)面說(shuō)明損壞 /遺失圖書(shū)的原因，管理處行政人員審核并和管理處主任作出最后賠償意見(jiàn)。如因謊報(bào)造成較大的負(fù)面影響或較嚴(yán)重后果的，由管理處對(duì)當(dāng)事人給予行政處罰并上報(bào)公司人事部。簽名確認(rèn)后第二聯(lián)返還接單部門(mén)保管，第一聯(lián)由發(fā)單 部門(mén)存檔，第三聯(lián)由客服部門(mén)次日轉(zhuǎn)行政部存檔。 對(duì)講機(jī)使用過(guò)程因接受信號(hào)不好，接收雙方聽(tīng)不清楚時(shí)，呼叫三次無(wú)反應(yīng)，其他同事應(yīng)立即轉(zhuǎn)呼并及時(shí)代為轉(zhuǎn)告。行政助理需向使用人了解清楚情況，要求使用人提供書(shū)面報(bào)告，查明原因，屬于人為損壞的須負(fù)賠償責(zé)任。 使用者與公司提前解除或終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，需同時(shí)返還手機(jī)及其配件、 UIM 卡，結(jié)清話(huà)費(fèi)，否則公司有權(quán)直接從使用者的薪金中扣抵配發(fā)手機(jī)的市場(chǎng)價(jià)款、話(huà)費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用。為更好地進(jìn)行管理，現(xiàn)制定以下規(guī)定： 公司配發(fā)員工使用的手機(jī)及其配件、號(hào)碼，屬公司所有，員工僅享有使用權(quán)，未征得公司書(shū)面同意，使用者不能擅自更改號(hào)碼或轉(zhuǎn)讓手機(jī)及其配件。 其他 員工在領(lǐng)取 CDMA 手機(jī)時(shí)，需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機(jī)管理協(xié)議； 員工在領(lǐng)取 CDMA 手機(jī)后，在使用過(guò)程中，如果出現(xiàn)手機(jī)損壞、遺失等情況，由員工負(fù)責(zé)賠償； 員工在離職后，需把手機(jī)交還公司，如果私自帶走手機(jī)者，當(dāng)在其當(dāng)月工資里扣除其中費(fèi)用，同時(shí)公司有權(quán)追究其法律責(zé)任； 如員工在領(lǐng)取手機(jī)后，在公司工作滿(mǎn)兩年（從領(lǐng)取手 機(jī)后開(kāi)始算），公司把其使用的手機(jī)及號(hào)碼送于該員工。 物料領(lǐng)用流程 備注： 1物料領(lǐng)用審批時(shí)間需在當(dāng)天內(nèi)完成，遇審批人不在時(shí)，可通過(guò)電話(huà)請(qǐng)批，后補(bǔ)簽 名。具體要求： 掌握委托方 /供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況 委托方 /供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化 社會(huì)信譽(yù)的變化 同本管理處合作的情況跟蹤 其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素 跟蹤評(píng)審結(jié)果的處置 資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟 蹤評(píng)審結(jié)果將委托方 /供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。 《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表》上。 倉(cāng)管員須及時(shí)做好貨品的入倉(cāng)進(jìn)帳紀(jì)錄，對(duì)退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門(mén)，并作出跟進(jìn)。 詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 行政助理按月資金使用計(jì)劃中的采購(gòu)清單或《請(qǐng) 購(gòu)表》的緩急，參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄進(jìn)行詢(xún)價(jià)作業(yè)，若因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并填報(bào)《獨(dú)家特約委托方 /供應(yīng)商審批表》外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)，或經(jīng)分析后議價(jià)。 采購(gòu)物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷(xiāo)售發(fā)票。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車(chē)輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。 公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計(jì)劃及 采購(gòu)清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批，負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評(píng)審管理工作。 16 需廢棄而處理的，應(yīng)須附有該物品的照片，以作處理參考 。 資產(chǎn)的編號(hào) 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移 所申請(qǐng)的資產(chǎn)是從庫(kù)存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資產(chǎn)編號(hào)，資源部作相應(yīng)的變更使用人登記。 。負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、調(diào)配、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤(pán)點(diǎn)和資產(chǎn)系統(tǒng)的登記等工作，并對(duì)資產(chǎn)安排適當(dāng)?shù)木S護(hù)，以保證公司資產(chǎn)的實(shí)物和資產(chǎn)的記錄統(tǒng)一一致。 申請(qǐng)使用印章部門(mén) 填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》 將《印章使用申請(qǐng)表》及文件一并交人事行政助理 人事行政助理審核 管理處主任 人事行政助理向管理處主任口頭匯報(bào)（文件內(nèi)容） 審查 人事行政助理代簽（管理處主任上班后一天內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)） 在申請(qǐng)表上簽字 使用部門(mén)在《印章使用登記表》登記 蓋章 文件復(fù)印存檔 不同意 不同意 14 使用印章應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)單》，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后再加蓋公章。 英文式 —— 年 /月 /日，例如： 2021/1/31。 表格的正文 字體版：華文楷體。 表格格式 表頭 ：公司標(biāo)志，加“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”，下款是表格名稱(chēng)。 3）檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。 文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫(xiě)申請(qǐng)，交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無(wú)誤后，予以簽名確認(rèn)。 管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫(xiě)管理處的《發(fā)文登記表》。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫(xiě)《發(fā)文登記表》。 9 收發(fā)文管理 收文 收到的文件（包括通過(guò)前臺(tái)之外來(lái)文件，以及內(nèi)部各部門(mén) /管理處文件（密件除外），由物管公司秘書(shū)或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記；另物管公司秘書(shū)必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。 2 廉潔守則 公司任何員工個(gè)人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位（施工單位、供應(yīng)商等）的紅包及禮物，若因節(jié)慶之故，難以推卻的，應(yīng)繳交公司資源部登記，由公司統(tǒng)一處理。 員工應(yīng)當(dāng)遵守公司 /管理處的保密制度，不得違反公司 /管理處有關(guān)的保密規(guī)定；不得以盜竊、利誘、協(xié)迫或其他不正當(dāng)手段獲取公司 /管理處的保密資料；不得披露、使用或幫助他人獲取公司 /管理處的保密資料。 保密文件的使用 保密文件原則上不得借閱，如因特殊情況需內(nèi)部借閱，須獲管理處主任 /物管公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并于指定地點(diǎn)方可查閱，不得超出指定參閱范圍及指定地點(diǎn)，更不允許擅自進(jìn)行復(fù)??；管理處/部門(mén)間的借閱，須經(jīng)被借部門(mén)主管 /管理處主任批準(zhǔn)，并指定主管或以上職級(jí)的人員方可參閱，被借部門(mén) /管理處如有正當(dāng)?shù)睦碛?，有?quán)謝絕相關(guān)密件的借閱。技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息包括但不限于客戶(hù) /業(yè)主資料、合同資料、推廣計(jì)劃、管理策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案及計(jì)劃、程序軟件、技術(shù)參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司 /管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。 匯總、上報(bào)； 配合執(zhí)行公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作； 嚴(yán)格按照公司資產(chǎn)采購(gòu)流程和權(quán)限進(jìn)行實(shí)施采購(gòu)； 管理處資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。 編制管理處行政預(yù)算； 執(zhí)行公司批準(zhǔn)后的行政預(yù)算； 定期檢查匯報(bào)管理處行政預(yù)算的執(zhí)行情況。 4）指導(dǎo)管理處各部門(mén)的文件資料管理。 物管公司資源部對(duì)本手冊(cè)具有修改權(quán)和解釋權(quán)。 完成其他日常行政事務(wù)性工作； 物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責(zé) 一、 資源部與管理處行政的定位和角色： 資源部 管理處行政 規(guī)章制度的草擬者 業(yè)務(wù)的支持者 業(yè)務(wù)的監(jiān)督者 業(yè)務(wù)咨詢(xún)顧問(wèn) 規(guī)章制度的執(zhí)行者 業(yè)務(wù)的優(yōu)化者 業(yè)務(wù)的實(shí)踐者 基層信息的提供者 4 二、資源部與管理處行政職責(zé)描述： 資源部 管理處行政 組 織制定公司及管理處的行政工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度，編制實(shí)施計(jì)劃與預(yù)算，審核各管理處的實(shí)施計(jì)劃及預(yù)算； 修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，確保行政后勤管理的順利進(jìn)行；監(jiān)督管理處行政的運(yùn)作，為管理處行政協(xié)調(diào)解決疑難