【正文】 辦制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后總經(jīng)辦公布實(shí)施，修改亦本規(guī)定自1998年 月 日起施行。第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。填寫的字亦要工整。第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。第三十六條 明等組成。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；（三）聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明： 、語言通順； 。第五十條 編目：《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。第六十三條 本制度施行后凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的規(guī)定以本制度為準(zhǔn)。3．2公司各部門應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累工作，并根據(jù)文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行預(yù)立卷。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。(三)歸檔范圍〖HT〗第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第28頁，共7頁第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。員工檔案包含入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效管理檔案、異動(dòng)檔案、離職檔案、工資、決定、委托書、其他合同及協(xié)議、通知等與個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。綜合行政部人事助理負(fù)責(zé)管理員工檔案，整理、收錄檔案資料，保證原始資料和單據(jù)齊全完整、安全保密、查閱方便。(3)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《員工人事檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料進(jìn)行登記，登記的《員工人事檔案資料銷毀登記表》永久保存。(1)公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司員工檔案資料。：(1)辭職信；(2)辭職審批表；(3)離職工作交接單；(4)勞動(dòng)合同解除證明書。適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。備考表應(yīng)置卷尾。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第十四條 信訪工作材料。，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀2． 本部門檔案分為：招聘類檔案、考核類檔案、培訓(xùn)類檔案、薪酬福利類檔案、員工檔案、電子文檔、3． 凡屬本制度第二章歸檔范圍中產(chǎn)生的音像、證件、證書、光盤、軟件等特殊載體檔案，以所含內(nèi)容歸屬其相應(yīng)類目。第六十一條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。第五十六條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。（二）卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。（二）編寫文字說明的要求：，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全； (內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)。第三十九條 收集時(shí)間：（一）聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，應(yīng)在檔案資料形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔；（二）檔案員有責(zé)任隨時(shí)征集具有保存價(jià)值的聲像檔案資料。（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。填寫的字亦要工整。第二十六條 第二十七條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第三節(jié)平時(shí)歸卷第二十條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。第七條 各系統(tǒng)、部門兼職檔案員的職責(zé)：（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。第三條 堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。(三)歸檔范圍〖HT〗第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。第二條 歸檔的文件材料必須按立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。對(duì)保密技術(shù)資料每月應(yīng)清查校對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施。第四十一條 凡外單位借閱相關(guān)技術(shù)資料，須持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱，但必須按保密制度要求，機(jī)密級(jí)以上資料不準(zhǔn)查、借閱。卷內(nèi)目錄放在卷首。第二十八條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第四章平時(shí)歸卷第二十二條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。第十一條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第五條 按密級(jí)劃分的有關(guān)規(guī)定，總經(jīng)辦檔案員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行密級(jí)劃分，嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室檔案員。 167。 公司重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催；167。 167。第12頁，共7頁167。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理規(guī)定會(huì)計(jì)檔案保管期限、編織憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告頁碼，按期移交檔案室；167。10． 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。2． 員工調(diào)用本部門的檔案，應(yīng)征得本部門經(jīng)理同意。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第九章 附則第四十五條 本辦法自公布之日起實(shí)施，由辦公室負(fù)責(zé)修訂和解釋。第三十八條 借閱檔案只限于在閱覽室查閱，不準(zhǔn)將檔案帶至其他場(chǎng)所，借閱者必須保持案卷原狀，不得抽頁、折卷、涂改、劃圈、劃道或損壞。第三十一條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（十六至五十年）短期（十五年以內(nèi)）三種。第二十五條 庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。第四章 檔案整理第二十一條 檔案整理工作是檔案室的重要任務(wù)之一。第十八條 檔案人員接收檔案時(shí)，必須逐卷、逐件進(jìn)行核對(duì)檢查，辦理交接手續(xù)，由移交單位編寫“案卷移交目錄”一式兩份，由交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司檔案管理辦法第一章 總則 第三章 檔案立卷歸檔第十一條 各單位日常形成的文件、資料要按檔案歸檔范圍及保管期限積累、鑒定，并在整理立卷后填寫案卷目錄一式兩份，在翌年第二季度末以前向檔案室移交。、送曬外，不得外借。會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得外借。移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要由財(cái)務(wù)部編造移交清單，檔案管理員根據(jù)移交清單，認(rèn)真核對(duì)清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。第六條 會(huì)計(jì)檔案管理制度（一）立卷和歸檔1．會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是一個(gè)核算單位在會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，不包括與財(cái)會(huì)工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)和報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料及往來文書等材料。（四）文書檔案的銷毀1．已滿保管期限，確認(rèn)失去繼續(xù)保存價(jià)值的。（二）文書檔案的保管立卷的文書檔案根據(jù)其使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管形式。（三）來信、來訪反映有關(guān)情況記錄等。銷毀的文件資料均應(yīng)造冊(cè)登記，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得把密級(jí)文件刊物、資料向廢品收購部門投售。（二）外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（一）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。填寫的字亦要工整。第五條 密級(jí)分類：公司檔案分為絕密、機(jī)密和一般檔案，公司副總及以上領(lǐng)導(dǎo)檔案密級(jí)為絕密，其它員工檔案除特別注明密級(jí)應(yīng)為機(jī)密。（2）本制度具體操作細(xì)則由行政辦負(fù)責(zé)解釋。檔案調(diào)閱期間不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換。第四條檔案的編號(hào)檔案的編號(hào)方法很多，如漢語拼音法、姓氏筆畫法、單位編號(hào)法等，目前企業(yè)采用的是漢語拼音法。主要包括的內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印件，試用期勞動(dòng)合同，入職培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，申請(qǐng)轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。但借調(diào)部門必須存有借調(diào)人員檔案的復(fù)印件，檔案的復(fù)印件內(nèi)的材料應(yīng)與原件保持一致。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。四、查閱手續(xù)。其它（學(xué)歷及學(xué)位證書、技術(shù)及職稱證書、曾獲得的榮譽(yù)證書等復(fù)印件等）二、二級(jí)檔案（在職材料）員工基本檔案勞動(dòng)合同員工保險(xiǎn)材料崗位異動(dòng)申請(qǐng)書薪酬調(diào)整審批表獎(jiǎng)罰記錄 三、三級(jí)檔案（離職資料)辭職申請(qǐng)表/辭退通知書工作交接結(jié)算單第九條 人事檔案管理辦法一、設(shè)立檔案柜。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。第六條保衛(wèi)、保密方面設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。第四條檢查核對(duì)檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。（3）檔案一般不外借，在特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)可以借用，借用時(shí)必須嚴(yán)格履行手續(xù)，并按期歸還。，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。，按規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，不準(zhǔn)私自攜帶。（5）摘抄檔案，需征得檔案管理人員同意后，可以根據(jù)查閱提綱摘抄有關(guān)問題，但不準(zhǔn)忘筆記上摘抄。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。同時(shí)在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。利用情況。借出庫房須滿足特定條件，如：本公司領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、其他部門因特殊需要必須借用人事檔案等?？偨?jīng)辦 對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。第二條正式員工的檔案使用檔案袋存放。（3）離職員工檔案。（2）重名的人員按入職時(shí)間的先后順序排列，入職時(shí)間早的排在前面，入職時(shí)間晚的排在后面。對(duì)于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎(chǔ)之一。第七條 歸檔要求：（一）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。（九）企業(yè)新購重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案管理員檢查驗(yàn)收文件材料并及時(shí)歸檔。（四）借閱密級(jí)檔案，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。（五）檔案存放室屬機(jī)要重地，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自進(jìn)入。（六）重要的出口產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)。（三）不歸檔的文書材料 1．無查考價(jià)值的臨時(shí)事務(wù)文件。第五條 人事檔案管理制度（一）人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導(dǎo)下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。債權(quán)債務(wù)單據(jù)。3．檔案館梨園保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封，如確需要第5頁，共7頁重新加工整理，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，