【正文】 審計內(nèi)容（繼續(xù)） ? 保密信息管理 ? 國際性采購 ? 商業(yè)行為規(guī)范 合同管理 采購部績效（ Measurement）管理 工作場所保密 工作信息系統(tǒng)保密 審計報告 ? 審計結(jié)果：滿意 /不滿意 ? 審計報告內(nèi)容： 審計內(nèi)容 審計發(fā)現(xiàn)的問題 設(shè)計部門的建議 /意見 溝通 /修改 /確認(rèn) ? 被審計部門簽字 ? 終稿報告將發(fā)送審計經(jīng)理，審計長，被審計部門最高長官，財務(wù)總監(jiān)，采購經(jīng)理等 審計后工作 ? 針對審計報告所提到的問題及推薦的意見，寫出行動計劃和完成日期。 3驅(qū)動程序和控制模塊及標(biāo)準(zhǔn)維修服務(wù)。 ? 交貨： USA60天，歐洲 30天 ? 提前期： 90天（ M公司自身規(guī)范） ? 條款： Onsite L/C on ship date ? WARRANTY： 12MONTHS ? 鼠標(biāo)驅(qū)動程序由 M公司提供。這種材料占成品價格一直在 40%，產(chǎn)品市場原價為 $320，因此銷售部門需要采購部門找到降低原材料成本的方法。 Price Per gallon (USD) Total annual consumption Amline Chemical (AC) 4,460,000 Northern Star (NS) 5,130,000 Drew Chemical (DC) 4,680,000 First Chemical (FC) 430,00,00 Boston Coating (BC) 4,900,000 王小姐看完這些報價有些困惑。申請日期 5月 10日，批準(zhǔn)日期 5月 30日。申請日期為 5月 4日， 6日， 10日，訂單日期 5月 11日，報價 5月 10日。原有的價格已明顯高于現(xiàn)在訂單價格。 應(yīng)用： 運用學(xué)習(xí)曲線，可以幫助企業(yè)精確估計對生產(chǎn)能力的需求，制定產(chǎn)品成本的降低計劃，分析未來成本目標(biāo)，等等。合同簽字生效日為 1997年 5月 30日。共計： 3000元。在審計過程中，有一張訂單引起審計員 的注意，申請人為維修部工程師李由先生，申請內(nèi)容為公司辦公室用三菱柜式空調(diào) 5臺。第一化工公司（簡記為 PC）是這家公司四年以來的供應(yīng)商，今年總年度 A需求量估計在 1000000加侖（ 1Mgallon）。 案例三、鍍膜的價格 一年前，按照貴公司的要求，你為鍍膜塑料的供應(yīng)簽署了一個合同，合同數(shù)量是不確定的，現(xiàn)在，你已經(jīng)能相當(dāng)精確的估計你的用量每月在 20xxMFLT（ 2M FEET=2百萬英尺） 。 M公司每年為鼠標(biāo)空運要花 USD250000，這種鼠標(biāo)市場平均價格為 USD6， 35 FOB 遠(yuǎn)東地區(qū)。 目標(biāo)產(chǎn)品 的介紹如下： 統(tǒng)一一種鼠標(biāo)用于所有 M公司的計算機。 ? 竟標(biāo)項目文件是否完備，有否申請人及經(jīng)理參與并簽字，評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是否提前確定，有否及時通知供應(yīng)商竟標(biāo)結(jié)果。 十三、采購合同管理 合同授權(quán)管理 ? 采購授權(quán) ? 銷售授權(quán) ? 財務(wù)授權(quán) ? 法律授權(quán) ? 其它授權(quán) 合同內(nèi)容管理 合同主要條款 ? 標(biāo)的 數(shù)量 /質(zhì)量 ? 價款 /費用 22 ? 履約期限，地點，方式 涉外合同 當(dāng)事人人名稱，主管業(yè)所在地 訂立日期及地點 合同類別 /合同標(biāo)準(zhǔn) 合同標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)條件，質(zhì)量，標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)格和數(shù)量 履約地點，期限和方式 價格條件，付款金額，付款方式，附帶費用 合同可否轉(zhuǎn)讓及轉(zhuǎn)讓條件 違反合同的賠償責(zé)任和其它責(zé)任 合同爭議解決辦法 合同適用文字及效力 公司的合同管理 公司合同模式：服務(wù)，產(chǎn)品，技術(shù)轉(zhuǎn)讓，知識 產(chǎn)權(quán)，財務(wù)，資信調(diào)查等 條款規(guī)定：付款條款（預(yù)付、貨幣種類），交貨條款（ CIF/FOB），交貨地點，保險條款，違約條款 適用法律 /仲裁條款 合同的組成結(jié)構(gòu)（ Agreement ， Statement of Work。 十二、采購人員的考核和管理 —— 商業(yè)道德與公司利益 公司內(nèi)部監(jiān)控與外部調(diào)查 ? 內(nèi)部審計的必要性（ Business conduct/Internal audit） ? 外部環(huán)境的要求（ supplier/petitor） ? 采購員教育 /培訓(xùn)（ Skill develop） ? 采 購員商業(yè)道德的考量（ business ethics） ? 采購員績效的評定（ performance review） 公司內(nèi)部監(jiān)控 ? 獨立的員工商業(yè)行為調(diào)查監(jiān)控部門。 價格的關(guān)鍵是合理 影響價格的因素 技術(shù)要求的確定：精度、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計方案、專利 /專用技術(shù)等。 4） 注意正確和明確表達(dá)自己的意見，言之有物。 涉外商務(wù)政策性和國情性強。 采購談判注意事項： 談判雙方不斷調(diào)整各自需要而相互接近最終達(dá)到一致意見的過程。所以必要時仍然可以獲得進(jìn)一步的讓步。有必要答辯的，答辯也要占一評標(biāo)分?jǐn)?shù)。 2）評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是保密的，不可向供應(yīng)商公開，評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)作為評標(biāo)小組的工作依據(jù)和記錄。 請注意以下兩條原則： 1）供應(yīng)商的實力和產(chǎn)品水平要相當(dāng) 保持競爭是在一個水平線的競爭，否則有的供應(yīng)商會在起跑線上就輸?shù)?。招?biāo)和投標(biāo)方都了解這些原則并信守合同和承諾。 20xx 年 1 月 1 日，《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》開始實施，為引入采購技術(shù)開了先河。 15 十、采購技術(shù)與招竟標(biāo)實務(wù) 傳統(tǒng)采購部門沒有所謂的技術(shù)，比較重視價格的相對低廉一如貨比三家。 無授權(quán)采購（ BYPASS） ? 定義：沒有采購部門參與也沒有得到內(nèi)部負(fù)責(zé)人的授權(quán)批準(zhǔn)的對供應(yīng)商的承諾。 ? 確認(rèn)無誤，準(zhǔn)備付款。 ? 經(jīng)過授權(quán)經(jīng)理簽字有效的 PO/合同，應(yīng)首先傳真給供應(yīng)商，正本郵寄給供應(yīng)商，收貨人（庫房或申請人）及采購存檔。 ? 闡明的原因必須有明確的文件支持（如傳真報價， EMAIL）等，必要時要有申請人及其 經(jīng)理的簽字。 —— 摘自《 Journal of Cost Management》雜志 九、采購流程的設(shè)計與實施 采購流程與內(nèi)部流程 ? 內(nèi)部申請流程 ? 內(nèi)部審批流程 ? 采購流程 ? PO/CONTRACT 形成 ? PO/CONTRACT 審批流程 ? 付款與驗收流程 ? 文件控制流程 ? 內(nèi)部審計 ? 外部調(diào)查 采購流程 13 目的：滿足申請人的要求、控制成本、確保質(zhì)量、服務(wù)、交貨符合公司的各項規(guī)定。D 階段進(jìn)行財務(wù)分析及管理 ? 降低行政管理和 OH 費用 ? 通過控制供應(yīng)過程降低成本 ? 減少供應(yīng)周期（ cycle time） ? 降低運輸、關(guān)稅、保險等成本。 4=16。（ GP=1。 ? 請供應(yīng)商在 2周內(nèi)對需要提高的方面給出行動計劃。平均（ WXM） 反應(yīng)時間（ Weight= %） 1 商 家 2 商 家 3 商 家 按時到貨 供貨周期 JIT 推向市場的時間 平均（ M） %在市場狀況發(fā)生明顯變化時能夠妥善利用供應(yīng)商的資源和采取適當(dāng)戰(zhàn)略降低風(fēng)險和取得競爭優(yōu)勢 。 ? 各種不同類型的網(wǎng)上訂購：軟件、硬件、招聘、訂票、訂酒店等等。國際化采購（ Global sourcing）不僅是國際貿(mào)易的一環(huán)，同時對我們整合我們的供應(yīng)鏈也是一個難得的機會。如辦公設(shè)備、 IT 設(shè)備等。企業(yè)總是在同時扮演著兩個角色客戶和供應(yīng)商，從企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的角度來看，客戶的談判能力和供應(yīng)商的談判能力是影響企業(yè)的競爭環(huán)境的重要因素。 1 一、 戰(zhàn)略采購與采購管理理念 隨著全球經(jīng)濟國際化的加強，采購職能也隨之發(fā)生深遠(yuǎn)的變化。 上述兩種趨勢，不僅是企業(yè)的規(guī)模與形式的變化，它深深影響了每一個身處激烈競爭的市場的企業(yè)。近來，對設(shè)備的采購有另一種趨勢，即以租代買。 而采購也可以在更大范圍內(nèi)挑選更為合適的供應(yīng) 商。 FOXEDI。 ? 市場價格的專家：對市場（國內(nèi) /國際）的行情有及時的了解，保證公司在采購價格上的優(yōu)勢。 平均（ WXM） 質(zhì)量（ Weight= %） 拒收 1 商 家 2 商 家 3 商 家 質(zhì)量保證程序 下包商管理 ISO9000 ISO14000 TQSR 平均（ M） % ? 與供應(yīng)商雙向通過整個認(rèn)證過程的結(jié)果： 5個強項和 5個尚需改進(jìn)提高的方面，總分和分項得分。 3B。 9/11。E 10% ? OVERHEAD 25% ? 采購材料 40% ? 固定資產(chǎn)折舊 5% ? 在制品（ WIP） 5% ? 其它 8% 總合： 100% 如何降低成本？ ? 降低成本因素 ? 實施標(biāo)準(zhǔn)化 ? 在 Ramp。 ABC 認(rèn)知到成本驅(qū)動與企業(yè)活動之間的不尋常的聯(lián) 系。 ? 供應(yīng)商選擇綜合：要闡明選擇的原因（見上）并征得上級的批準(zhǔn)。 ? 有授權(quán)的采購員應(yīng)在經(jīng)理批復(fù)合同前在有關(guān)支持文件 /PO 上簽字。 ? 質(zhì)量 /數(shù)量投訴：采購在接到來自質(zhì)量或庫房的報告負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系確認(rèn)索賠、補償?shù)仁乱恕? ? 特殊情況須請財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理或流程控制部門批準(zhǔn)并且定期檢查風(fēng)險是否在可接受的范圍。 ? 采購流程對供應(yīng)商要透明。下面簡單介紹一下招標(biāo)采購技術(shù)。 招標(biāo)幾個原則：招標(biāo)自始至終都要保持對供應(yīng)商的公正、公平，了解市場動態(tài)，有計劃和及時反饋。這個名單確認(rèn)非常關(guān)鍵，一般要由公司授權(quán)人如采購經(jīng)理來批準(zhǔn)。切不可收到標(biāo)書后匆忙確立。在金額較大，交貨復(fù)雜及特殊要求的情況，可以安排供應(yīng)商的答辯 — 供應(yīng)商須到公司來解釋標(biāo)書形式的依據(jù)和回答評標(biāo)小組的提問。 談判：標(biāo)書是供應(yīng)商的報價，并不等于最終的價格。 十一、采購談判原則、方法與技巧 —— 采購員的基本功 采購談判目的： 通過溝通，了解談判雙方的要求和分歧原因，尋找解決雙方矛盾的途徑達(dá)到雙贏的結(jié)果。 注重合同條款嚴(yán)密、準(zhǔn)確和完整。 談判過程的把握（繼續(xù)） 3） 注意傾聽對方的意見。 雙贏原則：否則損失的一方會從其它方面彌補他的損失。 合理的價格是技術(shù)要求與經(jīng)濟要求的統(tǒng)一。 致供應(yīng)商的公開信 ? 供應(yīng)商管理： 商務(wù)行為是否有欺詐，賄賂等行為 有否違法、違規(guī)及超越其能力的承諾 定期的供應(yīng)商的交流大會 授權(quán) /評定證書的周期性的評估 20 采購人員的管理流程 ? 采購人員考察 ? 定期（每月 /季度）商業(yè)道德的教育 ? 公司內(nèi)部具保可直達(dá)總部 ? 至寶的考核及壓力 ? 采購過程的考察：文件支持 /成員之間的向后核查（ PEER AUDIT） ? 竟標(biāo)名單及價格的合理性 ? 幾個的競爭性 /公司及申請人的 預(yù)算 ? 采購人員的管理流程 ? 采購人員的結(jié)構(gòu) ? 梯度管理（知識結(jié)構(gòu) /能力） ? 分項目管理 ? 輪流 /交換管理 培訓(xùn)： ? 公司規(guī)章制度（采購流程） ? 談判技巧 /合同管理 /竟標(biāo)實務(wù) ? 采購系統(tǒng)（ MRPII PO） ? IT/英語 /國際貿(mào)易 /法律 采購員必修的課程 知識產(chǎn)權(quán)法律概念 采購談判 竟標(biāo)與評價 SOW 的概念 客戶關(guān)系管理 有效采購技術(shù) 供應(yīng)商的差異管理 法律常識