王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及通用功能要求(存儲(chǔ)版)
【正文】 它 實(shí)現(xiàn) 操作和 人機(jī) 交 互。標(biāo) 準(zhǔn)與 規(guī) 范的制定可以依據(jù) 設(shè)計(jì) 好 的工 作 流 程 ， 遵照 電 子文件管理的理 論 與原 則 ，參 照 《 電 子文 件 歸 檔與管理 規(guī) 范 》 等國(guó)家 標(biāo) 準(zhǔn) 及 其行 業(yè) 規(guī) 范 、參 考 本 單 位或者同行 業(yè) 兄弟 單 位 編 制 的 電 子 文 件 管理 實(shí) 施 細(xì)則 逐 個(gè)工作 模 塊 予以 完 成，主 要 包括名 詞 術(shù)語(yǔ) 、 工作要求、 業(yè)務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)、管理制 度 等， 具 體 包 括以下 內(nèi)容：（各 類(lèi) ） 電 子文件模板 標(biāo) 準(zhǔn)與存檔格式； 電 子 文件登 記 的著 錄 原 則 與 方法； 電子文件流 轉(zhuǎn) 流程及其數(shù)據(jù)采集 規(guī) 范； 電子文件 預(yù) 立卷或 預(yù)歸 檔 規(guī) 范； 電 子文件歸 檔制度（ 歸 檔 單 元、形式、方法、 時(shí)間 、范 圍 、手 續(xù) ）的制定；歸 檔 電 子文件（ 電 子檔案）的分 類(lèi) 分 類(lèi)方 案；文件 級(jí) 、案 卷 級(jí) 、 數(shù) 據(jù) 庫(kù) 級(jí) 元數(shù) 據(jù) 集的 研 制、 元數(shù)據(jù)采集與保存 標(biāo) 準(zhǔn)；元 數(shù) 據(jù)的 語(yǔ) 法與 語(yǔ)義規(guī) 范；檔案 信 息數(shù) 據(jù) 庫(kù) 的 選 型、 更 新及 備 份手 段； 電 子 文件雙套制 歸 檔及 其 管理 規(guī) 范； 電 子 文檔 備 份 的原 則 及其 方 式與 方 法 ；脫機(jī) 載 體 選擇 與保存等；電 子 文檔價(jià) 值鑒 定的原 則 、方法；電 子 檔案真 實(shí) 性、有效 性 、完整性、安全性 維護(hù) 方案；電 子 檔案 編 研與 利 用 規(guī) 范 ?；?本 功能 ： 文 件 管理 配 置功 能 、 文 件 管理 業(yè)務(wù) 功 能 、 安 全管 理 功能、 系 統(tǒng) 管理 功 能。處 置行 為 是 指 文件在 ERMS系 統(tǒng) 中 保 存 的 時(shí) 間到期所 采 取的 處 置 行 為 ， 包 括移交 （ 檔案管 理 系 統(tǒng)、 數(shù)字檔案 館 、公共檔案 館 、第 三 方保 存 機(jī) 構(gòu) ）、續(xù) 存、 銷(xiāo) 毀 、 凍結(jié) 、法律保留等 業(yè) 務(wù) ， 依 據(jù) 相 關(guān)規(guī) 范 執(zhí) 行。安 全 管理 功 能、 系 統(tǒng) 管 理 功能 由 文件、 檔案 管理 人 員 提 出 專(zhuān)業(yè) 安 全需 求 ，由系 統(tǒng) 開(kāi) 發(fā) 及 安 全技 術(shù) 人 員 統(tǒng) 一 設(shè) 計(jì) 部署。對(duì) 系 統(tǒng) 的 評(píng) 價(jià)（ 問(wèn) 卷）進(jìn) 行全面地 總 結(jié) ， 提 出系 統(tǒng)改 進(jìn) 與完善的 方案 與 意 見(jiàn) ，對(duì) 優(yōu) 秀的 經(jīng) 驗(yàn) 與成果 進(jìn) 行推廣。?建立元數(shù)據(jù)管理 規(guī)則 ：存取 規(guī)則、 導(dǎo) 入 導(dǎo) 出 規(guī)則 、修改 規(guī)則 。（ 4） 保 管 期限與 處 置表標(biāo) 準(zhǔn)根據(jù) 電 子文件管理特點(diǎn) ， 將 文 件保 存 到期 后的 處 置行 為 與保管期限表整 合 稱(chēng) 為 保 管 期 限與 處 置表。三、需求分析的 結(jié)構(gòu)與內(nèi)容四、 ERMS通用 功 能解 讀GB/T29194— 2023 :ERMS功能架構(gòu) 圖標(biāo) 準(zhǔn) 規(guī) 定 ERMS 的基 本 功 能和 可 選 功 能 。 因此 ， 電 子 文 件管 理 流程 是 網(wǎng)狀 的、非 線 性 鏈 接的，任 何 一個(gè) 環(huán)節(jié) 均 可 以實(shí) 現(xiàn) 文件的交 互， 且 均具 有 反 饋 與 回溯 能 力。檔案管理人 員 必 須 認(rèn) 真 研 究本 單 位 電 子 文件 的 形 成 規(guī) 律與特 點(diǎn)、研究本 單 位 對(duì)電 子文 件 管理所要達(dá)到 的目 標(biāo) ，從 而在 系 統(tǒng) 需 求 分析 中 落 實(shí) 下 來(lái)。（ 6）全程性 、 前控 性 原 則從 業(yè)務(wù) 系 統(tǒng) 的 研 發(fā) 、功能 設(shè) 計(jì) 到 電 子 文件的利用與技 術(shù)維 護(hù)實(shí) 行 前 端 控制 、 全 過(guò) 程管 理 。 如下 圖 。電 子文件管理系 統(tǒng)（ ERMS）開(kāi) 發(fā) 及通用功能要求王 艷 明國(guó)家檔案局 繼續(xù) 教育電 子檔案管理 專(zhuān)題 研 討班對(duì) 于檔案工作部 門(mén) 來(lái) 說(shuō) ， 當(dāng) 前的 日 常性 業(yè)務(wù) 活 動(dòng) 就是接受各自 工 作范 疇 內(nèi)的 電 子文 件 歸 檔移交及其 后 的 長(zhǎng) 期或者永久管 理，而 這項(xiàng)業(yè)務(wù) 活 動(dòng) 的主要支 撐 平臺(tái)
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