【正文】 業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的要求。 背景信息（ context）指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 數(shù)據(jù)文件按計算、試驗、設計等屬類進行整理。 編寫內(nèi)容： 項目名稱、任務來源、主要技術（指標）要求、完成任務過程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負責人、參加人、起止日期、密別、頁數(shù)據(jù)、歸檔號、形成單位負責人簽字、檔案接收單位負責人和接收人簽字、蓋章。 我們認為，選擇對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化應充分考慮以下因素： ? 一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求 ? 二是企業(yè)檔案信息資源狀況 ? 三是企業(yè)檔案工作狀況 ? 四是預期收益情況 文件 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應符合 DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應符合 DA/T 43的要求。 （ 4）過程管理。 視頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為： MPEG MPEG AVI；可參考的數(shù)據(jù)格式為： QuickTime、 RealVideo；存儲格式為 :MPEG、AVI、 SWVF。 （ 4）環(huán)境溫度選定 1720℃ ，相對濕度選定 35%45%。 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根據(jù)設定的利用權限提供及時有效的網(wǎng)絡化服務。 三是在信息還原的時候，要可以還原具體的內(nèi)容。 檢索查詢模塊應具備對檔案信息數(shù)據(jù)進行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。 檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。在《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中，對各項基本功能的具體要求是： 整理編目模塊應具備數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設主題詞（或關鍵詞）及分類號的自動標引功能。 二是數(shù)據(jù)備份間隔時間不能太長，至少應該一天備份一次。 （五）檔案信息網(wǎng)絡化服務 企業(yè)應建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。 （ 2）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 聲像檔案中，音頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為： MP WAV；可參考的數(shù)據(jù)格式為： WMA、 AU格式、 RAM/RM、 MIDI/MODs。 （ 3）基本環(huán)節(jié)。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。 4）電子文件經(jīng)整理后，按項目填寫“電子檔案登記表”，一式兩份。 2）產(chǎn)品研制或工程設計過程中形成的電子文件應以產(chǎn)品型號、研究課題或建設項目為單元按電子文件類別分別保管。 按照《 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定，對電子文件的歸檔、整理、和鑒定的要求是： （ 1）歸檔要求 1）文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。 三、 企業(yè)檔案信息化建設 檔案信息化的目標與原則； 電子文件歸檔要求； 檔案數(shù)字化要求； 電子檔案的保管； 檔案信息網(wǎng)絡化服務； 檔案管理軟件要求 （一）檔案信息化目標與原則 企業(yè)檔案信息化應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。 （ 3）商標權保護的要求。 （八）檔案統(tǒng)計工作 三個要求： （ 1）及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表； （ 2）要建立檔案工作統(tǒng)計臺賬； （ 3）要保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性。 （ 4）科技檔案形成的時間（時間因素、典型因素）。 （ 3）區(qū)分重要檔案和一般檔案。 檔案利用：全宗指南（介紹）、開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件、檔案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟效益的典型事例等。 檔案目錄的作用：一是固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和檔案保管單位的排列順序，最后完成檔案整理工作 ；二是概括地介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎；三是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據(jù)。 4）設備儀器類檔案按大類分項目或型號排列，項目或種類內(nèi)可按立項審批、外購設備儀器開箱驗收（自制設備儀器的設計、制造、驗收）、設備儀器安裝調(diào)試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。 目前，企業(yè)檔案一級類目多采用其類目中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫，如黨群 —— DQ、行政 —— XZ、產(chǎn)品 —— CP等 檔案的排列 企業(yè)檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現(xiàn)象，同時也要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要；企業(yè)檔案實體上架應按大類分別排列，不能交叉混排。 （五） 檔案整理工作 企業(yè)變動與全宗劃分的情況 對分類方案的要求 （ 1） 企業(yè)檔案分類方案的結構：由編制說明 、 分類表 、 類別號三部分組成 。 2）檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。 (7)填寫《檔案交接登記表》。文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原伯文件只具備參考借鑒作用。 （ 7）更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構變動和干部職工調(diào)動、離崗時應清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)下產(chǎn)權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。 （ 4）會議檔案應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 文件歸檔時間 文件材料的歸檔時間主要有兩種：定期歸檔 隨時歸檔 定期歸檔是指按照有關規(guī)定 ， 企業(yè)文件在形成處理完畢一段時 間之后再向檔案部門移交 。 文件歸檔范圍 （ 1）歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運營生產(chǎn)、產(chǎn)權發(fā)生變動、直至注銷，各個階段的文件都應在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實記錄和準確反映企業(yè)的發(fā)展歷程； （ 2）歸檔文件的主要來源； （ 3）歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點和主要活動。 （ 3）企業(yè)管理類文件的整理方式 : 有兩種 : 一種是以“卷”為單位進行整理。 企業(yè)各層級對檔案工作的責任： ? （ 1）在企業(yè)的領導層 ? （ 2）在企業(yè)管理的中層 ? （ 3）在企業(yè)的基層 ? “四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)。企業(yè)檔案業(yè)務工作 和信息化建設 依