【正文】 業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。 背景信息（ context）指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 數(shù)據(jù)文件按計(jì)算、試驗(yàn)、設(shè)計(jì)等屬類進(jìn)行整理。 編寫內(nèi)容： 項(xiàng)目名稱、任務(wù)來源、主要技術(shù)（指標(biāo)）要求、完成任務(wù)過程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負(fù)責(zé)人、參加人、起止日期、密別、頁數(shù)據(jù)、歸檔號(hào)、形成單位負(fù)責(zé)人簽字、檔案接收單位負(fù)責(zé)人和接收人簽字、蓋章。 我們認(rèn)為，選擇對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)充分考慮以下因素： ? 一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需求 ? 二是企業(yè)檔案信息資源狀況 ? 三是企業(yè)檔案工作狀況 ? 四是預(yù)期收益情況 文件 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 43的要求。 （ 4）過程管理。 視頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為： MPEG MPEG AVI；可參考的數(shù)據(jù)格式為： QuickTime、 RealVideo；存儲(chǔ)格式為 :MPEG、AVI、 SWVF。 （ 4）環(huán)境溫度選定 1720℃ ，相對(duì)濕度選定 35%45%。 對(duì)數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 三是在信息還原的時(shí)候，要可以還原具體的內(nèi)容。 檢索查詢模塊應(yīng)具備對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。在《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中，對(duì)各項(xiàng)基本功能的具體要求是： 整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號(hào)的自動(dòng)標(biāo)引功能。 二是數(shù)據(jù)備份間隔時(shí)間不能太長(zhǎng)，至少應(yīng)該一天備份一次。 （五）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù) 企業(yè)應(yīng)建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。 （ 2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 聲像檔案中，音頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為： MP WAV；可參考的數(shù)據(jù)格式為： WMA、 AU格式、 RAM/RM、 MIDI/MODs。 （ 3）基本環(huán)節(jié)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。 4）電子文件經(jīng)整理后，按項(xiàng)目填寫“電子檔案登記表”，一式兩份。 2）產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程中形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按電子文件類別分別保管。 按照《 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定，對(duì)電子文件的歸檔、整理、和鑒定的要求是： （ 1）歸檔要求 1）文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。 三、 企業(yè)檔案信息化建設(shè) 檔案信息化的目標(biāo)與原則； 電子文件歸檔要求； 檔案數(shù)字化要求； 電子檔案的保管； 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)； 檔案管理軟件要求 （一）檔案信息化目標(biāo)與原則 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。 （ 3）商標(biāo)權(quán)保護(hù)的要求。 （八）檔案統(tǒng)計(jì)工作 三個(gè)要求： （ 1）及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表； （ 2）要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬； （ 3）要保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性。 （ 4）科技檔案形成的時(shí)間（時(shí)間因素、典型因素）。 （ 3）區(qū)分重要檔案和一般檔案。 檔案利用：全宗指南（介紹）、開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件、檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。 檔案目錄的作用：一是固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和檔案保管單位的排列順序，最后完成檔案整理工作 ；二是概括地介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；三是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。 4）設(shè)備儀器類檔案按大類分項(xiàng)目或型號(hào)排列，項(xiàng)目或種類內(nèi)可按立項(xiàng)審批、外購設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。 目前，企業(yè)檔案一級(jí)類目多采用其類目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫，如黨群 —— DQ、行政 —— XZ、產(chǎn)品 —— CP等 檔案的排列 企業(yè)檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現(xiàn)象，同時(shí)也要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要；企業(yè)檔案實(shí)體上架應(yīng)按大類分別排列，不能交叉混排。 （五） 檔案整理工作 企業(yè)變動(dòng)與全宗劃分的情況 對(duì)分類方案的要求 （ 1） 企業(yè)檔案分類方案的結(jié)構(gòu)：由編制說明 、 分類表 、 類別號(hào)三部分組成 。 2）檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。 (7)填寫《檔案交接登記表》。文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原伯文件只具備參考借鑒作用。 （ 7）更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)下產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。 （ 4）會(huì)議檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 文件歸檔時(shí)間 文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種：定期歸檔 隨時(shí)歸檔 定期歸檔是指按照有關(guān)規(guī)定 ， 企業(yè)文件在形成處理完畢一段時(shí) 間之后再向檔案部門移交 。 文件歸檔范圍 （ 1）歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)、直至注銷，各個(gè)階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程； （ 2）歸檔文件的主要來源； （ 3）歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點(diǎn)和主要活動(dòng)。 （ 3）企業(yè)管理類文件的整理方式 : 有兩種 : 一種是以“卷”為單位進(jìn)行整理。 企業(yè)各層級(jí)對(duì)檔案工作的責(zé)任： ? （ 1）在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層 ? （ 2）在企業(yè)管理的中層 ? （ 3）在企業(yè)的基層 ? “四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作 和信息化建設(shè) 依