【正文】 企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作 和信息化建設(shè) 依據(jù) DA/T 422023《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 GB/T 118222023《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》 GB/T 《 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》第一部分 :電子文件歸檔與檔案管理 GB/T 188942023《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 DA/T222023《歸檔文件整理規(guī)則》 ………… 一 、 關(guān)于 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 （ 一 ） 簡介： 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 首次對社會這一大類單位 —— 企業(yè)的檔案管理提出全面 、 系統(tǒng)性的管理要求：不僅是具體的檔案業(yè)務(wù)工作 ， 而且包括檔案工作的政策法規(guī)環(huán)境要求 ， 包括文件形成中的領(lǐng)導(dǎo)與員工責(zé)任 、 規(guī)章制度和組織建設(shè)的要求 ， 包括對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本管理要求 。 管理創(chuàng)新 觀念創(chuàng)新 經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ) 信息化方向 （二）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容 : 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》主要從企業(yè)檔案工作組織建設(shè)、檔案 工作制度建設(shè)、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案管理 設(shè)施設(shè)備配置等方面，提出了企業(yè)建立和開展檔案工作的要求， 共有九章和兩個附錄。 第 1章 范圍：按標(biāo)準(zhǔn)格式要求，明確和介紹了標(biāo)準(zhǔn)的適用 范圍； 第 2章 規(guī)范性引用文件：列舉出標(biāo)準(zhǔn)中所引用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 和規(guī)范性文件； 第 3章 術(shù)語和定義：列舉并解釋了本標(biāo)準(zhǔn)中使用《檔案工作基本術(shù)語》沒有提到的術(shù)語； 第 4章 檔案工作原則：提出了企業(yè)檔案工作遵循的基本原 則，明確了企業(yè)檔案與企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用、企業(yè)檔案工 作的管理體制、企業(yè)檔案工作任務(wù)和目標(biāo)、企業(yè)依法管理檔案的 責(zé)任； 第 5章 檔案工作組織：明確了企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成，企業(yè)、文件形成部門、檔案部門應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，及檔案人員素質(zhì)要求； 第 6章 檔案工作制度：明確了企業(yè)檔案工作制度體系、制度制訂程序以及應(yīng)當(dāng)制定的工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范； 第 7章 檔案業(yè)務(wù)工作：明確了文件材料形成積累、歸檔、收集、整理責(zé)任與方法和檔案保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的具體要求； 第 8章 檔案信息化建設(shè)：明確了檔案信息化的目標(biāo)和原則，對電子文件歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及電子檔案的安全與保存提出要求； 第 9章 檔案工作設(shè)施設(shè)備：對企業(yè)檔案工作中設(shè)施、設(shè)備的配備提出要求； ? 附錄 標(biāo)準(zhǔn)的兩個附錄是標(biāo)準(zhǔn)的資料性附錄。 ? 附錄 A《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》，列出了產(chǎn)品生產(chǎn)型企業(yè)通常應(yīng)歸檔的文件材料基本范圍和保管期限參照； ? 附錄 B《表格式樣》是標(biāo)準(zhǔn)第 2章《規(guī)范性引用文件》中所列出的引用文件中沒有涉及到的檔案管理業(yè)務(wù)應(yīng)用表格。 二、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作 （一）企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動 這里有幾層意思需要說明一下： 完整的檔案管理包含三個階段： ? （ 1）文件（即未來的檔案）形成階段 ? （ 2）檔案室保存階段 ? （ 3）檔案館保存階段 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： ? （ 1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等管理部門本職工作的組成部分。 ? （ 2）做好文件形成及其管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)及其管理人員的職責(zé)。 ? （ 3）檢查、指導(dǎo)文件的形成及管理是檔案部門和檔案人員的職責(zé)。 企業(yè)檔案在不同時段的管理職責(zé)分工： ? （ 1）文件形成部門要按照檔案管理的要求承擔(dān)文件形成階段的管理； ? （ 2）檔案人員主要承擔(dān)檔案室保存階段和檔案館保存階段的管理； ? （ 3）信息技術(shù)人員承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護(hù)。 企業(yè)各層級對檔案工作的責(zé)任： ? （ 1）在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層 ? （ 2）在企業(yè)管理的中層 ? （ 3）在企業(yè)的基層 ? “四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 ? “四同時”：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時提出項(xiàng)目文件的歸檔要求，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時檢查項(xiàng)目文件積累情況，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時做好項(xiàng)目文件歸檔交接。 （二） 文件的形成、積累 從檔案管理的角度對文件在形成階段就提出“檔案化”的管理要求。 兩方面的要求： 文件記錄載體和記錄方式的要求；要求文件形成時應(yīng)根據(jù)文件的類型，特別是對那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。 文件內(nèi)容的要求。要求文件的形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管，以保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整。 （三）文件整理與歸檔 四個方面的要求： ? 文件的整理 ? 文件的歸檔范圍 ? 文件的歸檔時間 ? 文件的歸檔要求 文件整理 （ 1）文件整理的原則 1）注意文件之間的有機(jī)聯(lián)系 2）區(qū)分文件的保管期限 3）便于保管和利用 （ 2）各種文件的整理要求，基本都有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在進(jìn)行文件整理時，可按照這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求進(jìn)行整理。 ? 管理類文件的整理應(yīng)該符合《文書檔案案卷格式》 GB/T9705和《歸檔文件整理規(guī)則》 DA/T22的要求； ? 科技文件的整理應(yīng)該符合《科技檔案案卷構(gòu)成一般要求》GB/T11822的要求； ? 基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理應(yīng)該符合或可以參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 DA/T28的要求； ? 會計(jì)文件的整理應(yīng)該符合《會計(jì)檔案管理辦法》財(cái)會字 [1998]32號文件的要求； ? 職工文件的整理應(yīng)該符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》勞力字[１９９２ ]３３號文件的要求； ? 照片文件的整理應(yīng)該符合《照片檔案管理規(guī)范》 GB/T11821的要求； ? 錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應(yīng)該符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》 DA/T15的要求； ? 電子文件的整理應(yīng)該符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894和《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》 DA/T32的要求； ? 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合《 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》 GB/。 （ 3）企業(yè)管理類文件的整理方式 : 有兩種 : 一種是以“卷”為單位進(jìn)行整理。這是傳統(tǒng)的立卷方式，就是 根據(jù)文件的形成規(guī)律，將一組有密切關(guān)聯(lián)的文件按照既定的分類 方案進(jìn)行組合?；颈９軉挝皇蔷?。 另一種是以“件”為單位進(jìn)行整理。就是按照文件材料形成和 處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張照片、 一盤錄音或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均 為一件。文件材料的固定方式是正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與 被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件。 其基本保管單位是件。 文件歸檔范圍 （ 1）歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動、直至注銷，各個階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)