【正文】 系統(tǒng)應(yīng)能對所有上機(jī)操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。 企業(yè)在開發(fā)各類信息系統(tǒng)時，應(yīng)同時設(shè)計具有自動歸檔功能的 模塊或接口，方便數(shù)據(jù)移交（接收）并與檔案管理系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn) 辦結(jié)文件自動歸檔。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。 應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 這一條文的意思包含兩個方面：一是所有電子檔案都應(yīng)該按照企業(yè)檔案分類方案進(jìn)行分類整理；二是不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲到不同的脫機(jī)載體上。數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。 7）將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。 計算機(jī)程序按形成時間順序排列。 5）歸檔的電子文件由形成部門負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導(dǎo)。 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。 （ 4）戰(zhàn)略資源階段。 （ 4）要保持基本檢索工具的穩(wěn)定。 （ 3）檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式發(fā)布周知。 科技檔案保管期限的確定： （ 1）科技檔案所屬項目的特征（技術(shù)因素）。 （ 3）定期檢查； （ 4）長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化； （ 5）要及時對磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。 檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等?；ヒ娞柺欠从惩粌?nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。 1）產(chǎn)品類檔案可按大類分系列、型號排列，系列或型號內(nèi)可按產(chǎn)品設(shè)計（含初步設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)排列。 （ 1）采用漢語拼音或英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合編號方法。 3）可根據(jù)需要懼宣傳報導(dǎo)本單位的新聞資料。 兩個要求： （ 1）認(rèn)真做好文件歸檔的交接工作。 (6)合作項目文件。 (2)歸檔文件的質(zhì)量。 物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。對于一些特殊的文件材料，可以針對具體情況適當(dāng)放寬歸檔時間。 制訂歸檔范圍的基本方法： 1）掌握依據(jù)，調(diào)查研究 2）擬定初稿 3）廣泛征求意見 4）各立檔部門負(fù)責(zé)人審核 5）修改完善后報批 6）主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行 7）納入相關(guān)制度 需要注意的問題： 1）在確定歸檔范圍時，對容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別注意。一般來講，一份文書材料、一張照片、 一盤錄音或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均 為一件。要求文件的形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管，以保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整。 ? （ 2）做好文件形成及其管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)及其管理人員的職責(zé)。 第 1章 范圍：按標(biāo)準(zhǔn)格式要求，明確和介紹了標(biāo)準(zhǔn)的適用 范圍； 第 2章 規(guī)范性引用文件：列舉出標(biāo)準(zhǔn)中所引用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 和規(guī)范性文件； 第 3章 術(shù)語和定義：列舉并解釋了本標(biāo)準(zhǔn)中使用《檔案工作基本術(shù)語》沒有提到的術(shù)語； 第 4章 檔案工作原則：提出了企業(yè)檔案工作遵循的基本原 則，明確了企業(yè)檔案與企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用、企業(yè)檔案工 作的管理體制、企業(yè)檔案工作任務(wù)和目標(biāo)、企業(yè)依法管理檔案的 責(zé)任； 第 5章 檔案工作組織：明確了企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成，企業(yè)、文件形成部門、檔案部門應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，及檔案人員素質(zhì)要求； 第 6章 檔案工作制度：明確了企業(yè)檔案工作制度體系、制度制訂程序以及應(yīng)當(dāng)制定的工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范； 第 7章 檔案業(yè)務(wù)工作：明確了文件材料形成積累、歸檔、收集、整理責(zé)任與方法和檔案保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的具體要求； 第 8章 檔案信息化建設(shè)：明確了檔案信息化的目標(biāo)和原則，對電子文件歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及電子檔案的安全與保存提出要求； 第 9章 檔案工作設(shè)施設(shè)備：對企業(yè)檔案工作中設(shè)施、設(shè)備的配備提出要求； ? 附錄 標(biāo)準(zhǔn)的兩個附錄是標(biāo)準(zhǔn)的資料性附錄。 （二） 文件的形成、積累 從檔案管理的角度對文件在形成階段就提出“檔案化”的管理要求?；颈９軉挝皇蔷?。 ? 2）附錄 A不作為企業(yè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。 隨時歸檔是指在企業(yè)文件形成是就將其歸檔，或形成處理完 畢后立即歸檔。完整的電子文件包括內(nèi)容信息，背景信息和元數(shù)據(jù)。企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，只有按規(guī)定向檔案部門移交之后，人事等相關(guān)部門方能為其辦理相關(guān)手續(xù)。為便于保管和利用，音像、電子等載體形態(tài)的文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔；外文或少數(shù)民族文字材料若有譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的材料至少應(yīng)譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。 （四）檔案收集工作 收集工作有兩種形式： 一是對內(nèi)收集。 （ 2）企業(yè)對外應(yīng)接收的檔案與資料的范圍。 2）要體現(xiàn)企業(yè)檔案分類方案類目體系的可包容性。 經(jīng)營、生產(chǎn)、行政、黨群等管理類檔案，可以按大類分年度、保管期限排列，如：大類 年度 保管期限 屬類 問題 案卷排列（推薦使用），也可以按年度分大類排列。 編制檔號 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。 建立全宗卷 全宗卷是檔案管理部門在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。 （六）檔案保管工作 三個方面的要求： （ 1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求； （ 2）檔案入庫前的修護(hù)要求； （ 3）庫房管理要求。 （ 5）區(qū)分歸檔后會有動態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。 （ 6）科技檔案的狀況（名稱因素、效益因素）。 （九）檔案利用工作 有八項要求： （ 1）加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè) （ 2）要設(shè)定利用者權(quán)限 （ 3）要進(jìn)行利用登記 （ 4）應(yīng)采取多種方式 （ 5）編制各種實(shí)用匯編 （ 6）編寫初加工的專題材料 （ 7）編寫深加工的研究材料 （ 8）可舉辦檔案陳列或展覽 檢索系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合以下要求： （ 1）檢索信息要覆蓋全部庫藏。 企業(yè)應(yīng)該采用不同的利用控制策略： （ 1）防御保護(hù)階段。 企