【正文】 《照片檔案管理規(guī)范》 GB/T11821的要求； ? 錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應(yīng)該符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》 DA/T15的要求； ? 電子文件的整理應(yīng)該符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894和《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》 DA/T32的要求； ? 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合《 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》 GB/。 兩方面的要求： 文件記錄載體和記錄方式的要求；要求文件形成時(shí)應(yīng)根據(jù)文件的類型，特別是對(duì)那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。 企業(yè)檔案在不同時(shí)段的管理職責(zé)分工： ? （ 1）文件形成部門要按照檔案管理的要求承擔(dān)文件形成階段的管理； ? （ 2）檔案人員主要承擔(dān)檔案室保存階段和檔案館保存階段的管理； ? （ 3）信息技術(shù)人員承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護(hù)。 ? 附錄 A《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》，列出了產(chǎn)品生產(chǎn)型企業(yè)通常應(yīng)歸檔的文件材料基本范圍和保管期限參照； ? 附錄 B《表格式樣》是標(biāo)準(zhǔn)第 2章《規(guī)范性引用文件》中所列出的引用文件中沒有涉及到的檔案管理業(yè)務(wù)應(yīng)用表格。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作 和信息化建設(shè) 依據(jù) DA/T 422023《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 GB/T 118222023《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》 GB/T 《 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》第一部分 :電子文件歸檔與檔案管理 GB/T 188942023《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 DA/T222023《歸檔文件整理規(guī)則》 ………… 一 、 關(guān)于 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 （ 一 ） 簡(jiǎn)介： 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 首次對(duì)社會(huì)這一大類單位 —— 企業(yè)的檔案管理提出全面 、 系統(tǒng)性的管理要求：不僅是具體的檔案業(yè)務(wù)工作 ， 而且包括檔案工作的政策法規(guī)環(huán)境要求 ， 包括文件形成中的領(lǐng)導(dǎo)與員工責(zé)任 、 規(guī)章制度和組織建設(shè)的要求 ， 包括對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本管理要求 。 二、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作 （一）企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng) 這里有幾層意思需要說明一下： 完整的檔案管理包含三個(gè)階段： ? （ 1）文件（即未來的檔案）形成階段 ? （ 2）檔案室保存階段 ? （ 3）檔案館保存階段 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： ? （ 1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等管理部門本職工作的組成部分。 企業(yè)各層級(jí)對(duì)檔案工作的責(zé)任： ? （ 1）在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層 ? （ 2）在企業(yè)管理的中層 ? （ 3）在企業(yè)的基層 ? “四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 文件內(nèi)容的要求。 （ 3）企業(yè)管理類文件的整理方式 : 有兩種 : 一種是以“卷”為單位進(jìn)行整理。就是按照文件材料形成和 處理的基本單位進(jìn)行整理。 文件歸檔范圍 （ 1）歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)、直至注銷，各個(gè)階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程； （ 2）歸檔文件的主要來源； （ 3）歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點(diǎn)和主要活動(dòng)。 ? 4）附錄 A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。 文件歸檔時(shí)間 文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種：定期歸檔 隨時(shí)歸檔 定期歸檔是指按照有關(guān)規(guī)定 ， 企業(yè)文件在形成處理完畢一段時(shí) 間之后再向檔案部門移交 。 （ 1）經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作 、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 （ 4）會(huì)議檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交?？蓪?shí)時(shí)或定時(shí)進(jìn)行，權(quán)限移交檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作： 對(duì)照文件歸檔范圍對(duì)電子文件進(jìn)行界定； 按照有關(guān)規(guī)定對(duì)查詢歸檔電子文件進(jìn)行授權(quán)； 對(duì)接收的電子文件及時(shí)進(jìn)行著錄標(biāo)識(shí)； 對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行備份安全保護(hù)。 （ 7）更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)下產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。企業(yè)各職能部門、項(xiàng)目承辦部門在履行相關(guān)職責(zé)或完成某項(xiàng)工作的同時(shí)，應(yīng)注意履行有關(guān)檔案工作職責(zé)。文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原伯文件只具備參考借鑒作用。原則上，材料歸檔要求是一式一份，特殊情況下，可適當(dāng)增加份數(shù)，以確保歸檔文件材料不因頻繁借用等原因而導(dǎo)致?lián)p毀。 (7)填寫《檔案交接登記表》。即企業(yè)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策和規(guī)定，對(duì)外單位 保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購(gòu)買或接收。 2）檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。 2）應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。 （五） 檔案整理工作 企業(yè)變動(dòng)與全宗劃分的情況 對(duì)分類方案的要求 （ 1） 企業(yè)檔案分類方案的結(jié)構(gòu)：由編制說明 、 分類表 、 類別號(hào)三部分組成 。 （ 3）企業(yè)檔案分類基本方法 ? 1）按職能分類 ? 2）按年度分類 ? 3）按保管期限分類 ? 4）按組織機(jī)構(gòu)分類 ? 5）按問題分類 ? 6）按專業(yè)分類 ? 7）按型號(hào)分類 ? 8）按項(xiàng)目分類 ? 9）按特征分類 ? 10）按載體分類 類別號(hào)采用方法 類別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。 目前，企業(yè)檔案一級(jí)類目多采用其類目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫，如黨群 —— DQ、行政 —— XZ、產(chǎn)品 —— CP等 檔案的排列 企業(yè)檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現(xiàn)象，同時(shí)也要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要；企業(yè)檔案實(shí)體上架應(yīng)按大類分別排列，不能交叉混排。 （ 2）科技類檔案的排列。 4）設(shè)備儀器類檔案按大類分項(xiàng)目或型號(hào)排列，項(xiàng)目或種類內(nèi)可按立項(xiàng)審批、外購(gòu)設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。 企業(yè)管理類檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào) —— 類別號(hào) —— 件號(hào) 企業(yè)科技類檔案基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào) —— 類別號(hào) —— 案卷號(hào) 設(shè)立互見號(hào) 應(yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號(hào)。 檔案目錄的作用：一是固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和檔案保管單位的排列順序，最后完成檔案整理工作 ；二是概括地介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；三是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。 檔案利用：全宗指南（介紹）、開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯