企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制流程(存儲版)
【正文】 審核，確保數(shù)字準確無誤4．財務部出納依據(jù)采購合同相關協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進行復核后，提交采購總監(jiān)和總經(jīng)理根據(jù)權(quán)限進行審批，辦理付款相關規(guī)范應建規(guī)范1 《采購管理制度》1 《付款審批權(quán)限規(guī)定》參照規(guī)范1 《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引》文件資料1 《付款申請單》1 《采購合同》1 《采購訂單》1 應付賬款表責任部門及責任人1 采購部、財務部1 總經(jīng)理、采購總監(jiān)、采購部經(jīng)理、采購專員、出納7．3．2 預付賬款管控流程1．預付賬款管控流程與風險控制圖預付賬款管控流程與風險控制業(yè)務風險不相容責任部門/責任人的職責分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理財務部采購部經(jīng)理采購專員供應商預付款期限、金額不合理，可能導致企業(yè)呆壞賬增加；付款形式審批權(quán)限不明確，可能造成企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難預付款金額過高，可能導致企業(yè)財產(chǎn)損失預付賬款過程不規(guī)范，可能導致企業(yè)資金損失或發(fā)生舞弊行為審批審批7進行賬務處理64結(jié)束付款審核審批付款審核審核審核審核審核通知供應商查收貨款5驗收入庫，安排支付余款2索取發(fā)票通知供應商查收貨款安排收貨3填寫《預付款申請單》下達采購訂單簽定《采購合同》1確定預付款采購形式開始確認收款開具發(fā)票交貨通知收款備貨出具發(fā)票簽定合同協(xié)商D1D2D32．預付賬款管控流程控制表預付賬款管控流程控制控制事項詳細描述及說明階段控制D11．采購專員與選定的供應商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進行協(xié)商、談判，雙方達成一致意見后，確定采購付款方式為預付款，交采購部經(jīng)理和財務部審核，總經(jīng)理審批后簽定《采購合同》2．采購專員根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的實際需求發(fā)出采購訂單，詳細說明采購貨品的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)指標要求，價格和交貨日期等內(nèi)容D23．采購專員依據(jù)采購訂單計算預付款數(shù)額，填寫《預付款申請單》，交采購部經(jīng)理、財務部審核，總經(jīng)理審批4．財務部出納按照相應程序?qū)⒇浛顒澣牍藤~戶，保存好匯款或付款憑證，同時告知采購專員D35．經(jīng)驗收確定貨品不存在質(zhì)量等問題后，采購專員根據(jù)合同規(guī)定安排支付剩余貨款，填寫《應付賬款單》，上報采購部經(jīng)理、財務部審核，總經(jīng)理審批6．經(jīng)總經(jīng)理審批后，財務部按照相應程序付款，并保存付款憑證，由采購專員通知供應商查收貨款并索取發(fā)票7．財務部會計接到發(fā)票進行會計記錄、做賬，同時保存相關憑證相關規(guī)范應建規(guī)范1 《采購管理制度》1 《預付款和定金授權(quán)批準制度》參照規(guī)范1 《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引》1 《中華人民共和國合同法》文件資料1 《采購合同》1 《采購訂單》1 《應付賬款單》1 《預付款申請單》責任部門及責任人1 采購部、財務部1 總經(jīng)理、采購部經(jīng)理、采購專員、出納、會計八 資產(chǎn)管理的流程圖1 存貨采購請購流程存貨采購請購流程與風險控制業(yè)務風險不相容責任部門/責任人的職責分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理財務部采購部倉儲部經(jīng)理倉儲統(tǒng)計員如果存貨采購申請未經(jīng)適當授權(quán)審批或越權(quán)審批，可能產(chǎn)生重大差錯及舞弊、欺詐行為，從而導致資產(chǎn)損失如果請購依據(jù)不充分或采購批量、采購時機不合理，可能導致企業(yè)資源浪費或發(fā)生舞弊行為審批審核審批審核制訂采購計劃與采購預算審批5結(jié)束進行采購開始審核1審核2審核計劃外計劃內(nèi)組織執(zhí)行提出采購申請43填寫“存貨采購申請單”D1D22存貨采購管理流程存貨采購管理流程與風險控制業(yè)務風險不相容責任部門/責任人的職責分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理采購部經(jīng)理采購專員倉儲部請購部門如果存貨采購、驗收由同一部門或同一人負責，可能發(fā)生舞弊行為如果存貨請購的事項不明確或請購的依據(jù)不充分、不適當，可能導致企業(yè)資源浪費如果存貨采購過程不規(guī)范，可能導致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊行為權(quán)限外審批審批權(quán)限內(nèi)4簽訂合同審核審批進行匯總3組織驗收貨物跟催選擇供應商詢價、比價填寫“存貨采購申請單”結(jié)束分析存貨庫存情況2辦理入庫手續(xù)驗收入庫1分析本部門存貨需求提出存貨采購申請開始D1D2D33存貨驗收流程外購存貨驗收流程與風險控制業(yè)務風險不相容責任部門/責任人的職責分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理采購部經(jīng)理采購專員相關部門供應商如果審核程序不規(guī)范、不正確，可能導致企業(yè)資產(chǎn)損失或資源浪費如果存貨驗收問題處理不當，可能會影響企業(yè)的正常生產(chǎn)如果驗收程序不規(guī)范，可能導致資產(chǎn)賬實不符和資產(chǎn)損失權(quán)限外審批權(quán)限內(nèi)審批否否否是31是聯(lián)系供應商辦理入庫手續(xù)貨物數(shù)量準確提出解決方案是交貨期與訂單交貨期一致單據(jù)與貨物相符接收貨物52結(jié)束檢驗貨物質(zhì)量存在問題是否4進行退換貨按時發(fā)貨開始D1D2D34存貨存放管理流程存貨存放管理流程與風險控制業(yè)務風險不相容責任部門/責任人的職責分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理倉儲部經(jīng)理倉庫管理員相關部門如果存貨異常問題的處理或?qū)徍恕徟鷻?quán)限不規(guī)范，可能造成資產(chǎn)損失、資源浪費以及舞弊行為的發(fā)生如果驗收程序不規(guī)范，可能導致資產(chǎn)賬實不符和資產(chǎn)損失如果存貨保管不善，可能導致存貨損壞、變質(zhì)、浪費、被盜和流失等權(quán)限外審批審批不能解決6提出解決方案對異常問題進行分析制定存貨保管制度組織執(zhí)行制度1開始能解決57是結(jié)束解決出庫復查解決異常問題權(quán)限
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