【正文】 各位能利用這查核表，進(jìn)行自我診斷，一點一滴地努力加以改善。就讓我們檢視一下手上所擁有的牌的意涵，以及我們?nèi)绾卧诠ぷ髦羞\(yùn)用它。風(fēng)格無所謂好或壞，而且每個人都具備四種風(fēng)格。這四種風(fēng)格深深地影響我們與他人的溝通、我們?nèi)绾沃X、我們?nèi)绾沃贫Q策及解決問題……簡而言之，我們的行為表現(xiàn)。比起執(zhí)行既定事物，較喜歡創(chuàng)造新的計劃。詢問他人現(xiàn)狀。缺乏耐性。因此本單元也將專注于成功的管理者，在日常工作上所運(yùn)用有效時間管理的觀念與技巧。 聽任電話的主導(dǎo)，對有些工作而言是適當(dāng)?shù)?，例如?dāng)你專事服務(wù)類工作時（消防隊、警察等）。秘書：馬先生來電，問您有關(guān)韋氏項目的費(fèi)用合計是多少。如此一來，既可培養(yǎng)他們的辦事能力，又可提供較好，適時的服務(wù)給來電者。這一點須靠著一些堅持與技巧方能做到。你現(xiàn)在有沒有空，或是你希望我在什么時候再打過來。尤其是我因為常常不在座位上，你找我也不方便。二、 如何處理不速的拜訪「現(xiàn)在有空嗎？」我們是否常常在辦公室里、走廊上、員工餐廳中遇到這種情況？大部分的時候，它們都是出自其中一方一時的沖動，當(dāng)然也有的時候是由于對方早有此需要，只是苦無機(jī)會逮到你罷了。通常，最佳的方法便是做個結(jié)語：「好的，我們是不是已經(jīng)同意這樣做了？你負(fù)責(zé)…，我負(fù)責(zé)…，還有別的嗎？」 如果這樣的結(jié)論做完，仍然不行，只好接著說「真抱歉，我現(xiàn)在還有另一件事要做…（不管它是什么）。除非實在重要，多干擾的地方。而且討論是否充分，要探討至何種地步，仍是不得而知。這樣的做法，雙方都不致于失面子?！??！酢酢酢?. 要想有效率，管理者應(yīng)多使用大段的時間。…□□□□9. 匆促的人事決定含有錯誤的危險，因此在日后反而可能造成時間的浪費(fèi)。……………□□□□15. 創(chuàng)意性的工作，即使不是不可能，也相當(dāng)難以管理。找出大段不受干擾的時間，但要注意避免安排過多工作，或毫無彈性，這兩者都是不切實際的。7. 時常問自己這個問題「我正在做的那些事情是根本沒有必要的？」停止做這些不值得你花時間的事情。避免耗損能量的批判與辯解，將這些能量用在有創(chuàng)意，有目的的工作上。這位新人當(dāng)初是由蓓蒂和小潔共同挑選的。雖然你實在不喜歡回電時又找不到人，但是你也猜得到如果講下去，不是幾句話就可以結(jié)束的。」李吉利： 討論重點：1. 吉利是否接受了這件任務(wù)？如果是，他是認(rèn)同的接受，還是勉強(qiáng)的？如果不是，是懷著信心的，還是愧咎的？請說明2. 在結(jié)束電話時，巴先生是否感到吉利對接受并完成工作的動機(jī)不夠強(qiáng)？或者他尊重吉利能夠爭取時間用在更重要的事情上，吉利說了那些話讓巴先生產(chǎn)生這樣的感覺？練習(xí)四：生產(chǎn)力會議 何利仁正在閱讀一些往來文件，正好看到另一位部門主管李大德的開會通知，提醒他下周要開生產(chǎn)力會議。利仁一抬頭，正好大德走到門口要問他話。(4)解決問題會議 此類會議主要目的在集思廣益，共商可行辦法，主席主要職責(zé)在鼓勵參與確認(rèn)對策。(5)避免討論離題 會議中討論離題是常有的事，有的借著會議大吐苦水，有的則盡在芝麻蒜皮的事件上大作文章，此時主席應(yīng)委婉制止，將討論拉回主題。與會者有那些人？ 不同的與會者將會影響會議的進(jìn)行及結(jié)果，從與會者名單亦可預(yù)測會中將有那些意見會被提出，如果阻力大于助力則應(yīng)盡早安排對策。激勵的理論一、 激勵的困境管理者的基本任務(wù)就是使成員朝向組織的目標(biāo)前進(jìn)。「事業(yè)驅(qū)力測驗」計分 A B C D E F G H I242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321創(chuàng)意專精親和/人際關(guān)系地位/名聲安全感自主性權(quán)力/影響力意義物質(zhì)報酬 + + + + + + + + =108三、 員工的需求1. 需求的分類從人類的行為中我們了解，一位管理者唯有掌握員工的真正需求，才能激起員工的工作意愿，那么員工的需求又有那些呢？對工作環(huán)境的需求對工作本身的需求l 希望有好的薪資l 希望有職位保障l 希望管理階層對員工有誠意l 希望能有好的紀(jì)律l 希望主管能了解他們個人的問題l 希望能與公司共同成長l 希望能做有趣的工作l 希望他們的工作能得賞識l 希望他們對工作能有成就感所謂對工作環(huán)境的需求是指薪資、職位、工作保障、工作場所的光線、擺設(shè)、政策、上司的督導(dǎo)、人際關(guān)系等事項，對大部份的員工而言，對工作環(huán)境的需求是較基礎(chǔ)的需求，如果不滿足，很容易士氣下降造成生產(chǎn)力降低，但是單單只滿足這些因素，卻不足以激勵出額外的生產(chǎn)力，因為員工喜歡這個環(huán)境，并不意味就喜歡他的工作。l 有關(guān)工作上的成長發(fā)展、以及更佳的績效等，員工均希望自己是自我命運(yùn)的主宰；因此，或許員工不希望成長，但員工會厭惡公司當(dāng)局指派太簡易（與自己的能力相比）的工作。隨著年齡之增長進(jìn)入青春期后，在外地上學(xué)、暑期打工、學(xué)開車、外出旅游，約會等，每項活動都是一種挑戰(zhàn)，但基本上父母親仍負(fù)責(zé)著我們在各項活動上的安全。許多公司不明白這一點，負(fù)責(zé)招募之人員和人事部門在面談時往往會強(qiáng)調(diào)公司之福利制度，良好的工作環(huán)境及與市場行情相當(dāng)或具競爭力的薪資，而上述全都是針對安全的訴求，而非公司的遠(yuǎn)大目標(biāo)。當(dāng)部屬表現(xiàn)良好有異于平常，應(yīng)立即給予獎勵，否則事過境遷，或第二次表現(xiàn)優(yōu)異時才給獎勵，都會使部屬感到沮喪，甚者混淆其價值觀?！埂⒄\實、公開及公正？？、社團(tuán)或報章雜志吸取工作方面的知識，以發(fā)揮個人的理想？－－比方說他當(dāng)選了好人好事代表？，并協(xié)助他們完成目標(biāo)？，你是否會以加薪、分紅、贊美或表揚(yáng)等方式予以獎勵？ 八、 工作擴(kuò)大化為了消弭員工因工作的枯躁所產(chǎn)生的職業(yè)倦怠，于是工作擴(kuò)大化的觀念被提出實施。簡言之，你的響應(yīng)方式很可能會影響溝通對象傾聽你說話時的響應(yīng)方式。由于對他人的需求能夠給予關(guān)心和注意，并且顯出興趣，體恤型的響應(yīng)方式常能夠鼓舞他人，它也鼓勵對方詳細(xì)表達(dá)他們的想法與感受。雖然你會體恤他人現(xiàn)在和將來的感受，但并不表示你需要同意他們將采取的的行動。雖然體恤型響應(yīng)者會避免提出解決的建議，但是他們?nèi)匀豢梢赃m時的與他人分享各種信息。他會用心促進(jìn)人與人之間的尊重、和諧、信任和了解。十、 建設(shè)尊重人性的文化氛圍「您會如何反應(yīng)」解答： 請?zhí)钊肽o各答案的分?jǐn)?shù) 請將左列分?jǐn)?shù)填于合計欄 這是您的溝通 響應(yīng)風(fēng)格類型題 號分?jǐn)?shù)合計溝通響應(yīng)風(fēng)格類型12345678910BCDAABDCDC建議型DBACBCADBB批判型ADCBCACBAD探索型CABDDDBACA體恤型響應(yīng)風(fēng)格與方式有效的溝通中有一個極重要的因素，那就是了解自己能夠影響他人如何響應(yīng)你的力量。七、 如何給付精神薪資物質(zhì)的激勵總是有限的，因為公司無法無限制的加薪或升遷，而「精神薪資」正可以彌補(bǔ)物質(zhì)上的不足，因此主管運(yùn)用「精神薪資」來鼓勵部屬是最惠而不費(fèi)的方式，底下有一份簡單的測驗，可以供作參考。一項激勵方法如果經(jīng)常使用，員工便毫無感覺，認(rèn)為理所當(dāng)然，因此，除了不能連續(xù)實施，同時要變換項目。大多數(shù)的員工在工作的頭幾年所追求的是挑戰(zhàn)，一份可以測試他們才華的工作，一個可以探索自我并將能力發(fā)展至極致的環(huán)境。員工都希望達(dá)到主管的期望，如果主管認(rèn)為員工會失敗，員工很容易會失望；如果主管認(rèn)為員工會成功，員工很可能會締造佳績。雖然有些員工或許對公開的表揚(yáng)會感到害羞，但如果員工的工作績效未獲贊揚(yáng)，員工一定會感到失望。3. 誘因若無法滿足需求，則不能產(chǎn)生動機(jī)例如達(dá)成工作目標(biāo)只能獲得口頭嘉許而不能獲得升遷，對一個希望升遷的員工而言則毫無吸引力。儀容要整潔 一個人的魅力不僅可以從談吐中表現(xiàn)出來，也可以經(jīng)由儀容外表顯露出來，因此參與會議一定要特別注意自己的儀表。4. 如何參與會議 一般人都不喜歡會議，但是如果我們從另一個角度來看，個人透過會議卻可以說服別人接納自己的意見，或者表現(xiàn)自己的才華，會議并不是一件令人厭惡的事情，我們不但要摒棄消極的心態(tài)，更要以積極的態(tài)度做好參加會議的準(zhǔn)備。(3)問題的澄清 會議中所討論的問題往往不夠明確，例如「目前工廠交貨不順如何解決？」是所有的貨都不順還是少數(shù)幾樣？所謂的交貨不是指生產(chǎn)落后抑或品質(zhì)發(fā)生問題？這些問題如果能以明確的數(shù)字或事實加以描述，將可以使問題具體化，避免牛頭不對馬嘴的討論。(2)檢討會議 此類會議的目的在控制各部門的工作進(jìn)度及品質(zhì)，同時讓與會者了解其它單位的現(xiàn)況，主席主要的職責(zé)在檢核進(jìn)度，發(fā)覺異常。例如，沒有清楚的會議目標(biāo)，又沒有議程，會前會后也未指定專人負(fù)責(zé)等等；參加人員只是空談一些問題，而毫無解決方法，或行動計劃。電話中，吉利感到巴先生有些苦惱和不耐煩。早上他曾經(jīng)打來過一次，而你回電時，恰好老李又不在了。 小潔的辦公室就在蓓蒂隔壁。溝通時務(wù)必要澄清目的，并且盡力求得對方的回饋，以避免因信息不足而造成時間的浪費(fèi)。在授予責(zé)任時要能夠權(quán)衡它的優(yōu)缺點。就工作的優(yōu)先級與時間的安排，如果能夠做連續(xù)不斷的評估，再評估，可以導(dǎo)致最佳的時間運(yùn)用。…………………………………………………□□□□13. 在著手工作之前，要花額外的時間來組織和設(shè)定優(yōu)先級，就意味著我們必須做得更辛苦，更努力才能做完每件事?！酢酢酢?. 缺少良好的溝通是造成時間浪費(fèi)的主因之一。完全不同意較為不同意較為同意完全同意1. 無論管理者如何努力運(yùn)用時間管理，難免仍會感到要做的事和要見的人那么多，很難處理得全然滿意。□，適時促成會議達(dá)到目的。只要預(yù)先告訴主席你其它的要事。對于含混不清的會議目的要加以質(zhì)疑，例如「本會議中將就某一題目加以討論…或探討」。所以，請勿超用你的五分鐘，并在最后告訴對方：「我已經(jīng)用完了五分鐘，也得到了全部所需的資料，謝謝你。而如果事情真的急迫，你們之間的對話也會立刻進(jìn)入正題。主管：（打斷對方）王兄，真不好意思我不能再和你講了，有人正在等我，不能讓他們再等下去。這尤其會發(fā)生在較熟識的人身上，他們總喜歡找「上面的人」即使其它的員工也能夠處理這件事。這樣做很可能會影響他們下次打電話給你的方式。至于會議，就我所知喬先生要去參加在臺南的另一個會，所以他不會去高雄。不知道那時候回電對您較為方便。(2)有時間參考檔案、資料，以幫助自己的談話。但是真正的問題是你要讓自己成為電話的奴仆或主人。在一天中，他們重復(fù)的查檢「我是否將時間做了最有效的運(yùn)用﹖這件事是否應(yīng)該由別人來做﹖有那些事是根本不必要的﹖有沒有更好的方法來做這件事﹖我是否仍能保持清新的頭腦，或是我已經(jīng)到了飽和而效率遞減的地步﹖」 許多管理者是「工作狂」，他們將時間管理解釋成在每一單位時間內(nèi)，完成更多工作的方法。想要控制談話的進(jìn)行。有效的溝通者細(xì)心的審慎的權(quán)衡輕重的穩(wěn)定的冷靜客觀的理性的會分析的嘮叨的猶豫不決的小心過度的分析過度的呆板無趣的沒有活力的內(nèi)斂且愛控制的過分嚴(yán)肅僵硬的人際論○溫暖而友善，有時稍顯過份。長于提出看法與意見。個人風(fēng)格坐標(biāo)圖行動論直觀論303030202010