【正文】 ，而且又容易獲得新信息。需要時(shí)，再特地去查電話號(hào)碼，又得增加不少麻煩，所以，在與別人會(huì)面時(shí)，一定先確認(rèn)會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼。　　43.單獨(dú)赴宴更容易擴(kuò)展人際關(guān)系　　一般都認(rèn)為，人多的宴會(huì)是最容易擴(kuò)展人際關(guān)系的場(chǎng)所。宴會(huì)之后回到家，依然可以有效利用自己的時(shí)間?！　—ミ@么一來(lái)，美妙音樂(lè)傳出時(shí)，就會(huì)懷著美夢(mèng)自然地醒過(guò)來(lái)。學(xué)習(xí)語(yǔ)言只要稍稍花點(diǎn)心思，就可以快樂(lè)、有效地學(xué)習(xí)。但是最好不要二次錄音，其理由之一是，因?yàn)橐唁浵碌馁Y料就等于是自己的財(cái)產(chǎn)。　　舉例說(shuō)，當(dāng)你觀賞“NHK專輯”，即使是水準(zhǔn)很高的節(jié)目，重要的部分也不會(huì)太多，拖泥帶水的場(chǎng)景經(jīng)常可見(jiàn)，所以，這些部分你可以很快地跳過(guò)去。　　只要打開(kāi)電視，往往都會(huì)接連不斷地看下去，因此電視常被視為影響孩子功課的最大敵人。這樣一邊睡覺(jué)，也能夠一邊思考許多事情?！边@種情況常常會(huì)發(fā)生。　　15.使用無(wú)線電話　　有點(diǎn)小事打電話找人，在轉(zhuǎn)接的空檔或者對(duì)方去找資料的時(shí)候，拿著話筒等待的情況很多。這樣，在打長(zhǎng)途電話之際，眼看計(jì)費(fèi)表不斷往上跳，即使不愿意也不得不警覺(jué)到通話時(shí)間太長(zhǎng)，自然而然就會(huì)少說(shuō)廢話，而達(dá)到同時(shí)節(jié)省時(shí)間與金錢的目的?！本土⒖虙焐想娫?。此外，一旦突然想到什么好點(diǎn)子，也可以先錄在電話答錄機(jī)上，事后再加以審核。　　為了避免這種錯(cuò)誤，只要電話一接通，你可以先報(bào)上自己的姓名，這樣，如果打錯(cuò)電話，對(duì)方就會(huì)馬上察覺(jué)到。 23.先以對(duì)講機(jī)來(lái)應(yīng)對(duì)訪客　　對(duì)講機(jī)最大的功用，就是能夠先查問(wèn)身份不明的人，由于它不必直接與訪客面對(duì)面，卻能夠以聲音應(yīng)對(duì)，對(duì)打發(fā)推銷員，確實(shí)非常方便。走路確實(shí)有刺激靈感、引發(fā)文思的功效。　　27.出差時(shí)先訂好聯(lián)絡(luò)時(shí)間　　出差時(shí)，電話聯(lián)絡(luò)也是件非常重要的工作。如此一來(lái)，任何時(shí)候也可以讀書(shū)，得以更有效的利用時(shí)間。不過(guò)，漫無(wú)計(jì)劃的收聽(tīng)，不見(jiàn)得有助于提高自己的英語(yǔ)能力。由于電視講座經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)，采用淺顯、有趣的講解方式，以使一般人都能夠了解、接受，所以，即使是棘手的問(wèn)題，也能輕而易舉地進(jìn)入情況，亦充分地利用視聽(tīng)感官，好好吸收信息。　　除此之外，在與人會(huì)面禮貌上不便公然看手表的場(chǎng)合上，也可以若無(wú)其事地看手表?；蛘驹谶@里，所以可以安心地看書(shū)讀報(bào)。早上，確認(rèn)一下當(dāng)天的預(yù)定工作，決定如何去做，晚上，則一邊檢查當(dāng)天有沒(méi)有未完成的工作，一邊考慮明天的預(yù)定工作。　　檔案夾有布袋、紙制、塑膠制的，不過(guò)，不論哪一種，其封面一定都是硬硬的，拿來(lái)做墊板，是最適合不過(guò)的。即使從費(fèi)用上來(lái)說(shuō)，加上省時(shí)的優(yōu)點(diǎn)，一星期中只要用上三次左右，買月票反而比一次次買票更劃算。　　12.把常去地方的地圖復(fù)印下來(lái)，予以歸檔　　在你所在公司中，若你經(jīng)常被派到其他公司辦事，這時(shí)若是第一次去的地方，把地圖復(fù)印下來(lái)，標(biāo)出目的所在，并在旁邊空白處寫上名稱、電話號(hào)碼、負(fù)責(zé)單位、營(yíng)業(yè)時(shí)間等資料，交給屬下隨身帶去，只要按圖索驥，就一定不會(huì)迷路。正如前面所提過(guò)的，即使是偶而才去一次的地方，如果考慮時(shí)間上的損失，你也可隨身備有一張電話卡，免得打電話時(shí)受到銅板的限制。　　在車上，可以充分利用寶貴的時(shí)間，不過(guò)，要是換車次數(shù)太多，三番兩次打斷看書(shū)，效果自然大打折扣。因?yàn)?，如果錯(cuò)開(kāi)時(shí)段上班，如果運(yùn)氣好的話，不但有位置坐，而且可以看書(shū)、寫筆記。如果缺乏這個(gè)程序，對(duì)你的屬下來(lái)說(shuō)，會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，正因?yàn)槿绱?，決定工作的程序才是你的例行工作。在搭車時(shí)，你可以盡量站在最靠近掛鉤之處。　　但是，這不必拘泥于習(xí)慣。 31.想學(xué)習(xí)艱澀的科目時(shí)，從電視“講座”著手〖HT5”，5SS〗非得從自己感到棘手的范圍收集信息時(shí)，任何人都會(huì)陷入煩躁的情緒中，但是，只要有了好的開(kāi)始，會(huì)不再感到棘手。打通電話就可以提供信息的電話服務(wù)，可以說(shuō)是高效率的商業(yè)伙伴。因?yàn)椤奥?tīng)”與“讀”不同，能夠同時(shí)并行其他的工作，而達(dá)到很高的時(shí)間效率?！本涂梢院芸煊涀?。　　在前面提過(guò)，你自編的電話時(shí)應(yīng)對(duì)照手冊(cè)中規(guī)定，為了謹(jǐn)慎起見(jiàn)，一定要一字不漏地詢問(wèn)對(duì)方這五個(gè)基本問(wèn)題，并且依照一定順序，將其寫在留言條上，所以，在任何的情況下，都不必再找接電話的人問(wèn)一遍，只要看留言條就能處理事情。只要在細(xì)節(jié)上多用點(diǎn)心，將有助于工作的持續(xù)進(jìn)行。對(duì)忙碌而無(wú)暇接電話的人，可以每隔一定時(shí)間就聽(tīng)聽(tīng)來(lái)電的留話內(nèi)容，馬上回電給對(duì)方，這樣就不會(huì)有失禮之處。　　舉例來(lái)說(shuō)，你在家里看報(bào)時(shí)，從廣告上發(fā)現(xiàn)一本好書(shū)，就可以打電話到辦公室，在電話答錄機(jī)上留話：“請(qǐng)順便幫我買一本書(shū)，書(shū)名是……。苦苦等待和對(duì)方親自說(shuō)話，往往要浪費(fèi)很多時(shí)間，致使工作效率不佳，而且如果是非常緊急的事，先令接電話的人了解個(gè)中情況，他也會(huì)十分熱心代為聯(lián)絡(luò)，以盡快找到對(duì)方。但是，節(jié)制電話若只是嘴上說(shuō)說(shuō)，根本收不到效果。因?yàn)槟弥捦泊舸舻牡戎鴮?duì)方，不知道什么時(shí)候才會(huì)再打過(guò)來(lái)，這完全是浪費(fèi)時(shí)間?！苯璐?，即使是接聽(tīng)別的電話，也不會(huì)令任何一方久候，且能夠迅速應(yīng)對(duì)處理。　　11.早上只要在床上思考五分鐘　　早上你可以在床上看書(shū)，尤其是學(xué)習(xí)語(yǔ)言之際，雖然早上已經(jīng)醒來(lái)了，仍會(huì)躺在床上收聽(tīng)英語(yǔ)廣播講座。　　9.不斷看電視，只是浪費(fèi)時(shí)間而已　　業(yè)務(wù)人員打發(fā)假日的方式，大多是“睡覺(jué)”和“看電視”。舉例來(lái)說(shuō)，如果在一卷錄音帶上，錄兩周的節(jié)目，也清清楚楚地標(biāo)示在卡片上。在上下班的公車上，用耳機(jī)學(xué)習(xí)語(yǔ)言或聽(tīng)自己感興趣的錄音帶，就能夠充分利用上下班的時(shí)間。　　對(duì)英語(yǔ)聽(tīng)力有自信的人，在本國(guó)語(yǔ)的夾雜下，應(yīng)當(dāng)也能專心聽(tīng)懂英語(yǔ)才是。如果是看錄像帶的話，不想看的部分就跳過(guò)去，而且可選擇自己方便的時(shí)間來(lái)觀賞。對(duì)想看書(shū)、不想浪費(fèi)太多個(gè)人時(shí)間的人來(lái)說(shuō)，經(jīng)常得面對(duì)這種狀況。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”為原則，不過(guò)，無(wú)謂的交際應(yīng)酬，只是浪費(fèi)時(shí)間而已。其實(shí)倒不如說(shuō)，約會(huì)遲到等于是浪費(fèi)對(duì)方的時(shí)間，是非常失禮的事。　　此外沙發(fā)通常都附有小茶幾，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用場(chǎng)。而且，雙方都稍早離開(kāi)辦公室，就得以充分利用午餐時(shí)間，從容不迫地享受會(huì)餐的樂(lè)趣。 36.午休是交換信息的黃金時(shí)段〖HT5”，5SS〗如果你利用午休時(shí)間，積極與不同行業(yè)的朋友會(huì)面，和他們邊吃飯，邊聊天，其樂(lè)融融?！豹ァ　∪粢郧罢叩恼f(shuō)法，一旦客滿，秘書(shū)會(huì)說(shuō)：“已經(jīng)沒(méi)座位了。一旦工作上發(fā)生困擾的問(wèn)題，就立刻追加、修正工作手冊(cè)的內(nèi)容。尤其是對(duì)上司做工作報(bào)告，說(shuō)話結(jié)結(jié)巴巴，不只浪費(fèi)時(shí)間，更會(huì)令上司感到不耐煩，而影響到對(duì)自己工作能力的評(píng)價(jià)。　　 28.預(yù)先通知參加開(kāi)會(huì)的人，會(huì)議是逾時(shí)不候的　　無(wú)論做任何事，總有人不守時(shí)。請(qǐng)對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)會(huì)談，可說(shuō)是有效與人會(huì)談的要訣?？墒牵缬屑笔庐?dāng)然不能把寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在聊天上。　　最好的方法是，當(dāng)天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進(jìn)行分類工作。　　20.核對(duì)寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印〖HT5”，5SS〗你單位在如果核對(duì)寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺(tái)的橡皮章。　　18.“記號(hào)式”通訊錄，可提高工作效率　　為了在交待秘書(shū)寄賀年卡、問(wèn)候卡之時(shí)省去一一勾名單的麻煩，你可以先在通訊錄上加“○”、“△”、“”、“□”等等記號(hào)。　　15.借著人才錄的幫助，即使多年不見(jiàn)的人，也能談得很融洽　　“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個(gè)人資料的檔案，其中設(shè)有種種項(xiàng)目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會(huì)面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等　　因此，即使與多年不見(jiàn)的人會(huì)面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對(duì)方現(xiàn)在在哪家公司哪個(gè)單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個(gè)人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天……，借此彼此不會(huì)感到陌生，能很快地熟識(shí)起來(lái)，相談甚歡。　　此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。　　10．名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其他資料以加深印象　　除了“個(gè)人資料”之外，你還可在收到的名片上，書(shū)寫種種資料，比如一般的“見(jiàn)面日期”、“見(jiàn)面場(chǎng)所”、“介紹人”、“會(huì)談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來(lái)。從初次見(jiàn)到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個(gè)人資料來(lái)源。　　如此，即使一下子想不起對(duì)方的姓名，只要知道對(duì)方是“A公司的職員”，仔細(xì)找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個(gè)方法更容易檢索。　　在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個(gè)項(xiàng)目，詳細(xì)記錄個(gè)人的專長(zhǎng)、特征、學(xué)歷背景等等，所以在求才的時(shí)候，非常方便。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些功能之下，這個(gè)缺點(diǎn)不足掛齒。對(duì)提高效率而言，玻璃窗可以說(shuō)是無(wú)用的廢物。　　54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”　　備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場(chǎng)所使用。　　52.圓珠筆之類的文具，要經(jīng)常保持在三支以上　　一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上。不過(guò)桌上的照明設(shè)備卻是例外，對(duì)慣用右手的人來(lái)說(shuō)，臺(tái)燈如果不放在左側(cè)，是非常不方便的，因?yàn)槿绻_(tái)燈放在右側(cè)，寫字時(shí)就會(huì)受到手影的干擾，無(wú)形中降低了工作效率。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，就是保持在合乎自己使用習(xí)慣的狀況下。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎么愉快。　　43.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫面思考法”　　撰寫一本書(shū)著實(shí)需要有強(qiáng)烈的意志力，但多達(dá)數(shù)百頁(yè)的稿紙，雖說(shuō)用口述錄音機(jī)或文書(shū)處理機(jī)之類的文明工具，可達(dá)到很高的工作效率，不過(guò)，有時(shí)候也是一件非常痛苦的事。　　41.在“單純作業(yè)”時(shí)間，利用耳機(jī)充實(shí)自己　　在剛進(jìn)入機(jī)關(guān)工作時(shí)，在“單純作業(yè)”時(shí)間里，最適合利用耳機(jī)來(lái)充實(shí)自己。　　輸入資料要花費(fèi)相當(dāng)?shù)墓し?，如果將其時(shí)間成本列入考慮，則長(zhǎng)久不用的資料有朝一日也會(huì)派上用場(chǎng)，如將其消除反而是一種浪費(fèi)，所以要在一張磁碟片中存入相關(guān)的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。　　磁碟片的容量，因機(jī)種而有所不同，不過(guò)一張大約可儲(chǔ)存多達(dá)一本書(shū)的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時(shí)存入各種不同的資料，但是檢索時(shí)，就非常的麻煩，不太合乎效率原則。　　下了班在公車上，完全不受電話干擾地專心思索，是最適合構(gòu)思的時(shí)段。　　乍聽(tīng)之下，似乎令人覺(jué)得很麻煩，不過(guò)只要想到這項(xiàng)工作不但能縮短他人的工作時(shí)間，也能夠縮短自己的工作時(shí)間，其效果絕對(duì)是很好的。如果必須經(jīng)常使用打孔機(jī)，還是電動(dòng)式的比較方便省時(shí)。　　27．使用二十六孔的活頁(yè)紙　　應(yīng)一直使用活頁(yè)式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁(yè)紙。　　25．經(jīng)常備有新的活頁(yè)紙　　為新書(shū)寫稿的時(shí)候，要以活頁(yè)紙做備忘錄，一有新點(diǎn)子，馬上提筆寫下，然后將其保存在專用的活頁(yè)夾中。這么一來(lái)，即使是成年累月未解決的事項(xiàng)，也可在筆記本上一目了然，想到的時(shí)候，就可對(duì)其深思一番，以謀求解決之道。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，所以不必特地打開(kāi)電燈，就可以記錄。預(yù)先為此保留應(yīng)用的空間，縱然資料一點(diǎn)一點(diǎn)的增加，也能加以集中整理。　　16．期數(shù)完整的雜志須編制索引　　通常將雜志上必要部分印下來(lái)之后，加以舍棄即可，然而，有關(guān)自己的專業(yè)雜志卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來(lái)。　　14．事先決定文具的“購(gòu)買庫(kù)存量”　　要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復(fù)印用紙等的文具用品，永遠(yuǎn)都不能缺少，必須源源不斷的供給，所以徹底地實(shí)施文具庫(kù)存管理，是非常重要的。普通橡皮擦，都是長(zhǎng)方體，不過(guò)這種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內(nèi)，可像鉛筆一樣一點(diǎn)一點(diǎn)的推出來(lái)使用。一般來(lái)說(shuō)，專門書(shū)籍大都是厚重一大本，要在這么厚重的書(shū)中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費(fèi)不少心力。單面使用法的優(yōu)點(diǎn)是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點(diǎn)。　　5．將經(jīng)常使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化　　在處理的事務(wù)過(guò)程中，只要在訪客的名片上，簡(jiǎn)單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書(shū)，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。　　把大套書(shū)籍排上書(shū)架時(shí)，都要書(shū)背向下排置。　　2．單面使用活頁(yè)紙　　從學(xué)生時(shí)代起，我們就偏愛(ài)以活頁(yè)紙來(lái)做筆記。即使不在一旁看著，也無(wú)所謂，可以大大的節(jié)省人力與時(shí)間。　　或許，這樣會(huì)令人覺(jué)得太浪費(fèi)，但是以單面使用每一張只記一個(gè)項(xiàng)目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門別類自由地調(diào)整頁(yè)碼，使筆記更加清楚易讀。把書(shū)背向下排置時(shí)，令書(shū)底朝外并在上面寫上書(shū)名，這么一來(lái)就可以隨手抽取查閱，不會(huì)再有笨重、不便的感覺(jué)了。例如“悉”表示“來(lái)函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書(shū)去打字。整理的要訣在于——盡快將使用過(guò)的書(shū)籍歸位。　　10．采用高爾夫球記分法，隨時(shí)隨地記下備忘錄　　喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進(jìn)行中，無(wú)論打到哪，都可立即記下分?jǐn)?shù)。無(wú)論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號(hào)碼預(yù)先記錄下來(lái)，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。一般說(shuō)來(lái)，即使收藏完整無(wú)缺的雜志，大概也很少有人會(huì)特地編制一本“索引”。　　在需要反復(fù)書(shū)寫同樣的文字與數(shù)字的情況下，如果一一手寫，那會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當(dāng)多的時(shí)間。把書(shū)排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪費(fèi)空間，所以為了講求效率，應(yīng)測(cè)量書(shū)架的旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購(gòu)尺寸合適的制品。　　然后，每隔一定時(shí)間，就翻閱檢查一下秘書(shū)的分類有無(wú)錯(cuò)誤，同時(shí)也考證一下當(dāng)初未判斷定奪的資料內(nèi)容，再將認(rèn)定有保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類的檔案中。當(dāng)然，一個(gè)活頁(yè)夾只能為一本書(shū)一個(gè)主題所專用，為了能夠隨時(shí)使用新的活頁(yè)夾，常備有大量的活頁(yè)紙。　　當(dāng)然不只是筆記，連收集雜志、報(bào)紙等資料復(fù)印本時(shí)，也要打上二十六個(gè)孔，然后再夾到活頁(yè)夾上?！　?0. 在加上新活頁(yè)紙的同時(shí)，順便做整理淘汰的工作　　使用活頁(yè)式筆記，其最大優(yōu)點(diǎn)在于能夠自由地插換頁(yè)數(shù)，必要時(shí)可以重新插入，不要的可以丟棄