【正文】 11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴 上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（ ） 19．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。 （ ∨ ） 27．為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ） 35．上司自己安排的 約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ∨ ） 42．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。 （ ） 50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（ ） 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 2．文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ P36— 37 24 進(jìn)言 :是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作 ，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178— 181 （ 1） 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) ((2 分 ) （ 2） 電子提示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設(shè)置日程表 ,報(bào)警系統(tǒng) ,一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng) ,文員 應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息 .(3 分 ) 人工提示系統(tǒng)的做法 :設(shè)置基本辦公日程表 ((1 分 ),固定活動(dòng)日期一覽表 ((1 分 ),使用提示 25 性備忘錄 ((1 分 ),準(zhǔn)備約會(huì)表 ((1 分 ),準(zhǔn)備特殊提示卡 (1 分 ),準(zhǔn)備交往提示文件 ((1 分 ). 6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ p137 （ 1）會(huì)議名稱；（ 2）會(huì)議 記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間（開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； (8)會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。 12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。 n+后勤開支 28 (2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10元， (2400247。 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？ (P186)履行哪些職責(zé)？ (P1182) (1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息 .旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn) ,是乘飛機(jī)還是汽車 ,火車或輪船 ,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間 ,座位情況 ,旅館情況 . (2)制定約會(huì)計(jì)劃 .約會(huì)計(jì)劃表包括 :城市名和省 (州 )名 (如果是國(guó)外旅行 ,寫明城市名和國(guó)家名 ),日期和時(shí)間 ,與上司約會(huì)者的姓名 ,公司和地址 ,電話號(hào)碼 . (3)為商務(wù)洽談收集資料。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123) (1)會(huì)議的名稱 ； (2)出席會(huì)議者的姓名或組織 ,部門的名稱 ； (3)日期 ,時(shí)間 (開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻 )； (4)地點(diǎn) :(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室 )；（ 5)議題 (或者議事日程 )； (6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處 ,電話號(hào)碼等 ； (7)開會(huì)所在地 ,建筑物名稱 ,幾 樓 ,電話號(hào)碼 (必要時(shí)可附上地圖 )； (8)注意事項(xiàng) ,是否備有餐點(diǎn) ,有否停車場(chǎng) ,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 電話放在辦公桌左邊 ,便于左手摘機(jī) ,右手做記錄 。 11． 按照 2020 年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 (1)命令 (令 )； (2)決定 ； (3)公告 。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。一種：直接受意另一種：間接受意。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。如果上司不加采 用，應(yīng)說服上司。（ ） 48． 不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（ ∨ ） 40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（ ∨ ） 25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（ ） 17．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪 者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（ ） 10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。（ ∨ ） 2． 辦公室的燈 光 照明要避開自然光，最好用人工燈光。 A．有共同利益的話題 B．夸耀自己的話題 C．保密的話題 D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題 64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò) 開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。 A. 宴會(huì)的形式與氣氛 B．交通是否方便 C. 有無停車場(chǎng) D．有無休息室 55．以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？（ C ）。 A. 與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人 B．首先要了解火車運(yùn)行時(shí)間，上司對(duì)鋪位的要求 C. 如果預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打電話 D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明 47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（ D ）。 A. 口字型 B．教室型 C．圓桌型 D. U 字型 39．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（ A ）。 A．上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握 B．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不 經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下 C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手 D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問好 31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（ A ）。 A. 考慮打電話的時(shí)間是否合適 B．打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三 下可掛電話 C. 有時(shí)候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言” D．對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事 23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C ）。 A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來 B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力 D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限 15．以下關(guān)于文 員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的？（ D ）。 A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D．不宜發(fā)送私人、保密文本 7．在使用復(fù) 印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚? A ）。 本題主要考核本課程的第十四章第 7 點(diǎn)中的“檔案的利用”這一知識(shí)點(diǎn)。要注意的是應(yīng)對(duì)收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說明。 （ 3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。 （ 6）庸 俗的、色情的話題。如個(gè)人私生活等。 2．敬語使用的一般場(chǎng)合： （ 1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語。 本題主要考核本課程的第十二章第 1 點(diǎn)的“口頭語言的特征”和第 2 點(diǎn)的“敬語的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。 3．財(cái)物管理。 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。 《辦公室管理》 作業(yè)及答案 (3) 一、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。 本題在書上有明確的答案，得分率很高。 2． 兩者與一般會(huì)議的不同： 可以消除時(shí)空上的局限性。 異： 1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響 2— 4 聲就接聽。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分 —— 公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。 1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法； 6．變通方法和擋駕方法； 5 7．分工方法與合作方法。 四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。 2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項(xiàng)則是文書處理的內(nèi)容。 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。 9 接待工作 接待來訪賓客； 替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。 5 會(huì)議組織 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。 本題主要考核本課程的第一章第 2 點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識(shí)點(diǎn)。 （一）《 辦公室管理 》期末復(fù)習(xí)指導(dǎo) 這小冊(cè)非常重要，它 是濃縮了的考試范圍，同學(xué)們要認(rèn)真看。 （ 四 ）試題類型及分配比例： 試題類型分為 ： 單項(xiàng)選擇題、判斷 題、簡(jiǎn)答題、 設(shè)計(jì)題、 案例分析題 等 。 1 《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)指導(dǎo) 第一部分 ： 復(fù)習(xí)應(yīng)考基本要求 《辦公室管理》課程是中央廣播電視大學(xué)為開放教育（?？疲┈F(xiàn)代文員專業(yè)開設(shè)的必修課。 （三）考試范圍 教材《 辦公室管理 》全書以及聯(lián)系實(shí)際的有關(guān)內(nèi)容 。 第二部分 ：復(fù)習(xí)應(yīng)考資料及其使用 （ 重要、必讀 ） 本學(xué)科本次考試有下列 4 種資料，可供學(xué)員復(fù)習(xí)應(yīng)考用。 一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。 4 檔案管理 檔案管理。 接待賓客和員工的來訪。 15 其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng) 以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。還有些內(nèi)容要分開來寫。 1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。 本題雖然在書上有現(xiàn)成的答案，但是還是需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納再答題。 五、從下列文員工作方法中， 任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。 才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。以下為參考答案： 同： 1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息； 2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度； 6 3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情； 4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。 “交互式電話會(huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。 （ 1）按照收件人的姓名分揀； （ 2）按照郵件的重要性分揀； （ 3）按照收件部門的名稱分揀。 本題在教材上第 88 頁有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明，請(qǐng)同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教材上的詳細(xì)說明回答即可。 周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。 （ 2）純私人性請(qǐng)求時(shí) —— 遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 《辦公室管理》 作業(yè)及答案 (4) 一、簡(jiǎn)單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場(chǎng)合。比如，莊重的場(chǎng)合，口語應(yīng)規(guī) 9 范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語可生動(dòng)些，語調(diào)也可輕松、愉快些。 2．不合適的話題包括： （ 1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。 （ 5）夸耀自己的話題。 （ 2）騎縫章用于 帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。 A．離入口最遠(yuǎn) B．離入口最近 C．靠近門口 D．靠近窗戶 6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（ B