【正文】 提供有關(guān)內(nèi)部控制缺陷的必要信息，對內(nèi)部控制制度的持續(xù)有效運(yùn)行十分關(guān) 33 鍵。小一些的公司內(nèi)部控制文本化的程度一般低得多。同時(shí)，執(zhí)行人員的粗心大意、精力分散、判斷失誤以及對指令的誤解等，也可能使內(nèi)部控制系統(tǒng)陷于癱瘓。多項(xiàng)內(nèi)部控制相互作用可以減少企業(yè)無法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的危險(xiǎn)，而日常的經(jīng)營行為和不同層次人員的職責(zé)分工也有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。 ? 董事會 – 管理層向董事會負(fù)責(zé)，董事會指導(dǎo)和監(jiān) 督管理層的工作。立法機(jī)構(gòu)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)、客戶和其他公司、財(cái)務(wù)分析員、債券評級人和新聞媒體也能為公司提供有用信息。 COSO 內(nèi)控框架提出的由 三個(gè)目標(biāo) 和 五個(gè)要素 組成的內(nèi)部控制的整體框架，已經(jīng)得到各行業(yè)的公司董事會、管理當(dāng)局 、投資者、債權(quán)人、審計(jì)人員及專家學(xué)者的普遍認(rèn)可，因而成為迄今最權(quán)威的內(nèi)部控制的概念，因?yàn)樗且粋€(gè)較為完整和系統(tǒng)化的關(guān)于內(nèi)部控制的理論，而且它提出的許多新的、有價(jià)值的觀點(diǎn)不斷地在實(shí)踐中找到了現(xiàn)實(shí)意義。 由于內(nèi)部控制服務(wù)于很多重要的目標(biāo)，對于更好的內(nèi)部控制系統(tǒng)及其運(yùn)行效果的要求不斷增加。 另外，大量的外部單位也對企業(yè)內(nèi)部控制也有所貢獻(xiàn)?；鶎拥墓芾砣藛T則直接參與控制政策和程序的實(shí)施。 35 由于企業(yè)的資源有限，企業(yè)在設(shè)置和實(shí)施內(nèi)部控制時(shí)，必須在控制失敗可能造成的損失與建立控制所需相關(guān)的支出之間進(jìn)行權(quán)衡。基于錯誤判斷的管理層決策也會導(dǎo)致失誤。文本化的程度根據(jù)各企業(yè)的規(guī)模、復(fù)雜性和類似因素的不同而存在差異。 5） 報(bào)告缺陷 這里的“缺陷”被廣泛定義為內(nèi)控系統(tǒng)中值得注意的問題。也可與那些被認(rèn)為在內(nèi)控系統(tǒng)方面具有良好聲譽(yù)的公司進(jìn)行比較。 31 2） 評價(jià)主體 評價(jià)主體，即由誰來實(shí)施獨(dú)立評估。 ? 定期詢問職員理解及執(zhí)行企業(yè)相關(guān)規(guī)定的情況。例如，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對財(cái)務(wù)人員針對交易正確性和完整性實(shí)施的內(nèi)控活動實(shí)施日常的監(jiān)管。不過，獨(dú)立評估發(fā)生在事實(shí)之后，比起持續(xù)性監(jiān)督程序，可更快地發(fā)現(xiàn)問題。 28 ? 與股東、監(jiān)管者、財(cái)務(wù)分析師以及其它外界的交流，可以了解企業(yè)所面臨的情況和風(fēng)險(xiǎn)。 ? 管理層與董事會及其委員之間的溝通至關(guān)重要。比如，發(fā)現(xiàn)滯銷的存貨不僅要在財(cái)務(wù)報(bào)告上留下準(zhǔn)確的記錄，更重要的是對存貨滯銷的原因作出判斷。 3） 信息系統(tǒng)的整合 信息系統(tǒng)是經(jīng)營行為的一個(gè)組成部分，它通過獲取決策所需的信息來影響控制，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息系統(tǒng)可以更迅速、更廣泛提供更有價(jià)值的信息，對企業(yè)的管理影響更加深遠(yuǎn)，甚至影響到企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，一項(xiàng)最新發(fā)布的研究表明，信息系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和應(yīng)用已經(jīng)開始同組織的整體戰(zhàn)略整合在一起。 2） 信息加工和報(bào)告 信息是決策的基礎(chǔ)，但并非所有的信息都是有用的信息，因此，需要對信息進(jìn)行加工整理，歸納匯總，根據(jù)需要向不同的部門和人員報(bào)告不同的信息。他們必須了解各自在內(nèi)部控制體系中擔(dān)任的角色，以及個(gè)人行為與他人工作的相互關(guān)系。 23 這兩類對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的控制是相互關(guān)聯(lián)的。 控制活動的要素 — 政策和程序 控制活動一般包含兩個(gè)要素，即：第一個(gè)要素，政策 —它描述應(yīng)該做什么，第二個(gè)要素，程序 — 它描述應(yīng)該怎樣做；政策是程序的基礎(chǔ)，同時(shí)，程序又影響政 策的執(zhí)行。 ? 高層復(fù)核 —— 管理層將實(shí)際業(yè)績情況和預(yù)算相比較，將當(dāng)期業(yè)績和前期相比較，將本企業(yè)的業(yè)績情況與競爭對手相比較，對企業(yè)主要行為進(jìn)行追蹤，以衡量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的程度。很多公司重組后大量削減人員，就碰到了嚴(yán)重的控制缺陷。風(fēng)險(xiǎn)評估的本質(zhì)就是一個(gè)識別變化的環(huán)境并采取相應(yīng)行動的過程，風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)持續(xù)地進(jìn)行 , 并且應(yīng)特別關(guān)注下面的情形： ? 變化的經(jīng)營環(huán)境 —— 變化的法律或經(jīng)濟(jì)環(huán)境可能導(dǎo)致 19 競爭壓力的增加和顯著不同的風(fēng)險(xiǎn)。 ? 企業(yè)經(jīng)營活動的性質(zhì)、員工對資產(chǎn)的接觸途徑 ——產(chǎn)生挪用。（例如：出現(xiàn)新的、更高效的油氣開采技術(shù)，未掌握相關(guān)技術(shù)的公司會導(dǎo)致市場競爭力降低，進(jìn)而影響經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)） ? 不斷變化的客戶需求和期望 —— 影響產(chǎn)品開發(fā) 、定價(jià)。風(fēng)險(xiǎn)評估的前提條件是設(shè)立目標(biāo)，只有先確立了目標(biāo)， 管理層才能針對目標(biāo)確定風(fēng)險(xiǎn)并采取必要的行動來管理風(fēng)險(xiǎn)。 組織結(jié)構(gòu) 組織結(jié)構(gòu)是權(quán)責(zé)分工的架構(gòu)，在此架構(gòu)中規(guī)劃、執(zhí)行、控制和監(jiān)督為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)而進(jìn)行的活動，每個(gè)企業(yè)都可根據(jù)自己的需要確定組織結(jié)構(gòu)，可以是集權(quán)型，也可以是分權(quán)型，可以是直接的報(bào)告關(guān)系，也可以是矩陣型組織結(jié)構(gòu)，可 15 以按產(chǎn)品或行業(yè)組織，也可以按地理分布或功能組織，但不論何種組織結(jié)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)， 進(jìn)行適當(dāng)?shù)募谢蚍稚?，確保信息的上傳、下達(dá)和在各業(yè)務(wù)間的流動，確保企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 管理層的經(jīng)營理念和經(jīng)營風(fēng)格 管理層的經(jīng)營理念和經(jīng)營風(fēng)格影響企業(yè)的管理方式，包括面對各種風(fēng)險(xiǎn)的態(tài)度。 ? 內(nèi)部審計(jì)職能薄弱，沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和報(bào)告不正確的行為。管理層必須建 立和保持適當(dāng)?shù)膬?nèi)控，遵循公司已有的會計(jì)準(zhǔn)則和流程，保證交易記錄的完整和準(zhǔn)確。為了獲得或維持業(yè)務(wù)而進(jìn)行賄賂、回扣或其他誘惑等都是不允許的。 4） 遵守道德準(zhǔn)則的責(zé)任 明確員工必須遵守道德準(zhǔn)則。人的道德價(jià)值觀影響著人的行為。 內(nèi)部控制五要素之間的配合和聯(lián)系，組成了一個(gè)完整的系統(tǒng)，可以靈活地隨條件變化而變化。信息不僅包括內(nèi)部產(chǎn)生的信息，還包括與企業(yè)經(jīng)營決策和對外報(bào)告相關(guān)的外部信息。內(nèi)控環(huán)境要素是推動企業(yè)發(fā)展的發(fā)動機(jī)，也是其他一切要素的核心，包括員工的誠信、職業(yè)道德和工作勝任能力；管理層的經(jīng)營理念和經(jīng)營風(fēng)格；董事會或?qū)徲?jì)委員會的監(jiān)管和指導(dǎo)力度；企業(yè)的權(quán)責(zé)分配方法和人力資源政策。 （三） COSO 內(nèi)部控制框架 的組成要素 COSO 內(nèi)部控制框架認(rèn)為， 內(nèi)部控制系統(tǒng)是由內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、內(nèi)控活動、信息與溝通、監(jiān)督五要素組成，它們?nèi)Q于管理層經(jīng)營企業(yè)的方式，并融入管理過程本身，其相互關(guān)系可以用下面模型表示。 （二） 對內(nèi)部控制定義的理解 應(yīng)該從以下幾個(gè)方面理解內(nèi)部控制的定義： 第一，內(nèi)部控制是一個(gè)“過程” ，而且是一個(gè)動態(tài)的過程 。 股份公司作為紐約證交所上市 4 公司，需要按照法案要求，引進(jìn) COSO 內(nèi)部控制框架，整合現(xiàn)有內(nèi)部控制，滿足法案的要求。 FCPA除了規(guī)定了關(guān)于反賄賂的條款外，還規(guī)定了與會計(jì)及內(nèi)部控制有關(guān)的條款。 這種理解 沒有錯， 但不全面。 （一） COSO 內(nèi)部控制框架的產(chǎn)生和發(fā)展過程 內(nèi)部控制理論的發(fā)展是一個(gè)逐步演變的過程，大致可以區(qū)分為內(nèi)部牽制、內(nèi)部控 制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)與內(nèi)部控制整體框架四個(gè)階段。兩年后，該委員會提出了很多有價(jià)值的建議。 （二） 中石油目前的內(nèi)部控制體系與 COSO 內(nèi)部控制框架的差距 目前，股份公司通過多年的管理實(shí)踐和積累，已經(jīng)建立了一套針對石油行業(yè)的行之有效的內(nèi)控體系，但與 COSO 內(nèi)部控制框架的要求相比還存在一些距離。 第二，內(nèi)部控制受到“人”的因素的影響，它并不僅僅是政策手冊和表格，不僅僅是管理人員、內(nèi)部審計(jì)或董事會，而是組織中的每一個(gè)人，每一個(gè)人都對內(nèi)部控制負(fù)有責(zé)任并受到內(nèi)部控制的影響；是“人”建立企業(yè)的目標(biāo)，并將控制機(jī)制賦予實(shí)施。 監(jiān)督 ? 不斷評估內(nèi)部控制系統(tǒng)的表現(xiàn)。每個(gè)企業(yè)都面臨著諸多來自內(nèi)部和外部的風(fēng)險(xiǎn)，影響企業(yè)既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 內(nèi)控體系五要素之間的關(guān)系我們可以理解為：企業(yè)的核心是人，人的誠信、道德價(jià)值觀和勝任能力構(gòu)成了企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境，這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。對此，本次 9 培訓(xùn)以大型公司為例，未考慮中小公司的差異。主要包括以下內(nèi)容： 1） 利益沖突 每一個(gè)員工都有責(zé)任將公司利益放在第一位，避免私人利益與公司利益的沖突。 6） 保密 機(jī)密信息是一間公司最重要的資產(chǎn)之一。員工代表公司購買商品應(yīng)遵循公司的采購政策。 對于企業(yè)來說，首要的工作是建立一套員工能夠接受和理解的誠信和道德標(biāo)準(zhǔn)，如道德行為手冊；其次是必須讓員工知曉和理解這些規(guī)定（例如：要求所有員工定期簽字確認(rèn)），這是執(zhí)行的前提條件；最后就是貫徹執(zhí)行。 勝任能力 勝任能力是要求員工具備完成工作任務(wù)所需的知識和技能，目的是保證員工能夠正確理解相關(guān)規(guī)定、及時(shí)恰當(dāng)分析和處理業(yè)務(wù)，這是維護(hù)內(nèi)部控制有效性的必備條件。它們都深深地影響著內(nèi)部控制的成效。 人力資源政策和措施 人力資源政策和措施是關(guān)于員工聘用、培訓(xùn)、考核、進(jìn)升、薪酬等方面的政策和程序，目的是聘用和維持有能力的人員，保證公司的計(jì)劃得以實(shí)施，目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。業(yè)務(wù)活動層 面的 目標(biāo)應(yīng)該清楚，易于理解，以便從事該操作的人能實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，同時(shí)還必須是可衡量的，以便于考核。 ? 自然災(zāi)害 —— 造成損失。如果現(xiàn)有程序可能已經(jīng)足夠或只需要執(zhí)行得更好，那么就不必制定附加程序。 ? 經(jīng)營的快速增長 — — 當(dāng)經(jīng)營快速擴(kuò)張，現(xiàn)有制度的局限可能導(dǎo)致控制失效；當(dāng)程序變動或新人員增加時(shí)，現(xiàn)有的監(jiān)督可能就不能保持充分的控制。另外，當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和法律環(huán)境可能帶來獨(dú)特的風(fēng)險(xiǎn)因素。如：系統(tǒng)對數(shù)據(jù)錄入設(shè)定編輯復(fù)核功能，并對數(shù)據(jù)修改實(shí)行系統(tǒng)性控制；客戶訂單，只有與經(jīng)