【正文】 按照COSO 框架標(biāo)準(zhǔn)建立股份公司內(nèi)部控制體系是我們本階段的主要內(nèi)容。內(nèi)部控制促進(jìn)效率性，降低資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)，并有助于確保財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性和對于法律法規(guī)的遵循性。但是外部單位不會對公司內(nèi)部控制負(fù)有責(zé)任，也不是公司內(nèi)部控制體系中的一部分。 ? 其他人員 – 內(nèi)部控制從某種程度上是組織中每個(gè)人的責(zé)任，每個(gè)員工都產(chǎn)生內(nèi)部控制系統(tǒng)中所使用的信息，或者用行動來影響著內(nèi)部控制，因此所有的人都有責(zé) 任向上匯報(bào)溝通組織中的問題，匯報(bào)違反行為準(zhǔn)則的情況，以及違反政策或法律的行為。 一個(gè)強(qiáng)大的、活躍的董事會通常能夠結(jié)合有效的匯報(bào)渠道和有力的財(cái)務(wù)、法律和內(nèi)部審計(jì)職能來發(fā)現(xiàn)和糾 36 正管理層存在的問題。依次的，高級管理人員負(fù)責(zé)建立更為具體的內(nèi)部控制政策和程序，并向企業(yè)員工分配。 五、 員工在內(nèi)部控制中的作用與責(zé)任 組織中的每一個(gè)人都對內(nèi)部控制負(fù)有責(zé)任。 ? 成本收益原則 —— 控制環(huán)節(jié)越多，控制措施越復(fù)雜，相應(yīng)的控制效果可能會越好，但控制成本也會越高。 例如：代替缺席或生病雇員的臨時(shí)職員，可能不能正確地執(zhí)行控制的職責(zé)。具體表現(xiàn)在： ? 判斷失誤 —— 判斷是人在事情發(fā)生時(shí)依據(jù)現(xiàn)有信息的所做出的，個(gè)人的判斷不能保證絕對正確，并且難以避免主觀性，從而影響內(nèi)部控制的有效性。控制沒有文本化并不意味著內(nèi)控系統(tǒng)是無效的或無法評估，不過當(dāng)需要向更多人提供有關(guān)內(nèi)部控制的闡述或評估時(shí)，內(nèi)部控制文本化的性質(zhì)和程度將會提高 。 6） 文本化 企業(yè)內(nèi)部控制的文本化有利于評估，有利于增進(jìn)員工對內(nèi)控系統(tǒng)如何運(yùn)行及各自職責(zé)的理解，更易于必要時(shí)對其修改。內(nèi)部控制的缺陷應(yīng)自下而上進(jìn)行報(bào)告，重要事項(xiàng)應(yīng)報(bào)知高層管理人員和董事會。 ? 保證采取必 要的追蹤措施，必要時(shí)修改后續(xù)的評估部分。 ? 分析內(nèi)部審計(jì)的控制評估工作，考慮外部審計(jì)師與控制相關(guān)的發(fā)現(xiàn)。 評估方法有許多可供選擇，包括檢查清單、調(diào)查問卷和流程圖等方法。他或她可能親自評價(jià)內(nèi)控環(huán)境因素，然后請部門內(nèi)負(fù)責(zé)各種經(jīng)營活動的人員評價(jià)其他要素的有效性。例如，那些致力于重大風(fēng)險(xiǎn)或?qū)p小風(fēng)險(xiǎn)具有重要作用的控制就應(yīng)經(jīng)常地進(jìn)行評價(jià)。盡管持續(xù)性監(jiān)督程序可以提供關(guān)于其他控制要素有效性的重要反饋信息，但經(jīng)常地對系統(tǒng)的有效性直接進(jìn)行評估也是十分必要的。這種方式不但能指出控制中存在的個(gè)別問題，還能增強(qiáng)參與者的控制意識。例如，產(chǎn)成品存貨應(yīng)定期進(jìn)行盤點(diǎn)，將盤點(diǎn)的數(shù)據(jù)與相應(yīng)的 30 會計(jì)數(shù)據(jù)核對并記錄存在的差異。 ? 適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)和監(jiān)督行為不但監(jiān)督內(nèi)控職能的執(zhí)行并且能夠發(fā)現(xiàn)內(nèi) 控的缺陷。持續(xù)性監(jiān)督行為有下面一些例子： ? 在執(zhí)行常規(guī)管理行為時(shí)，經(jīng)營管理層取得內(nèi)部控制持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)的證據(jù)。與獨(dú)立評估相比，由于持續(xù)性監(jiān)督程序在實(shí)時(shí)基礎(chǔ)上實(shí)施、動態(tài)地應(yīng)對環(huán)境的變化，并在企業(yè)中根深蒂固而顯得更加有效。另一種有影響力的溝通手段是管理層在領(lǐng)導(dǎo)下屬工作時(shí)的言行。 ? 與外部審計(jì)師的溝通，管理層和董事會可以了解重要的 控制信息。同樣，董事會也應(yīng)該向管理層傳達(dá)其所需要的信息，并提供指導(dǎo)和反饋。例如為員工提供直接接觸財(cái)務(wù)總監(jiān)或企業(yè)法律顧問這樣的高層領(lǐng)導(dǎo)的渠道；總裁可以定期抽出時(shí)間接待員工來訪，并且讓員工知道為任何事情的來訪都是受歡 27 迎的；總裁也可以定期去車間拜訪他的員工，形成一種人們能夠交流難題和關(guān)心的問題的氛圍。 ? 員工也需要知道在企業(yè)中自下而上傳遞重要信息的方法和渠道。這樣，就可以了解到系統(tǒng)潛在的缺陷，并采取預(yù)防的措施。 溝通 溝通是信息系統(tǒng)固有的，是將信息提供給相關(guān)人員，以便與其履行職責(zé)，溝通必須貫穿于信息處理的整個(gè)過程，有效的溝通不僅在整個(gè)企業(yè)內(nèi)進(jìn)行，也包括與外部進(jìn)行的溝通。如果不考慮，系統(tǒng)很可能無法提供管理層和其它人員需要的有用信息。信息是否及時(shí) —— 當(dāng)我們需要時(shí)就能獲得嗎？ 1） 信息的識別和獲取 信息的識別和獲取的方式是多種多樣的：信息系統(tǒng)可以采取監(jiān)控方式，定期獲取特定的數(shù)據(jù)；或者，可以采取某些特定的方式獲取所需信息，如通過問卷、采訪、廣泛的市場需求調(diào)研或針對特定群體的調(diào)查獲得顧客對產(chǎn)品和服務(wù)的需求信息；通過與顧客、供應(yīng)商、監(jiān)管者以及員工的談 話獲得識別風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所必需的重要信息；參加專業(yè)或行業(yè)的研討會也可以獲得有價(jià)值的信息。 信息 企業(yè)的管理活動依賴于各種信息，既包括內(nèi)部生成的信息，也包括從外部獲取的行業(yè)、經(jīng)濟(jì)、監(jiān)管等方面的信息。所有人員都要從高級管理層獲得明確的信息：必須認(rèn)真對待控制責(zé)任。這里所說的信息是指來源于企業(yè)內(nèi)部及外部，與企業(yè)經(jīng)營相關(guān)的財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)的信息。例如，公司的銷售政策規(guī)定給予金額在 20 萬以上訂單以 8 折優(yōu)惠；系統(tǒng)根據(jù)事先的設(shè)定，對于 20萬以上的訂單自動給予 20%的折扣優(yōu)惠，而對于 20 萬以下訂單僅允許全價(jià)銷售。 信息系統(tǒng)的控制 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)，包括小公司或大公司的部門，都引進(jìn)、建立和運(yùn)用了現(xiàn)代化信息處理系統(tǒng)，現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)不僅提高了企業(yè)的工作效率，而且也改變企業(yè)的經(jīng)營方式和方法， 甚至影響企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，因此信息系統(tǒng)的控制 十分重要 。例如，交易的授權(quán)、記錄和處理相關(guān)資產(chǎn)的職責(zé)應(yīng)予以分離；授權(quán)賒銷的經(jīng)理應(yīng)不負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的記錄或現(xiàn)金收入的處理。如：系統(tǒng)對數(shù)據(jù)錄入設(shè)定編輯復(fù)核功能，并對數(shù)據(jù)修改實(shí)行系統(tǒng)性控制；客戶訂單，只有與經(jīng)批準(zhǔn)的客戶文件和信用額度相符，才能被接受；交易應(yīng)按連的編號記賬；系統(tǒng)管理員對例外事項(xiàng)報(bào)告進(jìn)行跟蹤調(diào)查，必要時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 內(nèi)控活動類型： 控制活動可以有不同的描述方式： 針對企業(yè)的不同目標(biāo)，控制活動可以分為以下三個(gè)類型：即為 提高經(jīng)營效率效果、 增強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、遵守法規(guī)等目標(biāo)的三類控制活動； 根據(jù)控制活動的不同作用，控制活動又可以分為：預(yù)防性控制、檢查性控制、指導(dǎo)性控制、 糾錯(cuò)性控制、 補(bǔ)償性控制等五種類型； 根據(jù)組織中實(shí)施人員的不同，控制活動也可以分為：高層復(fù)核、指導(dǎo)并管理業(yè)務(wù)活動、信息處理、實(shí)物控制、業(yè)績指標(biāo)分析、職責(zé)分離等。另外，當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和法律環(huán)境可能帶來獨(dú)特的風(fēng)險(xiǎn)因素。重組可能導(dǎo)致內(nèi)部裁員，職責(zé)分工的合并，或者，原來的一個(gè)重要控制崗位被取消，卻沒有相應(yīng)的替代控制出現(xiàn)。 ? 經(jīng)營的快速增長 — — 當(dāng)經(jīng)營快速擴(kuò)張，現(xiàn)有制度的局限可能導(dǎo)致控制失效；當(dāng)程序變動或新人員增加時(shí)，現(xiàn)有的監(jiān)督可能就不能保持充分的控制。在一個(gè)環(huán)境下有效的內(nèi)部控制在另一環(huán)境下未必有效。如果現(xiàn)有程序可能已經(jīng)足夠或只需要執(zhí)行得更好，那么就不必制定附加程序。 ? 管理層職責(zé)的改變 —— 影響某些實(shí)施控制的方式。 ? 自然災(zāi)害 —— 造成損失。導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的因素包括內(nèi)部和外部兩個(gè)方面： 17 外部因素包括： ? 技術(shù)發(fā)展 —— 影響研發(fā)的性質(zhì)和時(shí)機(jī)，或帶來采購的變化。業(yè)務(wù)活動層 面的 目標(biāo)應(yīng)該清楚，易于理解，以便從事該操作的人能實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，同時(shí)還必須是可衡量的，以便于考核。 16 為了加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的控制，必須進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估， 風(fēng)險(xiǎn)評估是 指對相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和分析， 是發(fā)現(xiàn)和分析那些影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)的過程，是確定如何管理和控制風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)。 人力資源政策和措施 人力資源政策和措施是關(guān)于員工聘用、培訓(xùn)、考核、進(jìn)升、薪酬等方面的政策和程序，目的是聘用和維持有能力的人員，保證公司的計(jì)劃得以實(shí)施，目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。管理層的經(jīng)營理念和經(jīng)營風(fēng)格還表現(xiàn)在：管理層對財(cái)務(wù)報(bào)告的態(tài)度，在會計(jì)政策選擇方面是否謹(jǐn)慎，進(jìn)行會計(jì)估計(jì)時(shí)是否遵循審慎性原則，對待數(shù)據(jù)處理、會計(jì)職能及人事管理等方面的態(tài)度等等。它們都深深地影響著內(nèi)部控制的成效。 補(bǔ)充說明一點(diǎn)，股份公司的治理結(jié)構(gòu)與國外有所不同，股份公司設(shè)置監(jiān)事會，其職能類似于國外審計(jì)委員會的職能，所以股份公司的董事會、審計(jì)委員會和監(jiān)事會都需要符合上述條件。 勝任能力 勝任能力是要求員工具備完成工作任務(wù)所需的知識和技能，目的是保證員工能夠正確理解相關(guān)規(guī)定、及時(shí)恰當(dāng)分析和處理業(yè)務(wù)，這是維護(hù)內(nèi)部控制有效性的必備條件。 ? 組織高度分散，可能導(dǎo)致高層管理人員不清楚基層的行為，缺少必要的監(jiān)管，因此，減 少了基層舞弊被發(fā)現(xiàn)的機(jī)會。 對于企業(yè)來說，首要的工作是建立一套員工能夠接受和理解的誠信和道德標(biāo)準(zhǔn)，如道德行為手冊；其次是必須讓員工知曉和理解這些規(guī)定（例如：要求所有員工定期簽字確認(rèn)），這是執(zhí)行的前提條件；最后就是貫徹執(zhí)行。 9） 全面、公正、正確、及時(shí)地理解財(cái)務(wù)報(bào)告及其披露事項(xiàng) 因?yàn)楣颈仨毺峁┩暾?、公正、及時(shí)和可理解的披露報(bào)告及文件，并存檔或呈交給證監(jiān)會以及公共傳媒，所以每一個(gè)員工都有責(zé)任保證會計(jì)記錄的準(zhǔn)確性。員工代表公司購買商品應(yīng)遵循公司的采購政策。 7） 公平交易 每一個(gè)員工都應(yīng)該努力去公平對待顧客、供應(yīng)商、競爭者、公眾，并遵循商業(yè)道德規(guī)范。 6） 保密 機(jī)密信息是一間公司最重要的資產(chǎn)之一。對檢舉人應(yīng)當(dāng)建立保密制度，包括匿名保護(hù)。主要包括以下內(nèi)容： 1） 利益沖突 每一個(gè)員工都有責(zé)任將公司利益放在第一