【正文】 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。 (三 )復(fù)文 經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限 (如需簽辦，則以 文書簽辦單 辦理，簽辦單連同業(yè)務(wù)接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫于 第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門 (原發(fā)文部門 )，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后 。 (三 )業(yè)務(wù)接洽便函 :以公文三段式或以條例方式逐點敘述。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。 第三條 各單位應(yīng) 發(fā)揚實事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。 向國內(nèi)外宣布重大事件， 用公告 。 (十 )會議紀(jì)要 傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用 會議紀(jì)要 。 (四 )公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。 第九條 對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發(fā)文。 第十四 條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。 (三 )凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。 第十七條 發(fā)文處理。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。 審核的重點 : 1．是否需要行文。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。印章蓋在年下月、目的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明 此頁無正文 字樣。 第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖 表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對整理后，于次年 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 49 第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場所或家中。 打印文件要美觀大方，符合公文格式。 審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核 后送辦公室核稿。 4．草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。各分公司、各 部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。 (二 )承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。 第十三條 向上級請示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人 (除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外 )。 第八條 公文紙一般用 16 開，在左側(cè)裝訂。 (三 )發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn) 。 經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用 決議 。 (三 )指示 對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用 指示 。 三、公文處理實施細(xì)則 □ 總則 第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實際情況，特制定本實施細(xì)則。 (二 )經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級以上 主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者 )則于廠 (處 )長 (部、室主管 )簽示后，由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記于 簽呈事務(wù)備查表 轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 41 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長 )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記 批示 情形，呈送廠 (處 )長 (部室主管 )核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 40 □ 文書處理方式 第十七條 文書結(jié)構(gòu) (一 )公告 :以 主旨 依據(jù) 公告事項 三段式斟酌運用。 第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理 (一 )發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于 業(yè)務(wù)接洽便函 第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于 收 (發(fā) )文編號登記表 再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 39 之先后整理以備稽催。第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 3．收發(fā)人員收到辦妥的來文及 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)時 : A 如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同 文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人 B 如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵 。 3．主動發(fā)文號碼與一般收復(fù)文號碼采取同一編號順序。 ○○○○為公司收 (發(fā) )文流水號。 第十條 收發(fā)文登記單 (一 )第一聯(lián)為收 (發(fā) )文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。 (七 )因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為 之。 (四 )特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 7．應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 32 元經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 D 總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文 (但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定 )。訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵤? (二 )本企業(yè)各類資料對 外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如下表 資料服送對象 主辦部門 提供部門 備注 一、金融機構(gòu) 二、主管機構(gòu) （一）稅務(wù)主管機構(gòu) （二）商業(yè)及證券主管機構(gòu) （三）工廠主管機構(gòu) （四）外匯貿(mào)易主管機構(gòu) 財務(wù)部門 各公司會計處 法律事務(wù)所 各公司總經(jīng)理或獨立廠區(qū)之管理部門 資材部 各公司會計處 各公司會計室 各分司會計處 各分司會計處及技術(shù)、工務(wù)部門 各分司會計處 會：法律事務(wù)室 會：法律事務(wù)室財務(wù)部如發(fā)布資料涉及公 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 30 三、報界資料 四、業(yè)務(wù)往來客戶 五、股東及一般性客戶營業(yè)部門 秘書室 營業(yè)部門 各公司總經(jīng)理室 各公司總經(jīng)理室 由營業(yè)部門委請設(shè)計 編制 各公司及總管理處有關(guān)部門 司業(yè)務(wù)政策事項應(yīng)報告長核定后始得向外宣布 （一）務(wù)求文字簡要，設(shè)計新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。 第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改 。 第十八條 保管條件 底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在 13 一 15 度之間，相對濕度應(yīng)保持35%一 45%。 2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式 :在盒套上置標(biāo)注頁。 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 24 第十三條 文字說明的編寫 l．文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者 (攝制者 )等。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。 2．接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件 。 4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。 第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后 。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 中國最大的資料庫下載 (四 )平時歸卷 第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。 第 十 二 條 本 公 司 反 映 主 要 職 能 活 動 的 報 告 、 總結(jié)。 2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 18 像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 (五 )董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文，用 xx 董 xx 字 (xx 年 )xx 號 。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。 第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù) 。秘密文件由閱文人妥善保管。 公文管理規(guī)定 第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。 2．立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 (6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等 。 (一般為月 底一小清，季末一中清、年終一總清 )。 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 12 9．文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā) 。 3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。 (6)其他有關(guān)全廠的重大事項 。 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 10 3．對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。 4．文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。 2．一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。以部門名義下發(fā)的 生產(chǎn)工作計劃安排，專題會議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對，復(fù)印、發(fā)送。并根據(jù) 公司安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打安。由辦公室主任提出處理意見后，簽 收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。 2．文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。 3．私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。 3．及進(jìn)準(zhǔn)確做好公文的處理工作。 3．對擅自外借文件、檔案負(fù)責(zé)。 5．文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 中國最大的資料庫下載 中國最大的資料庫下載 6 2．由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全公司性的月生產(chǎn)，工作計劃和一個時期全公司的工作安排以及重要專題會議的紀(jì)要等 ，也應(yīng)安排打印。 8．打字員要愛護(hù)計算機等物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作物品領(lǐng)用登記費用統(tǒng)計工作。 企業(yè)文件管理制度 (一 )總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文件處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。 第五條 公文的編號保管 1．兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號，保 管。 第七條 文件的傳閱與催辦 1．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 6．按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。 2．黨委、廠部下發(fā)文件主要用于 : (1)公布全廠規(guī)章制度 。 4．在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一