【正文】 借閱檔案人對被查閱檔案資料負(fù)保密責(zé)任。新員工在經(jīng)過面試、復(fù)試，辦理完入職手續(xù)后進(jìn)入試用期，從進(jìn)入試用期之日起，為該員工正式建立個人人事檔案，并檢查該員工一級人事檔案資料是否完整，如有缺漏，應(yīng)提醒員工本人及時補齊，有特殊情況應(yīng)做出書面解釋附在本人檔案資料中。三、歸檔要求：一級檔案中，除員工應(yīng)聘、面試記錄資料為原件，其它均應(yīng)為復(fù)印件；二級檔案中凡公司內(nèi)部形成的有關(guān)材料均為原件，員工獲得學(xué)歷或職稱考試，參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)或各種會議等外部活動形成的檔案材料可以用復(fù)印件存檔。(4)在銷毀公司員工檔案資料時，必須由綜合行政部負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督銷毀。(1)原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范；(2)新錄用的員工，應(yīng)及時建立檔案、造冊登記，并更新員工電子信息花名冊；(3)檔案按在職人員、離職人員分開管理，按部門/項目分類存檔，應(yīng)編號、制檢索目錄；(4)當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動時（如學(xué)歷變動，身份證信息變動、技術(shù)職稱變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交綜合行政部歸檔，原件當(dāng)場查驗；(5)對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整；立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備；(6)離職員工檔案每月清查，按所在項目及離職月份歸類存檔，離職員工檔案保存二年后方可銷毀（管理人員保留至該員工離崗五年止），且須有電子及紙質(zhì)版銷毀記錄。：(1)個人簡歷；(2)應(yīng)聘登記表；(3)性格/氣質(zhì)測試表；(4)入職承諾書；(5)試用審批表；(6)個人證件（身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、資格證 書復(fù)印件、職稱復(fù)印件、機動車駕駛證復(fù)印件）；(7)原單位離職證明/離職聲明；(8)筆試試題。七、附則（1）本制度自公布之日起生效。相關(guān)利用者對人事檔案的調(diào)閱必須進(jìn)行調(diào)閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為7天，逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時催還。這樣排列的好處是便于查閱，同時可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。四、人事檔案的管理規(guī)范 第一條檔案的分類（1）試用期員工和臨時工檔案。第三條企業(yè)人員借調(diào)時，員工檔案仍有原部門進(jìn)行保存。進(jìn)行借檔登記。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。第八條 人事檔案管理的基本內(nèi)容 一、一級檔案（原始材料）求職登記表面試評價表員工錄用審批單錄用通知書薪酬說明書 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司員工個人簡歷員工身份證、戶口復(fù)印件各一張，一寸免冠照片二張，無違紀(jì)證明一張。第七條統(tǒng)計制度人事檔案的數(shù)量。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。再次，在檔案目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)：，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。(二)文件材料的收集管理第27頁，共7頁第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。1． 4部門歸檔工作由部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，按檔案的分類指定人員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷歸檔。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)技術(shù)總監(jiān)審批，登記造冊。第四十九條 案卷要求：（一）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。第四十七條 文字說明的編寫：（一）文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。（六）其它具有保存價值的聲像資料。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財會檔案及基建檔案材料。第十一條 公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)。第六條公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認(rèn)可后會計部才給予核報差旅費。檔案員對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。第條 pnb0案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第五十六條文書檔案立卷歸檔規(guī)定(一)總則第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本規(guī)定。第四十八條 第四十九條 銷毀過期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。第四十條 公司職工因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須辦理借閱手續(xù)。填寫的字亦要工整。第二十七條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、第二十一條 反映公司各項生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動的有保存價值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財務(wù)資料、市場營銷資料等。本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。對丟失參考價值、無保存意義的資料應(yīng)及時清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。各部門均應(yīng)指定專(兼)職檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。 167。167。 檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。167。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。 設(shè)備管理部設(shè)專人負(fù)責(zé)各種機械設(shè)備完整檔案（購置發(fā)票復(fù)印件、機械說明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；167。9． 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。（二）檔案的調(diào)用1． 公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。（2）各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第四十四條 庫房門窗日常要鎖緊，節(jié)假日要加封，上下班時要檢查。第三十七條 外單位借閱檔案，須持介紹信（需說明借閱的內(nèi)容、用途、經(jīng)辦人的身份證）經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記后方可借閱。第六章 檔案鑒定、銷毀、統(tǒng)計第三十條 檔案鑒定應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點去鑒別檔案的價值，認(rèn)真負(fù)責(zé)地提出處理意見。第二十四條 檔案庫房是保存企業(yè)文獻(xiàn)資料機密的重地，必須設(shè)在安全地點，結(jié)構(gòu)堅固，室內(nèi)要保持適宜的溫濕度，庫房要有專人管理，做好庫房保衛(wèi)、保管工作，確保庫房安全。：應(yīng)于翌年一季度末前歸檔。第十七條 歸檔的案卷應(yīng)做到：文件齊全、完整，分類清楚，標(biāo)題明確，保管期限劃分準(zhǔn)確，每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄與備考表，案卷封皮書寫要整齊、端正。第6頁，共7頁，除檔案員及主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員未經(jīng)允許，不得進(jìn)入庫房。、架，存放方法要科學(xué)和便于查找。6．積極開發(fā)會計檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟效益提供利用。4．會計檔案分類方法 年度形式保管期限5．會計檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。特殊情況，確實需要借閱的，需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。5．參加會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文字材料。文書檔案書寫一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書用筆或水，字跡要清楚，書寫要端正。（二）人事方面的關(guān)于個人檔案及有關(guān)資料。（三）各種機密檔案材料，要實行定期清查和按時歸檔，收退、銷毀。第一條 檔案借閱制度（一）借閱檔案者應(yīng)先向檔案管理員說明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內(nèi)，查閱后必須在利用登記簿上認(rèn)真登記，寫明借閱理由，如借閱要求不當(dāng)，檔案員有權(quán)拒絕借閱。第二十五條 庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。（五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。公司全體員工有義務(wù)提供建立檔案所需資料。第二條 適用范圍：本制度適用于xx公司及其下屬項目部，凡在本公司試用、在職和離職的正式員工，自入職開始均應(yīng)建立員工檔案。（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、過程文件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分開；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領(lǐng)導(dǎo)的絕密文件可歸入員工檔案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應(yīng)單獨立卷歸入其它人事檔案。備考表應(yīng)置卷尾。（十）企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案管理員歸檔。（五）借閱者要精心保護好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁、作記號，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫出書面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。（六）經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)按級負(fù)責(zé)，追究責(zé)任，對泄密者，要進(jìn)行批評教育，嚴(yán)重者給予處分。（七）本企業(yè)創(chuàng)造發(fā)明的新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品等。2．無特殊保存價值的信封。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。交通肇事、工傷事故處理單據(jù)。4．會計檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。2．會計檔案保管期期滿，需要銷毀時，由檔案管理員提出銷毀意見，會同財務(wù)部門派人監(jiān)銷。（二）檔案庫房的一般要求1．保持檔案庫房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。第十五條 各專業(yè)工程技術(shù)人員要把科技文件材料的形成、積累納入工作程序，并按科技檔案歸檔范圍把有價值的準(zhǔn)確資料及時歸檔。第二十條 檔案的歸檔時間：：在翌年第二季度前歸檔。第五章 檔案保管和庫房管理第二十三條 檔案室必須采用科學(xué)方法，做好檔案材料的保管工作，保護檔案材料的安全，延長檔案的壽命。借出的案卷歸還時要清點核對，檢查入庫。第三十四條 檔案人員對所管理的檔案，年終要進(jìn)行全年統(tǒng)計，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)第8頁，共7頁量和檔案工作情況，認(rèn)真填報“檔案工作基本情況”年報，并作為永久卷歸檔。第四十一條 嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室或擅自翻閱檔案，防止泄密和失竊。2．立卷歸檔的范圍（1）重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀(jì)要等；（2）公司的各種規(guī)章制度、實施細(xì)則；（3）上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料；（4）公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；（5）公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（6）公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)；（7）公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重要第10頁，共7頁工作記錄（表單）及工作簡報；（8）公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料；（9）公司管理人員任免的文件資料；（10）關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料；（11）本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料；（12）公司重要設(shè)備檔案、財會檔案及基建檔案材料；（13）反映公司各項生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動的有保存價值的技術(shù)文件、圖紙、信息、市場營銷資料等。（2）文件應(yīng)按不同年份進(jìn)行立卷。6． 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。4．檔案管理人員對集中保管的檔案要進(jìn)行登記編號和編制目錄以便查閱，查閱重要帶密級檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。歸檔文件的檢查： 第二條167。 永久保存：；；；；；；；；。須銷毀的文件須經(jīng)綜合管理部部長批準(zhǔn)，并派專人監(jiān)銷。 167。 聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統(tǒng)一管理； 聲像檔案種類：167。公司綜合管理部秘書負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動、相關(guān)人員購置技術(shù)資料、工具書、購置設(shè)備儀器核報差旅費時，必須將相關(guān)的文件、資料向總經(jīng)理辦公室檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。第三章 歸檔范圍第七條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第二十四條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。第16頁，共7頁第三十二條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。第三十六條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷