現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)-免費(fèi)閱讀
【正文】 ◆ 一次處理一張圖片時(shí)，可以使用 Picture Manager 調(diào)整圖片的顏色，也可以消除因相機(jī)閃光燈而造成的紅眼效果。 （ ） 第六節(jié) 電子檔案的編研 一、電子檔案編研的過程 編研的選題 編研的選材 制定編輯方案 實(shí)施編輯 二、用“ picture manager”軟件處理照片 ◆ 在電子郵件中發(fā)送圖片。 （ 5） 根據(jù)檢索結(jié)果調(diào)整檢索邏輯提問 ，或進(jìn)行再次檢索 . 充分利用技術(shù)手段，確保目錄輸入的效率和質(zhì)量。 與有關(guān)電子文件建立超級(jí)鏈接。 現(xiàn)階段應(yīng)強(qiáng)調(diào)物理歸檔：其理由是：邏輯歸檔的電子文件未存放檔案部門，在管理的技術(shù)條件和規(guī)范還不成熟的情況下，檔案部門難以對(duì)它的安全保管和合法存取進(jìn)行有效的監(jiān)控。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定。 （ 2）使用電子文件通用瀏覽器。 重要文件可以保留多個(gè)版本，不同版本采用同一文件號(hào)，并注明不同的版本號(hào)。 制訂“雙套制”歸檔類目： 類目號(hào) 條 款 名 稱 保管期限 紙質(zhì)文件 電子文件 11 月 、 季 、 半年度會(huì)計(jì)報(bào)表 15 25 12 會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù) 25 13 總分類帳 、 明細(xì)帳 15 14 總分類帳數(shù)據(jù)庫(kù) 25 15 明細(xì)帳數(shù)據(jù)庫(kù) 永久 永久 （三）明確電子文件的積累要求 確定電子文件是通過簽發(fā)或?qū)徟摹白罱K版本”，并對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范命名。 主辦 部門須 及時(shí)送文達(dá)協(xié)辦 部門。 （二） 收文擬辦的原則 領(lǐng)導(dǎo)分工的原則：重要文件誰主管誰閱 批。 規(guī)定公文傳遞模式，電子文件是否打印，紙質(zhì)文件是否掃描?？墒赵谵k公室或各業(yè)務(wù)技術(shù)部門。 如果有紙質(zhì)文件，須留下修改的痕跡。 一般用“函” 、 “意見 ”，請(qǐng)求批準(zhǔn)同意的函也不能多頭主送，其他可多頭主送、抄送。 常見問題有：請(qǐng)示、報(bào)告不分；通知、通報(bào)不分等。 按價(jià)值時(shí)限分：現(xiàn)行文件 、 非現(xiàn)行文件。 全程管理 對(duì)策 （ 1） 系統(tǒng)及各級(jí)機(jī)構(gòu)須建立、健全電子文件歸檔管理的有關(guān)制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和方法，使電子檔案全過程管理有章可循； （ 2） 將制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和方法納入到電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，使檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)盡量能夠自動(dòng)控制電子文件歸檔管理全過程的規(guī)范運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)電子文件統(tǒng)一著錄、登記、分類、鑒定。 （三） 按文件的屬性分 普通文件 、 只讀文件 、 隱含文件 、 加密文件 、 壓縮文件 （四） 按文件的 內(nèi)容 分 企業(yè)單位的歸檔電子文件一般按國(guó)家檔案局下發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行分類。將電子檔案改為歸檔電子文件（ archival electronic records）， 定義為：“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。 電子文件由內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)三要素構(gòu)成。第二章 電子文件與檔案管理 ◆ 電子文件管理是當(dāng)前信息化領(lǐng)域非常 受關(guān)注的熱點(diǎn)課題。 （二） 電子文件的構(gòu)成要素 : 內(nèi)容：用以表達(dá)作者意圖的信息 背景：用以記錄文件形成和管理過程中的有關(guān)信息?！? 電子文件檔案價(jià)值的理解 （ 1）電子文件具有檔案價(jià)值 檔案有兩個(gè)價(jià)值：情報(bào)價(jià)值（參考）價(jià)值和憑證價(jià)值價(jià)值。 四、電子文件管理的要求及對(duì)策 （一）電子文件管理的要求 保障真實(shí)性 :指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。同時(shí)監(jiān)控和記錄針對(duì)文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)、查詢、利用、復(fù)制、轉(zhuǎn)儲(chǔ)等操作過程，以確保電子文件的行政有效性和法律憑證價(jià)值，并確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全、有效。 按行文關(guān)系分：上行文 、 下行文 、 平行文。 一是要想清楚行文目的 : 二是要想清楚行文關(guān)系 : 三是可根據(jù)不同文種設(shè)置不同的公文結(jié)構(gòu)。 下行文 ：對(duì)有隸屬關(guān)系的下級(jí)單位行文。 （ 五 ）明確 辦文程序 擬稿：誰主管的事項(xiàng)誰擬稿。重要文件雙套制歸檔。如領(lǐng)導(dǎo)不善于電腦，電子文件須打印后處理。 主辦牽頭的原則： 必須 也只能有一 個(gè) 主辦部門，其余均為協(xié)辦或傳閱 。 主辦處室不能改動(dòng)擬辦意見 經(jīng)辦人員不能在貼頁(yè)上簽字寫意見 流轉(zhuǎn)時(shí)內(nèi)勤要簽收 所有請(qǐng)示都是催辦件，要即使答復(fù)催辦通知 第三節(jié) 電子文件的積累與歸檔 一、電子文件的積累 （一） 明確電子文件積累的組織 由文書部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集和積累。 對(duì)電子文件進(jìn)行收集積累，將非通用格式的電
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1