現代企業(yè)電子文件管理(2)-免費閱讀
【正文】 ◆ 一次處理一張圖片時，可以使用 Picture Manager 調整圖片的顏色，也可以消除因相機閃光燈而造成的紅眼效果。 （ ） 第六節(jié) 電子檔案的編研 一、電子檔案編研的過程 編研的選題 編研的選材 制定編輯方案 實施編輯 二、用“ picture manager”軟件處理照片 ◆ 在電子郵件中發(fā)送圖片。 （ 5） 根據檢索結果調整檢索邏輯提問 ，或進行再次檢索 . 充分利用技術手段，確保目錄輸入的效率和質量。 與有關電子文件建立超級鏈接。 現階段應強調物理歸檔：其理由是：邏輯歸檔的電子文件未存放檔案部門，在管理的技術條件和規(guī)范還不成熟的情況下，檔案部門難以對它的安全保管和合法存取進行有效的監(jiān)控。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件的歸檔范圍應根據相關規(guī)定。 （ 2）使用電子文件通用瀏覽器。 重要文件可以保留多個版本，不同版本采用同一文件號，并注明不同的版本號。 制訂“雙套制”歸檔類目： 類目號 條 款 名 稱 保管期限 紙質文件 電子文件 11 月 、 季 、 半年度會計報表 15 25 12 會計報表數據庫 25 13 總分類帳 、 明細帳 15 14 總分類帳數據庫 25 15 明細帳數據庫 永久 永久 （三）明確電子文件的積累要求 確定電子文件是通過簽發(fā)或審批的“最終版本”，并對電子文件進行規(guī)范命名。 主辦 部門須 及時送文達協辦 部門。 （二） 收文擬辦的原則 領導分工的原則：重要文件誰主管誰閱 批。 規(guī)定公文傳遞模式，電子文件是否打印，紙質文件是否掃描?？墒赵谵k公室或各業(yè)務技術部門。 如果有紙質文件，須留下修改的痕跡。 一般用“函” 、 “意見 ”，請求批準同意的函也不能多頭主送，其他可多頭主送、抄送。 常見問題有：請示、報告不分；通知、通報不分等。 按價值時限分：現行文件 、 非現行文件。 全程管理 對策 （ 1） 系統及各級機構須建立、健全電子文件歸檔管理的有關制度、規(guī)范、標準和方法，使電子檔案全過程管理有章可循； （ 2） 將制度、規(guī)范、標準和方法納入到電子檔案管理系統的設計中，使檔案計算機管理系統盡量能夠自動控制電子文件歸檔管理全過程的規(guī)范運作，實現電子文件統一著錄、登記、分類、鑒定。 （三） 按文件的屬性分 普通文件 、 只讀文件 、 隱含文件 、 加密文件 、 壓縮文件 （四） 按文件的 內容 分 企業(yè)單位的歸檔電子文件一般按國家檔案局下發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行分類。將電子檔案改為歸檔電子文件（ archival electronic records）， 定義為：“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。 電子文件由內容、背景信息、結構三要素構成。第二章 電子文件與檔案管理 ◆ 電子文件管理是當前信息化領域非常 受關注的熱點課題。 （二） 電子文件的構成要素 : 內容：用以表達作者意圖的信息 背景：用以記錄文件形成和管理過程中的有關信息。” 電子文件檔案價值的理解 （ 1）電子文件具有檔案價值 檔案有兩個價值：情報價值（參考）價值和憑證價值價值。 四、電子文件管理的要求及對策 （一）電子文件管理的要求 保障真實性 :指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。同時監(jiān)控和記錄針對文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)、查詢、利用、復制、轉儲等操作過程，以確保電子文件的行政有效性和法律憑證價值，并確保電子檔案的真實、完整、安全、有效。 按行文關系分：上行文 、 下行文 、 平行文。 一是要想清楚行文目的 : 二是要想清楚行文關系 : 三是可根據不同文種設置不同的公文結構。 下行文 ：對有隸屬關系的下級單位行文。 （ 五 ）明確 辦文程序 擬稿：誰主管的事項誰擬稿。重要文件雙套制歸檔。如領導不善于電腦，電子文件須打印后處理。 主辦牽頭的原則： 必須 也只能有一 個 主辦部門，其余均為協辦或傳閱 。 主辦處室不能改動擬辦意見 經辦人員不能在貼頁上簽字寫意見 流轉時內勤要簽收 所有請示都是催辦件，要即使答復催辦通知 第三節(jié) 電子文件的積累與歸檔 一、電子文件的積累 （一） 明確電子文件積累的組織 由文書部門兼職檔案人員負責收集和積累。 對電子文件進行收集積累，將非通用格式的電
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