【正文】 如果是梅花形排列的四桌，中間的遠(yuǎn)離門口的一桌是主桌，其次是中間的離門近的一桌，再次是左邊，最后是右邊；如果是一字形排開的四桌，還可能是七八桌，都是以中間的一桌為主桌，然后按照離主桌的距離從近到遠(yuǎn)先左后右依次排序。 【舉例】 一對(duì)年輕的戀人準(zhǔn)備舉行婚禮，她們把婚禮的時(shí)間定在十月二號(hào)，結(jié)果當(dāng)天有的朋友因?yàn)槌鲩T旅行沒(méi)能出席婚禮，有的人卻拖家?guī)Э诘娜叶紒?lái)了，使得整個(gè)婚宴很混亂。但是同時(shí)必須認(rèn)識(shí)到，很多國(guó)人在餐桌上的禮儀卻是讓人不堪入目的。 ? 小巴的主賓安排 一般小巴是三排九人座，中間那排靠近門的座位最方便上下起落，這個(gè)位置是主賓的位置，然后依次是中間排的其他座位和后面的一排，前面一排因?yàn)楸容^高，不適合讓主管、年齡大的、行動(dòng)不便的人來(lái)坐，而應(yīng)該讓年齡輩分比較低的人來(lái)坐。 ? 注意儀容形象的修飾 秘書平時(shí)就代表著公司的形象，在出訪的時(shí)候更是如此，基本要求是整潔、大方、專業(yè)化，并且精神抖擻。 1．小周在與客人握手的時(shí)候，同時(shí)和其他的同事交談。 ? 把名片放在固定的地方 秘書應(yīng)隨身準(zhǔn)備一個(gè)名片夾，每次接到名片之后，都應(yīng)把名片保存在名片夾里，以便于隨時(shí)找到所需名片。”然后再說(shuō)：“陳某某，這位是某某公司的王經(jīng)理。 ? 穿越障礙物 在前進(jìn)的過(guò)程中，如果有障礙物，秘書應(yīng)該及時(shí)或提前提醒客人，比如前面有一個(gè)門檻，如果客人一時(shí)沒(méi)有注意，也許會(huì)絆一下，甚至?xí)ひ货?，就?huì)造成比較尷尬的局面，所以進(jìn)行沿途的提醒是必要的。 ｂ．后退兩步，使得兩人的視線齊平，然后再與客人說(shuō)話。 笑容是可以訓(xùn)練的，我們可以對(duì)著鏡子觀察自己的笑容，努力使自己的笑容熱情真誠(chéng)，而不能皮笑肉不笑或者自以為是的傻笑。最后，講解了女性專業(yè)形象的塑造，從發(fā)型、化 妝、服裝、配件、禮服五個(gè)方面給出了具體的指導(dǎo)和注意事項(xiàng)。其次，最好穿著包前包后的鞋，現(xiàn)在比較流行的露出腳趾頭和腳后跟的鞋是不適合在辦公室穿著的。有一天，小李在公司里搬了一些東西，累得汗流滿面，結(jié)果臉上的粉被汗水沖出了條條溝壑！ 女士化妝的基本步驟如下，可以根據(jù)場(chǎng)合和需要的不同，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)某些步驟或者省略某些步驟。 2．化妝 在很多時(shí)候女士化妝是表示對(duì)他人的尊重，而且得體的化妝能使人變得更加美麗、更有氣質(zhì)，也能增加自己的信心。 ? 無(wú)尾夜禮服（Ｔｕｘｅｄｏ） 無(wú)尾夜禮服屬于夜間的半正式禮服，樣式與普通西裝相似，差別在于這種禮服一般采用西裝劍領(lǐng)或絲瓜領(lǐng)上縫上絹領(lǐng)，長(zhǎng)褲外側(cè)縫上一條絹縫邊，褲腳不反折，不系腰帶，用腰圍或吊帶，搭配小領(lǐng)結(jié)。 前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時(shí)候穿著，對(duì)于那些過(guò)于復(fù)雜或夸張的服裝 ，最好留在下班以后或者休閑娛樂(lè)時(shí)再穿。 此外，人們還可以運(yùn)用眼神來(lái)進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對(duì)客戶的時(shí)候，雙眼注視客戶是表示對(duì)客戶的尊重和對(duì) 客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會(huì)給客戶留下很不好的印象。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過(guò)一段時(shí)間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。在數(shù)字時(shí)代，一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來(lái)管理檔案。 ? 光盤刻錄機(jī) 可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡(jiǎn)單、可靠。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行 分組，否則檔案會(huì)越積越多。 2．名片的分類方法 對(duì)名片進(jìn)行分類，可以有效地管理、查找名片。 4．檔案的分類方式 一般有五種檔案分類方式： ? 按對(duì)象劃分 根據(jù)資料來(lái)自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行劃分。在運(yùn)用顏色管理的時(shí)候，有如下幾個(gè)方面要注意： ? 使用顏色區(qū)分時(shí)，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍(lán)、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆， 要盡量少用。 6．透明資料袋 透明資料袋一般被用來(lái)暫時(shí)保存文件資料，使得資料不會(huì)被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因?yàn)橥该?，人們一眼就知道里面放的是什么資料。 開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時(shí)候比較容易，其缺點(diǎn)是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機(jī)密性的檔案管理。 檔案 管理的基本原則 檔案管理包括收集整理、分類、建立檢索三個(gè)步驟。 ? 匯報(bào)的方式 如果工作比較簡(jiǎn)單，秘書可以采用口頭匯報(bào)的方式，直接向上司 匯報(bào)工作的結(jié)果?！? 【舉例】 林秘書的上司交待她，明天上午有一個(gè)公司要來(lái)參觀，總共有 10 個(gè)人，讓林秘書準(zhǔn)備午餐。 2．樹立專業(yè)形象 我們已經(jīng)提過(guò)秘書的形象很重要，所以建立一個(gè)專業(yè)形象是一位優(yōu)秀的秘書必須做到的事情，具體來(lái)說(shuō)就是要有高雅的言談舉止，不過(guò)于做作，不流于俗套；有整潔大方的外表，不邋遢，不濃妝艷抹；有豐富的崗位知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)等等。 做法ａ：雖然心里難過(guò)，但是不應(yīng)讓感情上的情緒影響了工作，還是應(yīng)該認(rèn)真地做好工作。 此外，感情是感情，工作是工作，辦公室戀情最忌諱的就是把工作和戀情混為一談 。 4．工作積極主動(dòng) 認(rèn)真工作的人總會(huì)受到大家的尊重，如果別的同事很忙，而自己比較空閑，這時(shí)就應(yīng)該主動(dòng)伸出援手幫忙處理，而不能一副事不關(guān)己，高高掛起的樣子。 上下班在電梯里遇見同事，或者在茶水間遇見同事，要禮貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也應(yīng)該點(diǎn)頭示意，不能高傲地視而不見。 【本講小結(jié)】 本講介紹了秘書的角色與人際關(guān)系的處理。 ? 講粗話，言語(yǔ)乏味，口頭禪太多，都令人不喜親近。只有努力拓展狹隘的心胸，做一個(gè)欣賞他人優(yōu)點(diǎn)的鑒賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。 ? 說(shuō)好話 心存善意，學(xué)習(xí)說(shuō)話技巧，多鼓勵(lì)他人，隨時(shí)贊美身邊的朋友。如兩個(gè)人相約去吃飯，一個(gè)人要吃洋蔥面，而另一個(gè)人要吃魚翅，兩人對(duì)美食的認(rèn)識(shí)不一致，以后也很難在一起吃飯。但是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，尤其是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，使得空間距離已經(jīng)不是問(wèn)題，為人們的交往提供了極大的便利。朋友不會(huì)從天而降，也不會(huì)突然出現(xiàn)，我們?cè)谄匠５纳?、工作、團(tuán)隊(duì)活動(dòng)中要有意識(shí)地結(jié)交朋友，建立人際關(guān)系網(wǎng)。 ? 保密工作 秘書要具備保密意識(shí)，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問(wèn)，也不能隨便透露。一位優(yōu)秀的秘書應(yīng)該善于處理文書。 所以由此可見一斑，秘書在企業(yè)的角色有多么的重要。通過(guò)本課程的學(xué)習(xí)，將為職業(yè)秘書不斷實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ) 。 ? 收集信息 當(dāng)今的社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，秘書必須 具備信息處理能力，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集所需要的信息。 ? 查辦工作 查辦工作是指秘書對(duì)公司或部門提交的報(bào)告進(jìn)行核實(shí)，或者對(duì)一些須要重視的傳言進(jìn)行證實(shí)。 ?___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 見參考答案 1－ 1 人際關(guān)系與溝通技巧 認(rèn)知人際關(guān)系 1．增進(jìn)人際互動(dòng) 人是一種群體動(dòng)物，沒(méi)有人可以離群獨(dú)居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動(dòng)。 ? 我好，你也好，這是我們追求的目標(biāo)，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。 2．影響人際交往的主觀因素 ? 人格特質(zhì) 有些人生性木訥，不茍言笑，朋友自然不多；有的人主動(dòng)外向，總有許多人圍繞在他身旁。 當(dāng)你總是把“我”字?jǐn)[在第一位的時(shí)候，你的朋友一定不會(huì)很多。我們不要因?qū)Ψ降某錾肀拔⒍蛔鹬貙?duì)方。 ? 運(yùn)用肢體語(yǔ)言 優(yōu)雅的肢體語(yǔ)言就像一塊磁鐵，能緊緊地吸引別人的注意力，發(fā)言時(shí)與肢體語(yǔ)言相輔相成，更能帶來(lái)好的效果 。老板對(duì)秘書的信任取決于秘書的能力，秘書對(duì)公司要忠城、任勞任怨、保密、守時(shí)、公私分明，更要有耐心、不居功諉過(guò)、愛惜公物、交辦工作要立即去做、提升工作效率、倚賴心不可太強(qiáng)、做事要明快，最重要的是對(duì)自己要有信心。 1．樹立男女平等的意識(shí) 在當(dāng)今社會(huì)，男女同工同酬，彼此之間是平等的， 所以不應(yīng)認(rèn)為自己是女士，就可以讓同事幫助自己干這干那，而是應(yīng)該樹立平等、獨(dú)立的意識(shí)，自己的工作應(yīng)盡量自己獨(dú)立完成。 【舉例】 秘書小張?jiān)缟弦簧习嗑蜕衩刭赓獾貙?duì)大家說(shuō)：“你們知道我昨天在王府井看到王經(jīng)理和誰(shuí)了嗎？”別人都說(shuō)不知道，小張得意地說(shuō)：“我看到王經(jīng)理和一個(gè)女孩一 起在王府井買東西，那女孩可年輕了，長(zhǎng)的還真不錯(cuò)，你們說(shuō)，她是王經(jīng)理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小張的身后有人回答。 5．遵守公眾禮儀 辦公室是公眾場(chǎng)合，必須遵守公眾禮儀，首先，盡量不要在辦公室里抽煙，因?yàn)檗k公室的空氣本來(lái)就很渾濁， 抽煙會(huì)使空氣更加惡化，影響他人的工作。 做法ａ：等其他人忙完了，叫他們把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。 事實(shí)上，在當(dāng) 今社會(huì)，不少女性即使結(jié)了婚，也保持著經(jīng)濟(jì)、工作上的獨(dú)立性，而且在工作上做得非常出色。 ? 向主管詢問(wèn)應(yīng)辦事項(xiàng) 在進(jìn)入主管辦公室之前應(yīng)先敲門，得到回應(yīng)后，才可進(jìn)去接受指令，同時(shí)要面帶笑容，誠(chéng)懇地向主管詢問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)您有什么事情要辦嗎？” ? 逐條記錄應(yīng)辦事項(xiàng) 對(duì)于主管交代的事情，秘書應(yīng)逐條記錄下來(lái)。這天，另一個(gè)部門的主管說(shuō)：“李秘書，麻煩你幫我處理這份資料好嗎？”小李硬著頭皮答應(yīng)了，只好又開夜車。首先，講解了怎樣與同事相處，包括樹 立獨(dú)立意識(shí)、講究禮節(jié)、言行謹(jǐn)慎、工作積極主動(dòng)、遵守公眾禮儀、小心處理辦公室戀情等方面；其次，從端正工作態(tài)度和樹立專業(yè)形象兩個(gè)角度強(qiáng)調(diào)了要有敬業(yè)精神；然后，介紹了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部門主管的指令；最后，提出必須要進(jìn)行匯報(bào)，分析了匯報(bào)的時(shí)間、匯報(bào)的方式，并指出匯報(bào)時(shí)的注意事項(xiàng)。 開放式的檔案管理常常使用顏色管理，所謂顏色管理就是把公司各部門的檔案用不同的顏色來(lái)表示，如紅色的柜子屬于會(huì)計(jì)部，藍(lán)色的屬于銷售部等等。這種檔案盒的特點(diǎn)是能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來(lái)存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。 1．透明資料袋 ａ．易于保密，不易損壞 2．抽屜式直立檔案柜 ｂ．具有標(biāo)準(zhǔn)的尺寸 3．檔案盒 ｃ．一眼就可以判斷里面裝的是什么資料 4．金屬文件夾 ｄ．檢索方便，容易拿取 5．開放式橫向檔案柜 ｅ．可以隨時(shí)取放資料，但不能放太多 見參考答案 3－ 1 檔案管理的方法 檔案管理要有具體的管制方法。 2．尺寸要統(tǒng)一 要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸， 這樣才能便于辨認(rèn)和管理。 名片的檔案管理 名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時(shí)候，能隨時(shí)為他找到所需的名片。 ? 如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動(dòng)向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。 ? 數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ） 專門用來(lái)備份編輯中的檔案，可以針對(duì)同一件檔案進(jìn)行多份備份。檢查自己 是否已經(jīng)掌握了剛才所學(xué)的知識(shí)。對(duì)秘書來(lái)說(shuō)，走路的姿勢(shì)要自然 、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。 當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時(shí)，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對(duì)對(duì)方的尊重和重視，但是不要過(guò)于前傾，否則會(huì)顯得不自然?？傊?，選擇西裝的目的就是拉長(zhǎng)身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。 3．禮服 在一些非常正式的場(chǎng)合，男士必需穿禮服出席，比如參加一個(gè)國(guó)際會(huì)議，舉行一個(gè)晚宴，這時(shí)禮服就是必備的服裝了。 工作中的發(fā)型要以簡(jiǎn)單、方便為原則，如果是長(zhǎng)頭發(fā)，可以扎一個(gè)馬尾辮，或者利用發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長(zhǎng)發(fā)盤起來(lái)，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來(lái)。如果要使用香水，應(yīng)該把香水擦在脈搏跳動(dòng)的地方，比如耳后、腋窩、手腕、腳、膝蓋后側(cè)等部位，要注意的是，有淡淡的香味就可以了，過(guò)于濃烈的香味會(huì)讓別人覺得難受。 此外，應(yīng)該在提包里或者辦公室里準(zhǔn)備一雙備用的絲襪，因?yàn)榻z襪一不小心就會(huì)被勾破，一旦滑了絲，應(yīng)立即換下，在辦公室內(nèi)穿著脫絲的絲襪是非常不雅觀的。 表 4－ 2 大禮服和小禮服的使用方法一覽表 大禮服 小禮服 服裝 及地長(zhǎng)禮服，合身直立式剪裁或大蓬裙，不規(guī)則裙擺亦可 裙長(zhǎng)可到膝蓋或足踝，可釘亮片或亮珠，可選擇華麗的質(zhì)料 發(fā)型 長(zhǎng)發(fā)可挽起，不宜裝飾華麗發(fā)夾或頭花 可吹大波浪，短發(fā)可用摩絲來(lái)增加服帖感 化妝 用粉條上底妝可增加臉上光彩，化妝可比白天濃艷些 盡量采用立體化妝，突出臉上輪廓與五官 皮 包 手包宜小，可釘亮片或選擇金、銀色，不能太鼓或太大 綢緞或珠包，金銀色小皮包也可 鞋襪 綢緞或絲絨的鞋面很得體，絲襪可以比較亮麗 同大禮服 香水 應(yīng)抹些許香水，但不要太濃，可將香水舉起，在頭頂上噴灑在空氣中 同大禮服 【自檢】 在學(xué)習(xí)了本講的形象塑造之后，請(qǐng)檢查自己以前的做法，看看存在哪些失誤之處，您打算怎么改進(jìn)？對(duì)今后的著裝，您有什么樣的想法？ ?___________________________________________________________ ______