【正文】 等方面的知識。 所以由此可見一斑，秘書在企業(yè)的角色有多么的重要。 ? 調(diào)查研究 當上司接到一個新任務時，秘書應協(xié)助上司進行調(diào)查研究，掌握具體的第一手資料。一位優(yōu)秀的秘書應該善于處理文書。 ? 工作日程安排 上司每天的工作日程一般都由秘書安排，秘書必須根據(jù)上司的時間以及事務的重要程度進行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京參加某個會議，秘書要把握好時間，留出往返的時間空檔，保證上司能及時參加。 ? 保密工作 秘書要具備保密意識，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問，也不能隨便透露。 （ 3）小張做了多年的秘書工作，一直做得很好，只是最近兩年公司引進電腦，實行電腦化管理，小張沒有學過電腦，覺得適應不了。朋友不會從天而降，也不會突然出現(xiàn)，我們在平常的生活、工作、團隊活動中要有意識地結(jié)交朋友，建立人際關(guān)系網(wǎng)。 ? 我好，不管你好不好，這是自私自利的態(tài)度。但是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，尤其是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，使得空間距離已經(jīng)不是問題，為人們的交往提供了極大的便利。所以我們要忠于自己的角色，如果今天我們扮演秘書的角色，就要把秘書的角色詮釋的盡善盡美，達到最高境界。如兩個人相約去吃飯，一個人要吃洋蔥面，而另一個人要吃魚翅，兩人對美食的認識不一致，以后也很難在一起吃飯。 ? 利益沖突 人們之間最常見的沖突大概就是利 益沖突了，朋友之間因為利益沖突而造成老死不相往來的現(xiàn)象并不少見，在利益的面前，需要技巧才能把獲得利益和保持友誼協(xié)調(diào)起來。 ? 說好話 心存善意，學習說話技巧，多鼓勵他人，隨時贊美身邊的朋友。 ? 尊重他人 “敬人者，人恒敬之”，一個懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。只有努力拓展狹隘的心胸，做一個欣賞他人優(yōu)點的鑒賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。 ? 運用語言表情 說話速度如連珠炮，會使人無法完全理解，溝通時就會產(chǎn)生瓶頸；談話時有氣無力，冗長無味，也沒有幾個人能夠忍受；只有音量適中、音調(diào)柔和、速度適中、用字遣詞高雅動人、搭配合宜的姿態(tài)，才能展現(xiàn)聲音表情的美學。 ? 講粗話，言語乏味，口頭禪太多，都令人不喜親近。 職場人際關(guān)系的建立 1．如何與上司相處 秘書在老板心目中的地位，就像公司的女主人，她與上司 相處的時間甚至超過他和妻子相處的時間，所以秘書必須要了解上司的生活習慣、個性喜好，熟悉他的思想、工作方式。 【本講小結(jié)】 本講介紹了秘書的角色與人際關(guān)系的處理。一些人與同事相處不好，甚至彼此不講話，久而久之就會在辦公室變得孤立無援，繼而影響工作的心情和效率。 上下班在電梯里遇見同事，或者在茶水間遇見同事，要禮貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也應該點頭示意，不能高傲地視而不見。此外，我們不可在同事背后中傷或散布謠言，傷害同事形象。 4．工作積極主動 認真工作的人總會受到大家的尊重，如果別的同事很忙，而自己比較空閑，這時就應該主動伸出援手幫忙處理，而不能一副事不關(guān)己，高高掛起的樣子。經(jīng)過這件事，小張非常感激秘書林小姐。 此外，感情是感情，工作是工作，辦公室戀情最忌諱的就是把工作和戀情混為一談 。 （ 2）辦公室里添加了一臺打印機，送貨員把打印機送來的時候，辦公室里的其他人都在忙，只有小李剛剛寫完報告，空閑下來。 做法ａ：雖然心里難過，但是不應讓感情上的情緒影響了工作，還是應該認真地做好工作。有的秘書抱著“我只是暫時當秘書，做到結(jié)婚就辭職”的想法，這種想法是工作上的致命傷，使得人們不能專心于工作。 2．樹立專業(yè)形象 我們已經(jīng)提過秘書的形象很重要，所以建立一個專業(yè)形象是一位優(yōu)秀的秘書必須做到的事情，具體來說就是要有高雅的言談舉止，不過于做作，不流于俗套；有整潔大方的外表，不邋遢，不濃妝艷抹；有豐富的崗位知識和工作經(jīng)驗等等。一般來說，接受指令有三個步驟： ? 清晰地響應，并即刻前往 聽到上司的招喚，應該清晰地響應，并即刻前往，但是如果秘書當時正在處理賬冊或者公司的機密文檔，則應該先把這些文檔收拾好，放進抽屜或保險柜，以免 因為自己的疏忽而造成公司機密外漏?！? 【舉例】 林秘書的上司交待她，明天上午有一個公司要來參觀，總共有 10 個人，讓林秘書準備午餐。 秘書小李最近一段時間特別忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都 要加班。 ? 匯報的方式 如果工作比較簡單，秘書可以采用口頭匯報的方式，直接向上司 匯報工作的結(jié)果。 ” 【本講小結(jié)】 本講介紹了辦公室禮儀。 檔案 管理的基本原則 檔案管理包括收集整理、分類、建立檢索三個步驟。 2．開放式橫向檔案管理 所謂開放式就是我們在醫(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊，采用這種方式的基本條件是資料比較統(tǒng)一，如果有的資料夾很高，有的資料夾很矮，就會造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時候如果用力不當，就會損壞資料。 開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時候比較容易，其缺點是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機密性的檔案管理。 4．檔案盒 檔案盒的一般規(guī)格是，寬 315ｍｍ，高 220ｍｍ，深 100ｍｍ，這個標準現(xiàn)在全世界通用。 6．透明資料袋 透明資料袋一般被用來暫時保存文件資料，使得資料不會被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因為透明，人們一眼就知道里面放的是什么資料。 【自檢】 請做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點連起來。在運用顏色管理的時候，有如下幾個方面要注意： ? 使用顏色區(qū)分時，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆， 要盡量少用。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅 黃 2 等等，使得檔案區(qū)域無限的延伸。 4．檔案的分類方式 一般有五種檔案分類方式： ? 按對象劃分 根據(jù)資料來自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進行劃分。 ? 按時間劃分 按時間劃分是比較常用的分類方法，比如可將 20xx 年的資料都收集在一個資料夾里，將 20xx 年的資料收集在另一個資料夾里。 2．名片的分類方法 對名片進行分類，可以有效地管理、查找名片。 ? 對于長期中止聯(lián)絡的人的名片，可以將其過濾出來，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會泛濫成災。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習慣進行 分組，否則檔案會越積越多。 ?ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ 20xx 把整個硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當系統(tǒng)損毀時通過映像文件直接覆蓋硬盤或磁盤來恢復系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。 ? 光盤刻錄機 可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡單、可靠。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類似，其具體步驟如下： 圖 3－ 1 文檔加密步驟示意圖 【自檢】 電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會使用電腦來管理文檔嗎？請?zhí)顚懴旅娴谋砀瘛Ｔ跀?shù)字時代，一定要努力學習、勤于鉆研，做到熟練的運用電腦來管理檔案。 1．從容不迫的走路姿勢 模特們在舞臺上走一字步，確實很好看，但是對工作中的秘書來說，這種步法并不實用。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。有的人習慣翹腳，同時將身體歪在一邊，這個動作會影響 自己的專業(yè)形象，應避免采用這種坐姿。 此外，人們還可以運用眼神來進行表達，尤其在面對客戶的時候，雙眼注視客戶是表示對客戶的尊重和對 客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會給客戶留下很不好的印象。西裝的長度標準一般是：當手下垂的時候，西裝外套的邊緣剛好貼在手背。 前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時候穿著，對于那些過于復雜或夸張的服裝 ，最好留在下班以后或者休閑娛樂時再穿。 2．服裝配件 服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些 配件是整體著裝的點睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。 ? 無尾夜禮服（Ｔｕｘｅｄｏ） 無尾夜禮服屬于夜間的半正式禮服，樣式與普通西裝相似，差別在于這種禮服一般采用西裝劍領(lǐng)或絲瓜領(lǐng)上縫上絹領(lǐng)，長褲外側(cè)縫上一條絹縫邊，褲腳不反折，不系腰帶，用腰圍或吊帶，搭配小領(lǐng)結(jié)。 一些女士喜歡留長發(fā)，長發(fā)披肩雖然好看，但是不符合上班的要求，因為長發(fā)在低頭或者做其他動作的時候，往往會蓋住臉，使得行 動不便，影響工作效率。 2．化妝 在很多時候女士化妝是表示對他人的尊重，而且得體的化妝能使人變得更加美麗、更有氣質(zhì)，也能增加自己的信心。其中，基礎(chǔ)保養(yǎng)分為潔膚、抹化妝水和潤膚霜、涂隔離霜等程序，彩妝則要運用粉底、眼影、眼線筆、睫毛膏、眉筆、唇膏等工具。有一天，小李在公司里搬了一些東西，累得汗流滿面，結(jié)果臉上的粉被汗水沖出了條條溝壑！ 女士化妝的基本步驟如下，可以根據(jù)場合和需要的不同，重點強調(diào)某些步驟或者省略某些步驟。 ? 襪子 在上班的時候，應盡量穿著接近皮膚顏色的絲襪，黑色的長絲襪或者網(wǎng)眼襪在辦公室里太引人注目，而且在國外有一種曖昧的意思，容易引起誤會。其次，最好穿著包前包后的鞋，現(xiàn)在比較流行的露出腳趾頭和腳后跟的鞋是不適合在辦公室穿著的。禮服分為大禮服和小禮服，其具體的使用方法見下面的表格。最后，講解了女性專業(yè)形象的塑造，從發(fā)型、化 妝、服裝、配件、禮服五個方面給出了具體的指導和注意事項。 1．保持親切燦爛的笑容 微笑是全世界的共同語言，正所謂“伸手不打笑臉人”，一副親切燦爛的笑容能夠讓人不由自主的產(chǎn)生好感，愿意與你親近。 笑容是可以訓練的，我們可以對著鏡子觀察自己的笑容，努力使自己的笑容熱情真誠，而不能皮笑肉不笑或者自以為是的傻笑。 有的時候，客人的身高比秘書矮，這種情況下秘書不要為了與客人保持相等高度，就低下身子與客戶說話，因為這種做法不但不能表示尊敬，反而會傷害客人的自尊心，正確的做法是后退兩步，與客人拉開一定距離，這樣視線自然會拉平。 ｂ．后退兩步，使得兩人的視線齊平，然后再與客人說話。秘書與客人之間大概保持一個手臂的距離，這樣雙方既可以彼此清楚地聽見對方的講話，又可避免兩人因距離過近而帶來的緊張和尷尬。 ? 穿越障礙物 在前進的過程中，如果有障礙物，秘書應該及時或提前提醒客人，比如前面有一個門檻，如果客人一時沒有注意，也許會絆一下，甚至會摔一跤，就會造成比較尷尬的局面，所以進行沿途的提醒是必要的。在電梯里，秘書最好與門保持 45 度角，這樣就不會與客人面對面，從而引起不自在，也不會背部朝著客人，顯得不禮貌?！比缓笤僬f：“陳某某，這位是某某公司的王經(jīng)理。收遞名片的禮儀有： ? 用正確的姿勢拿名片 拿名片的時候，一般應該用大拇指壓在名片的上沿，左右各一根手指，頂住名片的邊緣，然后用剩下的左右各三根手指捧著名片，雙手遞給對方，而且要將名片向著對方，呈 15 度角的傾斜角度，這樣便于對方看清楚名片的內(nèi)容。 ? 把名片放在固定的地方 秘書應隨身準備一個名片夾，每次接到名片之后，都應把名片保存在名片夾里，以便于隨時找到所需名片。 5．謙恭有禮的送客 當訪談結(jié)束，客人要離開的時候，秘書要有禮貌的送客。 1．小周在與客人握手的時候，同時和其他的同事交談。（ ） 5．客人訪談結(jié)束后，小周把客人送到大門口，目送客人離開后才返回工作崗位。 ? 注意儀容形象的修飾 秘書平時就代表著公司的形象，在出訪的時候更是如此，基本要求是整潔、大方、專業(yè)化，并且精神抖擻。在拜訪的整個過程中，秘書都要注意運用談話的技巧，因為很多時候同樣的意思用不同的方式表達會取得截然相反的效果。 ? 小巴的主賓安排 一般小巴是三排九人座，中間那排靠近門的座位最方便上下起落，這個位置是主賓的位置，然后依次是中間排的其他座位和后面的一排，前面一排因為比較高，不適合讓主管、年齡大的、行動不便的人來坐，而應該讓年齡輩分比較低的人來坐。 【本講小結(jié)】 本講介紹了訪客接待與拜訪禮儀。但是同時必須認識到，很多國人在餐桌上的禮儀卻是讓人不堪入目的。 宴會前的準備工作 1．邀請函的制作 宴會前的準備工作包括很多方面，尤其是重大宴會的準備更是需要細心、耐心和恒心，其中，邀請函的制作就是非常重要的一個環(huán)節(jié)。 【舉例】 一對年輕的戀人準備舉行婚禮，她們把婚禮的時間定在十月二號，結(jié)果當天有的朋友因為出門旅行沒能出席婚禮，有的人卻拖家?guī)Э诘娜叶紒砹?，使得整個婚宴很混亂。 2．座次的安排 我國在正式場合一般 都用圓桌，最少一桌，多則幾十桌，每種情況都有具體的禮節(jié)要求。 如果是梅花形排列的四桌，中間的遠離門口的一桌是主桌，其次是中間的離門近的一桌，再次是左邊，最后是右邊；如果是一字形排開的四桌，還可能是七八桌，都是以中間的一桌為主桌，然后按照離主桌的距離從近到遠先左后右依次排序。 1．軸心形的五桌 ａ．以左邊中間為尊 2．兩圓桌并排 ｂ．上面左邊是主桌 3．一字形的四桌 ｃ．以中為尊，眾星捧月 4．鼎足形的三桌 ｄ．最上面是主桌 5．梅花形的五桌 ｅ．以左為尊