【正文】 歸檔電子文件的鑒定銷毀 歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理 審批手續(xù)后實(shí)施。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 4 年。 中國最大的管理資源中心 第 43 頁 共 111 頁 b) 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 檢驗(yàn)項(xiàng)目如下： —— 載體有無劃痕，是否清潔； —— 有無病毒； —— 核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)； —— 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全； —— 對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。 歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少 1 年。 把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。 電子文件稿本代碼： M— 草稿性電子文件； U— 非正式電子文件； F— 正式電子文件。音頻電子文件以 WAV、 MP3 為通用格式。 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。 建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施 。 應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。 保證電子文 件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。 2 總 則 電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保真實(shí)性、完整性和有效性。 第十四條 印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行用印審批程序，對于手續(xù)不全者，不予用印。 第八條 由部門管理的印章須經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可用印。 （四） 科技發(fā)展有限公司部門章共計(jì) 枚，由相對應(yīng)的職能部門管理。 第五章 附 則 第十四條 本辦法解釋權(quán)屬公司辦公室。傳真格式見附件 3。 （ 2）根據(jù)傳真內(nèi)容由公司領(lǐng)導(dǎo)或部門經(jīng)理簽發(fā)。主送寫在標(biāo)題下空一行，左邊頂格用 4 號仿宋字，如同時(shí)報(bào)總經(jīng)理和副總經(jīng)理用頓號隔開，如： XX 總、XX 總。 （ 3）部門文書登記、編號，之后送辦公室文書。 第五章 附 則 第二十條 本規(guī)范解釋權(quán)屬本公司辦公室。日期應(yīng)寫明具體的年月日。 第八條 除上級單位領(lǐng)導(dǎo)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“報(bào)告”、“意見”。印發(fā)單位左空 1字，印發(fā)時(shí)間右空 1字。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫成“○”。 （九）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 公司及各部門發(fā)文字號如下： 公司發(fā)文字號如下： 發(fā)文部門 公司發(fā)文文號 辦公室 200辦 〔〕 號 人力資源部 200人 〔〕 號 財(cái)務(wù)部 200財(cái) 〔〕 號 會議紀(jì)要 200紀(jì)要 〔〕 號 部門發(fā)文字號如下： 發(fā)文部門 部門發(fā)文文號 辦公室 辦 〔〕 號 開發(fā)部 開發(fā) 〔〕 號 財(cái)務(wù)部 財(cái)務(wù) 〔〕 號 材料部 材料（）號 工程部 工程 〔〕 號 市場營銷部 營銷 〔〕 號 注：“ 〔〕 ”表示年度，如 〔 20xx〕 。 （一）涉及單位秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級（分絕密、機(jī)密和秘密） 中國最大的管理資源中心 第 16 頁 共 111 頁 和保密期限。期復(fù)用語也可以同征詢用語一起使用，如“妥否，請批示”。一般使用“希望遵照”、“請” 、“擬請”、“?！钡?。辦理公文要嚴(yán)格使用規(guī)范性用語，避免出現(xiàn)歧義，影響工作的開展。 （四）批復(fù) 答復(fù)下級單位請示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。 （三）不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)，可以銷毀。 （六）領(lǐng)導(dǎo)批示有關(guān)部門、人員傳閱的公文，由辦公室組織傳閱，應(yīng)杜絕文件積壓和橫傳的現(xiàn)象。 （三）凡參加會議帶回的公文，應(yīng)及時(shí)送辦公室。 （三）分發(fā) 根據(jù)文件份數(shù)和主送單位、抄送單位等標(biāo)識進(jìn)行分發(fā)。部門發(fā)文由主辦部門負(fù)責(zé)文印和校對。 第十二條 會簽 發(fā)文涉及到其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理由，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報(bào)請公司主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。 （三）擬發(fā)文稿一律采用專用“發(fā)文紙”。 第六條 辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的公文處理工作并指導(dǎo)各部門的公文處理工作。今后將根據(jù)需要進(jìn)行修訂、補(bǔ)充與完善。 第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 （二）部室發(fā)文： 一般適用于部門專業(yè)性工作、會議文件以及以部門名義與其他單位 中國最大的管理資源中心 第 6 頁 共 111 頁 進(jìn)行公文往來等情況。 （二）行文方式是否妥當(dāng)。 （三）已經(jīng)簽發(fā)的文稿，如需對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改時(shí)，須重新請?jiān)灠l(fā)人審定。 按照《用印管理辦法》在文件的成文日期上加蓋公章和部門章。 第十八條 辦理流程（詳見附件 3） 簽收－登記－擬辦－批辦－承辦－歸檔。一般公文處理時(shí)間不超過 7天；重要公文不超過 14天；緊急公文要按時(shí)限要求急速處理。 第二十四條 公司發(fā)文由辦公室負(fù)責(zé)，部室發(fā)文由部門兼職文書負(fù)責(zé)，并按規(guī)定向辦公室移交。 第二章 公文種類 第二條 本公司適用的公文種類有 以下幾種： （一）請示 向上級（指公司領(lǐng)導(dǎo)）請求指示、批準(zhǔn)，用“請示”。 一般有兩種方式：①以會議紀(jì)要名稱為文頭的可不蓋章印發(fā)； ②會議紀(jì)要為附件的以通知印發(fā)。 （三）引敘用語 即引敘來文時(shí)的用語?！钡取? (三 )平級之間： “請會簽”：即對公文主辦部門提出的協(xié)商事件發(fā)表意 見； “請閱提意見”：即對公文提出事件發(fā)表意見。 （四）發(fā)文字號，一般包括：單位代字、年份、序號。 轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時(shí)給予省略外，其他文種可保留一級。 （十二）公文除會議紀(jì)要外，一律加蓋印章。 （十七）校對和印制份數(shù)在抄送之下（無抄送單位在主題詞之下）占一行位置，用 3號仿宋體字。 第六條 “請示”應(yīng)遵照“一文一事”的原則。 第十三條 發(fā)布制度，應(yīng)采用公文形式辦理。規(guī)章、制度、辦法或規(guī)定的結(jié)構(gòu)層次為：“第一章”，“第一條”，“（一） ” ，“ ”，“（ 1）”。公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理。 第三條 簽報(bào)應(yīng)統(tǒng)一編號，編號規(guī)則為：華泰 +部門代號 +簽 +[年份 ]+流水號。簽報(bào)格式見附件 2。如：華泰辦傳 [20xx]1 號。如：華泰工作聯(lián)系單 [20xx]1號。 第二條 辦公室是公司印章的統(tǒng)一管理部門，負(fù)責(zé)公司印章的刻制、啟用、發(fā)放、回收和廢止，并監(jiān)督印章的保管和使用。 （二）使用“企業(yè)法定代表人名章”，須經(jīng)本人或被授權(quán)人簽字后方 中國最大的管理資源中心 第 33 頁 共 111 頁 可用印。重要印章應(yīng)存放于保險(xiǎn)柜中。 第十九條 印章持有人在離職時(shí)，應(yīng)辦理印章移交手續(xù)。 歸檔電子文件：具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。 登記處理過程中的各類操作者（打印者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。 建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。 當(dāng)公務(wù)或其他事 務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。 對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件夾，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。 定期制作電子文件的備份。如果文件形成 單位采用了某些技術(shù)方法以保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位 . 電子文件的歸檔范圍參照紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。 特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時(shí)存有相等的查看軟件。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至辦公室，進(jìn)行集中保管。登記表一式 2 份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。 利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。 統(tǒng)計(jì) 檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用、鑒定和銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。 有效性保證 歸檔電子文件形成單位 和檔案保管部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。對檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次對其進(jìn)行檢驗(yàn)。 同一全宗內(nèi)的電子文件按照“保管期限 — 年度 — 問題”分類方案進(jìn)行分類。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 歸檔 電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識進(jìn)行。 鑒定 電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF 為通用格式。 4 電子文件的收集與積累 收集積累要求 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。 對電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。 有效性：電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。 第十七條 公司印章應(yīng)由辦公室依據(jù)公司有關(guān)批文啟用、回收和廢止，并建立印章管理登記本，記錄專人領(lǐng)取和歸還印章情況。 第十一條 除遵循以上一般性原則外，印章還可根據(jù)公司授權(quán)委托書的規(guī)定，經(jīng)受權(quán)委托人簽字后使用。 第六條 非常規(guī)類用印，須嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，由用印申請人認(rèn)真填寫“用印申請單”（見附件），按要求辦理審批手續(xù)。 中國最大的管理資源中心 第 30 頁 共 111 頁 部門經(jīng)理： 經(jīng)辦人： 電話： 中國最大的管理資源中心 第 31 頁 共 111 頁 附件 3： 傳真 收件人姓名： [單擊此