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摩托羅公司的內(nèi)部管理制度匯編-免費(fèi)閱讀

  

【正文】 可能發(fā)生人工成本過(guò)高,或者達(dá)不到客戶提出的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題。d.人工使用效率不高。參照風(fēng)險(xiǎn):C一衛(wèi),C-3,C-5,C-65.3.6出售報(bào)廢材料必須經(jīng)過(guò)材料管理人員的書(shū)面批準(zhǔn),如超出事業(yè)總部/集團(tuán)確定的數(shù)量,還應(yīng)取得財(cái)務(wù)部門(mén)的批準(zhǔn)。生產(chǎn)和存貨控制計(jì)劃,生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃,存貨預(yù)算,詳細(xì)的材料和人員需求必須依據(jù)銷售預(yù)測(cè)制定。B-6報(bào)廢物品或退貨可能被盜。B-3可能無(wú)法查出實(shí)物保管,授權(quán)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)處理過(guò)程中的差錯(cuò)和疏漏。如果采購(gòu)或存貨耗用沒(méi)有準(zhǔn)確記錄,存貨可能誤報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,BS B-1存貨可能遺失、被盜、被毀或者短時(shí)間內(nèi)被挪用。永續(xù)盤(pán)存記錄應(yīng)定期(至少每年)與總帳調(diào)節(jié)一次。生產(chǎn)發(fā)料的數(shù)量可能有誤,產(chǎn)品數(shù)量未經(jīng)核準(zhǔn)便開(kāi)始生產(chǎn)。記入制造費(fèi)用的支出項(xiàng)目可能不正確,固定成本分配的基礎(chǔ)可能不妥。5必須每年至少檢查一次存貨制造費(fèi)用的計(jì)算方法,保證采用的方法符合事業(yè)總部/集團(tuán)的政策。2存貨控制5.3一般的制造計(jì)劃和控制5 5.0制造周期制造過(guò)程中的職能包括制造計(jì)劃,存貨控制,成本會(huì)計(jì)。6必須堅(jiān)持保守工資資料的機(jī)密。只有在確認(rèn)員工身份之后方可發(fā)放未領(lǐng)取工資。C-6工資發(fā)放之前可能無(wú)法查出工資中的重大差錯(cuò)或未經(jīng)核準(zhǔn)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)。參照風(fēng)險(xiǎn);C-34.3.10如果使用支票簽字機(jī),印鑒圖章或者數(shù)控簽字儀器簽署支票,簽字機(jī)和印鑒圖章必須安全保管。參照風(fēng)險(xiǎn):C-2,C-3,C74.3.4載有摩托羅拉或其金融機(jī)構(gòu)名稱的空白支票必須有事先編號(hào)并妥善保管。B-13可能處理了未經(jīng)核準(zhǔn)的業(yè)務(wù),而且未被發(fā)現(xiàn),導(dǎo)致資產(chǎn)盜用或暫時(shí)挪用。B-6可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)支付工資,或盜用獎(jiǎng)金的問(wèn)題。B-2工資部門(mén)及其記錄保管不當(dāng)可能導(dǎo)致:a.工資記錄,其中包括工資主文件被破壞或丟失;b.未經(jīng)授權(quán)查閱及或泄露工資保密信息,C.對(duì)工資主文件的變更未經(jīng)核準(zhǔn)便進(jìn)行處理。參照風(fēng)險(xiǎn):B-5,B-7,B-114.2.11必須按照政策規(guī)定編制雇員工資和代扣項(xiàng)目的年度匯總表并直接寄給每個(gè)雇員。參照風(fēng)險(xiǎn):B-4,B6,B74.2.6工資必須根據(jù)工資主文件和經(jīng)批準(zhǔn)的工時(shí)報(bào)告編制。A11可能發(fā)生不必要的計(jì)算機(jī)費(fèi)用,可能無(wú)法完全限制前摩托羅拉員工取得公司信息。A-3利潤(rùn)分成,退休金,假期和保險(xiǎn)等福利的計(jì)提可能出現(xiàn)錯(cuò)誤,以罕錯(cuò)報(bào)負(fù)債。凡是對(duì)雇員資料進(jìn)行增加,刪減或改動(dòng)必須經(jīng)過(guò)授權(quán)。參照風(fēng)險(xiǎn):A14.1.2雇員的主要福利,如利潤(rùn)分成,退休金,假期及保險(xiǎn)政策必須經(jīng)摩托羅拉人力資源福利委貝會(huì)審查和批準(zhǔn)。 4.0工資周期工資周期包括如下職能:聘用雇員和確定合適的級(jí)別和報(bào)酬;工時(shí)報(bào)告,出勤和有薪缺勤;嚴(yán)格控制和準(zhǔn)確地填寫(xiě)工資支票;準(zhǔn)確核算工資成本,扣除,雇員福利及其它調(diào)整,向雇員發(fā)放支票;以及確保工資和人事資料的保密和實(shí)物安全。偷盜和差錯(cuò)的可能性急劇增加。E-5可能發(fā)生重復(fù)支付,支付金額可能出現(xiàn)誤差,或支付給未經(jīng)核準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。但是銷毀時(shí)需要有證人,并且由其作書(shū)面說(shuō)明。參照風(fēng)險(xiǎn):E-1,E-4,E5,E-83.5.9各務(wù)業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān),必須確定支票,本票和銀行轉(zhuǎn)帳的有權(quán)鑒字人并由公司融資部經(jīng)理批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn);E-3,E-4,E-5,ES3.5.4必須在摩托羅拉與供應(yīng)商的議定的條款范圍內(nèi)支付已批準(zhǔn)的款項(xiàng)。D7對(duì)供應(yīng)商重復(fù)付款,付款中有錯(cuò)誤,或有舞弊行為。參照風(fēng)險(xiǎn):D-4,D-5,D-7。任何差額均須及時(shí)解決。 3.4.7 凡使用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理應(yīng)付帳款的,系統(tǒng)本身的控制,必須有效,以發(fā)現(xiàn)和防止重復(fù)付款。參照風(fēng)險(xiǎn):D-2,D-3,D-5,D-7,D.8 D-4 應(yīng)退回或拒收的貨物被接受下來(lái),并支付了款項(xiàng)。差錯(cuò)和違反規(guī)定的可能性急劇增加。參照風(fēng)險(xiǎn):C-2,C-6,C-7 3.3.9 如果沒(méi)有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績(jī)效監(jiān)督程序,必須立即檢驗(yàn)進(jìn)貨以查明質(zhì)量特性,產(chǎn)品規(guī)格及毀損情況。 3.3.5 每一指定的驗(yàn)收站必須對(duì)驗(yàn)收所有的材料,貨物或用品進(jìn)行會(huì)計(jì)處理并提供驗(yàn)收憑證。 3.3.2 未經(jīng)授權(quán)任何人不得進(jìn)入驗(yàn)收部門(mén)。被盜的可能性急劇增加。參照風(fēng)險(xiǎn):B-2,B7 B-9 可能發(fā)生重復(fù)付款,支付金額可能有誤,或貨款支付給未經(jīng)批準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。負(fù)債可能未予記錄,庫(kù)存與銷售成本可能錯(cuò)報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B-3,B-4,B-10 B-3 接受了應(yīng)該退貨或拒收的項(xiàng)目并支付了款項(xiàng),包括:a.未訂購(gòu)的貨物或勞務(wù);b.?dāng)?shù)量超出或合同錯(cuò)誤;C.撤銷訂單或訂單復(fù)本。C.由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 3.2.2 購(gòu)貨代理人或采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間必須保持相互獨(dú)立。獨(dú)家供應(yīng)指某種材料/產(chǎn)品只能從唯一的一家供應(yīng)商那里購(gòu)進(jìn)。參照風(fēng)險(xiǎn):A-l,A-2,A-3,A-4,A-5,A-6 A-4 記錄可能丟失或毀損。b.購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。 3.0采購(gòu)周期采購(gòu)周期包括如下職能:保證供應(yīng)來(lái)源并確定供應(yīng)商資格;提出材料、設(shè)備、貨物、用品或勞務(wù)請(qǐng)購(gòu)單;從經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商處索取貨源和價(jià)格資料;發(fā)出訂單;檢查驗(yàn)收材料或商品;計(jì)算應(yīng)付供應(yīng)商的款額;以有控和有效的方式辦理支付。參照風(fēng)險(xiǎn):G-l,G-2 G-1現(xiàn)金收入可能丟失及或被盜用。參照風(fēng)險(xiǎn):G.l2.7.2現(xiàn)金收入必須每日登記日記帳并存入銀行,或按良好業(yè)務(wù)慣例規(guī)定辦理。參照風(fēng)險(xiǎn):F-2,F-32.6.3對(duì)客戶來(lái)信(對(duì)帳單/裝運(yùn)貨物的投訴,勞務(wù)問(wèn)題等等)必須予以及時(shí)的調(diào)查和解決。E-6財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。應(yīng)收款凈額和有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn):E-9,E-102.5.10應(yīng)收雇員及其帳齡分析,包括差旅費(fèi)借款,必須與客戶應(yīng)收帳款明細(xì)帳分開(kāi)保管,并且必須按月審查和核對(duì)。參照風(fēng)險(xiǎn):E-3,E-52.5.5必須采用應(yīng)收款帳內(nèi)部管理報(bào)告制度。 2.5應(yīng)收帳款2.5.1負(fù)責(zé)應(yīng)收款帳目的人員不得兼負(fù)帳單處理或匯款責(zé)任。D-5由于帳單開(kāi)出不及時(shí),現(xiàn)金流動(dòng)可能無(wú)法達(dá)到最大限度,可能形成無(wú)法收回的帳款。D-8“免費(fèi)”業(yè)務(wù)可能無(wú)法如實(shí)地記入會(huì)計(jì)帳冊(cè)。其中包括:產(chǎn)品可能裝運(yùn),但未開(kāi)帳單。參照風(fēng)險(xiǎn):D-132.4.15所有租賃,工時(shí)和材料,勞務(wù)以及進(jìn)度收款帳單必須按照有關(guān)的合同或協(xié)議及時(shí)予以處理。參照風(fēng)險(xiǎn):D-82.4.9所有為非摩托羅拉單位提供貨運(yùn)或勞務(wù)開(kāi)出的“備忘帳單”等文件必須有財(cái)務(wù)部門(mén)的書(shū)面批準(zhǔn)。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的,所有發(fā)票必須預(yù)先編號(hào)。C-8關(guān)于已裝運(yùn)的產(chǎn)品無(wú)法進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。C-4客戶的貨物可能被丟失,誤放或盜用。裝運(yùn)部門(mén)地點(diǎn)應(yīng)與生產(chǎn)和驗(yàn)收設(shè)施劃分開(kāi)。參照風(fēng)險(xiǎn):C-1,C-22。超出資信限額,需先經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門(mén)認(rèn)可。A-10可能無(wú)法表明拖欠訂單,結(jié)果導(dǎo)致客戶不滿及或撤銷訂單。A-2制造訂單上的產(chǎn)品、數(shù)量、售價(jià)、付款條件、銷售或運(yùn)送地址可能有誤。參照風(fēng)險(xiǎn):A-62.1.5訂單在送交生產(chǎn)及或裝運(yùn)之前,必須有適當(dāng)?shù)淖C明并全面審核。管理人員選擇控制程序和技術(shù)過(guò)程中,實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理的業(yè)務(wù)判斷。1.7所有經(jīng)營(yíng)單位的成本和費(fèi)用必須保持在預(yù)算控制以下。政策和程序必須予以定期審查和更新。例如,一項(xiàng)業(yè)務(wù)的收入周期包括;接受客戶定單,裝運(yùn)材料,為客戶開(kāi)具票據(jù),保持應(yīng)收帳款記錄,以及記錄客戶的支付。七、修訂根據(jù)需要,將對(duì)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)加以修訂。摩托羅拉的管理當(dāng)局已經(jīng)建立了一種結(jié)構(gòu),通過(guò)推行內(nèi)部控制,將其作為良好的商業(yè)行為,防止公司存在舞弊的機(jī)會(huì)。公司員工,客戶,供應(yīng)商等其他人員均可能有舞弊行為。這一點(diǎn)可以通行自行審計(jì),內(nèi)部審計(jì)及外部審計(jì)在一定程度上的結(jié)合來(lái)完成。所有各級(jí)組織必須全力支持。就管理人員選擇控制程序和技術(shù)而言,實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理業(yè)務(wù)判斷問(wèn)題。這一制度認(rèn)識(shí)到,必需符合我們的客戶、股東的期望,遵循我們的法律規(guī)定,例如1977年國(guó)外反腐敗法案(見(jiàn)附錄B)和證券交易委員會(huì)條例。例如,要達(dá)到和超過(guò)六個(gè)西格瑪質(zhì)量和不斷地縮短循環(huán)作業(yè)周期,不僅在我們的工廠,而且在維修中心,銷售中心,行政管理部門(mén)以及整個(gè)組織,都需要良好的程序管理。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)生,以文件的形式證明哈托羅拉始終不渝地遵守適用的法律和規(guī)定,實(shí)行可靠的經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)報(bào)告制度,以及保證本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和記錄的完整。對(duì)上一版未包括的業(yè)務(wù)活動(dòng)增設(shè)了標(biāo)準(zhǔn)。此文件的目標(biāo)旨在確保全公司具備基本的和一致的內(nèi)部控制。這些內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)旨在就有關(guān)資源保護(hù)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)信息的可靠性以及遵守法律和規(guī)定等事項(xiàng),提供合理的、而非絕對(duì)的保證。四.過(guò)程此文件中的控制標(biāo)準(zhǔn),正如內(nèi)部控制盤(pán)所表明,不應(yīng)被視為“孤立的”。這些技術(shù)或程序可以包括批準(zhǔn),授權(quán),調(diào)整帳目,職責(zé)分工,審查以及文件記錄。這些標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況,將由公司審計(jì)部的定期審查以及,如果可能的話,以自行審計(jì)來(lái)監(jiān)督,并將納入各事業(yè)總部和集團(tuán)呈交公司財(cái)務(wù)管理部門(mén)的報(bào)告書(shū)。財(cái)務(wù)報(bào)告舞弊涉及許多因素,以許多形式表現(xiàn)出來(lái),可以是蓄意、嚴(yán)重地歪曲公司記錄,例如盤(pán)存標(biāo)簽,或者是虛假的業(yè)務(wù)事項(xiàng),例如虛假的銷售和訂單數(shù)字,可以是濫用會(huì)計(jì)原則。所有實(shí)際發(fā)生的舞弊行為,必須向總公司保安部部長(zhǎng)報(bào)告。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)論本文件中的基本控制目標(biāo)是按業(yè)務(wù)周期的模型分別闡述的,以便于實(shí)施,參考和后續(xù)評(píng)估。高級(jí)雇員需定期確認(rèn)對(duì)行為準(zhǔn)則的遵守。1.5所有組織必須制定一項(xiàng)內(nèi)部控制制度,確保公司的資產(chǎn)和記錄得以妥善的保護(hù),以防丟失、破壞。任何重大事件的報(bào)告必須送交公司的法律,審計(jì)和保安部門(mén)。參照風(fēng)險(xiǎn):A-42.1拖欠訂單應(yīng)予以研究和解決。A-8可能接受、處理了管理部門(mén)不能接受的價(jià)格及或條件的訂單。必須在客戶的資信記錄上記入資信限額,資信限額必須以對(duì)于客戶支付能力的審查為依據(jù)。 2.3裝運(yùn)2.3.1所有從摩托羅拉設(shè)施裝運(yùn)的產(chǎn)品或設(shè)備均需正當(dāng)?shù)氖跈?quán)。這類單據(jù)必須始終反映實(shí)際裝貨日期。參照風(fēng)險(xiǎn):C-3,C-10 C-1貨物可能發(fā)往錯(cuò)誤的或未經(jīng)核準(zhǔn)的客戶,或發(fā)往錯(cuò)誤的客戶地點(diǎn)。C-5經(jīng)核準(zhǔn)裝運(yùn)的產(chǎn)品可能未裝運(yùn)。如果發(fā)票是由計(jì)算機(jī)制作的,財(cái)務(wù)部門(mén)必須確保發(fā)票制作的全面控制。如果不開(kāi)稅票,需有客戶免稅資格證明。4,13貸記憑單必須按序號(hào)控制并定期予以登記。參照風(fēng)險(xiǎn):D-9,D-15,D-16 D-1銷售業(yè)務(wù)的處理可能出現(xiàn)錯(cuò)誤,帳單和其他條款可能有誤。D-6可能違反出口條例要求。b發(fā)運(yùn)貨物可能開(kāi)出帳單,但未做會(huì)計(jì)記錄。D-14可能發(fā)生未經(jīng)批準(zhǔn)使用單據(jù)問(wèn)題,結(jié)果造成收入損失或給摩托羅拉的聲譽(yù)造成不利影響。該項(xiàng)調(diào)節(jié)應(yīng)經(jīng)上一級(jí)會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。該政策必須包括壞帳準(zhǔn)備,以及,如果適當(dāng)?shù)脑挘瑤握{(diào)整準(zhǔn)備的計(jì)提規(guī)定。E-3收帳工作效率低下,及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶匯款或核銷拖欠帳款。E-4總分類帳或明細(xì)分類帳的差錯(cuò)可能無(wú)法及時(shí)查明并更正。這些程序必須由事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門(mén)審查和批準(zhǔn)。F-3可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正現(xiàn)金收入的挪用或盜用。參照風(fēng)險(xiǎn):G-2,G-4,G-5,G-62.7.6必須制定客戶匯款月截止程序。G-4由于客戶應(yīng)收帳款不準(zhǔn)確,收帳工作的效率可能不佳。選擇供應(yīng)商不得只由采購(gòu)部門(mén)或采購(gòu)人員負(fù)責(zé)??赡芙邮芰宋唇?jīng)核準(zhǔn)的價(jià)格或條款。 3.1.4 如果根據(jù)取得貨源政策決定使用獨(dú)家或單一供應(yīng)渠道提供一種產(chǎn)品或商品,必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策編制書(shū)面文件,說(shuō)明其原因,該文件需經(jīng)批準(zhǔn)并妥善保存。參照風(fēng)險(xiǎn):A-1,A-2,A-3,A-6 3.2購(gòu)貨 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) 3.2.1 所有購(gòu)貨責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分開(kāi)。 3.2.3 購(gòu)買(mǎi)貨物或勞務(wù)應(yīng)按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策的規(guī)定填寫(xiě)進(jìn)貨訂單/請(qǐng)購(gòu)單。參照風(fēng)險(xiǎn):B-5,B6 B-5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄,從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商的利益。參照風(fēng)險(xiǎn):B一衛(wèi),B-2,B-3,B-5,B-6,B-9 B-8 可能提前或拖后收到材料,結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫(kù)存積壓。參照風(fēng)險(xiǎn):B-3,B-6,B-11,B-12 B-12 可能對(duì)無(wú)法收到的貨物或勞務(wù)支付了款項(xiàng)。參照風(fēng)險(xiǎn):C一1,C-2 C-l 購(gòu)貨可能:a.未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng);b.購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商;C.由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 C-2 可能發(fā)生敏感性付款,違反出口管制,公司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題。所有其他進(jìn)貨應(yīng)及時(shí)退還供應(yīng)商或調(diào)查其是否正當(dāng)。 3.3.7 如果沒(méi)有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績(jī)效監(jiān)督程序,必須采用抽樣檢驗(yàn)方法,對(duì)購(gòu)進(jìn)的貨物加以清點(diǎn),稱重或測(cè)量,以確定供應(yīng)商發(fā)貨的準(zhǔn)確性。參照風(fēng)險(xiǎn):C一1 3.3.12 糾正驗(yàn)收業(yè)務(wù)原始文件中的差錯(cuò)須經(jīng)事業(yè)總部/集團(tuán)政策指定人員的授權(quán)。 3.4.3 如果采用其它處理方法,例如,貨到付款,使用供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)方案,或電子數(shù)據(jù)交換,必須具備完善的控制,以確保價(jià)格和收貨數(shù)量正確。 3.4.6 所有準(zhǔn)備付款的發(fā)票包括經(jīng)批準(zhǔn)的費(fèi)用報(bào)表和支票申請(qǐng)單,必須附上充分的證明單據(jù)或者與證明單據(jù)核對(duì)。 .9過(guò)期的,不相符的購(gòu)貨訂單,驗(yàn)收單據(jù)和發(fā)票,必須定期予以審查,調(diào)查和解決。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的,書(shū)面文件必須預(yù)先編號(hào)。包括:A。參照風(fēng)險(xiǎn):E-1,EZ,E33.5.2所有付款必須有據(jù)可查,能夠單獨(dú)確認(rèn)并且應(yīng)該定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處
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