【正文】 （六） 會計數(shù)據(jù)的備份盤及自行開發(fā) 源 程序的備份分別在三個地點以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前年度的會計數(shù)據(jù)，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除（三個存放地點分別為機房、檔案室、室）。磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總 帳 數(shù)據(jù)（包括年度和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細(xì)帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。 3） 各部門電腦要絕對禁止外人或本部門的無關(guān)人員操作使用，否則該部門的負(fù)責(zé)人要受處罰。推薦的數(shù)據(jù)備份模式為： （一）與每星期的七天對應(yīng)的七個備份循環(huán)覆蓋； （二）最近三個 月月末的備份； （三）每年年末的備份； （四）備雙份以上，存儲于不同的地點； （五）備份要采用 ORACLE 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供的 數(shù)據(jù) 備份和 以及雙機熱備等多種數(shù) 據(jù)備份方案 。 (九 )外來 人員進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)機房要登記，未經(jīng)信息部人員許可，不得隨意進(jìn)出機房。 (三 ) 認(rèn)真做好維護(hù)作業(yè)計劃，定期測試設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)，負(fù)責(zé)設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，保證設(shè)備性能符合技術(shù)指標(biāo)。 3．健全必要的防治計算機病毒措施。分為日備份、月備份、年備份。 ⑵、 軟件維護(hù)管理 1．任何人員不擅自對系統(tǒng)文件進(jìn)行刪除或修改。 具體管理細(xì)則如下： ⑴、 硬件維護(hù)管理 1． 部門計算機 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)配備不間斷電源。為積累經(jīng)驗和明確責(zé)任，維護(hù)人員應(yīng)對每次維護(hù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，內(nèi)容包括：維護(hù)目的、維護(hù)措施、時間、維護(hù)人和監(jiān)督人簽字等。對于電算化水平較高的單位，應(yīng)當(dāng)采取機制憑證方法。單位每天必須將當(dāng)日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機并據(jù)以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。 二、 帳務(wù)處理制度： （一） 部應(yīng)在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務(wù)文件。其他操作人員一律不允許實施數(shù)據(jù)庫操作。 一、 使用人員的操作權(quán)限： （一） 嚴(yán)格授權(quán)制度：要嚴(yán)格系統(tǒng)管理員的授權(quán)權(quán)限，必要時所有軟件操作員的操作權(quán)限清單要經(jīng)過總監(jiān) (總會計師 )或會計主管審核，尤其是對于報表封存、 賬務(wù)月結(jié)、記賬與取消記帳等重要的功能權(quán)限一定要詳細(xì)設(shè)置，應(yīng)由專門人員或由會計主管親自負(fù)責(zé)。 崗位職責(zé) a) 負(fù)責(zé)企業(yè)原材料的結(jié)算業(yè)務(wù)和暫估業(yè)務(wù)；在系統(tǒng)制作采購發(fā)票，進(jìn)行發(fā)票和入庫單的核銷，制作銷售發(fā)票與銷售回款單等； b) 在系統(tǒng)中利用庫存管理和存貨核算從實物和價值兩個角度分別對倉庫物料的收發(fā)存進(jìn)行管理； c) 財務(wù)存貨會計針對在實際業(yè)務(wù)或系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)的庫房管理人員或采購員的數(shù)據(jù)或信 息錯誤，有職責(zé)進(jìn)行監(jiān)督，并要求其進(jìn)行及時的更改； e) 財務(wù)存貨會計在物料計劃價格價格變更的時候，必須在系統(tǒng)進(jìn)行及時調(diào)整，對于新物料，必須在及時對新物料的計劃價格進(jìn)行調(diào)整。 d) 采購計劃員在系統(tǒng)中擁有查詢采購管理和庫存管理中帳表和單據(jù)的權(quán)限，具體包采購計劃，采購訂單，采購入庫單等； e) 采購計劃員在系統(tǒng)中制作的單據(jù)和帳表，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行打印，也可以進(jìn)行導(dǎo)出為電子文檔； f) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度。發(fā)現(xiàn)制作單據(jù)錯誤，需及時更改； d) 庫房管理人員針對自己負(fù)責(zé)的庫房，需要對辦理物料出庫單進(jìn)行系統(tǒng)庫存管理模塊的出庫單記帳功能 ，原則為每天的單據(jù)在下班前必須記帳； e) 針對料廢，工廢處理，嚴(yán)格按照操作崗位手冊辦理料廢，工廢的系統(tǒng)業(yè)務(wù)錄入，并及時進(jìn)行系統(tǒng)登帳業(yè)務(wù)； f) 庫房管理人員需對系統(tǒng)中自己制作的單據(jù)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)錯誤后，按照流程進(jìn)行修改； g) 庫房管理人員按照系統(tǒng)提供的查詢帳表和單據(jù)的功能，為領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員提供查詢的數(shù)據(jù)，打印或電子文檔進(jìn)行呈報； h) 遵循公司其它針對系統(tǒng)管理的制度。 庫房管理員崗位 崗 位要求 庫房管理員是系統(tǒng)中庫存管理模塊的主要操作人員和負(fù)責(zé)人員，主要負(fù)責(zé)物料收發(fā)業(yè)務(wù)，庫房管理在企業(yè)實際管理中業(yè)務(wù)復(fù)雜，因此系統(tǒng)中庫房管理人員需要了解企業(yè)實際業(yè)務(wù)流程，并按照流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)，及時進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入，做到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。 物流 系統(tǒng)崗位職責(zé) 銷售員崗位 崗位要求 銷售員是系統(tǒng)中生產(chǎn)計 劃管理模塊的主要操作人員 ,主要負(fù)責(zé)制定銷售預(yù)測模型及收集各銷售工作站的銷售預(yù)測、銷售訂單及零星需求并進(jìn)行匯總后及時進(jìn)行錄入，錄入時必須做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時。 系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) 管理員 崗位要求 數(shù)據(jù)維護(hù)員是系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的主要操作人員，主要負(fù)責(zé)物料主文件，部門，往來單位，人員，倉庫，物料與采購員的關(guān)系等數(shù)據(jù)的維護(hù) ；負(fù)責(zé)本單位系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)及業(yè)務(wù)聯(lián)系。 本信息化規(guī)范目前適用于 XX 集團公司總部，下屬各級單位。 第二條 管理信息系統(tǒng)是指在 XX 公司管理 工作中，運用通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)而建設(shè)和運行的能對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、傳送、加工、處理、存儲和管理的各種系統(tǒng)的總和。 第六條 管理信息系統(tǒng)是集團 公司 管理 工作的發(fā)展方向和重點，各單位應(yīng)當(dāng)充分重視這一工作，把它做為建立現(xiàn)代企業(yè)制度、提高信息質(zhì)量，滿足 報告流程，加強企業(yè)內(nèi)部管理的一項重要工作來抓，為決策者和管理者 提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要 求具備計算機軟硬件及數(shù)據(jù)庫知識，有維護(hù)系統(tǒng)環(huán)境的經(jīng)驗。 l) 協(xié)助系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理小組開展業(yè)務(wù)調(diào)研。 崗位 權(quán)限 a) 銷售員擁有自己的獨立帳號和密碼，只允許進(jìn)入系統(tǒng)的銷售管理模塊及庫存管理模塊；銷售員必須 對自己的帳號和密碼進(jìn)行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé)； b) 銷售員在系統(tǒng)只能看到本人負(fù)責(zé)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門和物料，只能看到本人擁有操作權(quán)限的模塊和功能； c) 銷售員在系統(tǒng)有制作銷售計劃、銷售訂單、銷售提單、內(nèi)部零星需求及對應(yīng)的單據(jù)審批權(quán)限，及相應(yīng)單據(jù)的查詢權(quán)限。發(fā)現(xiàn)制作單據(jù)錯誤，需及時更改； b) 庫房管理人員針對自己負(fù)責(zé)的庫房，需要對辦理物料入庫單進(jìn)行系統(tǒng)庫存管理模塊的入庫單記帳功能 ，原則為每天的單據(jù)在下班前必須記帳； c) 及時辦理物料的出庫業(yè)務(wù)，庫房管理員在進(jìn)行發(fā)料業(yè)務(wù)后，在系統(tǒng)中辦理物料的出庫業(yè)務(wù)。 d) 采購計劃員需跟蹤采購計劃在系統(tǒng)中的執(zhí)行情況，如物料的入庫或物料的在途； e) 采購計劃員按照系統(tǒng)提供的查詢帳表和單據(jù)的功能 ，為領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員提供查詢的數(shù)據(jù)，打印或電子文檔進(jìn)行呈報； f) 遵循公司其它針對系統(tǒng)管理的